Se non sai da dove iniziare, c’è una sola risposta: non sistematizzare. Chiediti prima cosa si può eliminare.
In precedenza ho scritto che i fallimenti nello sviluppo dei sistemi sono un problema strutturale, non una mancanza di conoscenza dirigenziale. Partendo da quella struttura, questo articolo discute il vero primo passo che i clienti dovrebbero compiere. Scegliere di "semplicemente sistematizzare" quando sei incerto è la mossa più costosa che tu possa fare. Se sbagli l'ordine, finisci semplicemente per spendere soldi automatizzando processi inefficienti.
■ Il malinteso: "Sistematizzazione = Soluzione"
Quando consulto i clienti, la richiesta iniziale è quasi sempre la stessa: "Le nostre operazioni sono inefficienti, quindi vogliamo implementare un sistema." Tuttavia, a un esame più attento, la maggior parte dei casi contiene sprechi che avrebbero potuto essere risolti prima ancora di introdurre qualsiasi sistema.
Ad esempio, considera il processo di quotazione di un'azienda. Hanno permesso al personale vendite di creare preventivi in un nuovo sistema, ma l'approvazione interna richiedeva comunque la stampa di moduli cartacei e la loro circolazione fisica. Dopo l'approvazione, il personale doveva reinserire manualmente gli importi dal preventivo digitale nel modulo cartaceo. Nonostante fosse stato "sistematizzato", il flusso di lavoro complessivo aggiungeva un passaggio: "Crea nel sistema, copia su carta". La causa principale era che nessuno aveva chiesto: "Possiamo eliminare il flusso di approvazione cartaceo?" prima di costruire il sistema. Sono stati investiti milioni, ma automatizzando lo spreco che avrebbe dovuto essere tagliato, gran parte di quel costo è stata effettivamente persa.
■ Taglia prima di aggiungere
Esiste un principio consolidato per il miglioramento aziendale chiamato ECRS: Eliminare (può essere rimosso?), Combinare (può essere fuso?), Riorganizzare (può cambiare l'ordine?), Semplificare (può essere reso più semplice?). Solo dopo aver considerato attentamente questi quattro aspetti dovresti pensare ad Automatizzare (sistematizzazione).
Molti project manager saltano questo ordine e passano direttamente all'"Automazione". Di conseguenza, attività che avrebbero dovuto essere eliminate, doppie registrazioni che avrebbero potuto essere combinate e flussi di approvazione che avrebbero potuto essere semplificati vengono integrati direttamente nel software. Il risultato è un sistema che esegue compiti inutili più velocemente e con maggiore precisione. Ironia della sorte, perché hanno la sensazione di aver "sistematizzato", nessuno nota lo spreco sottostante.
Questo è coerente con il mio punto precedente secondo cui i fallimenti nello sviluppo dei sistemi sono strutturali, non dovuti a ignoranza. Saltare la sequenza ECRS fa parte di quella struttura difettosa.
■ Quattro domande per prendere decisioni
Prima di considerare la sistematizzazione, poniti queste quattro domande nell'ordine indicato:
- Questa attività può essere eliminata completamente? (Eliminare)
- Possono essere combinate più attività o flussi di lavoro dipartimentali? (Combinare)
- Si possono apportare miglioramenti cambiando semplicemente l'ordine o le responsabilità? (Riorganizzare)
- Il metodo stesso può essere semplificato? (Semplificare)
Solo le attività rimaste dopo aver risposto a queste domande sono candidate per la sistematizzazione. Al contrario, se entri nella definizione dei requisiti senza considerare questi quattro punti, i semi del fallimento sono già stati piantati.
■ Affrontare il desiderio di velocità
Potresti obiettare: "Non abbiamo tempo per deliberare; dobbiamo implementare il sistema rapidamente." Tuttavia, l'analisi ECRS richiede tipicamente solo giorni o settimane. Al contrario, se un sistema realizzato frettolosamente richiede di rifare la definizione dei requisiti in seguito, perdi mesi. Cercare di affrettarsi porta spesso a deviazioni.
Un'altra obiezione è: "Le nostre operazioni sono troppo complesse per framework esterni." Ma l'ECRS non richiede una conoscenza operativa approfondita. Le persone che conoscono i dettagli sono il personale in prima linea; l'ECRS è semplicemente una sequenza di domande per spingerli a chiedersi: "Questo può essere rimosso?" o "Questo può essere combinato?". Può essere utilizzato oggi stesso senza competenze specializzate.
■ Cosa puoi fare domani
Non è necessaria una massiccia riorganizzazione aziendale. Scegli un'attività che attualmente vuoi "sistematizzare" e rispondi alle quattro domande sopra. Spesso, la prima domanda (Eliminare) rivela opzioni che non avevi considerato.
La vera ragione per cui "non si sa da dove iniziare" non riguarda solitamente se sistematizzare o meno, ma il non sapere cosa analizzare *prima* di sistematizzare. Se segui l'ordine corretto, prendere decisioni non è difficile.
La prossima volta affronterò il dolore più universale per i dirigenti: "Persone che se ne vanno". Discuteremo delle strutture organizzative dietro i tassi di turnover.
Se sei interessato, scrivimi in DM tramite questo link.
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