आप शीर्षक देखकर सोच सकते हैं, "क्या मिनट्स लेना जूनियर्स का काम नहीं है?" या "क्या AI को यह नहीं करना चाहिए?" या "देखो यह पुराने ज़माने का आदमी lol," लेकिन यह एक चर्चा है कि आपको अभी भी हाथ से मीटिंग मिनट्स क्यों लिखने चाहिए।
हमें मीटिंग मिनट्स की आवश्यकता क्यों है?
- ToDos को स्पष्ट करने और काम को आगे बढ़ाने के लिए। अगर कोई मीटिंग के बाद अपनी डेस्क पर लौटकर सोचता है, "रुको, मुझे क्या करना है?" तो यह एक विफलता है। आपको मिनट्स लिखकर सभी को बांटने होंगे ताकि "कौन, क्या, कब तक करेगा" सभी को स्पष्ट हो। मीटिंग मिनट्स की यह सबसे महत्वपूर्ण प्राथमिकता है।
- निर्णयों का रिकॉर्ड रखने के लिए। अगर आप इसे नहीं लिखते हैं, तो बाद में यह "उसने यह कहा, उसने वह कहा" वाली बहस में बदल जाता है। सबसे बुरी स्थिति में, कोई वरिष्ठ अधिकारी किसी निर्णय को पलट सकता है (हालांकि कुछ ऐसा तब भी करते हैं जब वह मिनट्स में दर्ज हो)।
- गैर-प्रतिभागियों को संदर्भ समझने में मदद करने के लिए। जो मिनट्स केवल निर्णयों और ToDos को सूचीबद्ध करते हैं, वे गैर-प्रतिभागियों को बाहर किए जाने का अहसास कराते हैं, और वे सोचते हैं "उन्होंने वह निष्कर्ष क्यों निकाला?" "बाहर किए जाने की यह भावना" परेशान करने वाली होती है और धीरे-धीरे हितधारकों की प्रेरणा को कम कर देती है।
जब जनरेटिव AI मौजूद है तो इंसानों द्वारा मिनट्स लिखने का क्या मतलब है?
- मैं अक्सर लोगों को यह कहते सुनता हूं, "जनरेटिव AI अब मिनट्स लिखता है, इसलिए इंसानों के लिए ऐसा करने का कोई मतलब नहीं है।" हालांकि, एक ऐसे व्यक्ति के रूप में जो हर दिन मीटिंग करता है, मेरी अंतरात्मा यह कहती है कि मीटिंग चलाते हुए रियल-टाइम में मैन्युअली मिनट्स लिखना अधिक कुशल है।
- रियल-टाइम मिनट्स + फैसिलिटेशन के तीन लाभ हैं: पहला, चर्चा को ट्रैक पर रखना आसान होता है (आप मीटिंग की वर्तमान स्थिति, क्या तय करने की आवश्यकता है, और क्या चर्चा हो रही है, दिखा सकते हैं)। दूसरा, गलतफहमियों को दूर करना आसान होता है (आप यह पुष्टि करते हुए लिख सकते हैं, "क्या आपके कथन के बारे में मेरी समझ सही है?")। तीसरा, ToDos और निर्णयों को अंतिम रूप देना आसान होता है (आप उन्हें विशिष्ट रूप से परिभाषित कर सकते हैं, जैसे "व्यक्ति X इस ToDo के लिए जिम्मेदार है, इस तिथि तक इस आउटपुट के साथ")।
- जनरेटिव AI जो लिखता है, वह अंततः एक "ट्रांसक्रिप्ट" होता है। यह सटीक रूप से रिकॉर्ड करता है कि क्या कहा गया।
- हालांकि, AI यह नहीं सोचता कि "क्या चर्चा की जानी चाहिए, विवाद के बिंदु क्या हैं," "क्या निर्णय और ToDos अंतिम रूप दिए गए हैं," या "क्या इस कथन के लिए एक अनुवर्ती प्रश्न की आवश्यकता है।" AI ToDos को हर कीमत पर अंतिम रूप देने और उन्हें रिकॉर्ड करने के दृढ़ संकल्प का ध्यान नहीं रखेगा।
- बेशक, यह एक अलग कहानी है अगर AI फैसिलिटेट करना शुरू कर देता है, लेकिन अभी के लिए, "इंसान द्वारा मिनट्स लेते हुए फैसिलिटेशन" की शैली ही वास्तव में मीटिंग को ज़मीनी स्तर पर उत्पादक बनाती है।
साथ ही, ढेर सारे मिनट्स लिखने से आप "मजबूत" बनते हैं।
मिनट्स लिखने का कार्य बुनियादी कौशल सेट और मानसिकता का मिश्रित मार्शल आर्ट है। आप पाँच प्रमुख क्षमताएँ प्राप्त करते हैं:
- लेखन कौशल: मिनट्स पढ़ते समय यह सबसे पहले दिखाई देता है। खराब लेखन वाले मिनट्स एक कठोर दुनिया होते हैं जहाँ लोग सोचते हैं, "मैं इसे कितनी भी बार पढ़ूं, समझ नहीं आता" या "वाक्य इतने लंबे हैं कि पढ़ने का मन नहीं करता।" दूसरी ओर, यह एक ऐसा कौशल है जिसे आप प्रयास से सुधार सकते हैं। सबसे छोटा रास्ता यह है कि किसी सक्षम वरिष्ठ से विनती करें, "कृपया मेरे मिनट्स को लाल स्याही से तोड़ डालें!" और उनसे प्रशिक्षण लें।
- संरचना कौशल: जो मिनट्स केवल बोलने के क्रम का अनुसरण करते हैं, उनसे यह पता लगाना असंभव हो जाता है कि किस बारे में चर्चा हो रही है। आपको बड़ी तस्वीर और उसमें प्रत्येक बिंदु की स्थिति दिखानी होगी। क्या यह लोगों, पैसे या चीजों के बारे में है? सिस्टम या संस्कृति? रणनीति या कार्यान्वयन? मिनट्स लिखने का मतलब है संरचना करना।
- समझने और पकड़ने की क्षमता: अगर आप सोचते हैं, "लेखन और संरचना कौशल से मैं आसानी से लिख सकता हूं, मेरी शिक्षा को कम मत समझो," तो एक पल रुकिए। "तकनीकी शब्द" आपको परेशान करेंगे। यदि कोई अपरिचित शब्द आता है, तो पहले खुद उसे खोजें; अगर 10 मिनट बाद भी समझ न आए, तो किसी से पूछें। यदि आप लगभग तीन मीटिंगों तक ऐसा पूरी तरह से करते हैं, तो आप आंतरिक और उद्योग की लगभग 60% शब्दावली समझ जाएंगे और कुछ हद तक नए शब्दों का अनुमान लगाने में सक्षम होंगे।
- मीटिंग का स्वामित्व: यह वास्तव में मिनट्स की गुणवत्ता को बहुत प्रभावित करता है। जब बातचीत इस तरह बहती है "हाँ, X महत्वपूर्ण है, मैं सहमत हूं" -> "ठीक है, तो अगला विषय है...", तो गुणवत्ता इस बात पर निर्भर करती है कि क्या आप पलटवार कर सकते हैं, "रुको। क्या हम वास्तव में X कर रहे हैं? यदि हाँ, तो यह कौन कर रहा है और कब तक?" कम स्वामित्व वाले लोगों के मिनट्स में अक्सर ऐसी चीजें होती हैं जो तय लगती हैं लेकिन वास्तव में तय नहीं होतीं, या अस्पष्ट विवरण होते हैं जिनकी किसी भी तरह से व्याख्या की जा सकती है।
- कार्य गति: जब मिनट्स लिखने के लिए कहा जाए, तो इसे अपनी कार्य गति की परीक्षा समझें। तेज़ काम करने वालों के पास मीटिंग खत्म होते ही पहला ड्राफ्ट तैयार होता है और वे 5 मिनट के भीतर सभी प्रतिभागियों को "कृपया मिनट्स की जांच करें" भेजते हैं। "मीटिंग के कितने मिनट बाद मिनट्स तैयार होते हैं?" यह लोगों की नज़र में आता है, और यह आपके काम के प्रभाव को बहुत प्रभावित करता है।
...तो, मैं व्यक्तिगत रूप से सोचता हूं कि मानव-निर्मित मिनट्स अभी तक खत्म नहीं हुए हैं।
वैसे, मेरी सिफारिश यह है:
- मीटिंग से पहले लगभग 70% मिनट्स लिखें (चर्चा के बिंदु क्या हैं, और अनंतिम उत्तर क्या हैं?)। मीटिंग के उद्देश्य के आधार पर तय करें कि आप सभी 70% दिखाएंगे या केवल 30%।
- फिर, रियल-टाइम में अपनी स्क्रीन साझा करते हुए मिनट्स भरते हुए आगे बढ़ें। यह बहुत अच्छा लगता है जब आप "ये हैं ToDos और निर्णय। ये रहे मिनट्स" कहकर समाप्त करते हैं।
मैंने note पर रियल-टाइम मिनट्स बनाने के तरीके के बारे में भी लिखा है, कृपया देखें यदि आप चाहें।
note: [[गुप्त तकनीक] रियल-टाइम मीटिंग मिनट्स कैसे लिखेंhttps://note.com/yusuke_motoyama/n/n8d7252ee7bee
