Bạn không còn phải lặp lại những hướng dẫn giống nhau trong Excel nữa.
Mỗi lần mở Copilot, bạn lại giải thích những điều tương tự: "Đừng gộp ô," "In đậm tiêu đề," "Tiền tệ không cần số thập phân." Lần nào cũng vậy, từ đầu.
Tôi đã từng làm điều này như thể nó là điều hiển nhiên. Tôi nghĩ việc đưa ra hướng dẫn là công việc.
Nhưng tôi đã sai. Copilot có một tính năng để "dạy trước cho nó." Bạn chỉ cần đăng ký một lần những hướng dẫn mà trước đây bạn phải viết mỗi lần. Thay đổi các prompt từ "thứ bạn viết mỗi lần" thành "thứ bạn để nó ghi nhớ trước."
Bài viết này tiết lộ phương pháp đó và 20 prompt thực tế bạn có thể sử dụng ngay lập tức.
Nói rõ hơn: điều tôi muốn truyền tải nhất trong bài viết này, thậm chí còn hơn cả 20 prompt, chính là khái niệm "dạy" này. Biết được điều này sẽ làm thay đổi hoàn toàn trải nghiệm sử dụng Copilot.
Khi bạn đọc xong, việc mở Excel sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn một chút.
Chương 1: Tại Sao Hướng Dẫn Copilot Luôn Bị Lặp Lại
Lý do rất đơn giản. Copilot quên các tùy chỉnh của bạn mỗi khi workbook thay đổi.
Bạn đã dạy nó "đừng gộp ô" trong bảng ngân sách bạn làm tháng trước, nhưng trong workbook mới của tháng này, bạn lại phải nói lại điều tương tự. Ngay cả trong các tệp được chia sẻ với nhóm, nếu người ngồi cạnh mở nó ra, họ cũng phải bắt đầu hướng dẫn từ đầu.
Bản thân tôi đã từng mệt mỏi với việc gõ đi gõ lại những hướng dẫn giống nhau mỗi khi điều chỉnh mẫu báo giá cho khách hàng tư vấn: "Sắp xếp theo đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế, tổng cộng," "In đậm tiêu đề." Dù tôi đã gõ bao nhiêu lần, tháng sau nó lại được đặt lại. Thành thật mà nói, tôi đã phát chán.
Bạn có thể nghĩ, "Đó chỉ là đặc điểm của Copilot, không thể làm gì được." Điều đó sai. Thực ra, với bản cập nhật tháng 6 năm 2026, tình trạng này đã thay đổi.
Một hệ thống để Copilot ghi nhớ "cách làm của bạn" hiện đã có sẵn. Từ đây, chúng ta sẽ nói về cách làm chủ hệ thống này.
Chương 2: Bản Chất Là "Dạy Trước" Thay Vì "Nói Mỗi Lần"
Thay vì giải thích, hãy để tôi cho bạn thấy điều gì thực sự thay đổi.
【Copilot trước khi dạy】
Hướng dẫn: "Biến dữ liệu bán hàng này thành một bảng."
Kết quả: Copilot tạo một bảng với định dạng ngẫu nhiên. Tiêu đề in đậm và ký hiệu tiền tệ khác với sở thích của bạn. Bạn phải tự sửa lại mỗi lần.
【Copilot sau khi dạy】
Hướng dẫn: "Biến dữ liệu bán hàng này thành một bảng."
Kết quả: Tiêu đề in đậm, tiền tệ bằng đô la không có số thập phân, số âm màu đỏ và đặt trong ngoặc đơn. Nó hoàn thành theo định dạng thông thường mà bạn không cần nói gì thêm.
Cùng một hướng dẫn, cùng một Copilot. Sự khác biệt duy nhất là bạn đã đăng ký cách làm của mình trước hay chưa.
Điều này đạt được nhờ một tính năng trong Copilot trong Excel gọi là "Cá nhân hóa." Sau khi đăng ký từ màn hình cài đặt, nó được lưu vào tài khoản của bạn và tuân theo các tùy chỉnh đó bất kể bạn mở workbook nào.
Phương pháp rất đơn giản. Không cần lập trình hay cài đặt phức tạp. Chỉ cần chọn "Cá nhân hóa" từ menu cài đặt ở góc trên bên phải của cửa sổ Copilot, viết các tùy chỉnh của bạn thành các câu ngắn và lưu lại. Giải thích dài dòng là không cần thiết. Chỉ cần liệt kê các dòng rõ ràng như "Tiền tệ luôn là ký hiệu $, 2 chữ số thập phân" hoặc "Tất cả các bảng đều có hàng kẻ sọc và tiêu đề in đậm" là đủ.
Có một tính năng khác tương tự nhưng khác biệt: "Quy tắc Workbook." Trong khi Cá nhân hóa dành riêng cho bạn, thì Quy tắc Workbook lại gắn liền với một workbook cụ thể. Chúng được lưu dưới dạng một trang tính chuyên dụng có tên ".Rules" trong workbook và các quy tắc phải được liệt kê trong Cột A. Khi bạn chia sẻ tệp, trang tính đó sẽ được chuyển cho người nhận, vì vậy Copilot của họ cũng sẽ tuân theo các quy tắc tương tự. Lưu ý rằng trang tính này phải hiển thị để Copilot nhận ra. Nếu nó bị ẩn, các quy tắc bạn đã vất vả tạo ra sẽ không được đọc.
Cá nhân hóa ghi nhớ thói quen của bạn. Quy tắc Workbook cố định các quy tắc cho toàn bộ nhóm. Chỉ cần ghi nhớ sự khác biệt này.
Một tiền đề quan trọng cần chia sẻ: cả Cá nhân hóa và Quy tắc Workbook đều không phải là "các lệnh bất di bất dịch." Chúng hoạt động như các hướng dẫn mặc định cho Copilot và nếu bạn đưa ra một hướng dẫn khác trong prompt tại thời điểm đó, hướng dẫn đó sẽ được ưu tiên. Hãy nghĩ về chúng như "các giá trị mặc định bạn không phải viết mỗi lần" để tránh khoảng cách về kỳ vọng.
Khi tôi cho khách hàng tư vấn của mình thử điều này, họ báo cáo rằng thời gian dành cho việc kiểm tra hình thức của báo giá đã giảm đi rõ rệt. Định dạng không phải là công việc của con người; bạn chỉ cần để lại những gì có thể giao cho Copilot.
Chương 3: 20 Prompt Thực Tế
Đây là chủ đề chính. Tôi sẽ giới thiệu 20 prompt mà tôi đã xây dựng thông qua quá trình kiểm chứng, được chia thành bốn nhóm.
Bạn không cần phải thử tất cả cùng một lúc. Chỉ cần thử một prompt bắt đầu từ nhiệm vụ bạn thấy tẻ nhạt nhất ngay bây giờ.
A: Dành cho Đăng ký Cá nhân hóa (5 mục)
Sau khi đăng ký, chúng sẽ tiếp tục hoạt động. Dán trực tiếp chúng vào màn hình cài đặt.
- Thống nhất Định dạng Tiền tệ và Số
Luôn hiển thị tiền tệ với tiền tố $ và 2 chữ số thập phân. Hiển thị số âm bằng màu đỏ và đặt trong ngoặc đơn.
→ Giảm bớt công sức sửa lại mỗi khi mở workbook tài chính.
- Kiểu Bảng Mặc định
Áp dụng hàng kẻ sọc và tiêu đề in đậm cho tất cả các bảng được tạo.
→ Ngăn ngừa vấn đề về sự không nhất quán về hình thức.
- Thống nhất Quy tắc Đặt tên
Sử dụng tiền tố "tbl" cho tên bảng và gán tên tiếng Nhật cho tên trang tính mô tả nội dung.
→ Giúp khó bị lạc hơn khi tìm kiếm sau này.
- Chỉ định Phong cách Viết Công thức
Ưu tiên các tham chiếu có cấu trúc và phạm vi được đặt tên hơn là phạm vi ô trong công thức.
→ Giảm vấn đề công thức dễ bị hỏng.
- Vị trí Hàng Tổng trong Báo cáo
Trong các bảng tổng hợp, đặt hàng tổng ở đầu báo cáo thay vì ở cuối.
→ Tiết kiệm công sức phải nói "di chuyển lên trên" mỗi lần.
B: Dành cho Sửa chữa qua Quy tắc Workbook (5 mục)
Phù hợp với các tệp được chia sẻ trong nhóm. Được lưu trong trang tính ".Rules" và được chuyển tiếp ngay cả khi người mở tệp thay đổi.
- Chuẩn hóa Mẫu Báo giá
Trong trang tính báo giá của workbook này, cố định thứ tự cột thành Đơn giá, Số lượng, Thành tiền, Thuế tiêu dùng và Tổng cộng. Luôn tuân theo cấu trúc này khi tạo báo giá mới.
→ Giúp mọi người dễ dàng tạo ra cùng một định dạng báo giá.
- Cố định Cấu trúc Báo cáo Hàng tháng
Sắp xếp báo cáo hàng tháng trong workbook này theo thứ tự Tóm tắt, Chi tiết theo Phòng ban và So sánh Tháng trước. Sử dụng các trang tính báo cáo hiện có làm mẫu.
→ Giúp ngăn ngừa các tình huống chỉ có người của tháng này sử dụng định dạng khác.
- Quy tắc Định dạng cho Báo cáo Chi phí
Trong trang tính nhập chi phí, cố định thứ tự cột thành Ngày, Khoản mục, Số tiền và Người phê duyệt, đồng thời đảm bảo cột Số tiền luôn ở định dạng tiền tệ.
→ Giảm bớt công việc định dạng trước khi gửi cho bộ phận kế toán.
- Quy tắc Màu sắc cho Bảng Ca làm việc
Trong trang tính bảng ca, đặt định dạng có điều kiện cho màu nền ô: xanh lam nhạt nếu danh mục trong cột B là "Ca sớm," màu vàng cho "Ca muộn," và màu xám cho "Nghỉ."
→ Giảm bớt công sức tô màu thủ công mỗi tháng.
- Quy tắc Tính toán cho Bảng Hàng tồn kho
Trong trang tính hàng tồn kho, tự động tính toán chênh lệch giữa hàng tồn kho hiện tại và số lượng kiểm kê trước đó, đồng thời tô sáng các hàng màu đỏ nơi chênh lệch vượt quá 10%.
→ Giảm bớt việc bỏ sót các giá trị bất thường.
C: Dành cho Công việc Hàng ngày (5 mục)
Các hướng dẫn một lần được sử dụng tại chỗ.
- Tổng hợp Theo Khu vực Dữ liệu Nhiều Cửa hàng
Từ dữ liệu bán hàng hàng tháng của mỗi cửa hàng, tính toán tỷ lệ tăng trưởng theo khu vực và tạo báo cáo so sánh 3 khu vực hàng đầu và 3 khu vực cuối cùng.
→ Giảm đáng kể thời gian dành cho việc tổng hợp thủ công.
- Sửa lỗi Không nhất quán về Ký hiệu Hàng loạt
Phát hiện và sửa các lỗi không nhất quán về ký hiệu (lẫn lộn full-width/half-width, khoảng trắng thừa, viết hoa không nhất quán) trong dữ liệu này. Báo cáo các phần đã sửa trong một danh sách.
→ Bạn không phải để dữ liệu lộn xộn như hiện tại.
- Phát hiện Dữ liệu Trùng lặp và Đề xuất Xóa
Phát hiện các hàng trùng lặp trong danh sách này dựa trên sự kết hợp của Tên, Email và Ngày đăng ký, đồng thời đề xuất nên giữ lại hàng nào, giả sử ưu tiên ngày đăng ký mới hơn.
→ Giảm bớt gánh nặng kiểm tra bằng mắt thường.
- Thống nhất Định dạng Ngày tháng
Thống nhất tất cả các ký hiệu ngày tháng trong trang tính này sang định dạng YYYY-MM-DD.
→ Loại bỏ một nguyên nhân gây lỗi trong quá trình tổng hợp.
- Tạo Bản nháp Bảng Pivot
Tạo một bảng pivot từ dữ liệu này để tổng hợp doanh số theo người phụ trách và theo tháng.
→ Tiết kiệm rất nhiều công sức thiết lập từ đầu.
- Tự động hóa Phân tích Ngân sách so với Thực tế
Tính toán chênh lệch của từng phòng ban từ dữ liệu ngân sách và thực tế. Đối với 3 phòng ban có chênh lệch lớn nhất, hãy sắp xếp riêng các yếu tố có thể xác định từ dữ liệu và các giả thuyết cần xác nhận thêm.
→ Rút ngắn thời gian chuẩn bị trước các cuộc họp hàng tháng.
- Tính toán Nhiều Kịch bản trong Phân tích Giả định
Dựa trên cấu trúc chi phí này, tính toán tác động đến lợi nhuận gộp cho ba kịch bản: chi phí nguyên vật liệu tăng 5%, tăng 10% và giữ nguyên.
→ Ngăn bạn chỉ dừng lại ở một kịch bản.
- Liệt kê Hạn Hợp đồng
Trích xuất ngày kết thúc hợp đồng, sự hiện diện của gia hạn tự động và thời hạn thông báo hủy từ dữ liệu danh sách hợp đồng đính kèm, đồng thời sắp xếp chúng theo thứ tự gần đến hạn nhất. Hiển thị các mục khó đánh giá là "Cần Xác nhận Bản gốc."
→ Giúp ngăn ngừa các tình huống bạn nhận ra hợp đồng đã tự động gia hạn. Luôn kiểm tra bản gốc để có phán quyết cuối cùng.
- Đăng ký Các Tác vụ Thường xuyên dưới dạng Kỹ năng
Sử dụng tính năng kỹ năng của Copilot, bạn có thể lưu các quy trình cho các tác vụ định kỳ như tạo báo cáo hàng tháng dưới dạng "SKILL.md." Bằng cách đặt nó vào một thư mục cụ thể, bạn có thể tái tạo các bước tương tự chỉ bằng cách gọi nó vào lần sau.
Các ví dụ sử dụng trong hoạt động tài chính được cung cấp chính thức, nhưng nó có thể được áp dụng ở bất kỳ bộ phận nào cho các tác vụ được lặp lại nhiều lần, chẳng hạn như kế toán, quản lý bán hàng hoặc quản lý hàng tồn kho.
→ Giảm bớt quy trình giải thích lại cùng một thứ trong tháng này.
- Tóm tắt 3 Dòng cho Nội bộ
Tôi sẽ giải thích kết quả phân tích của Excel này cho một sếp không rành về Excel. Tóm tắt trong 3 dòng: "Những gì đã được tìm thấy," "Việc cần làm tiếp theo," và "Thời hạn hành động."
→ Giảm bớt công sức tạo tài liệu báo cáo riêng. Tuy nhiên, hãy thực hiện báo cáo cuối cùng cho sếp của bạn sau khi xác nhận nội dung bằng mắt thường của bạn.
Bạn không cần phải thử tất cả 20 cái cùng một lúc. Chỉ cần thử một prompt cho nhiệm vụ tẻ nhạt nhất bạn đang có.
Chương 4: Cách Kết Hợp Chúng và Một Lưu Ý
20 mục cho đến nay hoạt động riêng lẻ, nhưng chúng thực sự mạnh mẽ khi được kết hợp. Kết hợp Mục số 1 (Định dạng Tiền tệ) và Mục số 16 (Ngân sách so với Thực tế) sẽ đưa tài liệu họp tài chính đến gần hơn với một hình thức hoàn chỉnh. Sử dụng song song Mục số 6 (Quy tắc Báo giá) và Mục số 18 (Hạn Hợp đồng) giúp dễ dàng nhận ra các thiếu sót trong cả bộ phận bán hàng và pháp lý.
Khi tôi cho khách hàng tư vấn thử các kết hợp này, họ nói rằng thời gian dành cho việc tạo tài liệu hàng tháng đã giảm đi rõ rệt. Điều này là do thời gian dùng để định dạng có thể được chuyển hướng sang phân tích.
Một lưu ý trung thực: việc sử dụng đầy đủ Copilot trong Excel yêu cầu một giấy phép riêng. "Microsoft 365 Copilot Business" dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được niêm yết trên trang chính thức của Microsoft với giá thông thường tương đương 3.148 yên cho mỗi người dùng mỗi tháng, hoặc giá khuyến mại là 2.698 yên. Cả hai đều là thanh toán hàng năm, chưa bao gồm thuế và giả định là bổ sung cho một gói Microsoft 365 Business đủ điều kiện. Giá cả và chi tiết chương trình khuyến mại có thể thay đổi, vì vậy hãy nhớ kiểm tra trang chính thức trước khi giới thiệu.
Bản thân các tính năng Cá nhân hóa và Quy tắc Workbook không phát sinh thêm chi phí, nhưng việc sử dụng Copilot trong Excel, vốn là điều kiện tiên quyết, yêu cầu một đăng ký Microsoft 365 đủ điều kiện và cài đặt tổ chức. Nếu bạn bỏ qua điều này, bạn sẽ rơi vào tình huống "đáng lẽ có thể sử dụng nhưng lại không xuất hiện," vì vậy hãy kiểm tra giấy phép trước khi giới thiệu.
Tóm tắt: Thời Gian Lãng Phí Vào Các Hướng Dẫn Excel Kết Thúc Hôm Nay
Lần này, chúng tôi đã giải thích mọi thứ từ khái niệm dạy trước Copilot trong Excel đến 20 prompt thực tế.
Nhiều người tiếp tục đưa ra những hướng dẫn giống nhau cho Copilot mỗi lần. Nhưng điều bạn thực sự nên làm là đăng ký các tùy chỉnh của mình một lần và sau đó bỏ qua các hướng dẫn. Chỉ cần thành thạo điều này, việc tương tác với Excel trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều.
Tuy nhiên, bạn không cần phải thử tất cả 20 cái cùng một lúc. Chỉ có một việc cần làm.
Chọn một prompt cho nhiệm vụ bạn thấy tẻ nhạt nhất ngay bây giờ và đăng ký nó trong Cá nhân hóa hoặc Quy tắc Workbook.
Khi bạn đã trải nghiệm sự nhẹ nhàng đó, bạn sẽ không thể quay lại những ngày đưa ra hướng dẫn từ đầu mỗi lần.
Sự phát triển của Copilot thực sự rất nhanh. Học hỏi từ những người đang thực hành nó nhanh hơn rất nhiều so với việc tiếp tục chạy theo cách sử dụng mới nhất một mình.
Cảm ơn bạn đã đọc đến cuối.
【Báo cáo】
Tôi đang mở một Open Chat để làm chủ hoàn toàn AI × note và X.
Trong Open Chat, tôi phân phối thông tin mới nhất và hữu ích về AI × note và AI/X mà không giữ lại gì.
🎁 Lợi ích Miễn phí của Open Chat 🎁
① 200 Prompt Đã Chọn ② 20 Viên Ngọc Đã Chọn ③ 7 Kỹ năng Claude Đã Chọn đang được tặng 🎁
🌈 Nội dung Được Phân phối trong Open Chat 🌈
① Cách tôi đạt được doanh số 1 triệu yên với note đầu tiên ② Phương pháp tiếp thị SNS ③ Phương pháp tiếp thị danh sách ④ Phương pháp tiếp thị dữ liệu số ⑤ Cách phát triển X nhanh nhất và ngắn nhất
V.v., tôi phân phối thông tin tôi có thể chia sẻ từ kinh nghiệm của mình với tư cách là một nhà tiếp thị AI × SNS năng động, người trước đây đã làm tiếp thị dữ liệu số và tiếp thị dữ liệu lớn.
Người mới bắt đầu với AI và những người chỉ muốn xem cũng được OK ✨ Hãy thoải mái ghé qua xem nhé ✨
↓ Tham gia từ đây.
https://line.me/ti/g2/LmLu1N1cE6UBkoURbaYf_bV8l66cCyotSJU2og
