六個月前，你可能曾請 Excel 的 Copilot 做個計算，然後心想：「嗯，大概就這樣吧。」你至今仍抱持著這個印象嗎？
我先直接說結論：今天的 Excel Copilot 跟六個月前完全是不同的工具。 它現在有地方可以記住你的偏好，有地方可以為特定檔案撰寫規則。你現在可以選擇在它內部運行的 AI 大腦。而且，只要用一句簡單模糊的請求，例如「分析整個資料」，它就能從彙總到圖表全部幫你建好。
身為在公司內部推廣 Copilot 的人，這六個月來，找我諮詢的人說的話也變了。以前是「它能做什麼？」，現在則是「功能太多了，我不知道從哪裡開始。」變化之快，讓那些暫時離開一陣子的人，已經看不清全貌了。這就是為什麼這篇文章 將截至 2026 年 9 月 Excel Copilot 能做的所有事情，集中在一個地方整理出來。內容包含所有可直接複製貼上的提示文字。你不需要現在全部讀完。把它存起來，需要的時候再打開你需要的部分就好。我就是這樣寫這篇文章的。
我也保證，在你讀完這篇文章後，你將能：
- 面對臨時交辦的資料，用一句「分析這個」就能立刻處理。
- 手動調整表格和圖表外觀的時間將消失。
- 自己能清楚劃分哪些可以交給 Copilot，哪些需要親眼確認。
這裡列出的一些功能，之前已經以個別文章的形式發布過。這一篇則將它們重新編排成一個完整的藍圖，讓你一眼就能看出現在能做到什麼。功能會持續增加，所以我在標題中加入了日期。當你讀到這篇文章時，可能已經有更多未寫入的功能了。
目標讀者是在工作中使用付費 Microsoft 365 Copilot 授權的人。我是一家日本大型企業的 AI 推廣經理。這裡寫的所有內容，都已經在我的實際機器上確認過可以運作。反過來說，即使某項功能已經發布，但如果我的環境中還無法使用，我就不會納入。
完全不需要程式設計。一切都只是用簡單的中文（或英文）提問。
在進入正題之前，先花 30 秒確認一下。打開 Excel 中的 Copilot 視窗，看看頂端是否出現「Auto」這個字。如果有，你就可以使用到第 3 部分（選擇 AI 大腦）的所有功能。如果沒有，第 1、2、4 部分仍然可以使用。如果 Copilot 按鈕根本不在功能區上，那很可能是尚未指派授權，請向公司的 IT 部門確認。
第 1 部分：今天就能按下的 5 件事（零設定）
首先，是那些完全不需要準備，今天就能使用的功能。我認為大家對 Excel Copilot 最大的誤解是「不給它完美的指令，它就不會動」。事實上恰恰相反，甚至有些情況下，你問得越模糊，Copilot 表現得越好。以下這五點就是最好的例子。
邏輯很簡單，就像去醫院看病。病人不需要用醫學術語解釋症狀。他們說「我不舒服」，醫生就會透過問診來縮小範圍。資料分析和公式解碼也一樣，你只要把問題帶過來就好。整理分析是它們的工作。
首先，只要記住一個位置：Copilot 視窗頂端的 「允許編輯」 切換開關。這是決定是否讓 Copilot 採取行動的開關。如果是「僅聊天」，它就是顧問；如果是「允許編輯」，它就變成一個會新增工作表、建立表格的執行者。本文第 1 部分的所有功能，都是在「允許編輯」狀態下使用的。
1-1. 外包資料分析
你是否曾經面對別人丟給你一句「分析這個」的資料，卻不知從何下手而當機？答案是：你可以在當機的狀態下，直接把資料丟給它。
原始調查資料
1請分析這個工作表中的所有資料。告訴我你注意到了什麼。
只要這一句話，它就會在新的工作表上建立摘要表格和圖表，並在聊天中回覆洞察，例如「雖然這個項目評價很高，但這裡有幾個需要注意的地方」。問卷調查、銷售清單、出勤記錄、諮詢歷史——任何有欄位和列的資料都可以。前提是活頁簿已儲存在 OneDrive 或 SharePoint，並且第一行是標題列。
我用一份培訓問卷（50 位受訪者、8 個評估項目、最後有開放式問題）測試時，幾分鐘內就新增了一個名為「培訓問卷分析」的工作表，內容編排如下：首先，4 行結論/重點。「教材、講師和實用性評價都很高，所有評分都在 4 分以上。最大的改進點是練習時間。」接著是關鍵 KPI（整體滿意度 4.38、練習時間充足性 2.94）、每個項目的平均數和從 5 到 1 的分佈、以及按部門和經驗年資的比較表。然後是 開放式問題的分類——例如「缺乏練習/操作時間：23 例，46%，最優先的改進需求」，分為四個欄位：主題、數量、構成比和解釋。最後是各項目的平均數圖表。工作表標題甚至還包含了它自己加上的註解：「原始資料未經更改。」
分析結果
我總共只發送了一句話。如果我自己從設計樞紐分析表開始，那時候我可能還在苦惱要從哪個角度切入。如果你的環境沒有輸出開放式問題分類，只要接著問「將開放式問題欄位中的常見意見歸納為三點，並告訴我每點有多少案例」即可。
訣竅在於順序。分析有兩個步驟：「探索」和「收尾」。在最初的探索階段，最好不要限制順序，這樣才能混入你沒想到的角度。先看看跑出來的結果，如果想深入看某個部分，再下指令說「重新彙總，讓部門間的差異更清楚」。先丟出去，再縮小範圍。只要記住這個順序就好。如果不確定如何呈現圖表，就問「製作一個適合向主管報告的圖表」，Copilot 甚至會幫你處理簡報方式的選擇。這就像授權給一個能幹的下屬；與其從一開始就綁手綁腳，不如先讓他自由發揮一次，再修正方向。
老實說，跑出來的角度並非全部正確。判斷一個只有 3 位受訪者的部門的平均值是否適合拿出來討論，仍然是你的工作。儘管如此，手邊有草稿和面對空白頁面，距離完成報告的差距是天壤之別。
1-2. 解碼神秘公式
前人留下的、巢狀三層 IF 加上 VLOOKUP 的長公式。因為怕弄壞它，沒有人敢碰。你可以把這個公式變成白話文。
1請逐步解釋（儲存格位址）中的公式在做什麼。也請說明所用到的每個函數的角色。
回覆會是逐步的解釋：「首先，它從另一個工作表尋找對應的單價；如果找不到，就顯示零；如果找到，就將其乘以數量。」公式本身不會改變。改變的是，它從「不可觸碰的咒語」變成了「可讀懂的計算」。如果你能讀懂，你就能修改。如果你能修改，你就能交接。你終於可以處理那些因為前人調職而被凍結的活頁簿了。
還有一個反向用法。讓它解釋你自己寫的公式，然後把那個解釋留下來，作為給後人的備註。你不需要動筆，就能增加一份交接文件。此外，如果你問「可以讓這個公式更簡單嗎？」，它甚至會建議使用新函數的更短替代方案。
1-3. 清理髒資料
大多數彙總錯誤的原因都是髒資料。重複的列、多餘的空格、混雜使用「股份有限公司」和「有限公司」。你也可以要求進行這項清理工作。
1請清理這個工作表中的資料。找出重複項、多餘空格和標記不一致之處，並在修正之前，先列出發現的問題清單。
你每個月要花多少時間在其他部門送來的名單或銷售資料上？如果每個月有 4 次、每次 10 分鐘的準備工作，那就是 40 分鐘。光是省下這個清理時間，第 1 部分就值回票價了。
重點在於「在修正之前，先列出清單」這句話。只有在親眼看到會改變什麼、如何改變之後，才讓它進行修正。因為清理功能很強大，如果全部交給 AI，它可能會統一了你不想更改的標記，所以請務必在複製原始檔案後再進行操作。
1-4. 詢問久未開啟的管理表單的當前狀態
打開共用資料夾中兩週未看的任務管理表單。超過 100 列，到處都是紅字新增。現在到底是什麼狀況？與其用眼睛追蹤，不如這樣問：
1摘要說明這個活頁簿最近的變更。
在我的機器上，它會根據最後更新日期和數量，例如「近期變更：8 處紅字新增、4 個新項目」，然後將主要變更以專案內容層級用項目符號列出，每個變更都附帶來源儲存格位址。你只需跳到你感興趣項目的位址，就能檢查原始文字。會議前的 10 分鐘準備，將從閱讀任務轉變為思考任務。
精確來說，Copilot 讀取的是表格的內容，而不是 Excel 記錄的編輯歷史。它知道建立者和最後儲存者，但不知道哪個儲存格是誰寫的。請記住，它是用來了解「發生了什麼事」的工具，而不是用來追查「是誰做的」。
1-5. 不懂 Python 也能要求進階分析
異常值偵測、統計趨勢分析、模擬。到目前為止，這些都是「會寫 Python 的人的工作」。今天的 Excel Copilot 會自行撰寫並執行所需分析的 Python 程式碼，然後只把結果回傳給你。我在完全不懂 Python 的環境下也能運作。
1使用 Python 找出這份資料中的異常值。也請一併說明你判斷為異常的原因。
我用先前的問卷測試時，新增了一個名為「Python 異常值分析」的工作表。內容分為三個部分。首先，是各判斷方法的案例數：IQR 法 0 例、Z 分數法 0 例、所有項目評分皆相同的回應 1 例、極端高低分差異的回應 18 例、偏離整體趨勢的回應 12 例，以及排除重複後的 21 個待確認候選。接著，是每個項目的平均數、標準差和四分位數。以及 一份包含 21 個待確認候選的清單，每個都附有「判斷理由」欄位——例如「所有 7 個項目都是 4 分」或「實用性和滿意度高，但練習時間和操作理解度低」。最後，甚至還有一段「解釋注意事項」。
使用 Python 進行異常值搜尋的結果
我喜歡的地方在於，當統計上的異常值為零時，它不會以「無異常」作結，而是從其他角度提出待確認的候選項目。它不會妄下結論，而是提供材料讓人類做出最終判斷。有了這樣的設計，我就可以安心地交給 AI 處理。
只要在開頭加上「使用 Python」，Copilot 就會切換其分析方法。「統計分析銷售趨勢」、「以三種情境模擬下期數字」、「檢查這兩個項目之間是否有相關性」。過去需要花費數天等待專業部門的分析，現在幾分鐘內就能在你的辦公桌上完成。結果會以 Excel 表格的形式回傳，所以你不需要閱讀 Python 程式碼。不過，在將數字用於報告之前，請親眼確認原始資料的列數和一個數值。分析越進階，這個習慣的價值就越高。
第 2 部分：讓它記住你的偏好（5 分鐘）
嘗試第 1 部分後，下一個困擾會出現：「內容是對的，但我每次都要調整外觀。」圖表顏色、合計位置、儲存格合併。這個「最後修飾」大約需要 2 分鐘，但如果每週 5 次，一個月就是 40 分鐘，一年就是 8 小時。決定「自己動手改比較快」對於一次性任務是正確的，但如果每次都這樣做，那就是最昂貴的決定。
如果你教它一次你的偏好，那些手動工作就會消失。每次提問都要逐一說明指令的操作，就像每次都要跟家人說「清淡調味、少飯」一樣，是無法持續的。正確的做法是讓它記住，就像在喜歡的餐廳說「照舊」一樣。
設定的位置在 Copilot 視窗右上角的三個點 (...) 中的 「自訂 Copilot」（在某些環境中可能是「個人化」）。如果你在輸入欄位中寫下你的偏好並儲存，從那時起，無論你開啟哪個活頁簿，結果都會根據這些偏好回傳。先從貼上這組設定並改寫成你自己的風格開始。
1圖表使用藍色系，顏色限制在三種以內。2不要合併儲存格。3表格標題列加粗。4將合計列放在表格頂端，而非底部。5解釋性備註保持簡短，只說明變更了什麼。
教導之後的變化雖然細微，但確實存在。即使是同樣的「按地點彙總並製作圖表」請求，教導之前可能是 5 種顏色的圖表加上底部合計；教導之後，則是 3 種藍色系的圖表，加上頂部合計和粗體標題。不用多說一句話，從一開始回傳的就是一張看起來像你自己完成的表格。不僅省下了那 2 分鐘的修飾時間，更重要的是，你變得能夠「直接將 Copilot 的輸出結果展示給他人」。在會議前能否想到「我可以直接把這個表格投影在螢幕上」——那 5 分鐘的設定，就造成了這樣的差異。
撰寫偏好的訣竅是簡短、清晰的幾行。使用簡短行句的項目符號比長段落更可靠。如果你想不到要寫什麼，回想一下你上次修正 Copilot 輸出結果的內容。那次修正的內容，就是你偏好設定中的一行。
有一點我想讓你知道：這個設定與你的帳戶連結，不會儲存在檔案中，也不會與他人共用。 這是設計，不是缺陷。表格偏好因人而異，你認為的「合計在頂端」不應該強加給所有人。因此，個人偏好歸個人，團隊規則歸檔案（我將在第 4 部分說明）。這個區分方式之後會很有效。
第 3 部分：選擇 AI 大腦
從這裡開始，是給那些在開頭的 30 秒確認中看到「Auto」的人看的。那個「Auto」的真面目是 模型選擇選單。你可以選擇在 Copilot 內部運行的 AI 模型本身。
打開它時，你會發現選項不只來自一家公司。在我的螢幕上，來自 GPT 和 Claude 兩個陣營的四個最新模型並列。這意味著你可以更換 Excel 內部的 AI 大腦。多家公司的大腦共存於一個工具中的情況，在一年前是無法想像的。陣容會隨著更新而改變，所以你不需要記住名稱。只要記住這個機制就好。
我在公司內部收到過很多次「Excel 裡面的 AI 真的可以選嗎？」的反應。可以。而且這個事實本身，即使是每天使用 Copilot 的人也很少知道。
通常，你可以讓它保持在「Auto」，這是「交給 Copilot 決定」的設定。如果你從選單中選擇一個模型名稱，它會在該工作階段中固定使用，當你關閉 Excel 時就會恢復為標準設定。你不需要擔心忘記改回來。
根據實際使用經驗，在諮詢彙總的「設計」時，效果很容易理解。即使是同樣的諮詢，例如「要呈現這個預算與實際數據，有什麼好的切入角度？」，根據模型的不同，提案的深度會有明顯差異。如果你覺得回答很淺，在修正問題之前，先試著更換大腦。這通常就能解決問題。
使用指南很簡單。輕鬆的工作讓它保持在 Auto。只有在處理繁重的月度分析、複雜的彙總設計，或混合長文字的資料處理時，才切換到高效能模型。並且記住，當你覺得「Copilot 的回答很淺」時，在改變提問方式之前，你有更換模型這個選項。
第 4 部分：使用「.Rules」讓檔案記住規則（10 分鐘）
你在第 2 部分教導的是「你的偏好」。這裡要教導的是「那個檔案的規則」。金額用日圓表示、負數用紅色顯示、未經允許不得刪除欄位。你可以把你部門的「常識」寫入檔案本身。
每次都用口頭下達格式指令的人，在忘記下達指令的那個月，就會收到一份沒有日圓符號、只有裸數字的表格。如果檔案端有一個可以記住規則的地方，這種意外在結構上就不會發生。
方法是在活頁簿中建立一個名為 「.Rules」 的工作表，並在 A 欄中每行寫一條規則。從這組規則開始。
1金額顯示日圓符號和三位數分隔符。2百分比統一顯示到小數點後一位。3負數以紅色顯示並加上括號。4除非有指示，否則不要刪除或重新排列現有的列或欄。
設定完成後的下個月月初會是這樣：更新數字後說「執行 .Rules」。日圓標記、紅色負數、百分比小數位數，全都會根據規則排列整齊回傳。你每個月口頭說明的格式指令，現在永久地存在於檔案中了。
執行只需要一句話：「執行 .Rules。」如果你隱藏了這個工作表，它就不會被讀取，所以請保持原樣。規則放在顯眼的地方這件事本身，就成為了團隊的交接資料。
而 .Rules 最大的價值在於，它會隨著檔案共用。你設定的規則，對於開啟該活頁簿的所有人的 Copilot 都有效。換句話說，總結一下：你的個人喜好歸個人設定（不共用）。大家都要遵守的規則歸 .Rules（隨檔案散佈）。如果你不確定要寫在哪裡，只要問自己一次：「這是為誰設的？」答案 3 秒鐘就會出現。
這種「可散佈性」在團隊表格品質統一的那一刻非常有效。如果你將花費 30 分鐘精心調整的規則集，作為範本散佈活頁簿，那麼無論是誰來做這項工作，回傳的結果都會是相同的格式。這不僅止於節省個人時間，更能成為部門的標準。
如果你不確定要寫什麼規則，最快的方法就是將你每次修正下屬或後輩的表格時，口頭說明的指令逐行寫下來。你口頭說過越多次的指令，就是越好的規則。從 4 行開始，每次發生手動修正時就增加一行，這樣就足夠了。
第 5 部分：授權前的安全裝置
到目前為止，Excel 已經成為一個你可以委派大量工作的夥伴。最後，這裡提供一些在授權時防止意外的裝置。共有兩個。
5-1. 讓它在執行前顯示工作計畫
當讓它處理重要的活頁簿時，最大的恐懼是「東西在未經許可的情況下被弄壞」。那麼，讓它在動手之前先產出步驟。
1在執行之前，請先向我展示步驟計畫，說明你將對哪些儲存格做什麼。只有在獲得我批准後，才繼續進行工作。
實際使用時，它會先回傳一個計畫，例如「我將變更 B 欄和 C 欄的格式，在 D 欄新增一個月增減欄位，最後更新圖表」，然後在你說「好」之後才會開始動作。當它會自行動手的恐懼消失後，你可以委派的工作範圍就會提升一個層級。這就像在將工作委派給下屬時「先分享步驟再開始」一樣；即使夥伴是 AI，委派的基本原則也不會改變。一個專門用於先顯示計畫的模式正在逐步推出，但即使在尚未部署的環境中，只要用這種提問方式，也能達到相同的效果。
5-2. 一句話保護原始資料，以及 60 秒雙重確認
在要求分析或清理時，加上這句話。
1不要更改原始工作表，將結果輸出到新的工作表。
另一個最可靠的安全裝置，是將第 1 部分提到的切換開關切回「僅聊天」。在這種狀態下，無論要求什麼，Copilot 都不會碰觸工作表。養成習慣，當你只是想諮詢，或是在開啟別人的活頁簿時，先看看這裡。
而在使用產出的數字之前，請進行 60 秒的雙重確認。自己計算一個問題的平均數或合計，看看是否相符。檢查原始資料的列數是否與彙總的母體數一致。只要做到這兩點，報告的可信度就會完全不同。
你可能會覺得雙重確認很麻煩，但事實正好相反。當在會議中被問到數字時，你是否能回答「已經雙重確認過」，直接關係到你報告的可信度。至少要避免在被問到彙總方法時，只能回答「這是 AI 產出的」這種情況。
你不需要懷疑一切。把工作交出去，但不要把責任交出去。 這是貫穿本文所有功能的唯一一條禮儀規則。
第 6 部分：3 個常見的絆腳石
最後，我將列出三個在公司內部經常被問到的問題。
Q1. 我畫面上沒有出現文章中的功能。
這不是你的操作錯誤。並非所有人都看到相同的 Copilot。 新功能會依序發佈到各個環境，即使在同一家公司內，你的畫面也可能與隔壁座位的人不同。有些功能先到達我的環境，也有些功能已經發布但尚未來到我這邊。我在這篇文章中只納入了在我的實際機器上可以運作的功能，但即便如此，仍有可能與你的環境相差幾週。對於沒有出現的功能，請在下個月再次檢查選單。功能會等你。
Q2. 讓 AI 讀取公司資料沒問題嗎？
你公司簽約的 Copilot 是在輸入內容不會被用於外部學習的前提下提供的，並且它只在你擁有的存取權限範圍內運作。從這個意義上來說，這與將內部資料貼到個人使用的免費 AI 服務是完全不同的行為。然而，這是否等於你可以處理這些資訊，則是另一回事。對於帶有敏感性標籤或人事資訊的資料，能夠檢視它們與被允許處理和分享它們是不同的。如果有疑慮，請思考你是否能將那份資料列印出來放在桌上。
Q3. 即使資料很髒也能運作嗎？
它確實有效。即使格式雜亂無章，或欄位標題在中途改變，你都可以先直接丟進去。如果你擔心，只需執行一次第 1 部分的清理工作。最浪費時間的模式，就是開始準備時想著「我先整理好再給 AI」，結果在交給它之前就筋疲力盡了。直接丟髒資料進去，等它動起來之後再整理。這個順序完全沒問題。
總結：回到最初的問題
Excel 的 Copilot 能做什麼？以下是截至 2026 年 9 月的答案，逐條說明。
用一句模糊的指令，它就能進行分析、公式解碼、資料清理、狀態更新，甚至使用 Python 進行進階分析（第 1 部分）。它會記住你的偏好（第 2 部分）。你可以選擇要使用的大腦（第 3 部分）。檔案本身會記住規則（第 4 部分）。而且你可以在它展示計畫後，讓它開始執行（第 5 部分）。
六個月前那句「就這樣？」的疑問，其本質並非效能問題，而是缺乏一個讓它記住東西的地方。現在，這個地方有了。換句話說，Excel 已經從 「每次都得下指令的工具」，轉變為「會記住你教過的事情並據此工作的下屬」。
我也列出設定的所需時間。第 1 部分：0 分鐘（直接問就好）。第 2 部分的個人設定：5 分鐘。第 4 部分的規則：10 分鐘。第 3 和第 5 部分則是在使用時需要記住的事項。總共花費 15 分鐘設定，這篇文章裡的一切就能開始運作。
話雖如此，你不需要今天就把所有東西都設定好。只有一件事要做。
打開你手邊任何一份資料，然後丟出第 1 部分的「請分析這個工作表中的所有資料」。在零設定的情況下，你就能看到它現在的能力。那些六個月前覺得「就這樣？」的人，應該會對其中的差異感到驚訝。如果你有所感觸，請收藏這篇文章，並從第 2 部分開始依序設定。
一旦你體驗過會記住你教過的事情的 Excel，你就再也回不去那種每次都要重複相同說明的老方法了。
我沒有包含那些已經宣布但在我環境中還無法使用的功能。這一切是截至 2026 年 9 月，僅使用實際可用的功能所建構的內容。就目前而言，用這裡寫的五個部分，就足以應付大部分情況。
Copilot 的進化速度真的非常快。與其獨自追趕最新資訊，向正在實際應用的人學習，效率絕對高出許多。
感謝您觀看到最後。
我每天都會發布關於 Copilot 的實用資訊。
如果您想了解今天就能使用的技巧，請追蹤我。
[Copilot 使用者專屬聊天室開張！]
🎁 參加獎勵 🎁
Copilot 工作風格入門套件
- 100 個 Copilot 工作技巧
- 在工作使用 Copilot 時的禁忌清單
- Copilot 工作技巧快速參考表
也歡迎 Copilot 初學者以及只想觀望的朋友！
首先，請隨意進來看看！
👇 點此加入。
