एक AI कर्मचारी के साथ एक-व्यक्ति का व्यवसाय कैसे शुरू करें

एजेंसियाँ काम की क्वालिटी के कारण अकाउंट्स नहीं खोतीं। अकाउंट्स उस एडमिनिस्ट्रेशन के कारण जाते हैं जो काम के चारों ओर होता है। कॉल पर दिया गया वादा जिसे कभी लिखा नहीं गया। एक रिवीजन राउंड जिसकी गिनती किसी ने नहीं की। एक इनवॉइस जो ग्यारह दिन लेट भेजा गया। एक प्रपोजल जो संभावित ग्राहक के इनबॉक्स में दो हफ्तों से पड़ा है क्योंकि तीसरा फॉलो-अप कभी हुआ ही नहीं।

मैं एक B2B एजेंसी चलाता हूँ। मेरे साथ दो लोग कॉन्ट्रैक्ट पर काम करते हैं—एक डिज़ाइनर और एक मीडिया बायर—और क्लाइंट साइड हमेशा वह हिस्सा रहा है जो सबसे कम स्केल करता है, क्योंकि वहाँ हर सुधार किसी व्यक्ति की याददाश्त पर निर्भर होता है, और याददाश्त एक निश्चित आकार से बड़े बिज़नेस को टिका नहीं पाती।

इस साल मैंने क्लाइंट साइड पर एक AI एम्प्लॉई रखा। उसका नाम विक्टर (Viktor) है, वह Slack या Microsoft Teams के अंदर काम करता है, और वह सब कुछ जो वह करता है, नौ मैसेज से निकलता है जो मैंने एक बैठक में एक चैनल में टाइप किए थे।

आगे जो सेटअप है, वह यही है: मेरे वर्कस्पेस में मौजूद नौ मैसेज, जिनमें इस इंडस्ट्री की खासियतें लिखी गई हैं।

नौ मैसेज, एक जॉब डेस्क्रिप्शन

ये मैसेज एक जॉब डेस्क्रिप्शन और नियमों की किताब की तरह पढ़े जाते हैं, और ये हर टास्क से पहले चलते हैं।

दो मैसेज बिज़नेस का वर्णन करते हैं और सीमाएँ तय करते हैं। चार मैसेज अकाउंट्स पर दैनिक और साप्ताहिक काम चलाते हैं। तीन मैसेज पैसों और टीम को कवर करते हैं। इनमें से कोई भी बहुत चालाक नहीं है, और कोई भी AI का ज़िक्र नहीं करता। ये ऐसे पढ़े जाते हैं जैसे आप किसी नए अकाउंट मैनेजर को ऑनबोर्डिंग नोट देंगे, जो मेरी तरफ से इनके लिए सबसे बड़ी तारीफ़ है।

ये चैनल के शीर्ष पर एक ही मैसेज में रहते हैं, और फाइल ही सिस्टम है। जब कोई टास्क उस फाइल के बिना जाता है, तो वह आधे नियमों के साथ जाता है।

एक. क्लाइंट फाइल

यह वह फाइल है जिस पर बाकी सब कुछ टिका है।

1आप एक B2B एजेंसी के लिए काम करते हैं। हम B2B SaaS और इंडस्ट्रियल क्लाइंट्स के लिए पेड सर्च, लैंडिंग पेजेस और कंटेंट चलाते हैं। तीन लोग: मैं, [designer], [media buyer]।
2रिटैनर्स मंथली होते हैं, प्रोजेक्ट्स फिक्स्ड फीस पर होते हैं, और दोनों काम शुरू होने से पहले तय किए जाते हैं।
3कभी भी कीमत का अनुमान मत लगाओ, कभी भी डेट का वादा मत करो, कभी भी क्लाइंट से सीधे संपर्क मत करो।
4आप जो भी बनाते हैं, वह मुझे ड्राफ्ट के रूप में वापस आता है, और उसमें आया कोई भी नंबर उस फाइल का नाम बताता है जिससे वह आया था।
5हर टास्क से पहले इसे पढ़ो। अपने जॉब के बारे में अपनी समझ के अनुसार तीन लाइनों में जवाब दो।

जवाब मायने रखता है। अगर उसके तीन लाइनों में जॉब की अलग समझ दिखती है, तो फाइल कमजोर है, और आप पूरा हफ्ता टोन ठीक करने में बिता देंगे जबकि आपको काम की समीक्षा करनी थी। मेरे जवाब में उसने अपना जॉब 'अकाउंट हिस्ट्री पढ़ना और उन चीज़ों को सामने लाना जो डिसीजन चाहती हैं' के रूप में वर्णित किया, और कहा कि वह बाकी सबको शोर मानता है। यही जॉब है।

दो. मॉर्निंग रीड

1इनबॉक्स और क्लाइंट चैनल्स में पिछले 12 घंटों को पढ़ो। इस क्रम में रिपोर्ट करो: किसी एक्टिव क्लाइंट से आया कोई भी मैसेज, इस हफ्ते की डेडलाइन वाला कोई भी काम, पिछले 14 दिनों में भेजे गए प्रपोजल से जुड़ा कोई भी अपडेट, और ड्यू डेट बीत चुकी कोई भी अनपेड चीज़।
2
3न्यूज़लेटर्स, रसीदें, कोल्ड आउटरीच, और उन चीज़ों को छोड़ दो जहाँ मुझे सिर्फ CC किया गया हो। हर एक के लिए एक लाइन: कौन, उन्हें क्या चाहिए, और मुझसे क्या करना है।

क्रम ही भारी होता है। इसके बिना आपको सब कुछ का डाइजेस्ट मिलेगा, आप उसे पढ़ोगे, और वह काम जो आप सौंपना चाहते थे, वापस आपकी मेज़ पर आ जाएगा।

तीन. डिलीवेरेबल भेजने से पहले QA पास

यह वह मैसेज है जिसने मुझे सबसे ज्यादा पैसे बचाए हैं, क्योंकि एजेंसी में महंगी गलतियाँ वे होती हैं जिन्हें क्लाइंट सबसे पहले ढूंढ लेता है।

1[deliverable] को भेजने से पहले उस पर QA लिस्ट चलाओ। हर दावा एक ऐसे सोर्स से ट्रैसेबल हो जिसे हम क्लाइंट को दिखा सकें। हर नंबर उस डैशबोर्ड से मैच करे जिससे वह आया था। टर्मिनोलॉजी क्लाइंट फाइल में दिए गए ब्रांड टर्म्स से मैच करे।
2क्लाइंट से एक स्पष्ट असक, एक ही लाइन में। कुछ भी ऐसा जो उस डेट का वादा करे जिस पर हम सहमत नहीं हुए हैं।
3
4पास रिटर्न करो या चेकलिस्ट, हर चेक के पीछे की फाइल के साथ। डिलीवेरेबल को एडिट मत करो।

एक अतिरिक्त रीडर शाम सात बजे उसी सूची को उसी ध्यान से देखता है जैसे सुबह नौ बजे। यह गलत स्पेलिंग वाले क्लाइंट नाम, गलत कॉलम से लिए गए मेट्रिक, और उस लाइन को पकड़ता है जो किसी ऐसी डेट का वादा कर रही है जिस पर किसी ने सहमति नहीं दी थी।

चार. रिवीजन लॉग

रिवीजन राउंड्स वे जगह हैं जहाँ फिक्स्ड फीस के काम में मार्जिन चुपचाप गायब हो जाता है। कोई चार बार "बस एक और ट्वीक" कहता है और प्रोजेक्ट प्रॉफिटेबल रहना बंद कर देता है।

1[thread] से रिवीजन लॉग बनाओ: राउंड नंबर, क्लाइंट ने क्या माँगा, किसकी ज़िम्मेदारी है, क्या शिप हो गया, क्या अभी खुला है और कितने दिनों से।
2
3अगर कोई रिक्वेस्ट तय की गई स्कोप से बाहर है, तो उसे अलग से फ्लैग करो और क्यू से बाहर रखो। मैं तय करूँगा कि क्या वह चेंज ऑर्डर बनेगा।

हर फिक्स्ड फीस प्रोजेक्ट में दो रिवीजन राउंड्स की कीमत शामिल होती है। लॉग वह चीज़ है जो तीसरे राउंड को तब तक दिखाती है जब तक जॉब में मार्जिन बचा हुआ है।

पाँच. स्टेटस ड्राफ्ट

क्लाइंट एक खराब हफ्ते की वजह से नहीं जाते। वे एक महीने तक यह सोचने के बाद जाते हैं कि हो क्या रहा है।

1[client] के लिए शुक्रवार का स्टेटस ड्राफ्ट करो: इस हफ्ते क्या शिप हुआ, क्या प्रोग्रेस में है, हमें उनसे किस चीज़ का इंतज़ार है, और अगली डेट जो हमें देनी है।
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3अधिकतम छह लाइनें। सरल वाक्य, जहाँ डेट चाहिए वहाँ डेट।
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5अगर रिटैनर तीन तिमाहियों से अधिक उपयोग हो चुका है, तो स्थिति और विकल्पों के साथ एक लाइन जोड़ो।

वह आखिरी लाइन बजट सरप्राइज को दो हफ्ते पहले एक बातचीत में बदल देती है।

छह. प्रपोजल फॉलो-अप लैडर

प्रपोजल खोते नहीं हैं। उन्हें खो दिया जाता है।

1[date] को भेजे गए [proposal] के लिए: दिन 3, उनके इंडस्ट्री से एक नई प्रासंगिक जानकारी के साथ एक छोटा नोट। दिन 7, एक अलग एंगल, उदाहरण के लिए एक तुलनीय काम या उनकी रिव्यू प्रोसेस के बारे में एक सवाल। दिन 14, एक स्पष्ट क्लोज: हाँ या नहीं, और एक डेट।
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3इन डेट्स को होल्ड करो और मुझे सुबह याद दिलाओ। सिर्फ ड्राफ्ट्स, मैं भेजता हूँ।

इसे सहनीय बनाने वाला नियम उसी फाइल में है: हर टच में कुछ नया हो, एक उदाहरण, उनके मार्केट से एक तथ्य, या एक सवाल। जिस दिन जोड़ने के लिए कुछ न हो, हम टच स्किप करते हैं।

प्रपोजल शायद ही कभी 'ना' से मरते हैं। वे 'शायद' से मरते हैं, और लैडर इसका वह हिस्सा है जो चुप्पी को सेल के एक चरण के रूप में देखता है।

सात. इनवॉइस चेज़

छोटी एजेंसी में कंस्ट्रेन्ट कैश है, प्रॉफिट नहीं।

1इनवॉइस नेट 7 हैं। दिन 8, इनवॉइस अटैच के साथ एक छोटा रिमाइंडर। दिन 15, काम में रुकावट का नाम लेते हुए एक सख्त नोट। दिन 22, मुझे बताओ और आगे कुछ भी ड्राफ्ट मत करो।
2लिस्ट रखो: कौन, राशि, कितने दिन से बाकी, और उसके बदले में क्या डिलीवर किया गया है।

वह ड्राफ्ट करता है और रिकॉर्ड रखता है। मैं सेंड दबाता हूँ, इसलिए रिश्ता मेरा ही रहता है।

दिन 15 पर आने वाली रुकावट रिटैनर एग्रीमेंट के पहले पेज पर लिखी होती है, जिसका मतलब है कि बाद में उसका नाम लेना कॉन्ट्रैक्ट की एक शर्त के रूप में पढ़ा जाता है और रिश्ते से बाहर रहता है।

आठ. स्कोप-चेंज रिप्लाई

रिक्वेस्ट ईमेल से आती है और हमेशा छोटी लगती है।

1[client] ने [request] के लिए पूछा है, जो स्टेटमेंट ऑफ वर्क में नहीं है। एक रिप्लाई ड्राफ्ट करो: पुष्टि करो कि हमने सुना है, इसे एक चेंज कहो, और एक चेंज ऑर्डर अटैच करो जिसमें स्कोप, एक प्राइस प्लेसहोल्डर [number] और एक डिलीवरी प्लेसहोल्डर [date] हो।
2
3कोई डिस्काउंट नहीं, कोई फ्री सैंपल नहीं, चार्ज करने के लिए कोई माफी नहीं। मैं इसे भेजने से पहले नंबर्स तय कर लूँगा।

आउट ऑफ स्कोप काम के लिए चार्ज करना शब्दों पर निर्भर करता है, और यह मैसेज शब्दों को संभालता है जबकि सब दोस्ताना माहौल में हैं।

नौ. गेट

आखिरी मैसेज वह है जो बाकी आठ को सुरक्षित रूप से चलाने लायक बनाता है।

1किसी भी चीज़ को भेजने, खर्च करने, या क्लाइंट तक पहुँचाने से पहले: प्लान, टूल, क्रेडिट कॉस्ट, और सटीक टेक्स्ट पोस्ट करो। मेरे 'हाँ' का इंतज़ार करो।
2
3अगर कोई नंबर ऐसी किसी चीज़ में आता है जिसे क्लाइंट पढ़ेगा, तो सोर्स फाइल का नाम बताओ।
4
5हर बार मुझे एस्केलेट करो: प्राइसिंग, स्कोप, डेडलाइंस, माफ़ी, कोई भी लीगल चीज़।

यही वर्किंग रिलेशनशिप है। वह प्रस्ताव रखता है, मैं अप्रूव करता हूँ, और अप्रूवल एक क्लिक है। ऊपर दिए गए नौ मैसेज इसलिए बिना निगरानी चलते हैं क्योंकि यह वाला मैसेज इमारत से बाहर जाने वाली किसी भी चीज़ के दरवाज़े पर रुक जाता है।

टीम उसी एम्प्लॉई का उपयोग करती है

एक्सेस चैनल मेंबरशिप के अनुसार होता है। डिज़ाइनर प्रोजेक्ट चैनल्स में है, मीडिया बायर परफॉर्मेंस चैनल्स में है, मैं सभी में हूँ। रूम तय करता है कि क्या दिखाई देगा, इसलिए एक्सेस अपने आप संभल जाता है।

उनके इंस्ट्रक्शन ब्लॉक्स उसी फाइल में होते हैं:

1[designer] [project] पर डिज़ाइनर है। जब वह ब्रीफ माँगे, तो क्लाइंट का उद्देश्य एक लाइन में, डिलीवेरेबल, कंस्ट्रेन्ट्स, क्लाइंट को पसंद आए उदाहरण, और वह एक चीज़ जो बचनी है, रिटर्न करो। 200 शब्दों से कम।

उसका पहला रिक्वेस्ट दो मिनट के अंदर एक पूरी तरह तैयार ब्रीफ के रूप में वापस आया, जिसमें मेरे कैलेंडर में कुछ नहीं जोड़ा गया। उसी एम्प्लॉई का उपयोग करने वाला दूसरा व्यक्ति वह क्षण है जब यह एक निजी टूल रहना बंद हो जाता है।

फाइल बिज़नेस के साथ बढ़ती है

चैनल के शीर्ष पर वाली फाइल इस सेटअप का वह हिस्सा है जो कंपाउंड होता है, और यह थोड़ी-थोड़ी लाइनों में बढ़ती है।

एक नया क्लाइंट एक ब्लॉक जोड़ता है: उनके लक्ष्य, उनके ब्रांड टर्म्स, उन्हें पसंद आए उदाहरण, वह एक चीज़ जो बचनी है, और अगली डेट जो हमें उन्हें देनी है।

एक नया ऑफर एक नियम जोड़ता है: इसकी कीमत कैसे तय होती है, इसमें क्या शामिल है, और यह साप्ताहिक रन्स में कहाँ आता है।

एक नया व्यक्ति अपना इंस्ट्रक्शन ब्लॉक जोड़ता है, ताकि एम्प्लॉई उनके पहले दिन से उनके साथ काम कर सके।

शुक्रवार को मैं पाँच मिनट उस फाइल को पढ़ने में बिताता हूँ और हफ्ते भर में आई हुई चीज़ें जोड़ता हूँ। आमतौर पर एक लाइन काफी होती है, और चैनल में अगला रिक्वेस्ट उसकी वजह से थोड़ा और पूरा होकर वापस आता है।

1इस फाइल में जोड़ी गई हर लाइन उसके बाद होने वाले हर रन पर लागू होती है। इसे एक स्क्रीन से कम रखो।

यही सारा मेंटेनेंस है। नौ मैसेज सेटअप को ले जाते हैं, फाइल मेमोरी को ले जाती है, और इन दोनों के बीच काम हर महीने हल्का होता जाता है।

मेरे पास क्या रहता है

प्राइसिंग और स्कोप। क्लाइंट के साथ कॉल। मेरे नाम से प्रकाशित होने वाली किसी भी चीज़ का आखिरी रिव्यू। जब कुछ गलत हो जाए तो होने वाली कठिन बातचीत।

बाकी सबकी एक ज़िम्मेदार है। अधिकांश दिनों में व्यापार स्पष्ट है: एडमिनिस्ट्रेशन का एक शाम बनाम डिसीजन्स के बीस मिनट, और यही कारण है कि एजेंसी एक और कॉन्ट्रैक्ट के बिना अधिक अकाउंट्स संभाल सकती है।

सेटअप, क्रम में

1. क्लाइंट फाइल लिखो। एक स्क्रीन, खराब तरीके से, आज ही।
2. तीन टूल्स कनेक्ट करो, तीस नहीं। ईमेल, कैलेंडर, वह ड्राइव जहाँ प्रपोजल्स और कॉन्ट्रैक्ट्स रहते हैं।
3. नौ मैसेज एक चैनल में टाइप करो, ऊपर दिए गए क्रम में।
4. पहला हफ्ता हाथ से चलाओ। वह सब पढ़ो जो वह बनाता है।
5. हर सुधार को चैनल के शीर्ष पर एक लाइन के रूप में लिखो।
6. टीम के इंस्ट्रक्शन ब्लॉक्स तब जोड़ो जब आपके अपने ड्राफ्ट्स को एडिट्स की ज़रूरत न रहे।

एक-व्यक्ति वाली एजेंसी मेहनत पर स्केल नहीं करती। वह काम के उन हिस्सों पर स्केल करती है जो बिना किसी व्यक्ति के उन्हें याद किए होते हैं, और नौ मैसेज वहीं से शुरू होते हैं।

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पेड पार्टनरशिप।