วิธีเริ่มต้นธุรกิจคนเดียวด้วยพนักงาน AI

เอเจนซี่มักไม่ได้เสียลูกค้าเพราะคุณภาพของงาน แต่เสียเพราะเรื่องการบริหารจัดการรอบๆ งาน คำสัญญาที่ให้ไว้ในสายโทรศัพท์แต่ไม่เคยจดบันทึก รอบการแก้ไขที่ไม่มีใครนับ ใบแจ้งหนี้ที่ส่งช้าไปสิบเอ็ดวัน หรือข้อเสนอที่ยังค้างอยู่ในกล่องอีเมลของผู้มุ่งหวังมาสองสัปดาห์เพราะไม่มีการติดตามผลครั้งที่สาม

ผมบริหารเอเจนซี่ B2B มีคนทำงานด้วยแบบสัญญาจ้างสองคน คือดีไซเนอร์และมีเดียบายเออร์ และฝั่งลูกค้าคือส่วนที่ขยายตัวได้ยากที่สุดเสมอ เพราะทุกความก้าวหน้าตรงนั้นล้วนพึ่งพาความจำของคน และความจำไม่สามารถประคองธุรกิจให้เดินต่อได้เมื่อถึงขนาดหนึ่ง

ปีนี้ ผมจึงนำ AI Employee มาช่วยงานฝั่งลูกค้าของเขาชื่อ Viktor ทำงานอยู่ใน Slack หรือ Microsoft Teams และทุกอย่างที่เขาทำ ล้วนมาจากข้อความ 9 ข้อที่ผมพิมพ์ลงในช่องแชทเดียวในครั้งเดียว

สิ่งที่ตามมานี้คือการตั้งค่าเอง: ข้อความ 9 ข้อตามที่ปรากฏในพื้นที่ทำงานของผม พร้อมรายละเอียดเฉพาะของอุตสาหกรรมนี้เขียนลงไปในนั้น

ข้อความ 9 ข้อ, หนึ่งคำอธิบายตำแหน่งงาน

พวกเขาอ่านเหมือนคำอธิบายตำแหน่งงานและกฎระเบียบ และจะทำงานก่อนทุกภารกิจ

สองข้อแรกอธิบายธุรกิจและกำหนดขอบเขต สี่ข้อถัดมาควบคุมงานประจำวันและประจำสัปดาห์สำหรับบัญชีลูกค้า สามข้อสุดท้ายครอบคลุมเรื่องเงินและทีม ไม่มีข้อไหนที่ดูฉลาดล้ำหรือพูดถึง AI พวกเขาอ่านเหมือนโน้ตปฐมนิเทศที่คุณจะยื่นให้ Account Manager คนใหม่ ซึ่งนั่นคือคำชมสูงสุดที่ผมสามารถมอบให้ได้

พวกเขาอยู่ในข้อความเดียวด้านบนสุดของช่องแชท และไฟล์นั้นคือระบบ เมื่อภารกิจถูกส่งออกไปโดยไม่มีไฟล์นั้น มันจะถูกส่งออกไปพร้อมกฎเพียงครึ่งเดียว

หนึ่ง. ไฟล์ข้อมูลลูกค้า

นี่คือไฟล์ที่ทุกอย่างอื่นพึ่งพา

1คุณทำงานให้เอเจนซี่ B2B เราให้บริการ Paid Search, Landing Pages และ Content สำหรับลูกค้า SaaS ระดับองค์กรและกลุ่มอุตสาหกรรม ทีมมี 3 คน: ผม, [designer], [media buyer]
2ค่า Retainer เป็นรายเดือน โปรเจกต์เป็นราคาเหมา และทั้งสองอย่างต้องตกลงกันก่อนเริ่มงาน
3ห้ามเสนอราคา ห้ามรับปากวันส่งงาน และห้ามติดต่อลูกค้าโดยตรง
4ทุกอย่างที่คุณผลิตต้องกลับมาหาผมในรูปแบบร่าง และตัวเลขใดๆ ในนั้นต้องระบุแหล่งที่มาของไฟล์
5อ่านสิ่งนี้ก่อนทุกภารกิจ ตอบกลับด้วย 3 บรรทัดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคิดว่าหน้าที่ของคุณคืออะไร

คำตอบสำคัญมาก หากคำตอบ 3 บรรทัดของเขาสะท้อนความเข้าใจในหน้าที่ที่แตกต่าง แสดงว่าไฟล์นั้นยังขาดรายละเอียด และคุณจะใช้เวลาทั้งสัปดาห์ในการแก้โทนเสียงแทนที่จะตรวจสอบงาน คำตอบของผมอธิบายหน้าที่ของเขาว่าเป็นการอ่านประวัติบัญชีและนำเสนอสิ่งที่ต้องการการตัดสินใจ โดยมองว่าส่วนที่เหลือเป็นสัญญาณรบกวน นั่นคือหน้าที่จริง

สอง. การสรุปสถานการณ์ยามเช้า

1อ่านกิจกรรมในช่วง 12 ชั่วโมงที่ผ่านมาจากกล่องอีเมลและช่องแชทของลูกค้า ส่งผลลัพธ์กลับมาตามลำดับนี้: สิ่งใดก็ตามจากลูกค้าปัจจุบัน สิ่งใดก็ตามที่มีกำหนดส่งภายในสัปดาห์นี้ สิ่งใดก็ตามจากข้อเสนอที่ส่งไปในช่วง 14 วันที่ผ่านมา และสิ่งใดก็ตามที่ยังไม่ชำระเกินกำหนด
2
3ข้ามข่าวจดหมาย (Newsletters), ใบเสร็จ, อีเมลขายตรง (Cold Outreach) และสิ่งใดก็ตามที่ผมถูก CC มาเท่านั้น ใช้บรรทัดเดียวต่อรายการ: ใคร ต้องการอะไร และต้องการอะไรจากผม

ลำดับมีความสำคัญอย่างยิ่ง หากไม่มีลำดับ คุณจะได้สรุปทุกสิ่งอย่าง อ่านมันทั้งหมด และงานที่คุณพยายามจะมอบหมายก็กลับมาอยู่บนโต๊ะของคุณอีกครั้ง

สาม. ขั้นตอน QA ก่อนส่งมอบงาน

นี่คือข้อความที่ช่วยประหยัดเงินให้ผมมากที่สุด เพราะในเอเจนซี่ ความผิดพลาดที่แพงที่สุดคือความผิดพลาดที่ลูกค้าเป็นคนพบเจอ

1รันรายการ QA กับ [deliverable] ก่อนส่งออกไป ทุกข้อกล่าวอ้างต้องตรวจสอบย้อนกลับไปยังแหล่งข้อมูลที่เรานำเสนอต่อลูกค้าได้ ตัวเลขทุกตัวต้องตรงกับ Dashboard ที่ดึงข้อมูลมา ศัพท์เทคนิคต้องตรงกับ Brand Terms ในไฟล์ข้อมูลลูกค้า
2ต้องมีคำขอชัดเจนต่อลูกค้าเพียงหนึ่งข้อ ในบรรทัดเดียว ห้ามมีสิ่งใดที่รับปากวันส่งงานที่เราไม่ได้ตกลงกันไว้
3
4ส่งผลลัพธ์เป็น "ผ่าน" หรือรายการปัญหา พร้อมระบุไฟล์อ้างอิงสำหรับการตรวจสอบแต่ละข้อ ห้ามแก้ไขตัว Deliverable เอง

ผู้ตรวจสอบเพิ่มเติมถือรายการเดียวกันนี้ตอน 1 ทุ่ม ด้วยความใส่ใจเท่าเดิมกับตอน 9 โมงเช้า ระบบจับได้ว่าชื่อลูกค้าสะกดผิด ดึง Metric จากคอลัมน์ผิด หรือบรรทัดที่รับปากวันส่งงานที่ไม่มีใครตกลง

สี่. บันทึกการแก้ไขงาน (Revision Log)

รอบการแก้ไขงานคือจุดที่กำไรค่อยๆ หายไปเงียบๆ ในงานแบบราคาเหมา Someone says "just one more tweak" four times and the project stops being profitable

1จาก [thread] สร้าง Revision Log: ลำดับรอบการแก้ไข สิ่งที่ลูกค้าขอ ใครรับผิดชอบ สถานะการส่งมอบ สิ่งที่ยังค้างอยู่และจำนวนวันที่ล่าช้า
2
3หากคำขออยู่นอกขอบเขตที่ตกลง ให้แยกออกมาและไม่นำเข้าคิวงาน ผมจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะออก Change Order หรือไม่

โปรเจกต์ราคาเหมาทุกชิ้นรวมค่าใช้จ่ายสำหรับการแก้ไข 2 รอบแล้ว บันทึกนี้คือสิ่งที่ทำให้รอบที่ 3 มองเห็นได้ชัดเจน ในขณะที่งานยังมีกำไรเหลืออยู่

ห้า. ร่างรายงานสถานะ

ลูกค้าไม่จากไปเพราะสัปดาห์แย่ๆ เพียงสัปดาห์เดียว พวกเขาจากไปหลังจากสงสัยอยู่หนึ่งเดือนว่าเกิดอะไรขึ้น

1ร่างรายงานสถานะประจำวันศุกร์สำหรับ [client]: อะไรที่ส่งมอบไปแล้วในสัปดาห์นี้ อะไรที่กำลังดำเนินการอยู่ เรารออะไรจากพวกเขา และวันครบกำหนดถัดไปที่เราต้องส่ง
2
3ไม่เกิน 6 บรรทัด ประโยคเรียบง่าย ใส่วันที่ในจุดที่ต้องการวันที่
4
5หากใช้ Retainer เกิน 75% แล้ว ให้เพิ่มบรรทัดหนึ่งบรรทัดเพื่อแจ้งสถานะและทางเลือก

บรรทัดสุดท้ายเปลี่ยนเรื่องเซอร์ไพรส์ด้านงบประมาณ ให้กลายเป็นบทสนทนาล่วงหน้าสองสัปดาห์

หก. บันไดการติดตามผลข้อเสนอ (Proposal Follow-up Ladder)

ข้อเสนอไม่ได้หายไปเอง มันถูกทำให้หลงทาง

1สำหรับ [proposal] ที่ส่งเมื่อวันที่ [date]: วันที่ 3 ส่งโน้ตสั้นๆ พร้อมข้อเท็จจริงใหม่ที่เกี่ยวข้องหนึ่งข้อจากอุตสาหกรรมของพวกเขา วันที่ 7 เปลี่ยนมุม เช่น ยกตัวอย่างงานที่คล้ายกันหรือถามเกี่ยวกับกระบวนการรีวิวของพวกเขา วันที่ 14 ปิดการขายอย่างชัดเจน: ใช่หรือไม่ใช่ และกำหนดวันที่
2
3ยึดตามวันที่เหล่านี้และเตือนผมในตอนเช้า ร่างอย่างเดียว ผมเป็นผู้ส่ง

กฎที่ทำให้สิ่งนี้ยอมรับได้ อยู่ในไฟล์เดียวกัน: ทุกการติดต่อต้องนำสิ่งใหม่มาให้ ตัวอย่าง ข้อเท็จจริงจากตลาดของพวกเขา หรือคำถาม ในวันที่ไม่มีอะไรจะเพิ่ม เราจะข้ามการติดต่อนั้น

ข้อเสนอไม่ค่อยตายเพราะคำว่า "No" พวกมันตายเพราะคำว่า "Maybe" และบันไดนี้คือส่วนเดียวของระบบที่ปฏิบัติต่อความเงียบในฐานะขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการขาย

เจ็ด. การติดตามใบแจ้งหนี้

เงินสดคือข้อจำกัดในเอเจนซี่ขนาดเล็ก ไม่ใช่กำไร

1ใบแจ้งหนี้มีเงื่อนไข Net 7 วันที่ 8 ส่ง Reminder สั้นๆ พร้อมแนบใบแจ้งหนี้ วันที่ 15 ส่งโน้ตที่แข็งกร้าวขึ้นโดยระบุถึงการหยุดชะงักของงาน วันที่ 22 แจ้งผมและอย่าร่างอะไรเพิ่มเติม
2
3รักษาบัญชีรายชื่อ: ใคร จำนวนเงิน จำนวนวันที่ค้างชำระ และสิ่งที่ได้ส่งมอบไปแล้ว

เขาร่างเอกสารและเก็บรักษาบันทึก ผมกดปุ่มส่ง ซึ่งเป็นเหตุผลที่ความสัมพันธ์ยังคงเป็นของผม

การหยุดงานในวันที่ 15 ถูกเขียนไว้ในข้อตกลง Retainer หน้าแรก ซึ่งหมายความว่า การกล่าวถึงมันในภายหลัง จะถูกตีความว่าเป็นเงื่อนไขของสัญญา และจะไม่กระทบต่อความสัมพันธ์ส่วนตัว

แปด. การตอบกลับเรื่องการเปลี่ยนขอบเขตงาน

คำขอมาถึงทางอีเมล และมักจะฟังดูเป็นเรื่องเล็กน้อยเสมอ

1[client] ขอ [request] ซึ่งไม่ได้อยู่ใน Statement of Work ร่างคำตอบ: ยืนยันว่าเราได้รับทราบแล้ว เรียกมันว่าเป็นการเปลี่ยนแปลง และแนบ Change Order ที่มีขอบเขต ราคา [number] และวันส่งมอบ [date]
2
3ห้ามมีส่วนลด ห้ามให้ตัวอย่างฟรี ห้ามขอโทษที่ต้องคิดเงิน ผมจะกำหนดตัวเลขเองก่อนส่ง

การคิดเงินสำหรับงานนอกขอบเขตขึ้นอยู่กับถ้อยคำ และข้อความนี้จัดการเรื่องถ้อยคำในขณะที่ทุกคนยังอารมณ์ดีอยู่

เก้า. ประตูรั้ว (The Gate)

ข้อความสุดท้ายคือข้อความที่ทำให้แปดข้อความก่อนหน้าปลอดภัยต่อการใช้งาน

1ก่อนสิ่งใดก็ตามที่ส่ง ออกเงิน หรือเข้าถึงลูกค้า: โพสต์แผน เครื่องมือที่ใช้ ต้นทุนเครดิต และข้อความที่แน่นอน รอคำอนุมัติจากผม
2
3หากมีตัวเลขปรากฏในสิ่งใดก็ตามที่ลูกค้าจะอ่าน ให้ระบุชื่อไฟล์แหล่งที่มา
4
5ยกระดับเรื่องเหล่านี้มาหาผมทุกครั้ง: ราคา ขอบเขต วันครบกำหนด การขอโทษ เรื่องกฎหมาย

นั่นคือรูปแบบการทำงาน เขาเสนอ ผมอนุมัติ และการอนุมัติคือการคลิก ข้อความ 9 ข้อข้างต้นทำงานอัตโนมัติได้ก็เพราะข้อความนี้หยุดทุกอย่างที่ประตูทางออกของอาคาร

ทีมใช้พนักงานคนเดียวกัน

สิทธิ์การเข้าถึงตามสถานะสมาชิกในช่องแชท ดีไซเนอร์อยู่ในช่องโปรเจกต์ มีเดียบายเออร์อยู่ในช่อง Performance ผมอยู่ในทุกช่อง ห้องประชุมเป็นตัวกำหนดสิ่งที่มองเห็น ดังนั้นการจัดการสิทธิ์จึงดูแลตัวเองได้

บล็อกคำสั่งของพวกเขาอยู่ในไฟล์เดียวกัน:

1[designer] คือดีไซเนอร์ในโปรเจกต์ [project] เมื่อเธอขอ Brief ให้ส่งคืนวัตถุประสงค์ของลูกค้าในหนึ่งบรรทัด รายการ Deliverable ข้อจำกัด ตัวอย่างที่ลูกค้าชอบ และสิ่งเดียวที่ต้องหลีกเลี่ยง ไม่เกิน 200 คำ

คำขอครั้งแรกของเธอกลับมาเป็น Brief ที่สมบูรณ์ภายในสองนาที โดยไม่ต้องเพิ่มอะไรในปฏิทินของผมเลย บุคคลที่สองที่ใช้พนักงานคนเดียวกันนี้ คือช่วงเวลาที่เครื่องมือนี้หยุดเป็นแค่เครื่องมือส่วนตัว

ไฟล์เติบโตไปกับธุรกิจ

ไฟล์ด้านบนสุดของช่องแชทคือส่วนของการตั้งค่านี้ที่สะสมมูลค่า และมันเติบโตทีละไม่กี่บรรทัด

ลูกค้าใหม่เพิ่มหนึ่งบล็อก: เป้าหมายของพวกเขา Brand Terms ของพวกเขา ตัวอย่างที่พวกเขาชอบ สิ่งเดียวที่ต้องหลีกเลี่ยง และวันที่ถัดไปที่เราต้องส่งงาน

บริการใหม่เพิ่มหนึ่งกฎ: วิธีตั้งราคา สิ่งที่ได้รวมอยู่ และตำแหน่งของมันในงานประจำสัปดาห์

คนใหม่เพิ่มบล็อกคำสั่งของพวกเขา เพื่อให้พนักงาน AI ทำงานร่วมกับพวกเขาตั้งแต่วันแรก

ทุกวันศุกร์ ผมใช้เวลา 5 นาทีอ่านไฟล์นั้นและเพิ่มสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างสัปดาห์ ปกติแล้วหนึ่งบรรทัดก็เพียงพอ และคำขอถัดไปในช่องแชทก็จะกลับมาใกล้เสร็จมากขึ้นเพราะสิ่งนั้น

1ทุกบรรทัดที่เพิ่มในไฟล์นี้จะบังคับใช้กับการรันทุกครั้งหลังจากนั้น รักษาให้อยู่ในหน้าจอเดียว

นั่นคือการบำรุงรักษาทั้งหมด ข้อความ 9 ข้อแบกการตั้งค่า ไฟล์แบกความทรงจำ และระหว่างทั้งสองอย่างนั้น งานจะเบาลงทุกเดือน

สิ่งที่อยู่กับผม

ราคาและขอบเขตงาน สายโทรศัพท์กับลูกค้า การรีวิวครั้งสุดท้ายของทุกอย่างที่เผยแพร่ในนามของผม บทสนทนาที่ยากลำบากเมื่อเกิดปัญหา

ทุกอย่างอื่นมีเจ้าของ ส่วนใหญ่แล้วการแลกเปลี่ยนชัดเจน: เวลาเย็นสำหรับงาน Admin เทียบกับยี่สิบนาทีสำหรับการตัดสินใจ และนั่นคือเหตุผลที่เอเจนซี่สามารถรับลูกค้าเพิ่มได้โดยไม่ต้องจ้างคนเพิ่มอีก

การตั้งค่า ตามลำดับ

1. เขียนไฟล์ข้อมูลลูกค้า หนึ่งหน้าจอ แบบหยาบๆ วันนี้
2. เชื่อมต่อเครื่องมือ 3 ตัว ไม่ใช่ 30 ตัว อีเมล ปฏิทิน และ Drive ที่เก็บข้อเสนอและสัญญา
3. พิมพ์ข้อความ 9 ข้อลงในช่องแชทเดียว ตามลำดับข้างต้น
4. รันสัปดาห์แรกด้วยตนเอง อ่านทุกอย่างที่เขาผลิต
5. จดบันทึกการแก้ไขทุกประการเป็นบรรทัดบนสุดของช่องแชท
6. เพิ่มบล็อกคำสั่งของทีมเมื่อร่างของคุณเองไม่ต้องได้รับการแก้ไขอีกต่อไป

เอเจนซี่คนเดียวไม่ได้ขยายตัวด้วยความพยายาม แต่มันขยายตัวจากส่วนต่างๆ ของงานที่เกิดขึ้นได้โดยไม่ต้องมีคนคอยจำ และข้อความ 9 ข้อนี้คือจุดเริ่มต้นของสิ่งนั้น

ลองใช้ฟรีที่ viktor.com เครดิต $100 ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต @viktor_com

สนับสนุนโดยพาร์ทเนอร์