जब आप अपने बॉस के लिए कोई मुसीबत खड़ी कर देते हैं, तो तुरंत माफ़ी मांग लेने से आपकी नीयत सच्ची लगती है।
लेकिन हैरानी की बात यह है कि बहुत से लोग सिर्फ माफ़ी तो मांग लेते हैं, पर सामने वाले का काम एक रत्ती भी कम नहीं करते। जिस बॉस को माफ़ी मिलती है, वो अक्सर खुद को समझदार दिखाने के दबाव में आ जाता है और आखिरकार काम खुद ही निपटाता है।
अपनी पिछली कंपनी में मैं एग्ज़िक्यूटिव मीटिंग्स का सेक्रेटरी था। नाम भले ही "सेक्रेटरी" था, लेकिन इस रोल में एजेंडा तैयार करने से लेकर मीटिंग चलाने, टाइम मैनेज करने और मिनट्स लिखने तक — सब कुछ शामिल था। चूंकि मैं एग्ज़िक्यूटिव्स के बिल्कुल पास बैठकर काम करता था, इसलिए मैंने करीब से देखा कि जिन लोगों की परफॉर्मेंस रेटिंग आसमान छू जाती है और जो वहीं रुक जाते हैं, उनमें क्या फर्क होता है।
मैंने जो सबसे बड़ी बात नोटिस की, उसे एक लाइन में कह सकते हैं: अच्छा परफॉर्म करने वाले लोग अपने "बॉस का काम चुरा" लेते हैं।
जब तक आप बॉस के काम का बोझ बढ़ा रहे हैं, चाहे कितनी भी मेहनत कर लें, आपको अच्छी रेटिंग नहीं मिलेगी। यह एक ऐसा खेल है जिसमें आपको उनके काम इतने कम करने हैं कि उन्हें लगे, "अगर सारा काम इस पर छोड़ दूं, तो मेरी जिंदगी एकदम आसान हो जाए।"
हालांकि, शुरू में ही बॉस का फैसला लेने का अधिकार भी छीनने की कोशिश करेंगे तो पक्का फेल होंगे। काम चुराने का भी एक तरीका होता है।
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काम चुराने के 5 स्टेप्स (नीचे से ऊपर की तरफ)
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आप पर कितना भरोसा किया जा सकता है, इसका दायरा नीचे से शुरू होकर एक-एक स्टेप बढ़ता है। हर लेवल पर आम गलतियां और अच्छे परफॉर्मर्स क्या करते हैं, उसका कंपेरिजन यहां दिया गया है।
① लॉजिस्टिक्स (Logistics)
आम गलती … बॉस के कहने के बाद शेड्यूल एडजस्ट करना शुरू करना।
अच्छा परफॉर्मर … बॉस के कहने से पहले ही डेट और एजेंडा आइटम्स फाइनल कर लेता है।
यह वो स्टेज है जहां आप बॉस के हाथ से किए जाने वाले छोटे-मोटे काम संभाल लेते हैं।
② जानकारी जुटाना (Information Gathering)
आम गलती … जब कुछ न पता हो, हर बार बॉस से पूछना।
अच्छा परफॉर्मर … पहले ही बता देता है कि "किससे पूछना है"।
इस स्टेज पर बॉस का जानकारी ढूंढने में लगने वाला वक्त बच जाता है।
③ ड्राफ्ट तैयार करना (Drafts)
आम गलती … खाली हाथ जाकर पूछना कि "अब क्या करें?"
अच्छा परफॉर्मर … पहले एक रफ ड्राफ्ट लेकर जाता है, भले ही उसमें गलतियां हों।
यहीं से आप बॉस का "सोचने का वक्त" चुराना शुरू करते हैं।
④ छांटना (Sorting)
आम गलती … हर छोटी-बड़ी बात बॉस तक पहुंचाना, चाहे जरूरत न हो।
अच्छा परफॉर्मर … तय करता है कि कौन सी बात बॉस तक ले जानी है और कौन सी खुद निपटानी है, ताकि काम का बोझ ही कम हो जाए।
चूंकि बॉस को अब कम काम करना पड़ता है, उनका दिन साफ तौर पर हल्का हो जाता है।
⑤ फैसला लेने लायक स्थिति बनाना (Creating a Decidable State)
आम गलती … "ऐसा लगता है कि..." जैसे अधूरे बैकग्राउंड वाली रिपोर्ट देना।
अच्छा परफॉर्मर … तथ्यों के आधार पर बैकग्राउंड और समस्याओं को पक्का करता है, ताकि बॉस को सिर्फ फैसला लेना पड़े।
जब मैं सेक्रेटरी था, तो इसी बात पर सबसे ज्यादा ध्यान देता था। एजेंडा के बैकग्राउंड और समस्याओं में "लगता है" या "मुझे ऐसा लगता है" जैसे शब्दों से बचकर सिर्फ आंकड़ों और तथ्यों पर टिके रहने से, मीटिंग्स सिर्फ फैसले लेने का जरिया बन गई थीं।
लेवल ① और ② आपको "काम का इंसान" बनाते हैं, लेकिन लेवल ③ और उसके ऊपर पहुंचने पर आप "भरोसेमंद इंसान" बन जाते हैं। यहीं से आपकी रेटिंग का ग्राफ बदलता है।
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सिर्फ काम चुरा सकते हैं, फैसला नहीं
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एक बात हमेशा याद रखिए।
आप सिर्फ काम करना और तैयारी चुरा सकते हैं; फैसला लेने का काम बॉस के लिए छोड़ दें। लेवल ⑤ पर पहुंचकर आपको लगेगा कि फैसला खुद ही क्यों न ले लूं, लेकिन ऐसा करने से बॉस का काम कम होने की बजाय वेरिफिकेशन और दोबारा काम करने के चक्कर में बढ़ जाता है।
फैसले से ठीक पहले तक सब कुछ तैयार करके रखें, और बॉस को कहने दें "ठीक है, यही करते हैं।" तभी आपने सच में काम चुराया है।
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अभी आप किस लेवल पर हैं?
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ऊपर से नीचे इन पांच बातों को चेक करके आप अपना मौजूदा लेवल पता लगा सकते हैं:
① क्या आपने बॉस से मीटिंग का शेड्यूल एडजस्ट करवाना बंद कर दिया है?
② क्या बॉस के ढूंढने से पहले ही आप जानकारी दे देते हैं?
③ क्या सलाह लेते वक्त आप ड्राफ्ट लेकर जाते हैं?
④ क्या आप चुनते हैं कि कौन सी बात बॉस तक ले जानी है?
⑤ क्या आप ऐसी रिपोर्ट देते हैं जिस पर बस एक फैसला लेना बाकी हो?
जिस पहले पॉइंट पर आपका जवाब "नहीं" आए, वही आपका अगला लेवल है जिसे आपको चुराना चाहिए।
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पीछे मुड़कर देखूं तो एग्ज़िक्यूटिव मीटिंग का सेक्रेटरी होना असल में नीचे से ऊपर की तरफ लगातार एग्ज़िक्यूटिव्स का काम चुराने का ही काम था। शेड्यूल फाइनल करना, मटेरियल व्यवस्थित करना, फैसला लेने लायक स्थिति बनाना और उसे पेश करना। हर बार मैं बस यही करता था; इसके लिए किसी खास टैलेंट की जरूरत नहीं थी।
जब बॉस की लिस्ट से एक काम कम होता है, तो वो उस वक्त का इस्तेमाल ऐसे कामों में कर सकते हैं जो सिर्फ वही कर सकते हैं। कल चुपचाप बॉस की डेस्क पर पड़ा कोई एक काम उनसे पहले निपटा दीजिए।
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मैं Pakishino Inc. चलाता हूं, जिसका मिशन है: "दुनिया भर की हर कंपनी में कस्टमर्स के साथ दूरी को कदम-दर-कदम कम करना।"
हम बोर्ड मेंबर्स की तरह दूसरी कंपनियों में शामिल होते हैं और उनकी तरफ से मार्केटिंग, डेवलपमेंट और नए बिजनेस के प्रोजेक्ट्स संभालते हैं।
・Proxy CMO … स्ट्रैटेजी से लेकर लागू करने तक कस्टमर एक्विजिशन का काम (SEO/Landing Pages + Ads/YouTube/SNS)
・Proxy CTO … स्ट्रैटेजी से लेकर लागू करने तक डेवलपमेंट का काम
・Proxy COO … सेल्स बढ़ाने के लिए जो भी जरूरी हो, वो करना
यह कौन लिख रहा है, इसके बारे में और जानने के लिए यहां देखें:
"मैं कभी ऐसा इंसान नहीं बना जिसका काम सिर्फ पॉइंट्स बटोरना हो"
https://x.com/masudak/status/2104511612552130583
नाम: Kenichi Masuda
रोल: CEO, Pakishino Inc.
Fan Communications और CyberAgent के बाद 2016 में Mercari जॉइन किया। इंजीनियर, PMO और होल्डिंग कंपनी के स्ट्रैटेजिक प्लानिंग ऑफिस के मेंबर के तौर पर एग्ज़िक्यूटिव मीटिंग्स, मध्यम और लंबी अवधि के प्लान्स के लिए PDCA, और 200 कर्मचारियों के इंटरव्यू के आधार पर ऑर्गेनाइजेशनल सुधार संभाले। 2022 में अपनी कंपनी शुरू की।
मैं उन लोगों के लिए कंटेंट लिखता हूं जो कंपनियों में "ठहराव" और "काम न कर पाने" से जूझ रहे हैं।
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