टेम्पलेट्स का उपयोग करके Copilot के साथ कंसल्टेंट-स्तर की PowerPoint डेक कैसे बनाएं

यह पूरी प्रेजेंटेशन PowerPoint के Copilot ने बनाई है।

मैंने बस Brand Kit में मौजूद एक टेम्पलेट और एक प्रॉम्प्ट का इस्तेमाल किया। न कोई स्किल कॉन्फ़िगरेशन, न लंबी-चौड़ी प्रॉम्प्ट इंजीनियरिंग।

इसका सिर्फ एक ही फंडा है:

हर स्लाइड का उद्देश्य सीधे टेम्पलेट में लिख दें।

इस आर्टिकल में आप क्या सीखेंगे:

• टेम्पलेट में उद्देश्य लिखने से Copilot का आउटपुट कैसे बदल जाता है
• ये उद्देश्य कैसे लिखें, तैयार उदाहरणों के साथ
• इन्हें Brand Kit में जोड़ने और 4 लाइन के प्रॉम्प्ट से पूरी डेक बनाने के स्टेप्स
• अगर आपके पास Brand Kits की सुविधा नहीं है, तो PowerPoint में टेम्पलेट कैसे रजिस्टर करें

अध्याय 1: "बस Skills यूज़ करो" क्यों काम नहीं करता

आजकल लोग अक्सर PowerPoint Copilot डेक की क्वालिटी बेहतर करने के लिए "Skills" इस्तेमाल करने की सलाह देते हैं। Skills Copilot को आपका काम करने का तरीका सिखाते हैं।

लेकिन कई लोग यहीं अटक जाते हैं क्योंकि उन्हें पता ही नहीं होता कि Skill में लिखना क्या है। अपने काम के तरीके को शब्दों में समझाना अनुभवी क्रिएटर्स के लिए भी मुश्किल होता है।

और तो और, Skills में 1,024 कैरेक्टर की लिमिट होती है, जिसमें ज़रूरी सारी बातें फिट करना बहुत मुश्किल हो जाता है।

इसलिए, मैं एक ऐसा तरीका बता रहा हूँ जिसमें Skills की ज़रूरत ही नहीं पड़ेगी। स्टेप्स को शब्दों में लिखने के बजाय, "यूज़ केस" सीधे सैंपल स्लाइड्स पर ही लिख दें।

अध्याय 2: उद्देश्य लिखने से Copilot को अंदाज़ा लगाने की ज़रूरत नहीं पड़ती

ऑफिशियल सपोर्ट पेज पर बताया गया है कि जब आप Copilot से किसी टेम्पलेट का इस्तेमाल करके डेक बनाने को कहते हैं, तो वह उसी डिज़ाइन और लेआउट का इस्तेमाल करता है। सैंपल स्लाइड्स Copilot के लिए रेफरेंस बन जाती हैं।

लेकिन अगर सैंपल्स बिना किसी संदर्भ के बस एक के बाद एक रखे हों, तो Copilot को सिर्फ दिखावट के आधार पर अंदाज़ा लगाना पड़ता है कि कौन सा सैंपल इस्तेमाल करना है। इससे गलतियाँ होती हैं — जैसे ट्रेंड समझाने के लिए तुलनात्मक टेबल का इस्तेमाल कर देना या निष्कर्ष वाले पेज को छोड़ देना।

इसका समाधान है हर सैंपल स्लाइड पर उसका यूज़ केस लिख देना।

"जब दो विकल्पों की तुलना करनी हो, तो यह स्लाइड इस्तेमाल करें।"

"तीन निष्कर्ष सूचीबद्ध करने के लिए यह स्लाइड इस्तेमाल करें।"

अगर सैंपल पर उद्देश्य लिखा होगा, तो Copilot अंदाज़ा लगाने के बजाय टेक्स्ट के आधार पर सही स्लाइड चुनेगा।

यह बिल्कुल वैसा ही है जैसे किसी इंसान को काम सौंपना। खाली फॉर्म थमाने के बजाय यह बताना ज़्यादा बेहतर है कि "रिपोर्ट की शुरुआत में इसे इस्तेमाल करना।"

अध्याय 3: उद्देश्य कैसे लिखें

कहाँ लिखें: Notes सेक्शन में

हर स्लाइड के Notes फील्ड में उसका उद्देश्य लिखें। इसे एक ऐसी इंस्ट्रक्शन मैनुअल समझें जिसे सिर्फ Copilot पढ़ता है, जिससे स्लाइड का लुक साफ-सुथरा रहता है।

मेरे टेम्पलेट में ये 8 फील्ड्स हैं। यहाँ टाइटल स्लाइड का नोट दिया गया है:

1【Slide ID】S001
2【Category】टाइटल
3【Pattern】टाइटल
4【Purpose】दस्तावेज़ का पहला पेज
5【Example Instruction】टाइटल बनाएं / टाइटल पेज
6【Suitable Content】दस्तावेज़ का नाम, तारीख, विभाग, प्रस्तुतकर्ता
7【Do Not Use For】सेक्शन डिवाइडर (इसकी जगह Section Cover का इस्तेमाल करें)
8【Note】टेक्स्ट प्लेसहोल्डर है; कंटेंट के अनुसार इसे बदलकर लिखें।

इन 8 फील्ड्स का काम:

• Slide ID, Category, Pattern: Copilot और इंसानों के बीच तालमेल बिठाने वाले आइडेंटिफायर।
• Purpose: क्या संदेश देना है (दिखावट का वर्णन नहीं)।
• Example Instruction: इस स्लाइड को चुनने के लिए ट्रिगर वाक्यांश।
• Suitable Content: इस स्लाइड पर क्या आएगा।
• Do Not Use For: गलत इस्तेमाल से बचाने वाली गाइडलाइन्स, जो विकल्प भी बताती हैं।
• Note: प्लेसहोल्डर बदलने जैसी हिदायतें।

"Do Not Use For" कमाल का असर दिखाता है। "सेक्शन डिवाइडर के लिए इस्तेमाल न करें (इसकी जगह Section Cover यूज़ करें)" लिखने से टाइटल स्लाइड डेक के बीच में नहीं आ पाती।

Notes के लिए कॉपी-पेस्ट टेम्पलेट

इसे अपने टेम्पलेट के notes में पेस्ट करें और अपनी जानकारी भरें:

1【Slide ID】
2【Category】
3【Pattern】
4【Purpose】
5【Example Instruction】
6【Suitable Content】
7【Do Not Use For】
8【Note】

साथ ही, स्लाइड के टेक्स्ट बॉक्स में प्लेसहोल्डर टेक्स्ट डाल दें ताकि पता चले वहाँ क्या आएगा (जैसे, "यहाँ एक लाइन का संदेश लिखें")। नोट में दी गई व्याख्या और प्लेसहोल्डर टेक्स्ट दोनों होने से Copilot को कभी कंफ्यूज़न नहीं होगी कि क्या कहाँ रखना है।

उद्देश्य भी Copilot से ही लिखवाएं

100 स्लाइड्स के उद्देश्य खुद लिखना बहुत मेहनत का काम है। यह काम Copilot से करवाएं।

PowerPoint में अपना फॉर्मेट किया हुआ फाइल खोलें और Copilot से पूछें:

1हर स्लाइड का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं, ताकि Brand Kit में रजिस्टर होने पर सबसे उपयुक्त स्लाइड चुनी जा सके।

ऊपर दाईं ओर दिए गए बटन से प्रॉम्प्ट कॉपी करें और भेज दें।

ध्यान देने वाली बात: "ताकि Brand Kit में रजिस्टर होने पर सबसे उपयुक्त स्लाइड चुनी जा सके" लिखने से Copilot को आपका मकसद समझ आ जाता है। वह हर सैंपल को पढ़ता है और चुनाव के लिए सबसे बेहतरीन उद्देश्य लिखता है।

बने हुए उद्देश्यों को एक बार चेक ज़रूर करें। अगर कुछ बदलने हों, खासकर "Do Not Use For" जोड़ना हो, तो उसे खुद एडिट कर लें। यह शुरू से लिखने के मुकाबले बहुत तेज़ तरीका है।

इस्तेमाल के लिए तैयार टेम्पलेट्स

जिन्हें यह सब झंझट लगता है, उनके लिए मैंने Brand Kit में रजिस्टर करने के लिए तैयार दो टेम्पलेट पैटर्न बनाए हैं, साथ ही स्लाइड्स को आकर्षक बनाने के लिए 350 से ज़्यादा पिक्टोग्राम भी दिए हैं।

ये Open Chat के मेंबर्स के लिए बिल्कुल फ्री गिफ्ट हैं। खुद आज़माने के लिए जुड़ जाएं। पूरी जानकारी आर्टिकल के आखिर में है।

अध्याय 4: Brand Kit में टेम्पलेट जोड़ें और एक प्रॉम्प्ट से डेक बनाएं

Brand Kit क्या होता है?

Brand Kit की मदद से Copilot कंपनी के लोगो, रंग, फॉन्ट, टेम्पलेट, इमेज और आइकॉन सब एक साथ इस्तेमाल कर सकता है। यहाँ उद्देश्य वाले टेम्पलेट और पिक्टोग्राम जोड़ देने से आपको हर बार फाइल ढूँढने की झंझट नहीं रहेगी।

इसे कौन रजिस्टर करता है?

सिर्फ तय किए गए Brand Managers ही ऑफिशियल Brand Kits बना या एडिट कर सकते हैं। कहाँ मिलेगा: Copilot App > Create > More > Brand Kit.

ऑफिशियल जानकारी: Microsoft Copilot ऐप में ऑफिशियल Brand kits बनाएं और मैनेज करें

मैनेजमेंट स्क्रीन में 8 सेक्शन होते हैं: Logo, Template, Font, Color, Image, Icon, Brand Tone, Skills.

अपनी उद्देश्य वाली फाइल को Template सेक्शन में जोड़ें।

"Strict Brand Compliance" ऑन कर दें ताकि Copilot सिर्फ अप्रूव्ड लेआउट ही इस्तेमाल करे और खुद से कुछ नया न बनाए।

आप यह किट अपने साथियों के साथ शेयर कर सकते हैं, जिससे सभी विभागों में एक जैसी क्वालिटी बनी रहेगी।

यूज़र के लिए स्टेप्स

1. PowerPoint में नई प्रेजेंटेशन खोलें, Home टैब में "Copilot" पर क्लिक करें।
2. इनपुट बॉक्स में "+" पर क्लिक करें, "Choose Brand" चुनें और अपनी किट सेलेक्ट करें।
3. प्रॉम्प्ट भेजें और अध्याय 7 की चेकलिस्ट से रिज़ल्ट चेक करें।

इस्तेमाल किया गया 4-लाइन प्रॉम्प्ट

हैरानी की बात है, इस आर्टिकल की डेक बनाने के लिए मैंने बस इतना ही भेजा। यह एग्ज़ीक्यूटिव प्रपोज़ल के लिए नए और पुराने प्रोडक्ट्स की तुलना करता है।

1नए और पुराने प्रोडक्ट्स की तुलना करें, नए प्रोडक्ट के फायदे हाइलाइट करें
2कस्टमर एग्ज़ीक्यूटिव्स के लिए कंटेंट
310-15 स्लाइड्स
4अनिश्चित जानकारी को "To Be Confirmed" मार्क करें

ऊपर दाईं ओर के बटन से कॉपी करें और अपनी ज़रूरत के हिसाब से लाइन 1-2 बदल लें। मैंने "उद्देश्य पढ़ो" या "यह स्लाइड इस्तेमाल करो" नहीं कहा। वह लॉजिक पहले से टेम्पलेट में मौजूद है।

प्रॉम्प्ट छोटे रखें। सोचने का काम टेम्पलेट पर छोड़ दें।

इन 4 लाइनों का काम:

• लाइन 1: विषय (क्या तुलना करनी है/क्या बताना है)
• लाइन 2: दर्शक (यह तय करता है कि भाषा और गहराई कैसी हो)
• लाइन 3: स्लाइड्स की संख्या की रेंज
• लाइन 4: मनगढ़ंत बातें बनाने के बजाय अनिश्चित चीज़ों को फ्लैग करना

लाइन 4 बहुत ज़रूरी है। "To Be Confirmed" उन जगहों को मार्क करता है जिन्हें इंसान को चेक करना है।

शुरू करने से पहले Copilot 3 सवाल पूछता है

4 लाइनें भेजने के बाद, Copilot ने तुरंत डेक बनाने के बजाय 3 मल्टीपल-चॉइस सवाल पूछे।

• Q1: किन प्रोडक्ट्स की तुलना करनी है? → "काल्पनिक उदाहरण बनाएं"
• Q2: कोई सोर्स डॉक्यूमेंट है? → "सार्वजनिक जानकारी खोजें"
• Q3: एग्ज़ीक्यूटिव्स के लिए मुख्य बातें? → "लागत में कमी / ROI"

Q2 में "Search internal docs" चुनने से ईमेल/फाइल्स से डेटा लिया जा सकता है। बेहतर टेक्स्ट क्वालिटी के लिए मैंने Claude Opus 5.5 मॉडल चुना।

कनेक्टेड सर्विसेज़ से डेटा लें

सितंबर से, PowerPoint Copilot "Connectors" को सपोर्ट करता है। अब आप PowerPoint छोड़े बिना बाहरी सर्विसेज़ का डेटा सीधे डेक में ला सकते हैं।

ऑफिशियली, बाहरी डेटा डेक में सेव नहीं होता बल्कि लाइव फेच किया जाता है। सोर्स बता दिए जाते हैं, जिससे वेरिफिकेशन की मेहनत बचती है।

ऑफिशियल जानकारी: PowerPoint में Copilot के साथ कनेक्टर्स का इस्तेमाल करें

ध्यान दें: इसके लिए पेड Microsoft 365 Copilot लाइसेंस और एडमिन की परमिशन ज़रूरी है। अगर यह सुविधा नहीं है, तो मटीरियल को प्रॉम्प्ट में पेस्ट कर दें।

जेनरेट होते समय PowerPoint बंद कर दें (अक्टूबर अपडेट)

बड़ी डेक बनने में समय लगता है। Microsoft रोडमैप के मुताबिक, अक्टूबर से आप Copilot के काम करते समय PowerPoint बंद कर सकेंगे। काम पूरा होने पर या इनपुट चाहिए होने पर नोटिफिकेशन आ जाएगा।

यह Windows, Web और Mac वर्ज़न के लिए प्लान किया गया है।

ऑफिशियल जानकारी: Microsoft 365 Roadmap (570437)

Brand Kit नहीं है? अगला अध्याय देखें

Brand Kits के बिना भी यह तरीका काम करता है। नीचे बताए अनुसार PowerPoint में टेम्पलेट रजिस्टर करें।

अध्याय 5: Brand Kit के बिना PowerPoint में टेम्पलेट रजिस्टर करें

कई यूज़र्स के पास Copilot तो है, लेकिन कंपनी की पाबंदियों की वजह से Brand Kit/Skills नहीं है।

ऐसे में अपना उद्देश्य वाला टेम्पलेट सीधे PowerPoint में रजिस्टर कर लें।

खुले हुए टेम्पलेट फाइल में Copilot से पूछें, आपको वैसा ही रिज़ल्ट मिलेगा।

स्टेप 1: टेम्पलेट के रूप में सेव करें

अपनी फाइल खोलें, File > Save As पर जाएं।

"PowerPoint Template (*.potx)" चुनें। सेव करने की जगह अपने आप "Custom Office Templates" पर बदल जाएगी। बस, हो गया।

स्टेप 2: New के ज़रिए एक्सेस करें

File > New पर जाएं। आपका टेम्पलेट "Personal" के नीचे दिखेगा। इसे चुनने पर सैंपल स्लाइड्स और notes के साथ एक नई फाइल खुलेगी। आपका ओरिजिनल टेम्पलेट जैसा था वैसा ही रहेगा।

स्टेप 3 (वैकल्पिक): डिफ़ॉल्ट थीम सेट करें

यह डिज़ाइन खाली प्रेजेंटेशन्स पर लागू करने के लिए, Design टैब में अपनी थीम पर राइट-क्लिक करें > Set as Default Theme. नई खाली फाइलों के लिए यही रंग/फॉन्ट स्टैंडर्ड बन जाएंगे।

स्टेप 4: Copilot से प्रॉम्प्ट भेजें

"New" से फाइल खोलें, Copilot पर क्लिक करें और अध्याय 4 वाला प्रॉम्प्ट भेजें। Copilot खुले हुए टेम्पलेट के सैंपल्स और notes को गाइड की तरह इस्तेमाल करेगा।

Brand Kit चुनने के बजाय, आपको बस टेम्पलेट खोलना है।

अध्याय 6: असल में बनी हुई डेक

यह वो डेक है जो सिर्फ उद्देश्य वाले टेम्पलेट और 4-लाइन प्रॉम्प्ट से बनी है। यह एग्ज़ीक्यूटिव्स को HVAC अपग्रेड का प्रस्ताव देती है (नाम काल्पनिक हैं)।

स्लाइड के चुनाव पर गौर करें: Comparison, Conclusion, और To-Confirm पेज बिल्कुल वहीं आए हैं जहाँ उन्हें होना चाहिए था।

नंबरों के नीचे "(Assumed - To Confirm)" पर ध्यान दें। प्रॉम्प्ट की चौथी लाइन ने अपना काम किया और वेरिफिकेशन वाली जगहें मार्क कर दीं।

कोई Skills इस्तेमाल नहीं किया गया। यह फर्क सिर्फ notes में लिखे गए उद्देश्यों की वजह से आया।

अध्याय 7: शेयर करने से पहले 3 चेक

• नंबर: सोर्स और स्लाइड के आँकड़ों को आपस में मिलाकर देखें।
• Notes: पक्का करें कि टेम्पलेट की हिदायतें (【Purpose】 आदि) फाइनल डेक के notes में न रह गई हों।
• दायरा: अगर बाहर शेयर कर रहे हैं, तो चेक करें कि कहीं अंदरूनी डेटा/नाम तो नहीं रह गए।

दूसरा चेक सिर्फ इसी तरीके के लिए ज़रूरी है। पब्लिश करने से पहले सारे स्पीकर notes देख लें।

Notes में उद्देश्य न हों तो क्या होता है?

उद्देश्य न होने पर Copilot दिखावट देखकर इस्तेमाल का अंदाज़ा लगाता है। वही 4-लाइन प्रॉम्प्ट गलत इस्तेमाल की गई स्लाइड्स दे सकता है (जैसे, गलत सेक्शन में तुलनात्मक टेबल)।

Notes अंदाज़ा लगाने की ज़रूरत खत्म कर देते हैं। टेम्पलेट और प्रॉम्प्ट वही है, फर्क सिर्फ इतना है कि इस्तेमाल का तरीका बताया गया था या नहीं।

ये टेम्पलेट कैसे पाएं

Open Chat के मेंबर्स को मिलेगा:

• इस्तेमाल के लिए तैयार Brand Kit टेम्पलेट्स (2 पैटर्न, उद्देश्यों सहित)
• 350+ पिक्टोग्राम (आम और इंडस्ट्री-स्पेसिफिक)

यह Brand Kit और PowerPoint रजिस्ट्रेशन दोनों तरीकों पर काम करता है। जुड़ने का लिंक नीचे है।

सारांश: बस सैंपल्स पर इस्तेमाल का तरीका लिख दें

मुख्य संदेश:

Skills लिखने से पहले, टेम्पलेट की हर स्लाइड पर उसका इस्तेमाल तय कर दें।

शुरुआत में 100 स्लाइड्स की ज़रूरत नहीं है। अपने मौजूदा काम से कोई एक conclusion स्लाइड लें, उसके notes में 【Purpose】 और 【Do Not Use For】 जोड़ दें। Copilot से पूछें। पहली स्लाइड बनने पर ही आपको फर्क दिख जाएगा।

एक बार यह फर्क देख लिया, तो आप बिना उद्देश्य वाले टेम्पलेट पर कभी वापस नहीं जाएंगे।

जानकारी 30 सितंबर, 2026 तक की है। उपलब्धता कॉन्ट्रैक्ट/एडमिन सेटिंग्स के हिसाब से अलग हो सकती है।

Copilot बहुत तेज़ी से बदल रहा है। अकेले सब ट्रैक करने के बजाय, इसे रोज़ इस्तेमाल करने वालों से सीखना ज़्यादा आसान है।

पढ़ने के लिए शुक्रिया।

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