- कार्यस्थल पर आपको कभी-कभी एक खास तरह के लोग दिख जाते हैं। वे प्रोजेक्ट A की नियमित बैठक में, प्रोजेक्ट B के किकऑफ़ में, और प्रोजेक्ट C की उपसमिति में दिख जाते हैं। उनका कैलेंडर मीटिंग्स से भरा रहता है, इसलिए शायद उन्हें लगता है कि वे "काम" कर रहे हैं। हालाँकि, जब आप नतीजे देखते हैं, तो हर प्रोजेक्ट का आउटपुट एक जैसी सामान्यता के स्तर पर पूरा होता है।
- चूँकि यह जल्दबाजी में किया गया काम होता है, इसलिए स्वाभाविक रूप से इसमें सुधार की ज़रूरत पड़ती है, और किसी और को हर जगह वे सुधार करने पड़ते हैं। क्या आपने ऐसे लोगों को देखा है जो हर जगह गड़बड़ी फैलाते हैं?
- जब भी मैं ऐसे लोगों को देखता हूँ, मैं सोचता हूँ: कई चीज़ों में हाथ डालने से पहले, क्या सिर्फ एक ही काम को—चाहे वह छोटा ही क्यों न हो—पूरी गंभीरता से करने की कोशिश करना ज़रूरी नहीं है?
50% + 50% बराबर 100% नहीं होता
- कई प्रोजेक्ट को एक साथ संभालना एक ऐसा कारनामा है जो केवल बहुत कुशल लोग ही कर पाते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि इंसान स्वाभाविक रूप से मल्टीटास्किंग में अच्छे नहीं होते।
- एक अवधारणा है जिसे "Attention Residue" (ध्यान अवशेष) कहते हैं। इसे 2009 में मिनेसोटा विश्वविद्यालय की सोफी लेरॉय ने प्रस्तावित किया था। यह बताती है कि जब आप कार्य A से कार्य B पर जाते हैं, तो आपका कुछ ध्यान A पर ही अटका रहता है ("अरे, यह तो अभी पूरा नहीं हुआ")। लेरॉय के प्रयोगों से पता चला कि यह अवशेष जितना बड़ा होता है, अगले कार्य पर प्रदर्शन उतना ही खराब होता है।
- भले ही आप दो प्रोजेक्ट में 50% क्षमता के साथ जुड़ें, A पर काम करते समय B की चिंता करने में आपकी लगभग 10% दिमागी शक्ति बर्बाद होती है। आप सोचते हैं कि "मैं A पर 50% सक्रिय हूँ," लेकिन वास्तव में आप केवल 40% दे रहे होते हैं। B करते समय भी यही होता है, वह भी 40% रह जाता है। कुल मिलाकर 80%, यानी आपकी 20% क्षमता कहीं गायब हो गई है।
- यह अनुभवजन्य अहसास कि "कई काम एक साथ करने पर लगभग 20% क्षमता पिघल जाती है," सॉफ्टवेयर इंजीनियरिंग के दिग्गज जेराल्ड वेनबर्ग के अनुमानों से लगभग पूरी तरह मेल खाता है। उन्होंने अनुमान लगाया कि दो प्रोजेक्ट एक साथ संभालने से 20% कार्य-स्विचिंग लागत आती है, जिससे प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए केवल 40% समय बचता है।
- गौर करें कि रिपोर्ट्स बताती हैं कि प्रयोग में भाग लेने वालों में से केवल लगभग 2.5% लोग ही बिना प्रदर्शन गिरावट के दो संज्ञानात्मक कार्य एक साथ कर पाए। ऐसे असाधारण लोग सच में मौजूद होते हैं।
- यही वजह है कि कंसल्टिंग फर्मों में भी, दो प्रोजेक्ट में 50-50% के साथ नियुक्त होना उन उत्कृष्ट लोगों के लिए आरक्षित विशेषाधिकार है जो पहले से ही उच्च प्रदर्शन साबित कर चुके हैं। मल्टीटास्किंग को उन कुछ चुनिंदा लोगों का विशेषाधिकार मानना बेहतर है जो इसे संभाल सकते हैं।
लोग "एक साथ कई काम" क्यों करना चाहते हैं?
- जब इंसान इतने बहुमुखी होने के लिए बने ही नहीं हैं, तो वे आधे-अधूरे मन से कई प्रोजेक्ट क्यों संभालना चाहते हैं? मुझे लगता है क्योंकि एक चीज़ के प्रति प्रतिबद्ध होने पर आपके पास छिपने की कोई जगह नहीं बचती। आप अब यह बहाना नहीं बना सकते कि "मैं दूसरे कामों में व्यस्त हूँ।"
- यह उस मुहावरे जैसी ही संरचना है, "मैंने अभी गंभीर होना शुरू नहीं किया।" इस प्रोजेक्ट और उस प्रोजेक्ट पर थोड़ा-थोड़ा काम करने का दिखावा करके, आप एक गंभीर, सीधे मुकाबले में हारने से बच सकते हैं।
- जोखिम से बचने के लिए, लोग अपने जल्दबाजी वाले कामों को इधर-उधर बिखेरते रहते हैं। वे अपने आत्मविश्वास की कमी को छिड़क रहे होते हैं।
जल्दबाजी वाले कामों पर सबकी नज़र होती है
- यह एक कठोर सच है, लेकिन आपके आस-पास के सभी लोग जानते हैं कि आप जल्दबाजी में काम कर रहे हैं। भले ही वे देखते हुए न दिखें, लेकिन वे देखते हैं। वे बस कुछ नहीं कहते और चुपचाप उसे आपके लिए ठीक कर देते हैं, मन में सोचते हुए, "अरे, एक और काम जो मुझे सुधारना पड़ेगा।"
- फीडबैक देना देने वाले व्यक्ति के लिए बहुत ऊर्जा लेने वाला काम है। इसलिए, अगर कोई विशेष प्रयास करके यह कहता है, "मैं चाहता हूँ कि आप इसे थोड़ा और इस तरह करें," तो उन्होंने अपने मन में शायद यही बात लगभग 20 बार सोची होगी।
- अगर 5 लोग हैं और हर एक ने 20 बार सोचा है "कितना लापरवाह काम है," तो कुल 100 बार हुआ। आमने-सामने मिलने वाला फीडबैक तो सिर्फ हिमशैल की नोक है।
पहले, एक मुख्य काम पर 100% समर्पित हों
- भले ही वह कुछ छोटा हो, भागे बिना अपने विभाग के एक मुख्य कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश करें। अगर आप एक ही चीज़ को बार-बार दोहराते हैं, तो धीरे-धीरे आप उसके अभ्यस्त हो जाते हैं, और जो काम आप शुरुआत में सचेत प्रयास के बिना नहीं कर पाते थे, वह अचेतन रूप से होने लगता है।
- यह गोल्फ स्विंग जैसा है। शुरुआत में, आपको हर चीज़ के प्रति सचेत रहना पड़ता है: सिर की स्थिति, आगे झुकाव का कोण, पकड़, गेंद की स्थिति, पैरों की चौड़ाई, बैकस्विंग का कोण... लेकिन जैसे-जैसे आप अभ्यास करते रहते हैं, आपका शरीर बिना ज़्यादा सोचे अपने आप चलने लगता है।
- काम बिल्कुल ऐसा ही है। अगर आप एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित करते हैं और लगातार परिणाम देते रहते हैं, तो आप अंतर्निहित ज्ञान के स्तर पर स्थिर प्रदर्शन देने में सक्षम होंगे। तभी आप मल्टीटास्किंग या कई प्रोजेक्ट संभालना शुरू कर सकते हैं।
- इसका कारण सरल है: अगर यह काम आपको अच्छी तरह आता है, तो आप लगभग बिना दिमागी संसाधन खर्च किए इसे बढ़िया कर सकते हैं। ध्यान अवशेष (attention residue) के लिए होने वाली प्रतिस्पर्धा अपने आप खत्म हो जाती है।
- हालाँकि अब मेरा काम करने का तरीका यह है कि मैं अपनी खुद की कंपनी चलाता हूँ, साथ ही एक कर्मचारी के रूप में काम करता हूँ और कई प्रोजेक्ट संभालता हूँ, लेकिन इस मुकाम तक पहुँचने से पहले मैंने लंबे समय तक एक ही चीज़ के प्रति समर्पण दिखाया। संक्षेप में कहूँ तो, अपने करियर के पहले 6-7 सालों में, मैंने सिस्टम लागू करने और संचालन को नया रूप देने वाले प्रोजेक्ट्स के अलावा कुछ नहीं किया। ईमानदारी से।
- मैं शांत भाव से कहना चाहूँगा कि "मैंने यह एक चीज़ चुनी," लेकिन वह संयोग से मेरी ज़िम्मेदारी बन गई। हालाँकि, मुझे लगता है कि उस एक क्षेत्र के प्रति तब की प्रतिबद्धता बाद में काफी उपयोगी साबित हुई।
- उस सिस्टम-आधारित परिचालन दक्षता वाले काम से मुझे "अंतर्निहित ज्ञान को शब्दों में व्यक्त करने" की क्षमता मिली। सिस्टम के ज़रिए संचालन को मानकीकृत और अनुकूलित करने के लिए, आपको ज़मीनी स्तर पर लोगों द्वारा अंतर्निहित ज्ञान के आधार पर किए जा रहे कार्यों को शब्दों में व्यक्त करना और संरचित करना होता है। अगर इसे शब्दों में व्यक्त नहीं किया गया, तो यह सिस्टम में चल नहीं सकता।
- इसे 6-7 साल करने के नतीजे में, मैं इसे अचेतन स्तर पर करने में सक्षम हो गया। यह कौशल अब अप्रत्याशित जगहों पर काम आ रहा है, जैसे AI को संचालित करने के लिए तर्क को शब्दों में व्यक्त करना या "सोचते समय दिमाग में क्या चल रहा है" को शब्दों में बताकर तार्किक सोच सिखाना।
- इसलिए, आपको तुरंत साइड हसल में कूदकर चीज़ों को जटिल बनाने की ज़रूरत नहीं है। पहले, अपने सामने वाले एक प्रोजेक्ट पर 100%, या 120% भी, ध्यान केंद्रित करें। आपके आस-पास के लोग निश्चित रूप से उसे देख रहे हैं।
- लोग उस व्यक्ति से संपर्क करना चाहते हैं जिसने छोटे से छोटे काम में भी पूरी लगन से समर्पण दिखाया हो, और कहते हैं, "मैं आपसे अगला काम करवाना चाहता हूँ" या "चलो यह प्रोजेक्ट साथ मिलकर करते हैं।"
हाल ही में मुझे लगा कि मैं बहुत सी चीज़ों में आधे-अधूरे मन से हाथ डाल रहा हूँ, इसलिए यह मेरे लिए एक आत्म-अनुस्मारक था।
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