如何用 AI 员工启动一人公司

Agency 很少因为交付质量而丢单。真正让项目流失的，是围绕工作的那些琐碎行政事务：电话里随口答应却从未落笔的承诺、没人统计过的修改轮次、迟发十一天的发票、以及在潜在客户收件箱里躺了两周的提案——因为第三次跟进始终没有发生。

我经营着一家 B2B Agency。团队里有两名合同工：一位设计师和一位媒介购买专家。长期以来，客户侧的工作是最难规模化的部分，因为那里的每一次改进都依赖某个人的记忆力，而记忆撑不起超过一定规模的生意。

今年，我在客户侧引入了一位 AI 员工。他叫 Viktor，在 Slack 或 Microsoft Teams 里工作。他所做的一切，都源于我一次性在一个频道里输入的九条指令。

以下是具体的设置过程：这九条指令就原样存放在我的工作区中，其中融入了这个行业的特定细节。

九条指令，一份职位描述

它们读起来既像职位描述，又像操作手册，并且在每项任务开始前运行。

两条指令描述业务并设定边界。四条指令处理账户的日常和每周工作。三条指令涉及财务和团队管理。它们都不花哨，也没有提及 AI。它们读起来就像你交给新客户经理的入职指南，这是我能给它们的最高评价。

这些指令位于频道顶部的一条消息中，文件即系统。如果任务发出时没有附带该文件，就意味着它只携带了一半的规则。

一. 客户档案

这是其他所有工作所依赖的基础文件。

1你为一家 B2B Agency 工作。我们为 B2B SaaS 和工业类客户提供付费搜索、落地页和内容服务。团队共三人：我、[设计师]、[媒介购买]。
2月度 Retainer（保留金）和项目固定费用均在开工前商定。
3绝不报价，绝不承诺日期，绝不直接联系客户。
4你产出的所有内容都以草稿形式返回给我，其中的任何数字都必须注明其来源文件。
5每次执行任务前先阅读此文件。用三行话回复你认为你的职责是什么。

回复很重要。如果他的三行回复对职责的理解有偏差，说明文件定义太模糊，你会把一周的时间花在修正语气上，而不是审核工作成果。我的那份文件将他的职责定义为“阅读账户历史并找出需要决策的事项”，并将其他信息视为噪音。这就是他的工作。

二. 晨间简报

1阅读过去 12 小时内收件箱和客户频道的内容。按以下顺序返回：来自活跃客户的任何事项、本周截止的任何事项、过去 14 天内发出的提案相关的任何事项、逾期未付的任何款项。
2
3跳过新闻通讯、收据、冷启动外联邮件以及仅抄送给我的邮件。每项一行：谁、想要什么、需要我做什么。

排序至关重要。如果没有排序，你得到的是一份包含所有内容的摘要，你得通读一遍，结果原本想移交的工作又回到了你的桌面上。

三. 交付物发布前的 QA 检查

这条指令为我省下的钱最多，因为在 Agency 行业，最昂贵的错误往往是客户最先发现的。

1在 [交付物] 发出前，对照 QA 清单进行检查。确保每个声明都有可向客户展示的出处。确保每个数字都与来源仪表盘一致。确保术语与客户档案中的品牌术语匹配。
2对客户只有一个明确的请求，且仅限一行。不要承诺未经同意的日期。
3
4返回“通过”或问题列表，并为每项检查附上依据文件。不要编辑交付物本身。

额外的审阅者在晚上七点持有同样的清单，且注意力与早上九点一样集中。它能发现拼写错误的客户名称、从错误列中提取的指标，或是承诺了无人同意日期的语句。

四. 修改日志

在固定费用项目中，利润率往往在修改轮次中悄然消失。有人说“再微调一下”，说了四次，项目就变得无利可图了。

1根据 [对话线程]，建立修改日志：轮次编号、客户要求、负责人、已交付内容、未决事项及其滞留天数。
2
3如果请求超出约定范围，单独标记并将其排除在队列之外。由我决定是否将其转为变更订单。

每个固定费用项目都预留了两轮修改的费用。这份日志的作用，是在项目仍有利润空间时，让第三轮修改变得可见。

五. 状态更新草稿

客户不会因为糟糕的一周而离开。他们会在一个月不知道进展如何之后离开。

1为 [客户] 起草周五的状态更新：本周交付了什么、正在进行什么、我们在等待他们的什么反馈、我们下一个需要交付的日期。
2
3最多六行。使用平实的句子，在该放日期的地方放日期。
4
5如果 Retainer 的使用量已超过四分之三，增加一行说明当前状况及选项。

最后这一行能将预算意外变成提前两周的对话。

六. 提案跟进阶梯

提案不会自己丢失。它们是被人弄丢的。

1对于 [日期] 发出的 [提案]：第 3 天，发送一条简短备注，包含一个与其行业相关的新事实。第 7 天，换一个角度，例如一个类似的作品案例或关于其评审流程的问题。第 14 天，明确收尾：要还是不要，并给出一个日期。
2
3坚守这些日期并在早晨提醒我。只负责起草，由我发送。

让这套流程保持可接受性的规则就在同一份文件中：每次接触都要带来新东西，一个案例、一个市场事实或一个问题。如果没有新东西可加，我们就跳过这次接触。

提案很少死于“不”。它们死于“也许”，而这个阶梯是唯一将沉默视为销售阶段的一部分。

七. 催款追踪

对于小型 Agency 来说，现金流才是限制因素，而非利润。

1发票账期为 Net 7（开票后 7 天内付款）。第 8 天，发送一条简短提醒并附上发票。第 15 天，发送一封更坚定的信函，指出工作暂停。第 22 天，告知我，不再起草后续内容。
2维护列表：谁、金额、逾期天数、以及对应的交付内容。

他负责起草并记录。我负责点击发送，这就是为什么客户关系依然属于我。

第 15 天的暂停条款写在 Retainer 协议的第一页，这意味着后来提及它被视为合同条款的执行，从而避免了人际关系的尴尬。

八. 范围变更回复

请求通常通过电子邮件到达，而且听起来总是很小。

1[客户] 提出了 [请求]，这不在工作说明书范围内。起草回复：确认收到，将其定性为变更，并附上一份变更订单，包含范围、价格占位符 [数字] 和交付日期占位符 [日期]。
2
3不打折，不提供免费样品，不为收费道歉。我会在发送前确定具体数字。

对超范围工作收费的关键在于措辞，这条指令在大家还客气的时候处理好了措辞。

九. 关卡

最后一条指令是让前八条安全运行的关键。

1在任何发送、支出或触达客户的动作之前：发布计划、使用的工具、积分成本以及确切文本。等待我的批准。
2
3如果客户会看到的任何内容中出现数字，必须注明来源文件。
4
5每次都向我升级汇报：定价、范围、截止日期、道歉信、任何法律相关内容。

这就是我们的合作关系。他提议，我批准，批准只需点击一下。上面那九条指令之所以能无人值守地运行，全靠这一条在出口处设卡。

团队共用这位员工

权限跟随频道成员资格。设计师在项目频道，媒介购买在绩效频道，我在所有频道。房间决定了可见性，因此权限管理自动完成。

他们的指令块也放在同一个文件中：

1[设计师] 是 [项目] 的设计师。当她索要简报时，返回客户目标（一行）、交付物、约束条件、客户喜欢的示例，以及唯一需要避免的事项。不超过 200 字。

她的第一个请求在两分钟内就收到了完整的简报，无需在我的日历上添加任何会议。第二个人开始使用同一位员工，标志着这不再仅仅是一个个人工具。

文件随业务增长

频道顶部的文件是这个设置中具有复利效应的部分，它每次只增长几行。

新客户增加一个块：他们的目标、品牌术语、喜欢的示例、需要避免的事项，以及我们下次需要交付的日期。

新服务增加一条规则：如何定价、包含什么、以及在每周运行中的位置。

新员工增加他们的指令块，这样员工从第一天起就能与他们协作。

每周五我会花五分钟阅读该文件，并添加本周出现的内容。通常一行就够了，而这会让频道里的下一个请求更接近完成状态。

1添加到该文件的每一行都适用于之后的每次运行。保持在一屏之内。

这就是全部的维护工作。九条指令承载设置，文件承载记忆，两者结合，让工作每个月都变得更轻松。

留在我手中的工作

定价和范围。与客户的通话。对我名下发布的任何内容的最终审核。当出现问题时的艰难对话。

其他一切都有负责人。大多数时候，这笔交易很划算：晚上的行政琐事换取二十分钟的决策时间，这也是 Agency 能在不增加合同工的情况下承接更多账户的原因。

设置步骤

1. 编写客户档案。今天，粗略地写满一屏。
2. 连接三个工具，而不是三十个。电子邮件、日历、存放提案和合同的云盘。
3. 按上述顺序将九条指令输入到一个频道中。
4. 手动运行第一周。阅读他产生的所有内容。
5. 将每一个修正作为一行写在频道顶部。
6. 当你自己的草稿不再需要编辑时，添加团队的指令块。

一人 Agency 无法靠努力规模化。它依靠的是那些无需某人记住就会自动发生的工作环节，而那九条指令就是起点。

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