我認為，以「絕對不開會」為前提來安排工作，效率反而剛剛好。
當然，這是有前提的。組織裡的所有利害關係人都必須具備良好的文字閱讀能力，而且真的會去讀透過 Email 或共用文件傳來的資料。
寫文件的人也得下功夫：寫出好讀的句子、把重點放在顯眼的位置等等。但只要你做到了，大家自然就會看。在這樣的組織裡，我覺得大約 90% 的會議都可以省掉。以下是我整理的原因筆記。
沒有會議的世界有多美好
首先，工作可以非同步進行，時間限制直接歸零。
「大家必須在同一時間出現在同一個地方」這條規定，真的超級煩人。光是拿掉這一點，世界就完全不同了。
第二，想想理解的速度。
開會時，通常是用口頭說明資料。除非講者功力深厚——講得比別人自己看還快——否則聽眾自己默讀的理解效果一定更好。大多數人只是把投影片照念一遍而已。有些書甚至建議「要講投影片上沒寫的東西」，這根本多此一舉，直接寫上去不就好了。
所以，除非簡報者真的是天才，否則默讀一定比較快。
我們來看數字：說話速度大約是每分鐘 300 字；閱讀則是每分鐘約 400 字，而且已經知道的部分還能快速掃過。因此，閱讀的速度壓倒性地快。
論理解程度，讀文件也勝過在會議裡聽報告。這點無庸置疑。
「開會能激發更多想法」是個謊言
常見的反駁是：「可是開會才能碰撞出更多點子啊。」
真的是這樣嗎？
回想一下你這週開的會。有幾次讓你覺得「這個想法太棒了」，或是「開會真有效率又有趣」？對我來說非常少，大概一個月才兩三次。真正讓人驚豔的發現，頂多一個月一次。
更何況，現在是 AI 時代，跟 AI 腦力激盪就能補足各種意想不到的視角。所以內部會議帶來的「奇蹟時刻」只會越來越罕見。
跟外部人士交流或許還能得到新啟發，但跟熟悉的同事開會，那種「原來如此！」的頓悟時刻真的少之又少。
因此，「需要開會才能熱烈討論」這種說法根本站不住腳。Email、Slack 和文件的效率高太多了。
取代會議，你需要的是這些
想在不開會的情況下順利工作，有三項技能不可或缺：
1. 建構解決問題邏輯的能力
聽起來很複雜，其實很簡單：
- 目的：我們要解決什麼問題？
- 背景：為什麼一定要達成這個目的？
把這兩點釐清後，列出 3 個方案（A、B、C）。
接著定義 5 個判斷標準：
- 有效性
- 成本
- 速度
- 可行性
- 風險／副作用
只要不是超大型專案，針對每個方案對齊「好／壞／普通」的共識就夠了。
然後這樣問：「根據這些標準，我建議選 A 方案。計畫如下……這樣可以嗎？」
可以的話就執行；不行就收集回饋。就這麼簡單。
2. 寫出清楚簡潔文字的能力
這並不難做到。
找一本寫作書來讀（Amazon 上評價高的隨便挑一本都行）。接下來一個月，請資深同事幫你修改 Email 或文件，必要時姿態放低一點也沒關係。
如果找不到前輩，就用 AI：「請幫我檢視這段文字好不好讀。」把寫作指南的重點餵給它，再請它提出具體的改善建議。
持續做一個月，任何人都能進步。目標很單純，就是「寫出大家都看得懂的文字」。
3. 提出封閉式問題的能力
你可以這樣問：「我想用這個方式推進，Yes or No？如果是 No，請提供替代方案。」
如果對方很難馬上想出替代方案，就改問「最低限度的顧慮或提示」。總之，問題的設計要讓對方能用 Yes/No 回答。
做到這幾步，工作推進的速度會快得驚人。
如何在組織中推廣這種文化
為了把這件事做大，我會刻意把自己塑造成「討厭開會的人」。
收到會議邀請時，我會先問：「這場會真的有必要開嗎？」即使有長官出席，我也會事先寄一份文件表明我的想法。會議中，我會提議下次改用聊天工具協作。我也會極力爭取縮短會議時間（例如把 1 小時改成 30 分鐘），就算對象是主管也一樣。
持之以恆下來，大家就會接受「他就是那種不想開會的人」。有趣的是，從來沒有人抱怨過我的做法造成困擾。因為這樣確實有效率，久而久之，其他人也會發現這樣輕鬆多了。
非開會不可的時候怎麼辦
如果會議真的躲不掉，那就從默讀開始。
身為主持人，我會給與會者 3 分鐘安靜閱讀資料，然後問：「大家有什麼問題嗎？」這樣通常很快就能結束會議（15～30 分鐘）。
績效面談我也用同樣的方式。我會事先提交目標和進度更新，雙方一起看過、對齊期待，花 10～15 分鐘討論落差，最後輕鬆聊幾句收尾。
總結
假設你不能開會，你會怎麼工作？
用這個角度思考，所有事情都會變得高效。
你需要的是：邏輯架構能力、清晰的文字表達，以及封閉式提問。想推廣這種文化，就要不斷強化自己「反開會」的形象。這樣一來，會議數量自然會維持在最理想的狀態。
