Excel में Copilot के लिए 20 व्यावहारिक प्रॉम्प्ट्स: जुलाई 2026 संस्करण, हर व्यावसायिक परिदृश्य के लिए

आपको अब Excel में समान निर्देश दोहराने की ज़रूरत नहीं है।

हर बार जब आप Copilot खोलते हैं, तो आप वही चीज़ें समझाते हैं: "सेल मर्ज न करें," "हेडर को बोल्ड बनाएं," "मुद्रा में दशमलव न हो।" हर बार शुरू से।

मैं पहले ऐसा करता था मानो यह स्वाभाविक हो। मुझे लगता था कि निर्देश देना ही काम है।

लेकिन मैं गलत था। Copilot में एक फीचर है "पहले से सिखाना।" आपको केवल एक बार उन निर्देशों को रजिस्टर करना होता है जो आप हर बार लिखते थे। प्रॉम्प्ट को "हर बार लिखने वाली चीज़" से बदलकर "ऐसी चीज़ जिसे वह पहले से याद रखे" कर दें।

यह लेख उस विधि और 20 व्यावहारिक प्रॉम्प्ट को बताता है जिन्हें आप तुरंत उपयोग कर सकते हैं।

स्पष्ट रूप से कहूं तो: मैं इस लेख में 20 प्रॉम्प्ट से भी अधिक, इस "सिखाने" की अवधारणा को बताना चाहता हूं। इसे जानने से Copilot की उपयोगिता पूरी तरह बदल जाती है।

जब तक आप पढ़ना खत्म करेंगे, Excel खोलना थोड़ा हल्का महसूस होना चाहिए।

अध्याय 1: Copilot निर्देश हमेशा दोहराए जाते क्यों हैं?

इसका कारण सरल है। Copilot हर बार वर्कबुक बदलने पर आपकी प्राथमिकताएं भूल जाता है।

आपने पिछले महीने बजट टेबल में "सेल मर्ज न करें" सिखाया, लेकिन इस महीने की नई वर्कबुक में आपको वही बात फिर कहनी होगी। टीम के साथ साझा की गई फाइलों में भी, अगर बगल वाला व्यक्ति इसे खोलता है, तो उसे निर्देश शुरू से देने होंगे।

मैं खुद एक कंसल्टिंग क्लाइंट के लिए कोटेशन टेम्पलेट को एडजस्ट करते समय हर बार वही निर्देश टाइप करते-करते थक गया था: "यूनिट प्राइस, क्वांटिटी, सबटोटल, टैक्स, टोटल के क्रम में रखें," "हेडर बोल्ड करें।" मैंने कितनी भी बार टाइप किया, अगले महीने रीसेट हो जाता था। सच कहूं तो, मैं तंग आ गया था।

आप सोच सकते हैं, "यह तो Copilot की स्पेसिफिकेशन है, इसलिए कुछ नहीं किया जा सकता।" यह गलत है। वास्तव में, जून 2026 अपडेट के साथ, यह स्थिति बदल गई है।

एक सिस्टम अब मौजूद है जो Copilot को "आपका तरीका" याद रखने देता है। अब से हम इस सिस्टम में महारत हासिल करने की बात करेंगे।

अध्याय 2: सार "हर बार बताने" के बजाय "पहले से सिखाना" है

समझाने के बजाय, मैं आपको दिखाता हूं कि वास्तव में क्या बदलता है।

【सिखाने से पहले Copilot】

निर्देश: "इस सेल्स डेटा को टेबल में बनाएं।"

परिणाम: Copilot रैंडम फॉर्मेटिंग के साथ टेबल बनाता है। बोल्ड हेडर और मुद्रा नोटेशन आपकी पसंद से अलग होते हैं। आपको हर बार मैन्युअली ठीक करना पड़ता है।

【सिखाने के बाद Copilot】

निर्देश: "इस सेल्स डेटा को टेबल में बनाएं।"

परिणाम: बोल्ड हेडर, डॉलर में मुद्रा बिना दशमलव के, नेगेटिव नंबर लाल और कोष्ठक में। आपके कुछ कहे बिना यह सामान्य फॉर्मेट में खत्म होता है।

एक ही निर्देश, एक ही Copilot। फर्क सिर्फ इतना है कि क्या आपने अपना तरीका पहले से रजिस्टर किया था।

यह Excel में Copilot के एक फीचर "Personalization" (वैयक्तिकरण) द्वारा प्राप्त होता है। सेटिंग्स स्क्रीन से एक बार रजिस्टर करने पर, यह आपके अकाउंट में सेव हो जाता है और चाहे आप कोई भी वर्कबुक खोलें, वह उन प्राथमिकताओं का पालन करता है।

तरीका सरल है। कोई प्रोग्रामिंग या जटिल सेटिंग्स की आवश्यकता नहीं। बस Copilot विंडो के ऊपर दाईं ओर सेटिंग्स मेनू से "Personalization" चुनें, अपनी प्राथमिकताएं छोटे वाक्यों में लिखें और सेव करें। लंबी व्याख्या की आवश्यकता नहीं। स्पष्ट पंक्तियाँ लिखना काफी है जैसे "मुद्रा हमेशा $ नोटेशन, 2 दशमलव स्थान" या "सभी टेबल में बैंडेड पंक्तियाँ और बोल्ड हेडर हों।"

एक और समान लेकिन अलग फीचर है: "Workbook Rules" (वर्कबुक नियम)। जबकि Personalization आपके लिए विशिष्ट है, Workbook Rules एक विशिष्ट वर्कबुक से जुड़े होते हैं। वे वर्कबुक के अंदर ".Rules" नामक समर्पित शीट में सेव होते हैं, और नियम कॉलम A में सूचीबद्ध होने चाहिए। जब आप फाइल साझा करते हैं, तो वह शीट प्राप्तकर्ता के पास जाती है, इसलिए उनका Copilot भी उन्हीं नियमों का पालन करेगा। ध्यान दें कि Copilot के लिए इसे पहचानने हेतु यह शीट दिखाई देनी चाहिए। यदि यह छिपी है, तो आपके द्वारा बनाए गए नियम नहीं पढ़े जाएंगे।

Personalization आपकी आदतों को याद रखता है। Workbook Rules पूरी टीम के लिए नियम तय करता है। बस इस अंतर को ध्यान में रखें।

एक महत्वपूर्ण बात: न तो Personalization और न ही Workbook Rules "अटूट आदेश" हैं। वे Copilot के लिए डिफ़ॉल्ट निर्देशों के रूप में कार्य करते हैं, और यदि आप उस समय प्रॉम्प्ट में कोई अलग निर्देश देते हैं, तो वह प्राथमिकता लेगा। उन्हें "डिफ़ॉल्ट मान जो आपको हर बार नहीं लिखने पड़ते" के रूप में सोचें, ताकि अपेक्षाओं में अंतर न हो।

जब मैंने अपने कंसल्टिंग क्लाइंट्स को इसे आज़माने दिया, तो उन्होंने बताया कि कोटेशन के स्वरूप की जांच करने में लगने वाले समय में दृश्य कमी आई। फॉर्मेटिंग इंसान का काम नहीं है; आपको बस वह छोड़ना होगा जो Copilot को छोड़ा जा सकता है।

अध्याय 3: 20 व्यावहारिक प्रॉम्प्ट

यहाँ मुख्य विषय है। मैं 20 प्रॉम्प्ट पेश कर रहा हूं जो मैंने सत्यापन के माध्यम से बनाए हैं, चार समूहों में विभाजित।

आपको एक साथ सभी आज़माने की ज़रूरत नहीं है। बस उस कार्य से शुरू करें जो अभी आपको सबसे अधिक थकाऊ लगता है।

A: Personalization रजिस्ट्रेशन के लिए (5 आइटम)

एक बार रजिस्टर होने के बाद, ये काम करते रहते हैं। इन्हें सीधे सेटिंग्स स्क्रीन में पेस्ट करें।

1. मुद्रा और संख्यात्मक प्रारूपों को एकीकृत करना

मुद्रा को हमेशा $ प्रीफिक्स और 2 दशमलव स्थानों के साथ प्रदर्शित करें। नकारात्मक संख्याओं को लाल रंग में और कोष्ठक में प्रदर्शित करें।

→ हर बार वित्तीय वर्कबुक खोलने पर इसे ठीक करने की मेहनत कम करता है।

1. डिफ़ॉल्ट टेबल शैली

बनाई गई सभी टेबलों पर बैंडेड पंक्तियाँ और बोल्ड हेडर लागू करें।

→ विसंगत स्वरूपों की समस्या को रोकता है।

1. नामकरण परंपराओं को एकीकृत करना

टेबल नामों के लिए प्रीफिक्स "tbl" का उपयोग करें और शीट नामों को सामग्री का वर्णन करने वाले जापानी नाम दें।

→ बाद में खोज करने पर भ्रमित होने की संभावना कम करता है।

1. फॉर्मूला लेखन शैली निर्दिष्ट करना

फॉर्मूलों में सेल रेंज के बजाय स्ट्रक्चर्ड रेफरेंस और नेम्ड रेंज को प्राथमिकता दें।

→ फॉर्मूलों के आसानी से टूटने की समस्या कम करता है।

1. रिपोर्ट में कुल पंक्ति की स्थिति

सारांश तालिकाओं में, कुल पंक्ति को नीचे के बजाय रिपोर्ट के शीर्ष पर रखें।

→ हर बार "इसे ऊपर ले जाएं" कहने की परेशानी से बचाता है।

B: Workbook Rules के माध्यम से फिक्स करने के लिए (5 आइटम)

टीम के साथ साझा की गई फाइलों के लिए उपयुक्त। ".Rules" शीट में सेव होता है और इसे खोलने वाले व्यक्ति के बदलने पर भी स्थानांतरित होता है।

1. कोटेशन टेम्पलेट को मानकीकृत करना

इस वर्कबुक की कोटेशन शीट में, कॉलम क्रम को यूनिट प्राइस, क्वांटिटी, सबटोटल, कंज़म्पशन टैक्स और टोटल के रूप में तय करें। नए कोटेशन बनाते समय हमेशा इस संरचना का पालन करें।

→ सभी के लिए एक ही कोटेशन प्रारूप तैयार करना आसान बनाता है।

1. मासिक रिपोर्ट संरचना तय करना

इस वर्कबुक में मासिक रिपोर्ट को सारांश, विभागीय विवरण और पिछले महीने की तुलना के क्रम में व्यवस्थित करें। मौजूदा रिपोर्ट शीट को मॉडल के रूप में उपयोग करें।

→ केवल इस महीने के व्यक्ति द्वारा अलग प्रारूप का उपयोग करने की स्थितियों को रोकने में मदद करता है।

1. व्यय रिपोर्ट के लिए फॉर्मेटिंग नियम

व्यय प्रविष्टि शीट में, कॉलम क्रम को दिनांक, मद, राशि और अनुमोदक के रूप में तय करें, और सुनिश्चित करें कि राशि कॉलम हमेशा मुद्रा प्रारूप में हो।

→ लेखा विभाग को जमा करने से पहले फॉर्मेटिंग का काम कम करता है।

1. शिफ्ट तालिकाओं के लिए रंग-कोडिंग नियम

शिफ्ट टेबल शीट में, सेल पृष्ठभूमि रंगों के लिए सशर्त फॉर्मेटिंग सेट करें: यदि कॉलम B में श्रेणी "अर्ली शिफ्ट" है तो हल्का नीला, "लेट शिफ्ट" के लिए पीला और "ऑफ" के लिए ग्रे।

→ हर महीने मैन्युअल रंग भरने की मेहनत कम करता है।

1. इन्वेंट्री शीट के लिए गणना नियम

इन्वेंट्री शीट में, वर्तमान इन्वेंट्री और पिछली गणना के बीच अंतर की स्वचालित रूप से गणना करें, और उन पंक्तियों को लाल रंग में हाइलाइट करें जहां अंतर 10% से अधिक हो।

→ असामान्य मूल्यों की अनदेखी कम करता है।

C: दैनिक कार्यों के लिए (5 आइटम)

मौके पर उपयोग किए जाने वाले एकमुश्त निर्देश।

1. मल्टी-स्टोर डेटा का क्षेत्रीय एकत्रीकरण

प्रत्येक स्टोर के मासिक बिक्री डेटा से, क्षेत्र के अनुसार वृद्धि दर की गणना करें और शीर्ष 3 और निचले 3 क्षेत्रों की तुलना करने वाली रिपोर्ट बनाएं।

→ मैन्युअल एकत्रीकरण में लगने वाले समय को काफी कम करता है।

1. नोटेशन विसंगतियों का बैच सुधार

इस डेटा में नोटेशन विसंगतियों (मिश्रित पूर्ण-चौड़ाई/आधी-चौड़ाई, अतिरिक्त स्पेस, असंगत कैपिटलाइज़ेशन) का पता लगाएं और उन्हें ठीक करें। ठीक किए गए भागों की सूची रिपोर्ट करें।

→ आपको गंदे डेटा को वैसे ही नहीं छोड़ना पड़ता।

1. डुप्लिकेट डेटा का पता लगाना और हटाने का प्रस्ताव

नाम, ईमेल और पंजीकरण दिनांक के संयोजन के आधार पर इस सूची में डुप्लिकेट पंक्तियों का पता लगाएं, और यह मानते हुए कि नई पंजीकरण तिथि को प्राथमिकता दी गई है, किसे रखना है इसका प्रस्ताव दें।

→ दृश्य जांच का बोझ कम करता है।

1. दिनांक प्रारूपों को एकीकृत करना

इस शीट में सभी दिनांक नोटेशन को YYYY-MM-DD प्रारूप में एकीकृत करें।

→ एकत्रीकरण के दौरान त्रुटियों के एक कारण को हटाता है।

1. पिवट टेबल ड्राफ्ट बनाना

इस डेटा से एक पिवट टेबल बनाएं जो प्रभारी व्यक्ति और महीने के अनुसार बिक्री एकत्र करे।

→ इसे शुरू से सेट करने में बहुत मेहनत बचाता है।

D: उन्नत उपयोग के लिए (5 आइटम)

1. बजट बनाम वास्तविक विश्लेषण का ऑटोमेशन

बजट और वास्तविक डेटा से विभागीय विचलन की गणना करें। सबसे बड़े विचलन वाले शीर्ष 3 विभागों के लिए, डेटा से पहचाने जा सकने वाले कारकों और अतिरिक्त पुष्टि की आवश्यकता वाली परिकल्पनाओं को अलग-अलग व्यवस्थित करें।

→ मासिक बैठकों से पहले तैयारी का समय कम करता है।

1. व्हाट-इफ विश्लेषण में कई परिदृश्य गणना

इस लागत संरचना के आधार पर, कच्चे माल की लागत में 5% वृद्धि, 10% वृद्धि और समान रहने के तीन पैटर्न के लिए सकल लाभ पर प्रभाव की गणना करें।

→ आपको केवल एक पैटर्न पर रुकने से रोकता है।

1. अनुबंध समय सीमा की सूची बनाना

संलग्न अनुबंध सूची डेटा से अनुबंध समाप्ति तिथि, स्वचालित नवीनीकरण की उपस्थिति और रद्दीकरण सूचना की समय सीमा निकालें, और उन्हें समय सीमा की निकटता के अनुसार क्रमबद्ध करें। उन आइटमों को जिनका निर्णय करना कठिन है, "मूल पुष्टि आवश्यक" के रूप में प्रदर्शित करें।

→ उन स्थितियों को रोकने में मदद करता है जहां आपको पता चलता है कि अनुबंध स्वतः नवीनीकृत हो गया। अंतिम निर्णय के लिए हमेशा मूल की जांच करें।

1. दिनचर्या कार्यों को स्किल के रूप में रजिस्टर करना

Copilot की स्किल सुविधा का उपयोग करके, आप मासिक रिपोर्ट निर्माण जैसे आवर्ती कार्यों की प्रक्रियाओं को "SKILL.md" के रूप में सेव कर सकते हैं। इसे एक विशिष्ट फ़ोल्डर में रखकर, अगली बार कॉल करने पर आप उन्हीं चरणों को पुन: उत्पन्न कर सकते हैं।

वित्तीय संचालन में उपयोग के उदाहरण आधिकारिक रूप से प्रदान किए गए हैं, लेकिन इसे किसी भी विभाग में कई बार दोहराए जाने वाले कार्यों, जैसे लेखा, बिक्री प्रबंधन या इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए लागू किया जा सकता है।

→ इस महीने फिर से वही चीज़ समझाने की प्रक्रिया कम करता है।

1. आंतरिक उपयोग के लिए 3-पंक्ति सारांश

मैं इस Excel के विश्लेषण परिणामों को एक ऐसे बॉस को समझाऊंगा जो Excel से परिचित नहीं है। 3 पंक्तियों में सारांशित करें: "क्या पाया गया," "आगे क्या करना है," और "कब तक कार्य करना है।"

→ अलग रिपोर्टिंग सामग्री बनाने की मेहनत कम करता है। हालांकि, अपने बॉस को अंतिम रिपोर्ट करने से पहले सामग्री की अपनी आंखों से पुष्टि करें।

आपको सभी 20 एक साथ आज़माने की ज़रूरत नहीं है। बस अपने हाथ में सबसे थकाऊ कार्य के लिए एक प्रॉम्प्ट आज़माएं।

अध्याय 4: उन्हें कैसे संयोजित करें और एक सावधानी

अब तक के 20 आइटम अलग-अलग काम करते हैं, लेकिन संयुक्त होने पर वे वास्तव में शक्तिशाली होते हैं। नंबर 1 (मुद्रा प्रारूप) और नंबर 16 (बजट बनाम वास्तविक) को ओवरलैप करने से वित्तीय बैठक सामग्री एक पॉलिश रूप के करीब आती है। नंबर 6 (कोटेशन नियम) और नंबर 18 (अनुबंध समय सीमा) का समानांतर उपयोग बिक्री और कानूनी दोनों में चूक को नोटिस करना आसान बनाता है।

जब मैंने कंसल्टिंग क्लाइंट्स को इन संयोजनों को आज़माने दिया, तो उन्होंने कहा कि मासिक सामग्री बनाने में लगने वाला समय स्पष्ट रूप से कम हो गया। ऐसा इसलिए है क्योंकि फॉर्मेटिंग के लिए उपयोग किया जाने वाला समय विश्लेषण पर लगाया जा सकता है।

एक ईमानदार सावधानी: Excel में Copilot का पूर्ण उपयोग करने के लिए एक अलग लाइसेंस की आवश्यकता होती है। छोटे और मध्यम उद्यमों के लिए "Microsoft 365 Copilot Business" आधिकारिक Microsoft पृष्ठ पर नियमित मूल्य लगभग 3,148 येन प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह या प्रचार मूल्य 2,698 येन पर सूचीबद्ध है। दोनों वार्षिक बिलिंग हैं, कर को छोड़कर, और एक पात्र Microsoft 365 Business योजना में जोड़ मानते हैं। मूल्य और अभियान विवरण बदलते हैं, इसलिए परिचय से पहले आधिकारिक पृष्ठ की जांच अवश्य करें।

Personalization और Workbook Rules सुविधाओं पर स्वयं कोई अतिरिक्त लागत नहीं आती है, लेकिन Copilot का उपयोग करना, जो कि शर्त है, के लिए एक पात्र Microsoft 365 सब्सक्रिप्शन और संगठनात्मक सेटिंग्स की आवश्यकता होती है। यदि आप इस पर ध्यान नहीं देते हैं, तो आप "इसका उपयोग होना चाहिए लेकिन दिखाई नहीं देता" की स्थिति में आ जाएंगे, इसलिए परिचय से पहले लाइसेंस की जांच करें।

सारांश: Excel निर्देशों में बर्बाद होने वाला समय आज समाप्त होता है

इस बार, हमने Excel में Copilot को पहले से सिखाने की अवधारणा से लेकर 20 व्यावहारिक प्रॉम्प्ट तक सब कुछ समझाया।

बहुत से लोग हर बार Copilot को वही निर्देश देते रहते हैं। लेकिन आपको वास्तव में जो करना चाहिए वह है अपनी प्राथमिकताएं एक बार रजिस्टर करना और फिर निर्देशों को छोड़ देना। केवल इसमें महारत हासिल करने से, Excel के साथ बातचीत बहुत हल्की हो जाती है।

लेकिन, आपको सभी 20 एक साथ आज़माने की ज़रूरत नहीं है। करने के लिए केवल एक चीज़ है।

उस कार्य के लिए एक प्रॉम्प्ट चुनें जो अभी आपको सबसे अधिक थकाऊ लगता है और इसे Personalization या Workbook Rules में रजिस्टर करें।

एक बार जब आप उस हल्केपन का अनुभव कर लेते हैं, तो आप हर बार शुरू से निर्देश देने वाले दिनों में वापस नहीं जा सकते।

Copilot का विकास वास्तव में तेज है। नवीनतम उपयोग का अकेले पीछा करने की तुलना में उन लोगों से सीखना अत्यधिक तेज है जो इसका अभ्यास कर रहे हैं।

अंत तक पढ़ने के लिए धन्यवाद।

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