หลักการ McKinsey Pyramid Principle: 4 พรอมต์ที่จะทำให้ทุกอีเมลของคุณน่าสนใจจนไม่อาจมองข้าม

ไม่มีใครบอกความจริงกับคุณว่าทำไมไม่มีใครอ่านสิ่งที่คุณเขียน

เซฟไว้นะ :)

คุณใช้เวลา 40 นาทีเขียนอีเมลนั้น

คุณใส่บริบท คุณอธิบายความเป็นมา คุณพาเขาเดินตามตรรกะของคุณ คุณสร้างคำขอของคุณเหมือนการเล่าเรื่อง คุณกดส่ง คุณรอ

เขาตอบกลับใน 6 วินาที สองคำ "ช่วยอธิบายเพิ่มได้ไหม"

คุณจ้องหน้าจอและทำสิ่งที่ทุกคนทำ คุณโทษคนอ่าน ยุ่งเกินไป วอกแวกเกินไป ไม่สนใจ บางทีอาจแค่เลื่อนดูบนมือถือ

คนอ่านไม่ใช่ปัญหา

คุณเขียนมันย้อนกลับ

ทุกอีเมล ทุกข้อความ Slack ทุกเอกสาร ทุกรายงานที่คุณเคยส่ง คุณเขียนมันแบบการเล่าเรื่อง เริ่มด้วยการปูพื้น จบด้วยข้อสรุป คุณทำให้คนอ่านต้องขุดหาประเด็น และคนอ่านที่มีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านอีก 47 ข้อความรออยู่ ก็ยอมแพ้ก่อนที่คุณจะไปถึงจุดนั้น

มีวิธีแก้ไข มันมีมาตั้งแต่ปี 1985 ไม่เสียค่าใช้จ่าย และนั่นคือเหตุผลที่ที่ปรึกษา McKinsey ได้รับค่าจ้างชั่วโมงละ 500 ดอลลาร์เพื่อเขียนเอกสารที่ผู้ก่อตั้งบริษัทวางไม่ลง

มันเรียกว่า Pyramid Principle และเมื่อคุณเปลี่ยนมันเป็น 4 พรอมต์ Claude ทุกข้อความที่คุณส่งไปตลอดชีวิตจะกลายเป็นสิ่งที่ไม่มีใครมองข้ามได้

ผู้หญิงที่ไขปริศนานี้ได้

ในปี 1963 ผู้หญิงชื่อ Barbara Minto เดินเข้าไปใน Harvard Business School ในฐานะหนึ่งในผู้หญิงเพียง 8 คนจากชั้นเรียน 600 คน เมื่อเธอจบการศึกษา McKinsey จ้างเธอเป็นผู้หญิง MBA คนแรกในประวัติศาสตร์ของบริษัท พวกเขาส่งเธอไปที่สำนักงานคลีฟแลนด์ งานของเธอคือการแก้ไขรายงาน (Wikipedia biography of Barbara Minto)

เธอสังเกตเห็นบางสิ่งที่ทุกคนมองข้าม

ที่ปรึกษา McKinsey ทุกคน ไม่ว่าจะเก่งแค่ไหน ต่างก็เขียนรายงานด้วยวิธีเดียวกัน พวกเขาเริ่มต้นด้วยความเป็นมา พวกเขาอธิบายการวิเคราะห์ พวกเขาสร้างข้อเสนอแนะในหน้าสุดท้าย และพาร์ทเนอร์ที่อ่านรายงานเหล่านี้ 20 ฉบับต่อสัปดาห์ ก็บ่นเรื่องเดิมซ้ำๆ พวกเขาหาคำตอบไม่เจอ

Minto เริ่มจัดระเบียบรายงานทุกฉบับที่เธอแก้ไขใหม่เป็นพีระมิด ข้อเสนอแนะอยู่ด้านบนสุด อาร์กิวเมนต์สนับสนุนอยู่ตรงกลาง ข้อมูลอยู่ด้านล่างสุด ผู้จัดการสำนักงานคลีฟแลนด์ John Tomb เห็นวิธีการของเธอได้ผลอย่างสม่ำเสมอจนทำให้เธอฝึกอบรมผู้ร่วมงานทุกคนในบริษัท (Supernormal, Inside McKinsey's playbook)

ภายในปี 1973 Pyramid Principle กลายเป็นหลักสูตรบังคับในทุกสำนักงาน McKinsey ทั่วโลก เธอลาออกจากบริษัทเพื่อสอนมันเต็มเวลา เธอเขียนหนังสือในปี 1985 และมันไม่เคยหมดพิมพ์ (BetterUp explanation)

ปัจจุบัน 63 ปีต่อมา ที่ปรึกษา McKinsey ใหม่ทุกคนยังคงใช้เวลาสัปดาห์แรกๆ เรียนรู้วิธีการของเธอ Amazon สร้างวัฒนธรรมการประชุมขึ้นมาใหม่โดยใช้รูปแบบหนึ่งของมัน Jeff Bezos แบน PowerPoint ใน Amazon และกำหนดให้ใช้ memo 6 หน้าที่เป็นไปตามโครงสร้างของเธอ (Management Consulted on the Amazon memo) นักวิเคราะห์ Google สอนมัน BCG และ Bain ก็สอนมัน บริษัทที่ปรึกษาทุกแห่งที่คุณเคยได้ยินชื่อก็สอนมัน

และแทบไม่มีใครนอกบริษัทเหล่านั้นเคยได้ยินเกี่ยวกับมัน

นั่นคือช่องว่างของตลาด นั่นคือสาเหตุที่คุณยังคงเขียนอีเมลที่ถูกเมิน ในขณะที่ associate McKinsey ที่เพิ่งเรียนจบ 2 ปี เขียนสไลด์ที่ CEO อ่านภายใน 90 วินาทีแล้วตอบตกลง

ช่องว่างไม่ใช่พรสวรรค์ ช่องว่างคือวิธีการที่เธอเขียนไว้เมื่อ 40 ปีที่แล้ว

สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้

นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่เขียนเมื่อพวกเขาต้องการสื่อสารประเด็นหนึ่ง

ทีมงาน สวัสดีครับ ผมได้คิดเกี่ยวกับตัวเลข Q3 ของเรา อย่างที่คุณทราบ เราดำเนินแคมเปญอีเมลแบบเดียวกันมาตั้งแต่เดือนมีนาคม ผมดูอัตราการเปิดอ่าน ผมดูอัตราการคลิก ผมคุยกับทีมขาย ผมคำนวณตัวเลขสามวิธีที่แตกต่างกัน และผมสังเกตเห็นรูปแบบหนึ่ง การส่งในวันธรรมดาทำผลงานได้ไม่ดี การส่งในวันหยุดสุดสัปดาห์ทำผลงานได้ดีกว่า ผมคิดว่าเราควรเปลี่ยนตารางเวลาของเรา

อ่านอีกครั้ง ทีนี้ลองนับว่าคนอ่านต้องอ่านกี่คำก่อนจะถึงประเด็น

87 คำ ประเด็นอยู่ใน 6 คำสุดท้าย

นั่นคือรูปแบบของเรื่องราว การปูพื้น เนื้อหา ข้อสรุป มันใช้ได้เมื่อมีคนดูหนัง มันทำลายคุณเมื่อมีคนกำลังสแกนอินบ็อกซ์ที่ไฟแดง

วิธีการของ Minto กลับด้านนี้ ข้อความเดียวกัน เขียนใหม่แบบ McKinsey

เราควรย้ายการส่งอีเมลของเราจากวันธรรมดาไปเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ สามเหตุผล อัตราการเปิดอ่านในวันธรรมดาลดลง 34 เปอร์เซ็นต์ตั้งแต่เดือนมีนาคม อัตราการเปิดอ่านในวันหยุดสุดสัปดาห์เพิ่มขึ้น 22 เปอร์เซ็นต์ในช่วงเวลาเดียวกัน ทีมขายยืนยันว่าการตอบกลับในวันหยุดสุดสัปดาห์มีอัตราการแปลงเร็วขึ้น 2 เท่า ข้อมูลแนบ

53 คำ ประเด็นอยู่ใน 7 คำแรก ทุกคำที่ตามมาตอบคำถามที่คนอ่านสนใจแล้ว เพราะพวกเขารู้แล้วว่าเรื่องราวกำลังไปทางไหน

นี่ไม่ใช่แค่การเลือกสไตล์ นี่คือเทคโนโลยีที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงในการถ่ายโอนความคิดจากสมองหนึ่งไปยังอีกสมองหนึ่ง และคุณใช้เทคโนโลยีผิดมาตลอดอาชีพการงานของคุณ

เฟส 1: พีระมิด

ก่อนที่คุณจะแตะ Claude คุณต้องเห็นรูปร่างก่อน

พีระมิดมีสามระดับ แค่สาม ไม่ใช่ห้า ไม่ใช่เจ็ด

ด้านบน: คำตอบเดียวของคุณ ข้อเสนอแนะ บรรทัดล่างสุด เขียนเป็นประโยคเดียวที่ใครๆ ก็สามารถสักบนแขนได้

ตรงกลาง: 2 ถึง 4 ประเด็นสนับสนุน แต่ละประเด็นคือเหตุผลที่ข้อความด้านบนเป็นจริง พวกมันต้องเป็น MECE คำนี้สำคัญ Barbara เป็นคนคิดค้น MECE ย่อมาจาก Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive ประเด็นสนับสนุนของคุณต้องไม่ทับซ้อนกัน และเมื่อรวมกันแล้ว ต้องครอบคลุมทุกมุมมอง ไม่มีช่องว่าง ไม่มีการซ้ำซ้อน (BetterUp on MECE)

ด้านล่าง: ข้อมูล หลักฐาน ตัวเลข คำพูด ภาพหน้าจอ และหลักฐานที่สนับสนุนแต่ละประเด็นกลาง

นั่นคือรูปร่างทั้งหมด สามระดับ สองกฎ ไม่มีข้อยกเว้น

ความมหัศจรรย์อยู่ที่สิ่งที่รูปร่างนี้ทำกับสมองของผู้อ่าน Minto โต้แย้งว่ามนุษย์จัดลำดับชั้นข้อมูลใดๆ ที่ได้รับโดยธรรมชาติ ถ้าคุณไม่ให้ลำดับชั้นแก่พวกเขา พวกเขาจะสร้างขึ้นมาเองอย่างไม่ดี ถ้าคุณให้ลำดับชั้นของคุณเอง พวกเขาจะเชื่อใจคุณก่อนที่คุณจะจบประโยคแรก

พีระมิดไม่ใช่เทมเพลต มันคือสัญญา ทุกคำที่คุณเขียนคือคำตอบ เหตุผลของคำตอบ หรือหลักฐานของเหตุผล ไม่มีอะไรอื่นรอด

เฟส 2: 4 พรอมต์

นี่คือระบบที่แน่นอน คัดลอกพรอมต์ เซฟไว้ ใช้เลยวันนี้

พรอมต์ 1: พรอมต์ตอบก่อน

นี่คืออันที่คุณจะใช้บ่อยที่สุด ทุกอีเมล ทุกข้อความ ทุกเอกสาร ทุกข้อเสนอ

1คุณได้รับการฝึกฝนใน Barbara Minto Pyramid Principle
2ฉันต้องการสื่อสารแนวคิดนี้ เขียนใหม่ในรูปแบบพีระมิด
3กฎ:
41. บรรทัดที่ 1 คือคำตอบหรือข้อเสนอแนะในประโยคเดียว
52. จากนั้นระบุประเด็นสนับสนุน 2 ถึง 4 ประเด็น ต้องเป็น MECE
63. ใต้แต่ละประเด็น ให้ระบุหลักฐานหรือข้อมูล
74. ตัดทุกคำที่ไม่ใช่คำตอบ เหตุผล หรือหลักฐาน
85. ถ้าฉันยังไม่ได้ให้คำตอบที่ชัดเจนแก่คุณ ให้ถามฉันหนึ่งคำถามที่ทำให้มันชัดเจน
9นี่คือแนวคิดของฉัน: [วางร่างที่ยุ่งเหยิงของคุณที่นี่]

สิ่งที่มันทำ คุณวางความคิดที่พันกัน 400 คำ Claude ส่งคืนพีระมิด 90 คำ คำตอบอยู่บนบรรทัดแรก ผู้อ่านได้รับประเด็นก่อนจะกระพริบตา ตรรกะสนับสนุนตามมาเหมือนบันได

ใช้สิ่งนี้กับทุกอีเมลที่ยาวเกิน 3 ประโยค ใช้กับทุกเอกสารก่อนส่ง ใช้กับทุกข้อความ Slack ที่คุณต้องการคำตอบจริงๆ

คุณจะรู้สึกเจ็บปวดเล็กน้อยในสิบครั้งแรกที่ทำ ความเจ็บปวดคือสัญชาตญาณการเล่าเรื่องที่กำลังตาย ปล่อยให้มันตาย ไม่มีใครเคยบ่นว่าข้อความชัดเจนเกินไป

พรอมต์ 2: พรอมต์เปิดเรื่อง SCQA

พีระมิดบอกคุณถึงวิธีจัดโครงสร้างตรงกลางและด้านล่าง การเปิดเรื่องเป็นงานอีกชิ้นหนึ่ง Minto สร้างกรอบงานสำหรับมันที่เรียกว่า SCQA สถานการณ์ ภาวะแทรกซ้อน คำถาม คำตอบ (Slideworks, Pyramid Principle guide)

ทุกเด็ค McKinsey เปิดด้วยวิธีนี้ ทุกข้อเสนอที่ดีเปิดด้วยวิธีนี้ เอกสารโน้มน้าวใจทุกฉบับที่คุณเคยชื่นชมเปิดด้วยวิธีนี้ คุณแค่ไม่มีชื่อเรียกมัน

1คุณได้รับการฝึกฝนในกรอบงาน SCQA ของ Barbara Minto
2เขียนการเปิดเรื่องสำหรับเอกสารนี้โดยใช้ SCQA
3กฎ:
41. สถานการณ์ หนึ่งประโยคที่ผู้อ่านเห็นด้วยอยู่แล้ว
52. ภาวะแทรกซ้อน หนึ่งประโยคเกี่ยวกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงหรือพังทลาย
63. คำถาม คำถามที่เกิดขึ้นโดยนัยจากภาวะแทรกซ้อน
74. คำตอบ ข้อเสนอแนะของฉันในหนึ่งประโยค
8ความยาวทั้งหมด: สูงสุด 4 ประโยค
9นี่คือหัวข้อของฉัน: [วางหัวข้อของคุณที่นี่]
10นี่คือข้อเสนอแนะของฉัน: [วางข้อเสนอแนะของคุณที่นี่]

สิ่งที่มันทำ ผู้อ่านพยักหน้าในบรรทัดแรกเพราะคุณกำลังบอกสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้ว พวกเขาโน้มตัวเข้ามาในบรรทัดที่สองเพราะคุณตั้งชื่อปัญหาที่พวกเขารู้สึก พวกเขาสร้างคำถามในหัวในบรรทัดที่สามก่อนที่คุณจะถามมัน และเมื่อคุณส่งคำตอบในบรรทัดที่สี่ พวกเขาได้รับมันเหมือนของขวัญ ไม่ใช่การนำเสนอ

นี่คือวิธีที่ข้อเสนอได้รับทุน นี่คือวิธีที่การเลื่อนตำแหน่งได้รับการอนุมัติ นี่คือวิธีที่ข่าวร้ายได้รับการยอมรับ สี่ประโยค ตามลำดับนั้น

พรอมต์ 3: พรอมต์ตรวจสอบ MECE

เมื่อคุณมีพีระมิดแล้ว มีสิ่งหนึ่งที่ทำลายมันเร็วกว่าสิ่งอื่นใด ประเด็นสนับสนุนของคุณทับซ้อนกัน หรือมีช่องโหว่

ถ้าสองประเด็นของคุณพูดสิ่งเดียวกันด้วยคำต่างกัน ผู้อ่านที่ฉลาดจะเห็นได้ใน 4 วินาทีและหยุดเชื่อใจคุณ ถ้าประเด็นของคุณพลาดมุมมองที่ชัดเจน ผู้อ่านที่ฉลาดจะเห็นช่องว่างและถามคำถามที่คุณหวังจะหลีกเลี่ยง

MECE แก้ไขทั้งสองอย่าง Mutually Exclusive และ Collectively Exhaustive พาร์ทเนอร์ McKinsey ทุกคนตรวจสอบนี้ในทุกเด็คก่อนออกจากสำนักงาน

1คุณได้รับการฝึกฝนในหลักการ MECE ของ Barbara Minto
2ตรวจสอบประเด็นสนับสนุนเหล่านี้ว่าเป็น MECE หรือไม่
3กฎ:
41. มีสองประเด็นใดที่พูดสิ่งเดียวกันหรือไม่? ชี้ให้เห็นการทับซ้อน
52. มีมุมมองที่ชัดเจนที่ขาดหายไปหรือไม่? ชี้ให้เห็นช่องว่าง
63. แนะนำชุดประเด็นสนับสนุน 2 ถึง 4 ประเด็นที่เขียนใหม่ซึ่งเป็น MECE เต็มรูปแบบ
74. อธิบายการเปลี่ยนแปลงแต่ละข้อที่แนะนำในหนึ่งประโยค
8นี่คือประเด็นสนับสนุนปัจจุบันของฉัน: [วาง 3 ถึง 5 ประเด็นของคุณที่นี่]
9นี่คือข้อเสนอแนะระดับบนที่พวกเขาสนับสนุน: [วางข้อเสนอแนะของคุณที่นี่]

สิ่งที่มันทำ Claude กลายเป็นพาร์ทเนอร์ McKinsey ของคุณ มันทดสอบตรรกะของคุณก่อนที่ผู้อ่านของคุณจะทำ คุณจะออกมาพร้อมพีระมิดที่แข็งแกร่ง หรือคุณพบช่องโหว่ในความคิดของคุณก่อนที่มันจะทำให้คุณอับอายในที่ประชุม

ใช้สิ่งนี้กับเอกสารสำคัญทุกฉบับ บันทึกถึงคณะกรรมการทุกฉบับ ข้อเสนอทุกอย่างที่สูงกว่า หมายเหตุกลยุทธ์ทุกฉบับ ห้านาทีที่นี่ช่วยคุณจากความผิดพลาดในอาชีพการงาน

พรอมต์ 4: พรอมต์ทดสอบผู้บริหาร

ความลับสุดท้ายของ McKinsey ที่ปรึกษาที่ดีทุกคนมีพาร์ทเนอร์ที่อ่านร่างของพวกเขาและให้เกรดอย่างโหดเหี้ยม คนส่วนใหญ่ไม่มี พรอมต์นี้ให้พาร์ทเนอร์นั้นแก่คุณ

ก่อนที่คุณจะส่งอะไรสำคัญ ให้รันผ่าน Claude อีกครั้ง ไม่ใช่เพื่อขัดเกลา แต่เพื่อค้นหาว่าผู้บริหารที่ยุ่งจะลงมือทำจริงหรือไม่

1คุณคือ CEO ที่ยุ่งซึ่งมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 200 ฉบับ
2คุณมีเวลา 3 นาทีก่อนการประชุมครั้งต่อไป
3อ่านข้อความนี้และตอบอย่างตรงไปตรงมา:
41. หลังจากอ่านแค่ 2 ประโยคแรก คุณรู้หรือไม่ว่าฉันต้องการให้คุณทำอะไร? ใช่หรือไม่
52. หลังจากอ่านเอกสารเต็ม ระบุอาร์กิวเมนต์ที่อ่อนแอที่สุด ซ้ำซากที่สุด หรือขาดหายไป
63. คุณจะลงมือทำตามนี้ ขอข้อมูลเพิ่มเติม หรือเพิกเฉย? จงโหดเหี้ยม
74. ถ้าคุณจะเพิกเฉย ให้เขียน 2 ประโยคแรกใหม่เพื่อให้ CEO ที่ยุ่งจะไม่เพิกเฉย
8นี่คือข้อความของฉัน: [วางร่างสุดท้ายของคุณที่นี่]

สิ่งที่มันทำ คุณได้รับคำตัดสินของผู้อ่านที่โหดร้ายที่สุดก่อนที่คนจริงจะเห็น ถ้า Claude บอกว่า CEO จะลงมือทำ คุณส่ง ถ้า Claude บอกว่า CEO จะเพิกเฉย คุณจะได้ประโยค 2 ประโยคที่ล้มเหลวมาเขียนใหม่

นี่คือความแตกต่างระหว่างการส่งบางสิ่งกับการส่งบางสิ่งที่ได้ผล ใช้ก่อนทุกอีเมลที่มีมูลค่ามากกว่า $1K ทุกบันทึกถึงคณะกรรมการ ทุกข้อเสนอ ทุกคำขอที่สำคัญ

เวิร์กโฟลว์ 10 นาที

ทั้ง 4 พรอมต์ในลูปเดียว สิบนาที ทุกเอกสารสำคัญ

นาทีที่ 1 ถึง 5: พรอมต์ 1 พรอมต์ตอบก่อน ความคิดที่ยุ่งเหยิงของคุณกลายเป็นพีระมิดที่สะอาด

นาทีที่ 5 ถึง 8: พรอมต์ 2 พรอมต์เปิดเรื่อง SCQA พีระมิดของคุณได้การเปิดเรื่องแบบเล่าเรื่อง

นาทีที่ 8 ถึง 10: พรอมต์ 3 พรอมต์ตรวจสอบ MECE ตรรกะของคุณถูกทดสอบความแข็งแกร่ง

นาทีสุดท้าย: พรอมต์ 4 พรอมต์ทดสอบผู้บริหาร CEO จำลองให้คะแนนว่าคุณจะได้รับคำตอบตกลงหรือไม่

รวม: 10 นาทีในการเปลี่ยนการสื่อสารใดๆ ให้เป็นสิ่งที่อ่านเหมือนมาจากที่ปรึกษาค่าตัว 500 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง ไม่ใช่เพราะคำพูดหรูหรากว่า แต่เพราะโครงสร้างชัดเจนกว่า

คิดจากล่างขึ้นบน สื่อสารจากบนลงล่าง นั่นคือระบบทั้งหมดในเจ็ดคำ

เฟส 3: กฎข้อเดียวที่ขับเคลื่อนทั้งระบบ

ที่ปรึกษา McKinsey ทุกคนเรียนรู้กฎนี้ในสัปดาห์แรก เมื่อคุณเรียนรู้แล้ว คุณจะลืมไม่ได้

นำด้วยคำตอบ

ไม่ใช่การปูพื้น ไม่ใช่บริบท ไม่ใช่ความเป็นมา ไม่ใช่ข้อแม้ ไม่ใช่การกระแอมไออย่างสุภาพ คำตอบ

ผู้อ่านของคุณมีคำถาม ไม่ว่าพวกเขาจะพูดหรือไม่ก็ตาม ทุกข้อความที่คุณส่งควรตอบคำถามนั้นในบรรทัดแรก จากนั้น และเมื่อนั้นเท่านั้น คุณถึงจะอธิบายว่าทำไม

สิ่งนี้เรียกว่า BLUF ในกองทัพ Bottom Line Up Front แนวคิดเดียวกัน ตัวย่อต่างกัน (BetterUp explanation)

นิสัยอื่นๆ ทุกอย่างในคู่มือ McKinsey มาจากสิ่งนี้ หนึ่งแนวคิดต่อสไลด์ หนึ่งข้อเสนอแนะต่อ memo หนึ่งคำขอต่ออีเมล การตัดทอนทุกอย่างที่ไม่ใช่คำตอบ เหตุผล หรือหลักฐานอย่างไร้ความปรานี

Pyramid Principle ไม่ใช่เคล็ดลับการเขียน มันคือการเดินสายใหม่ของตัวตนของคุณในฐานะผู้สื่อสาร

เมื่อคุณซึมซับมันแล้ว คุณจะเขียนแบบเดิมไม่ได้อีกแม้จะพยายาม ทุกครั้งที่คุณเริ่มต้นด้วยความเป็นมา เสียงในหัวจะถามว่า คำตอบอยู่ไหน ทุกครั้งที่คุณฝังคำขอไว้ในบรรทัดที่ 6 เสียงนั้นจะย้ายมันไปบรรทัดที่ 1 ทุกครั้งที่คุณระบุประเด็นสนับสนุน 5 ประเด็นที่ซ้ำกัน เสียงนั้นจะเรียกร้อง MECE

เสียงนั้นมีค่า 500 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง

เฟส 4: ตัวอย่างจริง

นี่คือการเปลี่ยนแปลงจริง เปลี่ยนชื่อ ทุกอย่างอื่นเป็นสิ่งที่มืออาชีพจริงส่ง ก่อนและหลัง

ก่อน แบบที่คนส่วนใหญ่เขียน

สวัสดี Jamie หวังว่าคุณจะมีสุดสัปดาห์ที่ดีนะ ฉันอยากจะกลับมาคุยเรื่องการสนทนาเกี่ยวกับผู้ขายจากเดือนที่แล้ว ตามที่เราคุยกัน เราได้ประเมินสามตัวเลือกสำหรับ CRM ใหม่ ฉันได้ลงลึกในแต่ละตัวเลือกในช่วงสองสัปดาห์ที่ผ่านมา และฉันอยากจะแบ่งปันสิ่งที่ฉันพบ ดังนั้น Vendor A ถูกที่สุดแต่การผสานการทำงานมีจำกัด Vendor B มีฟีเจอร์ที่ดีกว่าแต่ราคาสูงกว่า Vendor C อยู่ตรงกลาง ฉันคุยกับข้อมูลอ้างอิงของแต่ละราย ฉันดูราคาอย่างละเอียด ฉันทำแผนที่ความต้องการจำเป็นของเรา จากทั้งหมดนั้น ฉันคิดว่าเราน่าจะเลือก Vendor B แต่ฉันอยากให้คุณดูก่อน แจ้งให้ฉันทราบด้วยว่าคุณคิดอย่างไร

หลัง แบบ McKinsey

แนะนำ Vendor B สำหรับ CRM ใหม่ของเรา สามเหตุผล

หนึ่ง Vendor B เป็นตัวเลือกเดียวที่มีการผสานการทำงานแบบเนทีฟกับ Salesforce และ Slack ซึ่งทีมขายของเราใช้ทุกวัน

สอง ต้นทุนรวมใน 3 ปีสูงกว่า Vendor A 4,200 ดอลลาร์ แต่ประหยัดเวลาประมาณ 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ทั่วทั้งทีม

สาม ลูกค้าอ้างอิงทั้ง 4 รายที่มีขนาดใกล้เคียงกับเรา ต่ออายุหลังจากปีแรก

ต้องตัดสินใจภายในวันศุกร์เพื่อล็อควันเริ่มต้น การวิเคราะห์เต็มแนบมา

ข้อมูลเดียวกัน ข้อเสนอแนะเดียวกัน อันหนึ่งอ่านเหมือน memo อันหนึ่งอ่านเหมือนเสียงกระซิบ ทายสิว่าอันไหนจะได้รับการอนุมัติ

การทดสอบบุคลิก

คุณรู้ไหมว่าใครทำสิ่งนี้ได้ดีอยู่แล้ว? ไม่ใช่อินฟลูเอนเซอร์ด้านประสิทธิภาพ ไม่ใช่นักเขียน LinkedIn ที่มีโพสต์ 900 คำ ไม่ใช่ผู้ก่อตั้งที่ส่งข้อความ Slack ที่ดูเหมือนบล็อกโพสต์

คนที่ใช้ Pyramid Principle ได้ดีมีนิสัยร่วมกันอย่างหนึ่ง พวกเขาใส่ข้อสรุปไว้ก่อน ทุกครั้ง

คุณเคยเจอคนแบบนี้ อีเมลของพวกเขาจบใน 3 บรรทัด DM ของพวกเขามีคำถามและไม่มีอะไรอื่น memo ของพวกเขาขึ้นต้นด้วยข้อเสนอแนะเป็นตัวหนา คุณรู้สึกสงบเมื่ออ่านสิ่งที่พวกเขาเขียน แม้ว่าเนื้อหาจะซับซ้อน

นั่นไม่ใช่ลักษณะนิสัย นั่นคือนิสัยที่ฝึกฝนจากหนังสือในปี 1985

ถ้าคุณไม่ได้ทำสิ่งนี้ตอนนี้ แสดงว่าคุณกำลังทำอีกอย่าง และอีกอย่างนั้นคือสิ่งที่ทำให้คนหยุดอ่านคุณเงียบๆ

7 สิ่งที่ควรเขียนใหม่ด้วยวิธีนี้วันนี้

ก่อนที่คุณจะปิดบทความนี้ นี่คือ 7 สิ่งที่อยู่ในชีวิตของคุณตอนนี้ที่จะเปลี่ยนไปถ้าคุณเขียนใหม่ด้วย 4 พรอมต์

1. อีเมลสำคัญที่สุดที่ค้างอยู่ของคุณ อันที่อยู่ในโฟลเดอร์ร่าง อันที่คุณเปิดแล้วปิดตลอด รันทั้ง 4 พรอมต์กับมันคืนนี้ ส่งมัน ดูคำตอบกลับมาแตกต่าง

2. สรุป LinkedIn ของคุณ โปรไฟล์ LinkedIn ส่วนใหญ่เปิดด้วยประวัติ 5 ปีก่อนที่คุณจะรู้ว่าคนนั้นทำอะไร พลิกมัน มูลค่าก่อน ประวัติทีหลัง ยอดดูโปรไฟล์ของคุณจะเพิ่มขึ้นภายในหนึ่งสัปดาห์

3. การนำเสนอครั้งต่อไปของคุณ ทุกสไลด์ควรนำด้วยข้อมูลเชิงลึก ไม่ใช่การปูพื้น ถ้า CEO อ่านแค่หัวข้อสไลด์ พวกเขาควรรู้ข้อโต้แย้งทั้งหมดของคุณแล้ว

4. รายงานสถานะประจำสัปดาห์ของคุณ ข้อเสนอแนะก่อน ความคืบหน้าทีหลัง ความเสี่ยงทีหลัง ผู้จัดการของคุณอ่านบรรทัดแรกและรู้ทันทีว่าควรโฟกัสอะไร ไม่ต้องข้ามไปหน้าที่ 3 อีกต่อไป

5. คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ลูกค้าได้อะไร พูดก่อน ทำงานอย่างไร พูดทีหลัง ดูอัตราการแปลงเปลี่ยนไป

6. ข้อความ Slack ครั้งต่อไปถึงทีมของคุณ แม้แต่ข้อความ Slack 3 ประโยคก็มีพีระมิด นำด้วยสิ่งที่คุณต้องการ เพิ่มว่าทำไมด้านล่าง เพิ่มบริบทเมื่อถูกถามเท่านั้น

7. เรซูเม่ของคุณ เรซูเม่ส่วนใหญ่เป็นแบบจากล่างขึ้นบน การศึกษาก่อน ประสบการณ์ทีหลัง ทักษะสุดท้าย พลิกมัน คุณส่งมอบคุณค่าอะไร พิสูจน์ด้วยตัวเลข แล้วที่เหลือ เจ้าหน้าที่สรรหาใช้เวลา 7 วินาทีกับเรซูเม่ ทำประโยคแรกให้นับ

เลือกหนึ่งข้อ ทำภายใน 20 นาทีข้างหน้า นั่นคือวิธีสร้างนิสัย

ทำไมกรอบงานนี้ถึงอยู่รอดมา 60 ปี

เหตุผลที่วิธีนี้ยังใช้ได้ในปี 2026 ไม่ใช่เวทมนตร์ มันคือ 3 สิ่งที่นักจิตวิทยาวัดมานานหลายทศวรรษ

ภาระทางปัญญา สมองประมวลผลข้อมูลจากบนลงล่างได้เร็วกว่าจากล่างขึ้นบน เมื่อคุณนำด้วยคำตอบ ผู้อ่านสร้างกรอบความคิดที่จัดระเบียบทุกอย่างที่ตามมา เมื่อคุณซ่อนคำตอบ สมองจะเก็บข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบในความจำจนกว่าจะถึงประเด็น นั่นคือความเครียด ความเครียดทำให้คนหยุดอ่าน

ผลกระทบแรก คนจำสิ่งที่อ่านก่อนมากกว่าสิ่งอื่นใด ถ้าสิ่งแรกคือข้อสรุปของคุณ พวกเขาจำข้อสรุปของคุณ ถ้าสิ่งแรกคือคำทักทายของคุณ พวกเขาจำคำทักทายของคุณ Pyramid Principle ใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้โดยทำให้ประโยคที่ 1 เป็นประโยคที่สำคัญที่สุด

ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ ผู้บริหารตัดสินใจหลายร้อยครั้งต่อวัน อีเมลทุกฉบับที่ต้องถอดรหัสใช้พลังงานในการตัดสินใจ ข้อความแบบพีระมิดไม่ต้องถอดรหัสเลย คำตอบอยู่ตรงนั้น การตัดสินใจเสร็จแล้ว อีเมลถัดไปเปิดขึ้น นั่นคือเหตุผลที่ข้อความแบบพีระมิดได้รับการตอบกลับเร็วกว่าและมีอัตราการดำเนินการสูงกว่า

Barbara Minto ไม่ได้คิดค้นผลกระทบเหล่านี้ เธอแค่สร้างระบบการสื่อสารชุดแรกที่เคารพพวกมัน

การทดสอบ 60 วินาที

นี่คือวิธีที่เร็วที่สุดที่จะรู้ว่าคุณกำลังมีปัญหาหรือไม่

ไปที่โฟลเดอร์ Sent ของคุณ เปิดอีเมล 5 ฉบับล่าสุดที่คุณเขียนซึ่งยาวเกิน 3 ประโยค อ่านเฉพาะประโยคแรกของแต่ละฉบับ

ถ้าประโยคแรกเหล่านั้นบอกใครสักคนว่าคุณต้องการอะไร คุณตัดสินใจอะไร หรือสิ่งใดควรเกิดขึ้นต่อไป แสดงว่าคุณมาถึงครึ่งทางแล้ว

ถ้าประโยคแรกเหล่านั้นพูดว่า "หวังว่าสัปดาห์ของคุณจะดี" หรือ "ฉันอยากจะกลับมาคุย" หรือ "แค่ติดตามผลจากการสนทนาครั้งล่าสุด" แสดงว่าคุณเขียนย้อนหลังมาโดยตลอด ทุกฉบับ เป็นเวลาหลายปี

ข่าวดีคือคุณสามารถแก้ไขอีเมลทุกฉบับในอนาคต โดยเริ่มจากฉบับถัดไป 4 พรอมต์อยู่ด้านบน กฎคือหนึ่งบรรทัด นำด้วยคำตอบ

คนที่จะครองห้องในอีก 10 ปีข้างหน้าไม่ใช่คนที่ฉลาดที่สุดในห้อง พวกเขาคือคนที่ไม่มีใครข้ามข้อความของพวกเขา

แหล่งที่มาของทุกข้ออ้าง

ทุกข้อเท็จจริงและคำพูดในบทความนี้มีที่มาจากแหล่งข้อมูลหลัก นี่คือพวกเขา ในที่เดียว เพื่อให้คุณตรวจสอบได้ด้วยตัวเอง

• Wikipedia biography of Barbara Minto ชั้นเรียน 600 คน ผู้หญิง 8 คน ผู้หญิง MBA คนแรกที่ McKinsey จ้างในปี 1963
• Supernormal, Inside McKinsey's presentation playbook John Tomb สำนักงานคลีฟแลนด์ การนำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท โครงสร้าง SCQA ในระดับสไลด์
• BetterUp on the Minto Pyramid Principle คำจำกัดความของ MECE ความเท่าเทียมของ BLUF โครงสร้างสามระดับ
• Slideworks Pyramid Principle guide นำด้วยคำตอบ ที่ปรึกษา McKinsey ใหม่ทุกคนได้รับการฝึกฝนเรื่องนี้
• Management Consulted, Amazon Memo Bezos แบน PowerPoint เอกสาร 6 หน้าตามตรรกะพีระมิด
• BusinessInsider on Amazon 6 page memos โครงสร้างและการนำไปใช้
• Morgan Depenbusch on the Pyramid Principle at Google นักวิเคราะห์ Google ได้รับการสอนวิธีนี้
• Minto, Barbara. The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. 1985 หนังสือต้นฉบับ ยังพิมพ์อยู่ หาซื้อได้ทุกที่ที่มีหนังสือขาย

ถ้าสิ่งใดในนี้เปลี่ยนความคิดของคุณ อย่าปล่อยให้มันอยู่แค่นั้น เลือกอีเมลหนึ่งฉบับในโฟลเดอร์ร่างของคุณตอนนี้ เขียนใหม่ด้วยพรอมต์ 1 ส่งมัน ดูว่าเกิดอะไรขึ้น

ความจริงที่อึดอัด

อีก 18 เดือนข้างหน้าจะแบ่งคนออกเป็นสองกลุ่ม

กลุ่มหนึ่งจะยังคงเขียนแบบที่พวกเขาเคยเรียนในโรงเรียน โครงเรื่อง ปูพื้นก่อน ข้อสรุปทีหลัง บริบทยังไม่สรุป พวกเขาจะยังคงส่งอีเมลที่ถูกเมิน เอกสารที่ถูกอ่านผ่านๆ และข้อความที่ได้รับคำตอบว่า "ช่วยอธิบายเพิ่มได้ไหม" พวกเขาจะโทษคนอ่าน โทษอัลกอริทึม โทษวัฒนธรรม พวกเขาจะไม่โทษรูปร่างของประโยคของพวกเขา ดังนั้นรูปร่างจะไม่มีวันเปลี่ยน

อีกกลุ่มจะเปลี่ยนสิ่งหนึ่ง พวกเขาจะนำด้วยคำตอบ ในทุกข้อความ ในทุกเอกสาร ในทุกการประชุม ใน 18 เดือนพวกเขาจะเป็นคนที่ CEO ส่งต่อ คนที่คณะกรรมการอ่านก่อน คนที่ทีมยกมาอ้าง ไม่ใช่เพราะพวกเขาฉลาดขึ้น แต่เพราะพวกเขาชัดเจนขึ้น

ช่องว่างระหว่างสองกลุ่มนี้ไม่ใช่พรสวรรค์ ไม่ใช่ประสบการณ์ ไม่ใช่ IQ มันคือหนังสืออายุ 40 ปีโดยผู้หญิงชื่อ Barbara Minto และ 4 พรอมต์ที่คุณมีอยู่แล้ว

คุณรู้ว่าคุณอยากอยู่ในกลุ่มไหน ทุกข้อความที่คุณส่งจากนี้ไปลงคะแนนให้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง

เลือกหนึ่งร่างในอินบ็อกซ์ของคุณตอนนี้ เขียนใหม่ ส่งมัน เริ่มเลย

หวังว่าสิ่งนี้จะมีประโยชน์นะ Nav ❤️