Her gün yoğun bir şekilde çalışıyorsun.
Sabah gelen e-postalara cevap veriyor, belgeler hazırlıyor ve toplantılara katılıyorsun. Farkına bile varmadan gün bitiyor.
Yine de, beklediğin kadar ilerleme kaydedemiyorsun.
Öte yandan, aynı süreye sahip olmalarına rağmen büyük sonuçlar elde eden insanlar var.
Bu fark sadece çalışma hızından veya harcanan efordan mı kaynaklanıyor?
Belki de önemli olan ne kadar çalıştığın değil, sınırlı zamanını ve dikkatini "neye kullandığın"dır.
Yüksek başarılı insanlar zamanlarını artırmıyorlar.
Zamanlarını sonuç getirecek yerlere ayırıyorlar.
Gelirle ilişkili olduğu bildirilen "Tahsis Becerisi" ile ilgili araştırmaya dayanarak, sonuçlarınızı artırmak için beş soruyu tanıtacağım.
Gelirle Bağlantılı "Tahsis Becerisi" Nedir?
Harvard Kennedy Okulu'nun bir çalışma belgesi olarak yayınlanan bir araştırma makalesinde "Tahsis Becerisi" adı verilen bir kavram bulunmaktadır.
Türkçede bu, "tahsis etme yeteneği" olarak yakın bir anlama gelir.
Tahsis becerisi, sınırlı zamanı, dikkati ve insan kaynaklarını daha büyük sonuçlara yol açacak alanlara dağıtma yeteneğidir.
Örneğin, aşağıdaki gibi kararları içerir:
- Hangi görevlere öncelik verileceği
- Nelerin sonraya erteleneceği
- Hangi görevin kime verileceği
- Hangi bilgiye dikkat edileceği
- Neyi YAPMAMAYA karar verileceği
Bu, görevleri hızlı bir şekilde yerine getirme yeteneğinden biraz farklıdır.
Görev yeteneği "verilen bir işi ne kadar iyi yapabildiğin" ise, tahsis becerisi "hangi işin yapılması gerektiğine karar verme gücüdür."
Araştırmacılar tahsis becerisini "dikkatin marjinal üretkenliği" olarak tanımlıyor.
Kulağa biraz karmaşık geliyor, ancak basitçe söylemek gerekirse:
Sınırlı dikkatinizi kullanarak ne kadar iyi muhakeme ve sonuç üretebilirsiniz?
Çalışma Neyi Araştırdı?
Çalışma, Amerika Birleşik Devletleri'nde 25 ila 55 yaşları arasındaki 1.000'den fazla tam zamanlı çalışanı kapsıyordu.
Katılımcılar "Atama Oyunu" adı verilen bir göreve katıldılar.
Bu görevde, katılımcılar yönetici olarak hareket ettiler ve farklı üretkenlik seviyelerine sahip varsayımsal çalışanları çeşitli işlere atadılar.
Bir kişi A Görevinde iyi olabilir ancak B Görevinde başarısız olabilir. Bir başkası tam tersi olabilir.
Katılımcılar, sınırlı bilgileri gözden geçirirken genel sonuçları en üst düzeye çıkarmak için kimi hangi işe yerleştireceklerine karar vermek zorundaydılar.
Burada ölçülen, katılımcının kendi görev hızı değildi.
Sınırlı zaman ve bilgi içinde en büyük sonuçları elde etmek için kimi nereye yerleştireceğine karar verme yeteneğiydi.
Çalışma, bu tahsis becerisini katılımcıların geliri, mesleği ve diğer verileriyle karşılaştırdı.
Tahsis Becerisi Daha Yüksek Olan Kişiler Daha Yüksek Gelire Sahip Olma Eğilimindeydi
Sonuçlar, tahsis becerisinin tam zamanlı çalışanların geliriyle güçlü bir şekilde ilişkili olduğunu gösterdi.
Bu ilişki, zeka, sayısal beceri, eğitim ve meslek farklılıkları hesaba katıldıktan sonra bile devam etti.
Çalışma, tahsis becerisi bir standart sapma daha yüksek olan bireylerin, çeşitli koşullar ayarlandıktan sonra bile yaklaşık %7 daha yüksek gelire sahip olduğunu bildirdi.
Ayrıca, yönetim ve profesyonel roller gibi birçok karar alma fırsatı olan işlerde korelasyon daha da yüksekti.
Başka bir deyişle, iş sadece "ne kadar işleyebildiğinle" değil, "neyin yapılması gerektiğini doğru bir şekilde değerlendirip değerlendiremediğinle" değerlendirilebilir.
Ancak, önemli bir uyarı var.
Bu çalışma şunu kanıtlamamaktadır:
Tahsis becerisini artırmak kesinlikle gelirinizi artıracaktır.
Bu, tahsis becerisi ve gelir arasında bir korelasyon olduğunu doğrulayan, doğrudan nedensel bir ilişkiyi kanıtlamayan bir çalışmadır. Ayrıca, bu aşamada, resmi olarak hakem değerlendirmesinden geçmiş ve onaylanmış bir makale olmaktan ziyade, tartışma ve görüşleri teşvik etmek için yayınlanmış bir çalışma belgesidir.
Yine de, "dikkatinizi neye kullanacağınız" yeteneğine odaklanmak, günlük işleri gözden geçirmek için harika bir ipucu sağlar.
Meşgul Olan Ancak Sonuç Alamayan İnsanlar İçin 3 Tuzak
Tahsis becerisi merceğinden bakıldığında, meşgul olmanın neden her zaman sonuç getirmediği ortaya çıkar.
1. Tüm görevlere aynı önemi vermek
Görevleri önünüze çıktıkları sırayla tamamlamak.
İlk bakışta, bu çalışkan bir yol gibi görünür, ancak görevlerin sonuçlar üzerindeki etkileri farklılık gösterir.
Her şeye aynı önemi verirseniz, gerçekten önemli olan görevlere yeterli zamanı ayıramazsınız.
2. Yapabileceğin her şeyi kendin yapmak
Yapabildiğin için kendin yapmak.
Ancak, "yapabileceğin görevler" ile "yapman gereken görevler" aynı şey değildir.
Başkalarına, yapay zekaya veya sistemlere bırakılabilecek görevleri elinde tutarsan, yalnızca senin yapabileceğin kararlar için gereken zamanı kaybedersin.
3. "İşi bitirmeyi" hedef haline getirmek
Belgeyi hazırladım. E-postaya cevap verdim. Toplantıyı bitirdim.
İş bittiğinde bir başarı hissi vardır.
Ancak, önemli olan "neyi bitirdiğin" değil, "o işle neyin yaratıldığıdır."
İş hacmi ve sonuçlar her zaman aynı şey değildir.
Bu nedenle, işe başlamadan önce kendine şu beş soruyu sor.
Soru 1 | Bu görev gerçekten gerekli mi?
Bir görevi optimize etmeden önce, görevin kendisinin gerekli olup olmadığını düşün.
Gereksiz bir görevi hızlıca bitirmek büyük sonuçlara yol açmaz.
Örneğin, şöyle görevler var mı?
- Kimsenin okumadığı raporlar
- Kullanılmayan belgeler
- Belirsiz amaçları olan toplantılar
- Aynı içeriği tekrar tekrar girdiğin görevler
- Hiçbir yanıt gelmeden devam eden içerik paylaşımları
Bir işi ne kadar uzun süre yaparsan, o kadar "kanıksanır" hale gelir.
Bu gibi durumlarda, şunu sor:
Bu görevi bir ay boyunca durdursam, kim rahatsız olur ve nasıl?
Net bir cevap yoksa, o görev durdurulmak, azaltılmak veya sıklığı düşürülmek için bir adaydır.
Yeni bir göreve başlamaktansa, sonuç getirmeyen bir görevi durdurmak bazen daha fazla zaman yaratabilir.
Soru 2 | Bu görev şimdi mi yapılmalı?
Bir görev gerekli olsa bile, hemen şimdi yapılması gerektiği anlamına gelmez.
Önemli görevler yerine bitirmesi kolay görevleri seçme eğilimindeyiz.
E-postalara cevap vermek, küçük düzeltmeler, bildirimleri kontrol etmek. Çabuk bittiği için çalışmış gibi hissedersin.
Öte yandan, yeni bir proje düşünmek, müşteri geri bildirimlerini analiz etmek veya gelecek yönüne karar vermek gibi görevler çabuk bitmez.
Bu nedenle, kolayca ertelenirler.
Kararsız kaldığında, şöyle düşün:
Bu görevi bugün yapmazsam, bir hafta sonra sonuçlar üzerinde nasıl bir etkisi olur?
"Çabuk biten görevler" yerine "sonuçlar üzerinde büyük etkisi olan görevleri" seç.
Sadece aciliyete göre değil, öneme göre sıralamaya karar vermek gerekir.
Soru 3 | Bunu yapan kişi ben mi olmalıyım?
Yapabileceğin tüm görevleri biriktirmemelisin.
Bir insanın kullanabileceği zaman ve dikkatin bir sınırı vardır.
Spesifik olarak, halletmen gereken görevler şunlardır:
- Amacı belirlemek
- Politikayı seçmek
- Karşı tarafın duygularını anlamak
- Nihai kararı vermek
- Sonuçların sorumluluğunu almak
Öte yandan, bilgiyi düzenlemek, veri girişi yapmak, metin taslağı hazırlamak ve formatları birleştirmek gibi görevler potansiyel olarak başkalarına, yapay zekaya veya sistemlere bırakılabilir.
Karar verirken, şunu sor:
Bunu yapan kişi ben olduğum için sonuç gerçekten daha mı iyi olacak?
Bunu senin yapmanla başka bir kişinin/sistemin yapması arasında sonuç değişmiyorsa, zamanını bunun için kullanmana gerek olmayabilir.
"Yapabiliyorum" biriktirmek için bir sebep değildir.
Soru 4 | Bunu insanlara, yapay zekaya veya sistemlere bırakabilir miyim?
Bir görevi tamamen devretmek zor olsa bile, parçalarını devredebilirsin.
Örneğin, bir görevi bilgi toplamadan nihai karara kadar tek bir birim olarak düşünürsen, her şeyi kendin yapman gerektiğini hissedersin.
Ancak, onu parçalara ayırırsan, rolleri paylaşabilirsin.
- İlk bilgi toplamayı yapay zekaya bırak
- Toplanan bilgileri düzenlemesi için yapay zekadan iste
- Metnin bir taslağını yapay zekaya hazırlat
- Rutin görevleri otomatikleştir
- Uzmanlaşmış işleri bu konuda iyi olan kişilere yaptır
- Son kontrolü ve kararı kendin yap
Burada önemli olan, devretmek ile işi başkasının üzerine yıkmayı karıştırmamaktır.
Amacı ileten, sonuçları doğrulayan ve nihai sorumluluğu alan insandır.
Bir görevle karşılaştığında, şöyle düşün:
Bu görevin hangi kısmı muhakeme gerektirmez?
İşi muhakemeden ayırırsan, devredilebilecek kısımlar bulursun.
Bu sadece kendi zamanını korumakla ilgili değildir. Bazen, bu konuda uzman olan bir kişiye veya sisteme bırakmak genel sonucu artırır.
Soru 5 | Bu zamanla ne yaratmak istiyorum?
İşi azaltıp başkasına devrederek zaman kazansan bile, o zamanı başka basit görevlerle doldurursan sonuçlar değişmez.
Zaman tasarrufunun gerçek değeri, boşalan zamanı nerede kullandığındır.
Örneğin, zamanı şunlar gibi şeyler için kullanabilirsin:
- Yeni projeler düşünmek
- Müşteri veya okuyucu tepkilerini analiz etmek
- Ürünleri veya hizmetleri iyileştirmek
- Gerekli bilgileri öğrenmek
- Önemli kişilerle ilişkiler kurmak
- Muhakeme gücünü geri kazanmak için yeterince dinlenmek
Dinlenmek de zaman kaybı değildir.
Çünkü yorgun bir durumda, sadece önündeki görevleri işlersin ve uzun vadeli kararlar almak zorlaşır.
Boşalan zamanı nasıl kullanacağını düşünürken, şunu sor:
Bu saati kullandıktan sonra, arkamda ne bırakmış olmak istiyorum?
Zamanın ardından ne kaldığını düşün—10 e-postaya cevap vermiş olman değil, yeni bir proje, geliştirilmiş bir ürün, derinleşmiş bilgi veya geri kazanılmış fiziksel güç.
Zaman kazanmak amaç değildir.
Amaç, yeni yaratılan zamanı daha değerli bir şeye yeniden tahsis etmektir.
Bu yeni yaratılan zaman marjı hakkında, bu makalede de yazdım, umarım ona da başvurabilirsiniz.
https://x.com/tesla_modelY/status/2069338266852352373
Her Sabah 5 Soruyu 3 Dakikada Kullanın
Bu beş soruyu bir kontrol listesi halinde düzenledim. Umarım işinize yarar.
Tahsis becerisi kulağa özel bir yetenek gibi gelebilir.
Ancak, günlük işlerini basitçe üç kategoriye ayırarak başlayabilirsin.
- Düşündüğüm işler
Amaç, planlama, politika, doğrulama ve nihai karar gibi sorumluluğunu aldığın görevler.
- İnsanlara, yapay zekaya veya sistemlere bırakılacak işler
Bilgi toplama, düzenleme, taslak hazırlama, giriş yapma, tekrarlayan görevler vb.
- Yapılmayacak işler
Sonuçlar üzerinde küçük etkisi olan, amaçları belirsiz veya sadece alışkanlıktan devam ettirilen görevler.
Ardından, bugün en çok sonuç getirecek olan bir görevi seç.
Ve e-postaları veya bildirimleri açmadan önce zamanını o görev için kullan.
Yaptıklarını artırmana gerek yok.
Sadece dikkatini ilk olarak neye odaklayacağına karar veriyorsun.
Yapay Zeka Çağında, "Görev Yeteneği"nden Daha Önemli Hale Gelen "Tahsis Becerisi"
Yapay zeka ile kısa sürede metin, görsel, proje planı ve belge taslağı oluşturabilirsin.
Artık her zamankinden daha fazla şey yaratabiliyoruz.
Ancak, yaratabildiğimiz miktar arttıkça, farklı bir sorun ortaya çıkıyor.
- Neyi yaratacağın
- Kimin için yaratacağın
- Hangi planı seçeceğin
- Ne kadarını yapay zekaya bırakacağın
- Neyi yayınlamayacağın
Bu kararlar eskisinden daha önemli hale geliyor.
Yapay zekayı kullanmak başlı başına bir sonuç değildir.
Sonuçlar, ancak yapay zeka değerli işler için kullanıldığında ve insan dikkati önemli kararlara tahsis edildiğinde elde edilir.
Yapay zeka çağında, değerli olan kişi en çok görevi yerine getirebilen kişi değildir.
Sınırlı dikkatini en değerli iş için kullanabilen kişidir.
Özet | Sonuçları Değiştiren Süre Değil, Zamanın Kullanımıdır
Sonuçları artırmak için beş soruyu bir kez daha özetlemek gerekirse:
- Bu görev gerçekten gerekli mi?
- Bu görev şimdi mi yapılmalı?
- Bunu yapan kişi ben mi olmalıyım?
- Bunu insanlara, yapay zekaya veya sistemlere bırakabilir miyim?
- Bu zamanla ne yaratmak istiyorum?
Gelir ve sonuçlar yalnızca harcanan efor miktarıyla belirlenmez.
Yetenek, deneyim, çevre ve fırsat gibi çeşitli faktörler vardır.
Bu nedenle, "zamanı kullanma şeklini değiştirmek kesinlikle gelirini artıracaktır" diye basitçe düşünmemeliyiz.
Yine de, zamanını ve dikkatini nerede kullandığını gözden geçirebilirsin.
Meşguliyet, sonuçların kanıtı değildir.
Önemli olan, sınırlı zamanını ne için kullandığın ve o zamandan ne yarattığındır.
Yaptıklarını artırmadan önce, lütfen önce zaman tahsisini değiştirmeyi dene.
Bu Makalenin Yazımı Hakkında
Bu makale, Harvard Kennedy Okulu çalışma belgesi "Tahsis Becerisi"ne atıfta bulunmaktadır.
Çalışma, sınırlı dikkat kullanarak insan kaynakları gibi kaynakları uygun şekilde tahsis etme yeteneği ile tam zamanlı çalışanların geliri arasındaki ilişkiyi araştırmaktadır.
Ancak, yapay zekanın veya zaman yönetimi tekniklerinin nasıl kullanılacağını doğrudan doğrulayan bir çalışma değildir. Bu makalede tanıtılan beş soru, araştırmanın sunduğu "tahsis becerisi" kavramının günlük işlere uygulanabilmesi için bağımsız olarak düzenlenmiştir.
Ayrıca, bu makale görüş ve tartışmaları teşvik etmeyi amaçlayan bir çalışma belgesidir ve Harvard Üniversitesi veya Harvard Kennedy Okulu'nun resmi görüşlerini temsil etmez.
Referanslar
Caplin, A., Deming, D. J., Leth-Petersen, S., & Weidmann, B. (2023) “Allocative Skill.” HKS Faculty Research Working Paper Series, RWP23-028.
