많은 기업에서 "Copilot"이나 "Gemini" 같은 AI 도구 사용을 허용하고 있습니다. 여러분은 이를 효과적으로 활용하고 계신가요?
개인적으로 저는 주로 ChatGPT와 Claude Code를 개인적인 용도로 사용하고, 직장에서는 Copilot을 많이 사용하지 않았습니다. 하지만 최근 몇 년 동안 Copilot은 놀라울 정도로 발전했고, 회사 문서와 채팅에서의 출력 결과는 완전히 달라졌습니다.
이에 저는 해외 기업들이 Copilot을 어떻게 사용하는지 조사하게 되었고, 글로벌 사례 연구를 철저히 분석했습니다.
먼저, 두바이의 한 은행인 Commercial Bank of Dubai는 Copilot을 사용하여 연간 39,000시간을 절약했다고 발표했습니다. 1인당 연간 2,000시간을 기준으로 계산하면 약 19명 분의 업무 시간에 해당합니다.
수치만 보면 규모가 다르다고 생각할 수 있습니다. 하지만 내부를 들여다보면, 그들이 특별한 일을 한 것은 아니었습니다. 감사 문서 읽기, Excel 데이터 집계, 계약서 비교, 회의록 작성 등 모든 회사에서 볼 수 있는 작업들이었습니다.
차이점은 작업을 Copilot에 "위임"하는 방식에 있었습니다.
예를 들어, 회의 준비를 생각해 봅시다. 대부분의 사람들은 회의 직전에 이메일을 검색하고, 지난 회의록을 열어보고, 자료를 찾습니다. 이 작업을 Copilot에 위임하면 다음과 같습니다:
1오늘 XX 회사와의 회의를 준비해 주세요.2지난 30일간의 관련 이메일, 과거 Teams 회의, 그리고 내 접근 권한 내의 관련 문서를 참고하세요.34다음 사항을 요약해 주세요:56지금까지의 진행 상황7- 지난번 결정 사항8- 상대방의 요청 사항9- 우리가 약속한 사항10- 아직 해결되지 않은 문제11- 오늘 확인할 5가지 질문12- 오늘 결정할 사항13143분 이내에 읽을 수 있는 분량으로 작성해 주세요.15확인할 수 없는 내용은 추측하지 말고 "정보 없음"이라고 적어 주세요.
이것이 바로 "위임" 의 의미입니다. 단순히 "요약해 줘" 또는 "이메일 작성해 줘"가 아닙니다. 업무의 전체 덩어리를 맡기는 것입니다. 이 글에서는 해외 기업들이 실제로 업무를 위임하는 20가지 방법을 복사해서 바로 사용할 수 있는 형식으로 제공하겠습니다. 또한 39,000시간의 세부 내역과 내 작업 중 어떤 것을 위임할지 결정하는 방법에 대해서도 설명하겠습니다.
분명히 말씀드리자면, 이 글의 모든 수치는 Microsoft의 Customer Stories에 등록된 기업들이 자체 보고한 값입니다. 제3자에 의해 감사된 것은 아닙니다. 이 점을 염두에 두고 읽어주시기 바랍니다.
39,000시간 분석
Commercial Bank of Dubai가 발표한 세부 내역은 부서별로 나뉘어 있습니다.
감사 부서: 월 56시간 절약. Copilot이 규제 문서를 읽고 모순점을 찾아내며 위험 목록을 초안 작성합니다.
회계 부서: 수동 보고서 작성에서 주당 최대 12시간 절약. Excel 데이터에서 추세를 분석하고 PowerPoint 프레젠테이션의 구조까지 생성합니다.
인사 부서: 월 20시간 절약.
이사회 사무국: 월 15시간 절약. 방대한 양의 회의 요약 및 작업 추출을 처리합니다.
법무 부서: 계약서를 회사 표준 템플릿과 비교하고 차이점만 추출합니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot
이것들을 나열해 보면, 이 중 어느 것도 "새로운 것을 창조하는 작업"이 아님을 알 수 있습니다. 단지 네 가지, 즉 읽기, 비교하기, 검색하기, 요약하기일 뿐입니다.
그리고 이 은행이 실제로 가장 효과적으로 한 일은 도구 설정이 아니었습니다. 그들은 세 번의 "Prompt-a-thon"을 개최했습니다. 각 부서에서 Copilot이 자신들의 업무에서 무엇을 하게 할지 아이디어를 가져왔고, 성공적인 작성 스타일을 "Super Prompts"로 회사 내에 공유했습니다. 초기 참가자들의 사용률은 85%였습니다.
즉, 39,000시간은 똑똑한 AI가 자동으로 만들어낸 시간이 아니라, 직원들이 자신의 업무를 분해하여 위임한 결과였습니다.
다른 회사에서도 비슷한 일이 일어나고 있습니다.
브라질 금융 서비스 회사인 XP Inc.는 회의 및 회의록에서 누적 9,000시간 이상을 절감했다고 발표했습니다. 내부 감사 효율성이 30% 향상되었다고 밝혔습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365
영국의 Somerset Council에서는 사용자의 87%가 효과를 느꼈으며, 월 평균 10시간의 효율성 향상을 보고했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot
"질문하는 AI"라고 생각하는 한, 활용도는 늘지 않습니다
이것이 가장 중요한 부분이므로 먼저 정리하겠습니다. Copilot을 "무엇이든 물어볼 수 있는 AI"라고 생각하면 금방 활용도가 떨어집니다. 요약해 줘, 이메일 작성해 줘, 아이디어 10개 줘. 보통 이 세 가지에서 멈춥니다.
Copilot을 다른 생성형 AI와 차별화하는 것은 지능이 아닙니다. 회사 내부의 정보를 자료로 사용할 수 있다는 점입니다.
Microsoft 365 Copilot은 Microsoft Graph를 통해 사용자의 원래 접근 권한 내에 있는 이메일, 채팅, 회의 및 문서를 참조하여 답변을 생성합니다.
출처: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture
즉, Copilot은 "회사 내부에 있고 사용자가 볼 수 있도록 허용된 정보를 찾아갈 수 있는 AI"입니다.
이 점을 명심하면 작업을 위임하는 방식이 달라집니다.
질문하여 사용: "회의록 작성 방법을 알려줘."
위임하여 사용: "오늘 회의 내용에서 결정 사항, 보류 항목, 담당자, 마감일을 추출하고 참가자용 후속 이메일까지 작성해 줘."
전자는 AI에게 지식을 묻는 것입니다. 후자는 작업 자체를 맡기는 것입니다.
일상적인 업무를 분석해 보면 대부분 다음 7가지 행동으로 구성됩니다: 검색, 읽기, 요약, 비교, 쓰기, 입력, 공유. Copilot은 이 7가지에 강점이 있습니다. 반대로 "결정"과 "책임"은 인간의 몫으로 남습니다.
권한과 관련하여 자주 오해되는 한 가지를 언급하자면, Copilot을 설치한다고 해서 직원이 회사의 모든 정보를 볼 수 있는 것은 아닙니다. 원래 접근 권한이 있는 정보만 사용합니다. 반대로, SharePoint 권한 설정이 처음부터 너무 광범위한 회사의 경우 이를 수정하는 것이 우선입니다.
20가지 위임 방법 지도
여기부터는 4개 그룹으로 나누어 20가지 항목을 제시합니다.
회의 및 이메일 (1-6): 오늘 바로 시작할 수 있고 효과를 가장 빨리 볼 수 있는 부분입니다.
Excel 및 문서 작성 (7-11): 숫자가 관련된 작업입니다. 시간 절감 가능성이 가장 큰 영역입니다.
영업 및 고객 지원 (12-15): Copilot을 "업무 시스템"에 통합합니다. 난이도가 한 단계 올라갑니다.
내부 문의 및 시스템화 (16-20): 동일한 질문이 반복되는 작업을 전용 AI로 대체합니다. 이것이 해외 기업들의 목표입니다.
시간이 없다면 1, 2, 7번만 보세요. 이 세 가지만으로 회의와 Excel이 완전히 달라집니다.
회의 및 이메일 위임 (1-6)
1. 회의 3분 전에 배경을 요약하도록 하세요
지금까지: 회의 직전에 이메일을 검색하고, 지난 회의록을 열어보고, Teams를 스크롤하며 "지난번에 뭐라고 결정했더라?" 하고 당황했습니다.
위임: 관련 이메일, 회의 및 문서를 배경, 논의 사항, 제안 질문으로 요약하도록 합니다. 처음에 나온 프롬프트가 이것입니다.
해외 사례: Hargreaves Lansdown은 고객 미팅 전 준비와 미팅 후 문서 작성에 Copilot을 사용합니다. 문서화 작업을 4시간에서 1시간으로 줄이는 것을 목표로 하며, 초기 추정치는 주당 2-3시간 절약입니다.
2. 회의 중 필사적인 필기 중단하기
지금까지: 듣고, 필기하고, 다음 질문을 동시에 생각합니다. 세 가지를 한 번에 하다 보니 모두 어중간해집니다.
위임: Teams 회의 내용에서 핵심 사항, 결정 사항 및 다음 조치를 추출하도록 합니다. 핵심은 "회의에서 논의되지 않은 내용은 만들지 마라"고 명시하는 것입니다.
▼ 여기서부터 복사
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이 회의를 다음 5가지 항목으로 정리해 주세요:
1. 결론
2. 결정된 사항
3. 아직 결정되지 않은 사항
4. 누가 무엇을 하는지
5. 다음 번까지 할 일
회의에서 언급되지 않은 담당자나 마감일을 임의로 만들지 마세요.
결정되지 않은 사항은 "미정"이라고 적어 주세요.
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▲ 여기까지
3. 회의록에서 멈추지 말고 후속 이메일까지 작성하세요
위임: 이 전체 흐름을 하나의 프롬프트로 맡기세요.
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이 회의를 바탕으로 다음을 정리해 주세요:
1. 결정 사항
2. 보류 항목
3. 담당자별 조치 사항
4. 마감일
5. 다음 준비 사항
마지막으로, 참가자에게 보낼 300자 이내의 후속 이메일을 작성해 주세요.
회의에 없는 내용은 추가하지 마세요.
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해외 사례: 중동의 Unifonic은 영업 담당자가 Copilot을 사용하여 요약 및 작업을 추출하고, 회의 직후 다음 단계 이메일을 보냅니다. 1인당 하루 2-3시간을 절약한다고 보고합니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5
4. 긴 이메일을 "내가 해야 할 일"만으로 변환하세요
위임: 요약 대신 다음 조치를 출력하도록 합니다.
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이 이메일 스레드를 정리해 주세요.
1. 무슨 일이 일어나고 있는가
2. 현재 논의 중인 사항
3. 나에 대한 요청 사항
4. 마감일
5. 답장에서 내가 확인해야 할 사항
마지막으로, 약 150자 분량의 답장 초안을 작성해 주세요.
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해외 사례: 스위스의 Zurich Insurance는 긴 스레드를 요약하고 답변을 작성하는 데 사용합니다. 다음 해에 약 14,000시간을 절감할 것으로 추정합니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales
5. 아침에 가장 먼저 오늘의 업무를 요약하도록 하세요
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오늘의 일정과 나와 관련된 중요한 업무를 정리해 주세요.
1. 오늘의 회의
2. 회의 전 준비할 사항
3. 답장이 필요한 중요한 이메일
4. 마감일이 임박한 업무
5. 오늘 해야 할 일
각 항목의 우선순위를 상, 중, 하로 지정해 주세요.
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해외 사례: 그리스의 HELLENiQ ENERGY는 캘린더에서 일일 브리핑을 생성합니다. 사용자의 70%가 생산성 향상을 보고했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot
6. 휴가 후 "무슨 일이 있었는지" 중요도별로 정리하세요
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[날짜]부터 [날짜]까지 내가 자리를 비운 기간 동안, 내가 접근할 수 있는 이메일, Teams 및 회의에서 정보를 정리해 주세요.
1. 중요한 결정 사항
2. 나와 관련된 요청 사항
3. 마감일이 있는 사항
4. 발생한 문제
5. 답변이 필요한 사항
중요도 순으로 나열해 주세요.
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Excel 및 문서 작성 위임 (7-11)
7. Excel을 "집계 도구"에서 "사고 도구"로 바꾸세요
위임: 보기 순서를 지정합니다. 이것이 결정적인 차이를 만듭니다.
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이 Excel 데이터에 대해 다음을 조사해 주세요:
1. 전월 대비 변화
2. 전년 동기 대비 변화
3. 크게 증가한 항목
4. 크게 감소한 항목
5. 이상치
6. 상위 3개 양호 항목
7. 하위 3개 불량 항목
그런 다음 다음 순서로 요약해 주세요:
사실 → 원인 가설 → 추가 확인이 필요한 데이터 → 다음 조치
원본 데이터와 대조할 수 있도록 숫자를 표시해 주세요.
``
8. 분석에서 멈추지 말고 PowerPoint 구조까지 생성하세요
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이 분석 결과를 경영진 회의에서 설명할 예정입니다.
5장 분량의 PowerPoint 구조를 만들어 주세요.
슬라이드 1: 결론 슬라이드 2: 중요한 숫자 슬라이드 3: 주요 변화 슬라이드 4: 원인 가설 슬라이드 5: 다음 단계
각 페이지에 대해 제목과 내용을 작성해 주세요. 원본 데이터의 숫자는 변경하지 마세요.
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9. 매월 거의 동일한 조정 및 보고서를 표준화하세요
해외 사례: U.S. Venture는 정기적인 신용카드 및 은행 거래 명세서 조정을 위해 Copilot for Finance를 도입했습니다. 회계 부서에서 월 30시간 이상을 절약했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance
10. 사람이 읽기 전에 긴 요청 문서를 정리하도록 하세요
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이 RFP(Request for Proposal)를 읽어 주세요.
다음을 항목별로 정리해 주세요:
1. 필수 조건
2. 인도물
3. 제출 마감일
4. 평가될 가능성이 높은 항목
5. 누락된 정보
우리가 준비해야 할 사항
각 항목이 문서의 어디에 작성되었는지 첨부해 주세요. 마지막으로 제안서 구조 초안을 작성해 주세요.
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해외 사례: 쿠웨이트의 Petrochemical Industries Company는 RFP 관련 작업을 1주일 이상에서 하루 미만으로 단축했습니다.
11. 과거 성공적인 제안서에서 새 제안서 초안을 작성하세요
해외 사례: 미국의 Industrialized Construction Group은 과거 제안서와 템플릿을 기반으로 새 제안서를 작성하여 제안 응답 시간을 80% 단축했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot
영업 및 고객 지원 위임 (12-15)
12. 영업 미팅 전 정보 수집부터 위임하세요
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XX 회사와의 다음 미팅을 준비해 주세요.
1. 현재 거래 현황
2. 과거 이메일에 나타난 이슈
3. 이전 약속 사항
4. 아직 해결되지 않은 사항
5. 이번에 물어볼 질문
6. 이번에 제안할 수 있는 사항
확인할 수 없는 항목은 "정보 없음"이라고 적어 주세요.
``
13. CRM 입력을 "나중에 할 일"로 만들지 마세요
위임: CRM을 열러 가지 말고, 항상 작업하는 Outlook 및 Teams 내에서 업데이트하세요. 구체적으로, Copilot for Sales를 사용하여 이메일 수신자를 케이스에 연결하고 회의 노트를 CRM에 직접 기록하세요.
해외 사례: 네덜란드의 KPN은 Salesforce를 Outlook/Teams에 연결했습니다. 영업 담당자의 69%가 제안 품질이 향상되었다고 보고했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales
14. 100개의 고객 의견을 사람만으로 분류하지 마세요
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이 고객 설문조사들을 유사한 의견 그룹으로 분류해 주세요.
각 그룹에 대해 다음을 정리해 주세요:
1. 사례 수
2. 대표 의견
3. 긍정 의견인지 부정 의견인지
4. 가능한 원인
5. 개선 조치
사례가 적은 의견은 삭제하지 말고 별도 섹션에 남겨 주세요.
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15. 계약서는 "차이점을 찾는 것"이지 "판단을 내리는 것"이 아닙니다
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이 계약서를 당사의 표준 계약서와 비교해 주세요.
조항별로 다음으로 분류해 주세요:
- 동일
- 상이
- 누락
"상이" 또는 "누락"인 경우, 무엇이 다른지, 당사 측 위험, 담당자에게 문의할 사항을 표시해 주세요. 최종 법적 판단은 내리지 마세요. 항상 근거를 제시해 주세요.
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해외 사례: 영국의 Vodafone은 법무 부서에서 이렇게 사용합니다. 사용자는 주당 평균 4시간을 절약한다고 보고합니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot
내부 문의 및 시스템화 위임 (16-20)
16. 전용 AI가 HR에 대한 "동일한 질문"에 답변하게 하세요
해외 사례: Marlabs는 여러 HR 시스템에 걸쳐 Agent를 구축하여 문의의 약 80%를 처리하고 응답 시간을 60% 이상 단축했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot
17. 신입사원을 위한 "어디에 쓰여 있나요?"를 없애세요
해외 사례: 아르헨티나의 Banco Ciudad는 카드, 대출 등 내부 절차를 지원하는 Agent를 만들어 Teams에서 접근할 수 있도록 했습니다. 연간 2,400시간을 고부가 가치 작업으로 전환했습니다.
18. 종이 매뉴얼을 3초 만에 검색 가능하게 만드세요
해외 사례: 브라질 철도 물류 회사 Rumo에서는 운전기사가 4kg의 종이 매뉴얼을 가지고 다녔습니다. 절차를 검색하는 데 4분 이상이 걸렸습니다. 그들은 3초 만에 검색할 수 있는 Agent를 만들어 연간 7,644시간을 절약했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio
19. 주 3회 이상 사용하는 프롬프트를 Agent로 전환하세요
해외 사례: 미국의 State Farm은 직원이 Agent를 만들 수 있는 시스템을 갖추고 있습니다. 3,000개 이상의 Agent가 생성되었으며, 그중 41개가 프로덕션 사용을 위한 위험 검토를 통과했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform
20. 정보를 한 곳에 모으세요. 그렇지 않으면 나머지 19개는 작동하지 않습니다
해외 사례: 한국의 Hyundai Glovis는 데이터가 로컬 디스크에 남아 있으면 Copilot을 활용할 수 없다고 판단하여 정보를 OneDrive와 SharePoint로 통합하는 데 집중했습니다.
출처: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365
점수로 위임할 작업 결정하기
20가지를 모두 할 필요는 없습니다. 다음 공식을 사용하여 결정하세요:
우선순위 = 빈도 + 소요 시간 + 정형화 수준 + 데이터 준비 상태 - 위험
(각 1-5점으로 평가)
예를 들어, 주간 회의록: 빈도 5, 시간 4, 정형화 5, 데이터 5, 위험 1 = 총 18점. 높은 우선순위입니다.
회사 공유를 위한 6가지 공통 용어
회사 내에서 언어를 통일하고 싶다면, 이 6가지면 충분합니다:
- MTG: 회의를 "결정 사항, 보류 사항, 담당자, 마감일, 다음 조치"로 정리합니다.
- MAIL: 이메일을 "핵심 사항, 요청 사항, 마감일, 답장 초안"으로 전환합니다.
- DOC: 문서를 "요약, 핵심 사항, 위험, 조치, 근거"로 분해합니다.
- LEGAL: 계약서/규정을 "차이점, 위험, 누락 사항, 확인 사항"별로 비교합니다.
- SALES: 고객 정보를 "현황, 이전 약속, 이슈, 다음 행동"으로 정리합니다.
- DATA: 숫자를 "이상치, 변화, 가설, 시각화" 순서로 봅니다.
마지막으로, 내일 할 한 가지
내일부터 20가지를 모두 할 필요는 없습니다. 내일 일정을 열고, 회의 하나를 골라 이 글의 첫 번째 프롬프트를 딱 한 번만 시도해 보세요. 그것으로 충분합니다. 예상보다 유용하다고 느껴지면 2번(회의록)과 7번(Excel)으로 확장하세요.
Copilot이 있지만 사용 방법을 모른다면, 그것은 AI 문제가 아니라 업무 분해 문제입니다. "Copilot으로 무엇을 할 수 있지?"라고 묻는 대신, "매주 2시간 이상 걸리는 지루한 작업은 무엇일까?" 라고 물어보세요. Copilot에 위임할 수 있는 부분은 대개 바로 거기에 있습니다.
