Je pense que le dicton « ceux qui s'expriment clairement sont intelligents » n'est vrai qu'à moitié. Je me demande souvent si l'autre moitié ne dépend pas de l'intelligence, mais de l'ordre dans lequel on organise ses pensées.
Prenons par exemple les personnes à qui l'on demande systématiquement « Qu'est-ce que ça veut dire ? » chaque fois qu'elles font un compte rendu.
Elles envoient leur rapport, joignent des documents au cas où, puis reçoivent cette réponse de leur supérieur : « Et donc, qu'est-ce qu'on fait ? »
« Juste pour info. »
« Le client a l'air en colère. »
« On n'a qu'à baisser le prix pour l'instant. »
Tout cela ressemble à des comptes rendus tout à fait normaux. Pourtant, quand le destinataire lit ces trois phrases, il ne sait toujours pas quoi faire ensuite.
Pourquoi ça ne marche pas ? Parce que c'est au destinataire de démêler lui-même où s'arrêtent les faits et où commencent les interprétations.
Dans les cabinets de conseil comme McKinsey, il existe un cadre très répandu appelé « Ciel, Pluie, Parapluie ».
Regarder le ciel (Fait) En déduire qu'il risque de pleuvoir (Interprétation) Prendre un parapluie (Action)
C'est une méthode qui consiste à s'exprimer en séparant bien ces trois éléments.
D'ailleurs, les prévisions météo qui ont inspiré ce nom cachent une autre « astuce » : la probabilité de précipitations. Si elle est de 60 %, cela signifie que sur 100 prévisions identiques, il pleuvra ou neigera (plus d'1 mm) environ 60 fois.
Autrement dit, la météo ne dit pas « Il pleuvra demain ». Elle dit « Il y a 60 % de chances de pluie », en ajoutant un chiffre pour indiquer la fiabilité de la prédiction.
C'est exactement ce qui rend un compte rendu « facile à comprendre ».
Le Ciel (Fait), la Pluie (Interprétation + niveau de confiance) et le Parapluie (action souhaitée) sont-ils bien séparés dans des phrases distinctes ?
Comme il s'agit d'une question d'« ordre » plutôt que de vivacité d'esprit ou de niveau d'études, n'importe qui peut commencer à l'appliquer dès aujourd'hui.
Moi aussi, je reçois des comptes rendus sur Slack tous les jours, et si je n'y prends pas garde, je me surprends à envoyer un simple « Pour info ».
Les trois exemples du début manquent chacun d'un élément.
① « Juste pour info » = uniquement le Ciel
→ « Le document de l'entreprise A est terminé à 70 % à 17 h. Le reste attend la vérification de quelques chiffres, donc ça pourrait glisser à demain midi (probablement à 80 %). Est-ce que ça te va si je l'envoie demain à 15 h ? »
Le destinataire n'a plus qu'à répondre « Oui » ou « Non » à la dernière phrase.
② « Le client a l'air en colère » = uniquement la Pluie
→ « Nous avons reçu deux e-mails du client réclamant une livraison "cette semaine". Ça semble urgent, mais c'est peut-être du 50/50. Puis-je leur envoyer un point d'avancement aujourd'hui ? »
Si l'interprétation sonne comme un fait, le destinataire commencera par vérifier : « Sont-ils vraiment en colère ? »
③ « Baissons le prix » = uniquement le Parapluie
→ « Deux des trois entreprises démarchées le mois dernier nous ont refusés à cause du prix. Nous sommes probablement 10 % au-dessus du marché (sur la base de seulement deux données). Puis-je essayer de baisser le prix de 10 % pour le prochain prospect ? »
Un parapluie sans ciel ni pluie oblige le destinataire à demander « Pourquoi ? », ce qui ajoute une friction inutile.
Le niveau de confiance n'a pas besoin d'être chiffré ; des expressions comme « quasi certain », « probablement (80 %) », « 50/50 » ou « simple intuition » suffisent. À elles seules, elles permettent au destinataire de décider à quel point il peut s'y fier et agir en conséquence.
Ce que ces trois reformulations ont en commun, c'est la séparation des faits et des interprétations, en n'ajoutant un niveau de confiance qu'aux interprétations.
Cependant, certaines personnes continuent d'écrire des rapports interminables même après avoir fait cette séparation. J'en faisais partie. Je soupçonne que le problème vient du fait de « commencer par le Ciel ».
Je suis convaincu que Ciel-Pluie-Parapluie est l'ordre pour parler, et non pour réfléchir.
Quand vous réfléchissez, inversez tout : décidez d'abord du Parapluie.
Une fois que vous savez « Je veux demander si un envoi demain à 15 h convient », vous remontez le fil pour ne chercher que les faits (le Ciel) nécessaires à cette décision.
Le Ciel passe alors de quelque chose que l'on « collecte » à quelque chose que l'on « sélectionne ».
Dans l'exemple ①, puisque le Parapluie est « Peut-on envoyer demain à 15 h ? », les seuls faits nécessaires sont « 70 % terminé à 17 h » et « en attente de vérification des chiffres ». Le nombre d'heures passées ou les débats internes n'ont aucune importance pour le « Oui ou Non » du destinataire, il ne faut donc pas les inclure.
Je pense que l'habitude de « joindre des documents au cas où » vient du fait que le Parapluie n'a pas encore été défini. Comme on ignore ce dont on a besoin, on transmet absolument tout.
Ainsi, si les comptes rendus des gens brillants paraissent courts, ce n'est pas parce qu'ils sont éloquents, mais parce qu'ils éliminent les faits superflus.
Par exemple, pour une consultation sur le coût d'un outil :
・En listant tous les faits (Ciel) :
→ « Ci-joint un tableau comparant les fonctionnalités et les prix de chaque outil. Il semblerait qu'il y ait des licences inutilisées. »
・En sélectionnant selon le Parapluie :
→ « Il y a 3 licences inutilisées. Pouvons-nous en annuler 3 à partir du mois prochain ? »
À l'inverse, un compte rendu qui liste tous les faits donne une impression d'exhaustivité, mais il refoule en réalité sur le destinataire la charge de juger ce qui est important.
C'est pourquoi j'inscris toujours « Que devons-nous décider ? » en haut de mes ordres du jour avant d'ajouter les détails. J'applique ce même ordre à mes comptes rendus.
Même aujourd'hui, si je baisse ma garde, je commence par le Ciel et je finis avec des messages à rallonge.
Certes, l'intelligence brute est difficile à changer, mais décider d'abord du Parapluie est quelque chose que vous pouvez appliquer dès votre prochain message.
Surtout, mettre en pratique ces petits systèmes permet de sortir de la stagnation et de rendre le travail quotidien bien plus agréable.
J'explique également l'actualité et les astuces utiles pour votre travail de demain, de manière structurée et facile à comprendre.
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- Vous réfléchissez trop et n'arrivez pas à passer à l'action
- Votre perfectionnisme ou votre manque d'efficacité vous fait constamment manquer de temps
- Vous avez tendance à blâmer un « manque d'intuition » face aux obstacles
- Votre travail n'est pas plus simple malgré l'utilisation de l'IA
Je me reconnais dans tous ces traits, c'est pourquoi j'utilise la « pensée logique » pour systématiser mon travail et me faciliter la vie tout en gérant ces problèmes. Je publie tous les jours, alors suivez-moi → @smark_x
