如何透過 AI 員工啟動一人企業

代理公司很少因為工作品質而失去客戶。真正讓客戶流失的，往往是圍繞在工作周圍的管理細節：一通電話上做出的承諾卻從未寫下來、沒人統計的修訂輪次、遲了十一天才寄出的發票、或是因為沒進行第三次跟進而在潛在客戶收件匣裡躺了兩週的提案

我經營一家 B2B 代理公司。有兩位合約夥伴與我合作，一位設計師和一位媒體投放專員。客戶端始終是最難規模化的環節，因為那裡的每一次改進都依賴於人的記憶，而記憶無法支撐業務超過一定的規模

今年，我在客戶端引入了一位 AI 員工。他的名字叫 Viktor，他在 Slack 或 Microsoft Teams 中運作，而他所做的一切，都源自我在一次對話中輸入到頻道裡的九則訊息

以下是設定本身：這九則訊息在我工作區中的原貌，其中融入了這個行業的具體細節

九則訊息，一份職位說明

它們讀起來像是一份職位說明書和規則手冊，並且在每項任務執行前都會運行

兩則描述業務並設定界限。四則負責帳戶的日常與每週工作。三則涵蓋財務與團隊。它們都不算聰明，也沒有提及 AI。它們讀起來就像是你交給新客戶經理的入職筆記，這是我能給它們的最高評價

它們存放在頻道頂部的一則訊息中，檔案就是系統。當一項任務發出時若沒有該檔案，它就只帶著一半的規則出發

一. 客戶檔案

這是其他一切所依賴的基礎檔案

1你為一家 B2B 代理公司工作。我們為 B2B SaaS 和工業客戶提供付費搜尋、登陸頁面和內容服務。三人團隊：我、[設計師]、[媒體投放專員]。
2月費制（Retainer）按月計費，專案採固定費用，兩者均在開始工作前達成協議。
3絕不報價，絕不承諾日期，絕不直接聯繫客戶。
4你產出的一切都以草稿形式交還給我，且其中的任何數字都必須標明來源檔案。
5在每項任務前閱讀此檔。用三行回覆你認為你的職責是什麼。

回覆很重要。如果他的三行回覆顯示出對工作的不同理解，說明檔案不夠詳盡，你會花一整週去修正語氣，而不是審查工作成果。我的版本將他的職責描述為「閱讀帳戶歷史並找出需要決策的事項」，並指出他將其餘視為噪音。這就是他的工作

二. 晨間摘要

1閱讀過去 12 小時內收件匣和客戶頻道中的所有訊息。按以下順序返回：來自活躍客戶的任何事項、本週截止的任何事項、過去 14 天內發出的提案相關事項、逾期未付的任何款項。
2
3跳過電子報、收據、冷郵件外聯，以及僅抄送給我的事項。每項一行：誰、想要什麼、需要我做什麼。

順序至關重要。若無順序，你只會得到一份所有事项的摘要，你得全部讀完，而你試圖移交的工作又回到了你的桌上

三. 交付前的 QA 檢查

這條訊息幫我省下了最多的錢，因為在代理公司，最昂貴的錯誤往往是客戶先發現的那些

1在 [交付物] 發出前，根據 QA 清單進行檢查。每個主張都必須可追溯至可向客戶展示的來源。每個數字都必須與其來源儀表板匹配。術語必須與客戶檔案中的品牌術語一致。
2向客戶提出一個明確的要求，限一行字。不得承諾未經協議的日期。
3
4返回「通過」或問題清單，並附上每項檢查背後的檔案。不要編輯交付物。

另一位讀者會在晚上七點以與早上九點同樣的專注度持有同一份清單。它能抓到拼錯的客戶名稱、從錯誤欄位抓取的指標，或是承諾無人同意日期的語句

四. 修訂日誌

在固定費用的工作中，利潤往往在修訂輪次中悄悄消失。有人說「再調整一下」四次，專案就不再有利潤了

1從 [討論串] 建立修訂日誌：輪次編號、客戶要求、負責人、已交付項目、未結案項目及其滯留天數。
2
3如果請求超出約定範圍，請單獨標記並將其排除在佇列之外。由我決定是否將其轉為變更訂單。

每個固定費用專案都計入了兩次修訂輪次。這份日誌能讓第三次修訂在專案仍有利潤空間時顯現出來

五. 狀態更新草稿

客戶不會因為糟糕的一週而離開。他們是在一個月不知道發生什麼事之後才離開的。

1為 [客戶] 起草週五的狀態更新：本週交付了什麼、進行中的是什麼、我們在等待他們的什麼、我們欠下的下一個日期。
2
3最多六行。使用平實的句子，該放日期的地方放日期。
4
5如果月費制的預算已使用超過三個季度，增加一行說明當前狀況及選項。

最後這行將預算意外變成了一場提前兩週的對話。

六. 提案跟進階梯

提案不會自己弄丟。它們是被遺忘的

1對於 [日期] 發出的 [提案]：第 3 天，發送一條簡短訊息，包含一個來自他們行業的新相關事實。第 7 天，換個角度，例如類似的工作案例或關於他們審核流程的問題。第 14 天，明確收尾：是或否，並給出日期。
2
3守住這些日期並在早晨提醒我。僅供草稿，由我發送。

讓這件事變得可接受的規則就在同一份檔案裡：每次接觸都要帶來新東西，一個範例、一個市場事實或一個問題。如果那天沒有東西可補充，我們就跳過這次接觸

提案很少死於「拒絕」。它們死於「考慮中」，而這個階梯是唯一將沉默視為銷售階段的一部分

七. 發票追討

在小代理公司中，現金流才是限制因素，而非利潤

1發票條款為 Net 7。第 8 天，發送附帶發票的簡短提醒。第 15 天，發送更強硬的訊息，指明暫停工作。第 22 天，告知我，不再草擬進一步訊息。
2保留清單：誰、金額、逾期天數，以及對應已交付的內容。

他負責草擬並記錄。我負責按下發送鍵，這就是為什麼關係仍掌握在我手中

第 15 天的暫停條款寫在月費協議的第一頁，這意味著後來提及它被視為合同條款，從而避免影響人際關係

八. 範圍變更回覆

請求透過電子郵件到來，而且聽起來總是很小

1[客戶] 要求 [請求]，這不在工作說明書中。草擬回覆：確認我們收到了，將其定義為變更，並附上一份變更訂單，包含範圍、價格佔位符 [數字] 和交付日期佔位符 [日期]。
2
3不打折，不提供免費樣品，不因收費而道歉。我會在他發送前設定數字。

對範圍外工作收費取決於措辭，而這條訊息在大家還保持友好時處理好了措辭

九. 閘門

最後一條訊息是讓其他八條安全運行的關鍵

1在任何會發送、花費或觸達客戶的事情之前：發布計畫、工具、信用成本確切文本。等待我的「是」。
2
3如果客戶會讀到的任何內容中出現數字，請標明來源檔案。
4
5每次都向我升級匯報：定價、範圍、截止日期、道歉、任何法律事項。

這就是工作關係。他提出建議，我批准，批准只需點擊一下。上述九則訊息之所以能在無人看管下運行，是因為這一則在涉及任何離開公司的事情時都會止步

團隊共用同一位員工

權限遵循頻道成員資格。設計師在專案頻道中，媒體投放專員在績效頻道中，我在所有頻道中。房間決定可見性，因此權限管理自動完成

他們的指令區塊位於同一份檔案中：

1[設計師] 是 [專案] 的設計師。當她請求簡報時，返回客戶目標（一行）、交付物、約束條件、客戶喜歡的範例，以及要避免的一件事。少於 200 字。

她的第一個請求在兩分鐘內就回傳了一份完整的簡報，無需在我的日曆上添加任何事項。第二個人使用同一位員工，標誌著這不再是個人工具

檔案隨業務成長

頻道頂部的檔案是這個設定中具有複利效應的部分，它一次增長幾行

新客戶增加一個區塊：他們的目標、品牌術語、喜歡的範例、要避免的一件事，以及我們欠他們的下一個日期

新產品增加一條規則：如何定價、包含什麼，以及在每週運行中的位置

新人增加他們的指令區塊，這樣員工從第一天起就能與他們協作

每週五，我花五分鐘閱讀該檔案並添加一週內發生的任何事情。通常一行就夠了，而頻道中的下一個請求因此會更接近完成狀態

1添加到該檔案的每一行都適用於其後的每次運行。保持在一屏之內。

這就是全部的維護工作。九則訊息承載設定，檔案承載記憶，兩者之間，工作每月變得更輕鬆

留在這裡的是什麼

定價和範圍。與客戶的通話。對任何以我名義發布內容的最終審查。當事情出錯時的艱難對話

其他一切都有負責人。大多數日子裡，交易很明確：一晚的管理工作換來二十分鐘的決策，這就是代理公司無需簽訂另一份合約就能承接更多帳戶的原因

設定步驟，依序進行

1. 撰寫客戶檔案。一屏大小，即使粗糙，今天就要做
2. 連接三個工具，而不是三十個。電子郵件、日曆、存放提案和合約的雲端硬碟
3. 將九則訊息按上述順序輸入一個頻道
4. 第一週手動運行。閱讀他產出的一切
5. 將每一項修正寫成頻道頂部的一行
6. 當你自己的草稿不再需要編輯時，添加團隊的指令區塊

一人代理公司並非靠努力擴張。它依靠那些無需某人記住就會發生的工作部分而擴張，而那九則訊息正是起點

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