Bence "net konuşan insanlar zekidir" sözü yalnızca yarı doğru. Çoğu zaman diğer yarının zekaya değil, düşüncelerini hangi sırayla dizdiğine bağlı olup olmadığını merak ediyorum.
Örneğin, bir şey raporladıklarında sürekli "Bu ne anlama geliyor?" diye sorulan insanları düşünün.
Bir rapor gönderirler, her ihtimale karşı materyalleri eklerler ve ardından patronlarından şu yanıtı alırlar: "Peki, ne yapmalıyız?"
"Sadece bilgi paylaşıyorum."
"Müşteri sinirli gibi görünüyor."
"Şimdilik fiyatı düşürelim."
Bunların hepsi normal raporlar gibi görünüyor. Ancak bu üç şeyi duyan kişi, yine de bir sonraki adımda ne yapacağını bilemiyor.
Neden işe yaramıyor? Çünkü gerçeklerin nerede bittiğini ve yorumun nerede başladığını alan kişinin kendisinin ayıklaması gerekiyor.
McKinsey gibi danışmanlık firmalarında "Gökyüzü, Yağmur, Şemsiye" adında yaygın bir çerçeve vardır.
Gökyüzüne bak (Gerçek) Yağmur yağabileceğini yorumla (Yorum) Şemsiyeni al (Eylem)
Bu, bu üç unsuru birbirinden ayırarak konuşma çerçevesidir.
Üstelik bu isme ilham veren hava durumu tahmininin başka bir "hilesi" daha var: yağış olasılığı. %60 diyorsa, aynı tahmini 100 kez yapsaydınız yaklaşık 60'ında 1 mm'den fazla yağmur veya kar yağacağı anlamına gelir.
Yani hava durumu tahminleri "Yarın yağmur yağacak" demez. Tahminin ne kadar olası olduğunu göstermek için bir sayı ekleyerek "%60 yağmur ihtimali var" derler.
İşte bir raporu "anlaşılması kolay" kılan tam olarak budur.
Gökyüzü (Gerçek), Yağmur (Yorum + Güven Düzeyi) ve Şemsiye (İstenen Eylem) birbirinden ayrı cümlelere bölünmüş mü?
Bu zihinsel çeviklik veya eğitimden ziyade dizilişin "sırasıyla" ilgili olduğu için, herkes bugün bunu taklit etmeye başlayabilir.
Ben de günlük olarak Slack üzerinden raporlar alıyorum ama dikkatsiz davranırsam kendimi sadece "Bilgi paylaşımı" yazarken buluyorum.
Baştaki üç örneğin her biri bir bileşenden yoksun.
① "Sadece bilgi paylaşıyorum" = Yalnızca Gökyüzü
→ "A şirketinin belgesi saat 17:00 itibarıyla %70 tamamlandı. Geri kalanı numara doğrulamasını bekliyor, bu yüzden yarın öğlene sarkabilir (yaklaşık %80). Yarın saat 15:00'e kadar teslim etmem sorun olur mu?"
Alan kişinin yalnızca son cümleye "Evet" veya "Hayır" demesi yeterlidir.
② "Müşteri sinirli gibi görünüyor" = Yalnızca Yağmur
→ "Müşteriden 'bu hafta' isteyen iki e-posta aldık. Acil gibi okunuyor ama belki 50/50'dir. Bugün onlara bir ilerleme güncellemesi gönderebilir miyim?"
Yorum gerçekmiş gibi duyulursa, alan kişi "Gerçekten sinirliler mi?" diye doğrulamakla işe başlar.
③ "Fiyatı düşürelim" = Yalnızca Şemsiye
→ "Geçen ay teklif verdiğimiz üç şirketten ikisi fiyat nedeniyle bizi reddetti. Muhtemelen piyasa oranının %10 üzerindeyiz (yalnızca iki veri noktasına dayanarak). Bir sonraki şirket için fiyatı %10 düşürmeyi deneyebilir miyim?"
Gökyüzü ve yağmur olmadan bir şemsiye, alan kişiyi "Neden?" diye sormaya zorlar ve ekstra sürtünme yaratır.
Güven düzeylerinin rakamlara ihtiyacı yoktur; "neredeyse kesin", "muhtemelen (%80)", "50/50" veya "sadece bir tahmin" gibi ifadeler yeterlidir. Bu tek başına, alan kişinin ne kadar güvenip harekete geçeceğine karar vermesini sağlar.
Her üç yeniden yazımın ortak noktası, gerçekleri yorumlardan ayırmak ve güven düzeylerini yalnızca yorumlara eklemektir.
Ancak bazı insanlar bunları ayırdıktan sonra bile uzun raporlar yazmaya devam ediyor. Ben de eskiden onlardan biriydim. Sebebinin "Gökyüzü ile başlamaktan" kaynaklandığından şüpheleniyorum.
Gökyüzü-Yağmur-Şemsiye'nin düşünmek için değil, konuşmak için bir sıra olduğuna inanıyorum.
Düşünürken tersine çevirin: önce Şemsiyeye karar verin.
"Yarın saat 15:00'te teslim etmenin uygun olup olmadığını sormak istiyorum" dediğinizi bildiğinizde, o karar için gereken yalnızca Gökyüzü gerçeklerini bulmak üzere geriye gidersiniz.
Bu, Gökyüzünü "topladığınız" bir şeyden "seçtiğiniz" bir şeye dönüştürür.
① numaralı örnekte Şemsiye "Yarın saat 15:00'te teslim edebilir miyiz?" olduğundan, gerekli olan tek Gökyüzü gerçekleri "saat 17:00'de %70 tamamlandı" ve "numara doğrulaması bekleniyor"dur. Kaç saat harcandığı veya iç tartışmalar, alan kişinin "Evet veya Hayır" kararıyla alakasızdır, bu yüzden dahil edilmemelidir.
Bence "her ihtimale karşı materyal ekleme" alışkanlığı, henüz Şemsiyeye karar verilmemiş olmasından kaynaklanıyor. Neye ihtiyaç duyulduğunu bilmediğiniz için her şeyi teslim edersiniz.
Bu nedenle zeki insanların raporları kısa görünür; bunun sebebi iyi konuşmaları değil, gereksiz Gökyüzü gerçeklerini elemeleridir.
Örneğin araç maliyeti danışmanlıklarıyla ilgili olarak:
・Tüm Gökyüzü gerçeklerini listelemek:
→ "Ekli tabloda her aracın özellik ve fiyat karşılaştırması yer alıyor. Kullanılmayan lisanslar var gibi görünüyor."
・Şemsiyeye göre seçim yapmak:
→ "3 kullanılmayan lisans var. Gelecek aydan itibaren 3 lisansı iptal edebilir miyiz?"
Tam tersine, tüm Gökyüzü gerçeklerini listeleyen raporlar kapsamlı görünür ama aslında neyin önemli olduğuna dair yargılama yükünü alan kişinin üzerine yıkar.
Bu yüzden detayları eklemeden önce toplantı gündemlerinin en üstüne her zaman "Neye karar veriyoruz?" yazarım. Aynı sıralamayı raporlara da uygularım.
Şimdi bile gardımı düşürdüğümde Gökyüzünden yazmaya başlıyor ve uzun mesajlarla sonuçlanıyorum.
Ne de olsa ham zekayı değiştirmek zordur, ancak önce Şemsiyeye karar vermek bir sonraki sohbet mesajınızda yapabileceğiniz bir şeydir.
Hepsinden önemlisi, bu küçük sistemleri uygulamak gelişimdeki durağanlığı kırar ve günlük işi daha keyifli hale getirir.
Güncel haberleri ve yarının işi için ipuçlarını da yapılandırılmış, anlaşılması kolay bir şekilde açıklıyorum.
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- Aşırı düşünüp harekete geçememek
- Mükemmeliyetçilik veya verimsizlik yüzünden sürekli zaman darlığı çekmek
- Duvara tosladığında suçu "yeteneksizliğe" atmak istemek
- Yapay zeka kullanmasına rağmen işlerin kolaylaşmaması
Bu özelliklerin hepsi bende de var, bu yüzden işleri sistemleştirmek ve bu sorunlarla başa çıkarken hayatımı kolaylaştırmak için "mantıksal düşünmeyi" kullanıyorum. Her gün paylaşım yapıyorum, lütfen beni takip edin. → @smark_x
