六个月前，你可能让 Excel 的 Copilot 算个东西，然后心想：“嗯，也就这样了吧。” 这个印象，你一直保留到今天吗？
先给你结论：今天的 Excel Copilot 和六个月前完全是两个工具。 它现在有了可以记住你偏好的地方。它有了可以为特定文件编写规则的地方。你现在可以自由选择驱动它的 AI 大脑。而且，只需一句模糊的“分析一下全部”，它就能从聚合到图表全部帮你搞定。
作为一个在公司里推广 Copilot 的人，这半年来，找我咨询的人说的话也变了。以前是“它能做什么？”，现在是“功能太多了，不知道从哪开始。” 变化之快，以至于那些中途离开过一段时间的人，已经看不清全貌了。所以这篇文章，把截至 2026 年 9 月 Excel 的 Copilot 能做的事情，全部总结在一个地方。 所有功能都附带了可以直接复制粘贴的提示词。你不需要现在全部读完。先收藏起来，需要的时候只打开需要的部分看就行。我就是这么写的。
我还保证，你读完这篇文章后，会发生这些变化：
- 别人突然丢给你一份数据说“分析一下”，你也能当场应对。
- 手动调整表格和图表外观的时间会消失。
- 你能自己划清界限：哪些事交给 Copilot，哪些事需要自己亲眼确认。
这里列出的功能，有些之前已经作为单篇文章发布过。这一篇把它们重新整合成一幅完整的画面，让你一眼就能看清现在能做什么。功能还会不断增加，所以我在标题里加上了日期。当你读到这篇文章时，可能已经有更多没写进去的功能了。
目标读者是工作中使用付费 Microsoft 365 Copilot 许可证的人。我是一家日本大企业的 AI 推广负责人。这里写的一切都在我自己的机器上确认过能正常工作。反过来，即使有功能已经发布了，但如果我的环境里还不能用，我也不会写进来。
完全不需要编程。全部都是用简单的日语（或英语）提问就行。
进入正题之前，先花 30 秒检查一下。打开 Excel 里的 Copilot 窗口，看看顶部有没有出现“Auto”这个词。如果有，那么到第 3 部分（选择 AI 大脑）为止的功能你都能用。如果没看到，那第 1、2、4 部分的功能仍然有效。如果功能区上连 Copilot 按钮都没有，那很可能是没有分配许可证，请咨询你公司的 IT 部门。
第 1 部分：今天就能按下的 5 个按钮（零设置）
首先，是不需要任何准备今天就能用的功能。我觉得对 Excel Copilot 最大的误解是“不给它完美的指令它就不干活”。实际上恰恰相反，甚至有些情况下，你问得越模糊，Copilot 表现得越好。下面这五个就是代表。
逻辑很简单，就像去医院。病人不需要用医学术语解释症状。说一句“我不舒服”，医生通过提问来缩小范围。数据分析、公式解读也是一样，你只需要把问题带过去。整理问题是它们的工作。
先记住一个位置：Copilot 窗口顶部的 “允许编辑” 开关。这是决定是否让 Copilot 采取行动的开关。如果是“仅聊天”，它就是顾问；如果是“允许编辑”，它就变成了能添加工作表、构建表格的工人。这篇文章第 1 部分的所有内容，都是在“允许编辑”状态下使用的。
1-1. 外包数据分析
你有没有过这样的经历：别人丢给你一份数据说“分析一下”，你盯着它大脑一片空白，不知道从哪下手？答案是：你可以在大脑空白的状态下直接把它扔过去。
原始调查数据
1请分析这个工作表中的全部数据。告诉我你注意到了什么。
就这一句话，它就会在一个新工作表中构建出汇总表和图表，并在聊天中返回诸如“虽然这个项目评价很高，但这里有几个需要注意的点”之类的见解。调查、销售清单、考勤、咨询记录——任何有行有列的数据都可以。前提是工作簿保存在 OneDrive 或 SharePoint 中，并且第一行是标题行。
我用一个培训调查（50 名受访者，8 个评价项目，末尾有自由文本）试了一下，几分钟内就添加了一个名为“培训调查分析”的工作表，排列如下：首先，4 行结论/要点。“材料、讲师、实用性评价高，所有评分均在 4 分以上。最大的改进点是练习时间。” 接着是关键 KPI（总体满意度 4.38，练习时间充足性 2.94），每个项目从 5 分到 1 分的平均值和分布，以及按部门和经验的对比表。然后是自由文本的分类——比如“缺乏练习/操作时间：23 例，占 46%，最优先的改进要求”，分为四列：主题、数量、构成比、解读。最后是各项目平均值的图表。工作表标题甚至还包括它自己添加的注释：“原始数据未做更改。”
分析结果
我做的只是发了一句话。如果我自己开始设计数据透视表，那时候肯定还在纠结分析角度。如果你的环境没有输出自由文本分类，只需追加一句“把自由文本列中的常见意见总结成三点，并告诉我每个意见有多少条”即可。
诀窍在于顺序。分析有两个步骤：“探索”和“收尾”。在最初的探索阶段，最好不要限定顺序，这样你没想到的角度也会混进来。先看看输出了什么，如果对某个方面想了解更多，再指示它“重新聚合，让部门间的差异更清晰”。先扔出去，再缩小范围。记住这个顺序就行。如果不知道如何展示图表，可以问“做成适合向主管汇报的图表”，Copilot 甚至会帮你选择呈现方式。这和授权给能干的部下一样，与其一开始就绑住手脚，不如先让他们自由发挥一次，然后再纠正方向。
说实话，并非所有输出的角度都是正确的。判断一个只有 3 名受访者的部门的平均值是否适合拿来讨论，这仍然是你的工作。尽管如此，手边有一份草稿和面对一张白纸，距离完成报告的距离是不可同日而语的。
1-2. 解码神秘公式
前任留下的、嵌套了三层 IF 和 VLOOKUP 的长公式。因为怕改坏了，没人敢碰。你可以把它变成大白话。
1请逐步解释（单元格地址）中的公式在做什么。也请说明每个使用到的函数的作用。
回复会是一个逐步解释：“首先，从另一个工作表查找对应的单价；如果找不到，则显示零；如果找到，则将其乘以数量。” 公式本身不会改变。改变的是，它从“不能碰的咒语”变成了“可读的计算”。能读懂，就能修改。能修改，就能交接。你终于可以处理那些因为前任调走而被冻结的工作簿了。
还有一种反向用法。让你自己写的公式解释一下，然后把那个解释作为备注留给你的继任者。这样，不用你动手写，一份交接文档就增加了。此外，如果你问“能让这个公式更简单吗？”，它甚至会用新函数建议一个更短的替代方案。
1-3. 预处理脏数据
大多数聚合错误的原因都是脏数据。重复行、多余空格、“公司股份有限公司”和“有限公司”混用。你也可以要求进行这种清洗。
1请清洗这个工作表中的数据。查找重复项、多余空格和表述不一致的地方，并在修复之前向我展示找到的问题列表。
你每个月要花多少时间处理来自其他部门的名册或销售数据？如果每个月有 4 次，每次花 10 分钟准备，那就是 40 分钟。仅仅消除这个清洗步骤，第 1 部分的价值就体现出来了。
重要的部分是“在修复之前，向我展示列表”这句话。只有在你亲眼看到哪些内容会改变、如何改变之后，再让它去修复。因为清洗功能很强大，如果完全交给 AI，它可能会统一你不希望改变的表述，所以请务必在复制一份原始文件后再进行操作。
1-4. 询问久未打开的进度管理表的当前状态
两周后打开共享文件夹里的任务管理表。超过 100 行，到处都是红色文字的新增。现在是什么情况？与其用眼睛追踪，不如问这个：
1总结一下这个工作簿最近的变更。
在我的机器上，它会先给出最后更新日期和诸如“最近变更：8 处红色文字新增，4 个新项目”的计数，然后主要的变更会以项目内容级别用项目符号列出，每个变更都附带了来源单元格地址。你只需跳转到感兴趣项目的地址，就能查看原文。会议前 10 分钟的准备，从阅读任务变成了思考任务。
准确地说，Copilot 读取的是表格的内容，而不是 Excel 记录的编辑历史。它知道创建者和最后保存者，但不知道谁写了哪个单元格。请记住，它是一个了解“发生了什么”的工具，而不是追查“是谁干的”的工具。
1-5. 不懂 Python 也能进行高级分析
异常检测、统计趋势分析、模拟。到目前为止，这些都是“会写 Python 的人的工作”。今天的 Excel Copilot 会自己编写并执行所需分析的 Python 代码，只把结果返回给你。我在零 Python 知识的环境下也成功运行了。
1使用 Python 找出这个数据中的异常。请同时附上你判断为异常的原因。
我用之前的调查数据试了一下，添加了一个名为“Python 异常分析”的工作表。内容分为三部分。首先，按判断方法列出的案例数：IQR 法 0 例，Z 分数法 0 例，所有项目评分相同的 1 条回复，极端高/低分差异的 18 条回复，偏离整体趋势的 12 条回复，以及去重后待确认的 21 个候选。接着是每个项目的平均值、标准差和四分位数。还有一份包含 21 个待确认候选的列表，每个候选都带有“判断理由”列——比如“全部 7 个项目均为 4 分”或“实用性和满意度高，但练习时间和操作理解度低”。最后，甚至还有一条“解读注意事项”。
使用 Python 进行异常搜索的结果
我喜欢的是，当统计异常值为零时，它不会以“无异常”结束，而是从其他角度提出待确认的候选。它不会妄下结论，而是提供材料供人类做出最终判断。有了这种设计，我可以放心地交给 AI。
只需在开头加上“使用 Python”，Copilot 就会切换其分析方法。“统计分析销售趋势”、“在三种情景下模拟下个季度的数字”、“检查这两个项目之间是否存在相关性”。过去需要等待专业部门数天的分析，现在几分钟内就能在你的办公桌上完成。结果以 Excel 表格的形式返回，所以你不需要阅读 Python 代码。但是，在将数字用于报告之前，请亲自检查原始数据的行数和一个数值。分析越高级，这个习惯的价值就越大。
第 2 部分：让它记住你的偏好（5 分钟）
尝试了第 1 部分后，下一个烦恼出现了：“内容是对的，但我每次都要调整外观。” 图表颜色、合计位置、单元格合并。这种“最后修饰”每次大约需要 2 分钟，但如果每周有 5 次，那就是每月 40 分钟，每年 8 小时。决定“我自己改更快”对于一次性任务来说是正确的，但如果每次都这样做，那就是最昂贵的决定。
如果你教它一次你的偏好，这些手动工作就会消失。每次提问都要逐一下达指令的操作，就像每次都对家人说“清淡点，少点饭”一样，是坚持不下去的。正确的方法就像在喜欢的餐厅说“老样子”一样，让它记住。
位置在 Copilot 窗口右上角三个点（...）中的 “自定义 Copilot”（某些环境中是“个性化”）。在输入字段中写下你的偏好并保存后，从那时起，无论你打开哪个工作簿，结果都会根据这些偏好返回。首先粘贴这组设置，然后改写成你自己的风格。
1图表使用蓝色系，颜色限制在三种以内。2不要合并单元格。3为表格添加加粗的标题行。4将合计行放在表格顶部，而不是底部。5保持解释性评论简短，只说明更改了什么。
教过之后的变化虽然微妙，但确实存在。即使是同样的“按地点聚合并制作图表”的请求，教之前可能是一个 5 色图表加底部合计；教之后则是一个 3 色蓝色图表加顶部合计和加粗标题。不用多说，一个看起来像你自己完成的表格从一开始就返回了。不仅省去了 2 分钟的修正时间，更重要的是，你变得能够“将 Copilot 的输出直接展示给别人”。在会议前能否想到“这个表格我可以直接投屏”——那 5 分钟就造成了这种差异。
编写的诀窍是几条简短清晰的规则。短句的项目符号比长段落更可靠。如果想不到写什么，回想一下你上次修正 Copilot 输出的内容。那次修正的内容就是你偏好中的一条规则。
有一点我想让你知道：此设置关联到你的账户，不会保存在文件中，也不会与他人共享。 这是设计，不是缺陷。表格偏好因人而异，你的“合计在顶部”不应该强加给所有人。所以，个人偏好归个人，团队规则归文件（我将在第 4 部分中写）。这种区分以后会很有用。
第 3 部分：选择 AI 大脑
从这里开始，是给那些在开头 30 秒检查中看到“Auto”的人准备的。这个“Auto”的真面目是模型选择菜单。你可以选择驱动 Copilot 的 AI 模型本身。
打开后，可选的模型不只来自一家公司。在我的屏幕上，来自 GPT 和 Claude 两大阵营的四款最新模型并列显示。这意味着你可以更换 Excel 内部的 AI 大脑。多个公司的 AI 大脑共存于一个工具中，这在一年前是无法想象的。模型阵容会随着更新而变化，所以你不需要记住名字。只需记住这个机制。
我在公司内部收到过很多诸如“真的能在 Excel 里面选择 AI 吗？”这样的反馈。答案是，可以。而且这个事实本身，即使是每天使用 Copilot 的人也几乎不知道。
通常，你可以让它保持在“Auto”状态，这是“交给 Copilot”的设置。如果你从菜单中选择一个模型名称，它将在该会话中固定，关闭 Excel 后恢复为标准设置。你不必担心忘记改回来。
从实际感受来看，在咨询聚合的“设计”时，效果很容易体现。即使是同样的咨询，比如“展示这个预算与实际数据对比的好角度是什么？”，根据模型的不同，建议的深度会有明显差异。如果你觉得答案很浅，在优化问题之前，先尝试更换大脑。这通常能解决问题。
使用指南很简单。轻量工作交给 Auto。只有在进行重要的月度分析、复杂的聚合设计或处理混合了长文本的数据时，才切换到高性能模型。并且请记住，当你觉得“Copilot 的回答很浅”时，在改变提问方式之前，你还有更换模型这个选项。
第 4 部分：使用“.Rules”让文件记住规则（10 分钟）
你在第 2 部分教的是“你的偏好”。这里教的是“那个文件的规则”。金额用日元表示，负数用红色显示，未经允许不得删除列。你可以把你部门的“常识”写进文件本身。
那些每次都口头下达格式指令的人，在忘记下达指令的那个月，收到的表格就会是只有光秃秃的数字，没有日元符号。如果文件这边有地方可以记住规则，这种事故在结构上就不会发生。
方法是在工作簿中创建一个名为 “.Rules” 的工作表，并在 A 列中每行写一条规则。从这组规则开始。
1金额显示日元符号和三位分隔符。2百分比统一保留一位小数。3负数用红色括号显示。4除非另有指示，否则不要删除或重新排序现有的行或列。
设置好之后的下个月初是这样的：更新数字，然后说“执行 .Rules”。日元符号、红色负数、百分比位数，全部按照规则排列好。你每个月口头下达的格式指令，现在永久地驻留在文件中了。
执行只需一句话：“执行 .Rules。” 如果你隐藏了该工作表，它将不会被读取，所以请保持原样。规则放在可见的地方，这本身就是团队的交接材料。
而 .Rules 最大的价值在于它会随文件共享。你设置的规则将对打开该工作簿的所有人的 Copilot 生效。换句话说，总结一下：你个人的喜好放在个人设置中（不共享）。每个人都遵守的规则放在 .Rules 中（随文件分发）。如果不确定该写在哪里，只需问自己一次：“这是为谁写的？” 3 秒钟内就会有答案。
这种“可分发性”在团队表格质量统一的那一刻就会生效。如果你将一个花费 30 分钟精心打磨的规则集作为模板分发出去，那么无论谁来做，结果都会以相同的格式返回。这不仅仅是节省个人时间，更是成为了部门标准。
如果不确定该写什么规则，最快的方法就是把你每次修正下属或后辈表格时口头下达的指令，逐条记录下来。你口头下达指令的次数越多，这条规则就越好。从 4 条规则开始，每次发生手动修正时增加一条，这就足够了。
第 5 部分：授权前的安全装置
到现在为止，Excel 已经成为一个你可以委派大量工作的伙伴。最后，这里有一些在委派工作时防止事故的装置。共有两个。
5-1. 让它在执行前展示工作计划
当让它处理重要工作簿时，最大的恐惧是“东西被擅自改坏了”。那么，在它动手之前，让它先输出步骤。
1在执行之前，请向我展示步骤计划，说明你将要对哪些单元格做什么。只有在得到我的批准后，才能继续工作。
实际使用时，会先返回一个计划，比如“我将更改 B 列和 C 列的格式，向 D 列添加一个环比列，最后更新图表”，只有在你说了“好”之后，它才会动手。当对它会擅自行动的恐惧消失后，你可以委派的工作范围就会扩大一个级别。这和把工作交给下属时“开始前先沟通步骤”是一样的；即使伙伴是 AI，委派工作的基本原则也不会改变。一个专门用于先展示计划的模式正在逐步推出，但即使在没有部署该模式的环境中，仅凭这种提问方式也能获得相同的效果。
5-2. 保护原始数据的一句话和 60 秒双重检查
当要求进行分析或清洗时，加上这句话。
1不要更改原始工作表，将结果输出到新工作表。
另一个最可靠的安全装置是将第 1 部分中提到的开关切换回“仅聊天”。在这种状态下，无论问什么，Copilot 都不会触碰工作表。当你只是想咨询，或者打开别人的工作簿时，养成先看这里的习惯。
在使用输出的数字之前，进行 60 秒的双重检查。自己计算一个问题的平均值或总数，看看是否匹配。检查原始数据的行数是否与聚合的总体数量一致。仅凭这两点，报告的可信度就会完全不同。
你可能会觉得双重检查很麻烦，但事实恰恰相反。当在会议上某个数字被质疑时，你是否能说“已经双重检查过了”，这直接关系到你报告的可信度。避免出现当被问及聚合方法时，你只能回答“这是 AI 生成的”这种情况。
你不需要怀疑一切。把工作委派出去，但不要把责任也委派出去。 这是本文介绍的所有功能共通的唯一一条礼仪规则。
第 6 部分：3 个常见的绊脚石
最后，我留下三个在公司内部经常被问到的问题。
Q1. 文章里的功能在我的屏幕上没有出现。
这不是你的操作错误。并非所有人看到的 Copilot 都是一样的。 新功能会按顺序分发到各个环境，即使在同一个公司里，你旁边座位的人看到的屏幕也可能不同。有些功能先到达了我的环境，也有些功能已经发布但还没到我这里。这篇文章我只收录了在我实际机器上能用的功能，但即便如此，也可能与你所处的环境有几周的差异。对于没有出现的功能，下个月再检查一下菜单。功能会等着你。
Q2. 让 AI 读取公司数据可以吗？
你公司签约的 Copilot 是在输入内容不会被用于外部学习的前提下提供的，并且它只在你访问权限的范围内工作。从这个意义上说，这与将内部材料粘贴到个人使用的免费 AI 服务中是完全不同的行为。但是，这些数据是否是你本人被允许处理的，则是另一回事。对于带有敏感标签或人员信息的材料，能够查看与被允许处理并共享是两码事。如果有疑问，想想你是否可以把那份材料打印出来放在你的办公桌上。
Q3. 即使数据很脏也能工作吗？
它确实有效。即使格式混乱或列标题中途改变，你也可以先扔进去。如果你担心，只需运行一次第 1 部分中的清理步骤。最浪费的模式是开始准备时想着“我先整理好再交给 AI”，结果在交给 AI 之前就耗尽了精力。直接扔进去，等它动起来之后再整理。这个顺序完全没问题。
总结：回到最初的问题
Excel 的 Copilot 能做什么？以下是截至 2026 年 9 月的答案，逐条说明。
用一句模糊的指令，它可以进行分析、公式解读、数据清理、状态更新，甚至使用 Python 进行高级分析（第 1 部分）。它能记住你的偏好（第 2 部分）。你可以选择大脑（第 3 部分）。文件能记住规则（第 4 部分）。而且你可以在它展示计划后让它行动（第 5 部分）。
六个月前“就这？”的疑问，其根源并非性能问题，而是缺少一个让它记住东西的地方。现在，这个地方有了。换句话说，Excel 已经从 你每次都要下达指令的工具，变成了一个能记住你教过的东西并据此工作的下属。
我也会列出设置所需的时间。第 1 部分需要 0 分钟（直接问就行）。第 2 部分的个人设置需要 5 分钟。第 4 部分的规则需要 10 分钟。第 3 部分和第 5 部分只是使用时需要记住的事项。总共 15 分钟的设置，本文中的所有功能就能开始运转。
话虽如此，你并不需要今天就把所有东西都设置好。只需要做一件事。
打开你手头的任意一份数据，然后扔出第 1 部分的“请分析此工作表中的所有数据”。零设置，你就能看到它今天的能力。那些六个月前觉得“就这？”的人，应该会对这种差异感到惊讶。如果你有所感触，请收藏本文，并从第 2 部分开始按顺序设置。
一旦你使用过能记住你教过的东西的 Excel，你就再也回不去那种每次都要重复相同说明的方式了。
我没有包含那些已公布但在我环境中尚无法使用的功能。这里的一切都是截至 2026 年 9 月，仅使用已验证可用的功能构建的。目前，用这里写到的五个部分就足以应对了。
Copilot 的进化速度真的很快。向正在实践的人学习，远比独自追逐最新信息要快得多。
感谢您观看到最后。
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