छह महीने पहले, आपने एक्सेल के Copilot से कोई गणना करने के लिए कहा होगा और सोचा होगा, "ठीक है, लगता है बस इतना ही।" क्या आप आज तक उसी धारणा पर कायम हैं?
मैं आपको पहले निष्कर्ष दे दूं: आज का Excel Copilot छह महीने पहले के Copilot से बिल्कुल अलग टूल है। अब इसमें आपकी प्राथमिकताओं को याद रखने की जगह है। इसमें विशिष्ट फ़ाइलों के लिए नियम लिखने की जगह है। अब आप उस AI ब्रेन को चुन सकते हैं जो इसके अंदर चलता है। और "पूरे डेटा का विश्लेषण करें" जैसे एक सरल, अस्पष्ट अनुरोध के साथ, यह अब एग्रीगेशन से लेकर ग्राफ़ तक सब कुछ बना सकता है।
एक ऐसे व्यक्ति के रूप में जिसका काम अपनी कंपनी के भीतर Copilot को बढ़ावा देना है, पिछले छह महीनों में मेरे पास सलाह लेने आने वालों के शब्द बदल गए हैं। पहले, वे पूछते थे "यह क्या कर सकता है?" अब, वे कहते हैं "इतनी सारी सुविधाएँ हैं, मुझे समझ नहीं आ रहा कि शुरू कहाँ से करूँ।" बदलाव इतना तेज़ है कि जो लोग कुछ समय के लिए दूर रहे, उनके लिए बड़ी तस्वीर अब दिखाई नहीं देती। यही कारण है कि यह लेख सितंबर 2026 तक Excel के Copilot की सभी क्षमताओं को एक जगह संक्षेप में प्रस्तुत करता है। इसमें हर चीज़ के लिए कॉपी-पेस्ट करने योग्य प्रॉम्प्ट टेक्स्ट शामिल है। आपको अभी सब कुछ पढ़ने की ज़रूरत नहीं है। इसे सेव करें और ज़रूरत पड़ने पर केवल उन हिस्सों को खोलें जिनकी आपको आवश्यकता है। मैंने इसे इसी तरह लिखा है।
मैं यह भी वादा करता हूँ कि जब तक आप पढ़ना समाप्त करेंगे, ये बदलाव होंगे:
- आप "इसका विश्लेषण करें" कहकर तुरंत अपने सामने आए डेटा को संभालने में सक्षम होंगे।
- टेबल और ग्राफ़ के स्वरूप को मैन्युअल रूप से ठीक करने में लगने वाला समय खत्म हो जाएगा।
- आप खुद तय कर पाएंगे कि Copilot पर कितना छोड़ना है और कहाँ अपनी आँखों से सत्यापन करना है।
यहाँ सूचीबद्ध कुछ सुविधाओं पर पहले अलग-अलग लेखों में चर्चा की जा चुकी है। यह एक टुकड़ा उन्हें एक पूरी तस्वीर में पुनर्व्यवस्थित करता है ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि अब क्या संभव है। सुविधाएँ बढ़ती रहेंगी, इसलिए मैंने शीर्षक में तारीख शामिल की है। जब तक आप यह पढ़ रहे होंगे, तब तक और भी चीज़ें हो सकती हैं जो यहाँ नहीं लिखी गई हैं।
लक्षित दर्शक वे हैं जो काम पर भुगतान किए गए Microsoft 365 Copilot लाइसेंस का उपयोग कर रहे हैं। मैं एक बड़ी जापानी कंपनी में AI प्रमोशन मैनेजर हूँ। यहाँ लिखी गई हर बात मेरी वास्तविक मशीन पर काम करती पाई गई है। इसके विपरीत, भले ही किसी चीज़ की घोषणा की गई हो, अगर वह अभी तक मेरे वातावरण में काम नहीं करती है, तो मैंने उसे शामिल नहीं किया है।
किसी प्रोग्रामिंग की बिल्कुल आवश्यकता नहीं है। सब कुछ सिर्फ सादे हिंदी (या अंग्रेज़ी) में पूछना है।
मुख्य विषय से पहले, 30 सेकंड की जाँच। Excel में Copilot विंडो खोलें और देखें कि क्या शीर्ष पर "Auto" शब्द दिखाई देता है। यदि ऐसा है, तो आप भाग 3 (AI ब्रेन चुनना) तक सब कुछ उपयोग कर सकते हैं। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो भाग 1, 2 और 4 अभी भी काम करेंगे। यदि Copilot बटन ही रिबन पर नहीं है, तो संभवतः लाइसेंस असाइन नहीं किया गया है, इसलिए अपनी कंपनी के IT विभाग से जाँच करें।
भाग 1: 5 चीज़ें जो आप आज ही दबा सकते हैं (शून्य सेटअप)
पहले, वे चीज़ें जिन्हें आप बिना किसी तैयारी के आज ही उपयोग कर सकते हैं। मुझे लगता है कि Excel के Copilot के बारे में सबसे बड़ी ग़लतफ़हमी यह है कि "जब तक आप सटीक निर्देश नहीं देंगे, यह काम नहीं करेगा।" वास्तव में, इसका उल्टा है; ऐसी स्थितियाँ भी हैं जहाँ जब आप अस्पष्ट रूप से पूछते हैं तो Copilot बेहतर प्रदर्शन करता है। ये पाँच इसका प्रतिनिधित्व करते हैं।
तर्क सरल है, एक अस्पताल की तरह। एक मरीज़ को लक्षणों को चिकित्सा शब्दों में समझाने की ज़रूरत नहीं है। वे कहते हैं "मैं अस्वस्थ महसूस कर रहा हूँ," और डॉक्टर पूछताछ के माध्यम से इसे संकीर्ण करता है। डेटा विश्लेषण और फ़ॉर्मूला डिकोडिंग भी ऐसा ही है; आप बस समस्या लेकर आते हैं। इसे सुलझाना उनका काम है।
पहले बस एक स्थान याद रखें: Copilot विंडो के शीर्ष पर स्थित "Allow editing" टॉगल। यह स्विच है कि Copilot को कार्रवाई करने देना है या नहीं। यदि यह "Chat only" है, तो यह एक सलाहकार है; यदि यह "Allow editing" है, तो यह एक कार्यकर्ता बन जाता है जो शीट जोड़ता है और टेबल बनाता है। इस लेख का पूरा भाग 1 "Allow editing" स्थिति में उपयोग किया जाता है।
1-1. डेटा विश्लेषण आउटसोर्स करना
क्या आप कभी "इसका विश्लेषण करें" कहकर आपको दिए गए डेटा के सामने ठिठक गए हैं, यह नहीं जानते कि कहाँ से शुरू करें? इसका उत्तर है: आप इसे ठिठके हुए ही फेंक सकते हैं।
कच्चा सर्वेक्षण डेटा
1कृपया इस शीट के पूरे डेटा का विश्लेषण करें। मुझे बताएं कि आपने क्या देखा।
इस एक वाक्य के साथ, एक नई शीट पर एक सारांश तालिका और ग्राफ़ बन जाता है, और चैट अंतर्दृष्टि लौटाती है जैसे "जबकि यह आइटम उच्च रेटेड है, यहाँ कई बिंदु नोट किए गए हैं।" सर्वेक्षण, बिक्री सूची, उपस्थिति, पूछताछ इतिहास—पंक्तियों और स्तंभों वाली कोई भी चीज़ काम करती है। शर्त यह है कि कार्यपुस्तिका OneDrive या SharePoint में सहेजी गई है, और यह पर्याप्त है कि पहली पंक्ति एक हेडर हो।
जब मैंने इसे एक प्रशिक्षण सर्वेक्षण (50 उत्तरदाता, 8 मूल्यांकन आइटम, अंत में मुफ्त टेक्स्ट) के साथ आज़माया, तो कुछ ही मिनटों में "प्रशिक्षण सर्वेक्षण विश्लेषण" नामक एक शीट जोड़ दी गई, जो इस प्रकार व्यवस्थित थी: पहले, निष्कर्ष/मुख्य बिंदुओं की 4 पंक्तियाँ। "सामग्री, प्रशिक्षक और व्यावहारिक उपयोगिता उच्च थे, सभी रेटिंग 4 या उससे ऊपर थीं। सबसे बड़ा सुधार बिंदु अभ्यास का समय है।" इसके बाद, प्रमुख KPI (कुल संतुष्टि 4.38, अभ्यास समय की पर्याप्तता 2.94), प्रत्येक आइटम के लिए 5 से 1 तक का औसत और वितरण, और विभाग और अनुभव के अनुसार तुलना तालिकाएँ। फिर मुफ्त टेक्स्ट का वर्गीकरण—जैसे "अभ्यास/संचालन समय की कमी: 23 मामले, 46%, शीर्ष प्राथमिकता सुधार अनुरोध," चार स्तंभों में: विषय, गणना, संरचना अनुपात और व्याख्या। अंत में, आइटम के अनुसार औसत का एक ग्राफ़। शीट हेडर में एक नोट भी शामिल था जो उसने खुद जोड़ा था: "मूल डेटा नहीं बदला गया है।"
विश्लेषण परिणाम
मैंने बस एक वाक्य भेजा था। अगर मैंने खुद पिवट डिज़ाइन करना शुरू किया होता, तो मैं उस बिंदु पर कोणों के साथ संघर्ष कर रहा होता। यदि आपका वातावरण मुफ्त टेक्स्ट वर्गीकरण आउटपुट नहीं करता है, तो बस "मुफ्त टेक्स्ट कॉलम से सामान्य राय को तीन बिंदुओं में संक्षेपित करें और बताएं कि प्रत्येक के लिए कितने मामले थे" के साथ पालन करें।
ट्रिक ऑर्डर है। विश्लेषण के दो चरण हैं: "अन्वेषण" और "समापन।" प्रारंभिक अन्वेषण में, ऑर्डर को संकीर्ण न करना बेहतर है ताकि आपके द्वारा न सोचे गए कोण मिश्रित हो जाएँ। देखें कि क्या निकलता है, और यदि आप कुछ और देखना चाहते हैं, तभी "पुनः एकत्रित करें ताकि विभागों के बीच अंतर स्पष्ट हो" का आदेश दें। पहले फेंकें, बाद में संकीर्ण करें। बस इस ऑर्डर को याद रखें। यदि आप अनिश्चित हैं कि ग्राफ़ कैसे दिखाना है, तो पूछें "इसे किसी वरिष्ठ को रिपोर्ट करने के लिए उपयुक्त ग्राफ़ बनाएं," और Copilot प्रस्तुति का चुनाव भी संभाल लेगा। यह एक सक्षम अधीनस्थ को काम सौंपने जैसा है; शुरू से उन्हें बाँधने के बजाय, उन्हें एक बार स्वतंत्र रूप से काम करने देना और फिर दिशा सुधारना बेहतर है।
सच कहूँ तो, सभी कोण जो निकलते हैं, सही नहीं होते। यह तय करना आपका काम रहता है कि क्या केवल 3 उत्तरदाताओं वाले विभाग के औसत के बारे में बात करना ठीक है। फिर भी, रिपोर्ट तक की दूरी आपके सामने एक ड्राफ्ट होने और एक खाली पेज होने के बीच अतुलनीय है।
1-2. रहस्यमयी फ़ॉर्मूले डिकोड करना
एक पूर्ववर्ती द्वारा छोड़ा गया ट्रिपल-नेस्टेड IF और VLOOKUP वाला लंबा फ़ॉर्मूला। कोई इसे छूता नहीं क्योंकि वे इसे तोड़ने से डरते हैं। आप इसे सादे भाषा में बदल सकते हैं।
1कृपया चरण-दर-चरण समझाएं कि (सेल पता) का फ़ॉर्मूला क्या कर रहा है। कृपया उपयोग किए गए प्रत्येक फ़ंक्शन की भूमिका भी शामिल करें।
प्रतिक्रिया एक चरण-दर-चरण स्पष्टीकरण है: "पहले, यह दूसरी शीट से संबंधित यूनिट मूल्य खोजता है; यदि नहीं मिलता है, तो यह शून्य प्रदर्शित करता है; यदि मिलता है, तो यह इसे मात्रा से गुणा करता है।" फ़ॉर्मूला खुद नहीं बदलता है। जो बदलता है वह यह है कि यह एक "अछूत मंत्र" से "पढ़ने योग्य गणना" में बदल जाता है। यदि आप इसे पढ़ सकते हैं, तो आप इसे ठीक कर सकते हैं। यदि आप इसे ठीक कर सकते हैं, तो आप इसे सौंप सकते हैं। आप अंततः उन कार्यपुस्तिकाओं पर काम कर सकते हैं जो किसी पूर्ववर्ती के स्थानांतरण के कारण जमी हुई थीं।
एक उल्टा उपयोग भी है। अपने द्वारा बनाए गए फ़ॉर्मूले की व्याख्या करवाएँ और उस स्पष्टीकरण को अपने उत्तराधिकारी के लिए एक नोट के रूप में छोड़ दें। आपके द्वारा लिखे बिना हैंडओवर दस्तावेज़ का एक टुकड़ा जुड़ जाता है। इसके अतिरिक्त, यदि आप पूछते हैं "क्या आप इस फ़ॉर्मूले को सरल बना सकते हैं?", तो यह नए फ़ंक्शन का उपयोग करके एक छोटा विकल्प भी सुझाएगा।
1-3. गंदे डेटा को तैयार करना
एग्रीगेशन त्रुटियों के अधिकांश कारण गंदा डेटा है। डुप्लिकेट पंक्तियाँ, अतिरिक्त स्थान, "कंपनी इंक." और "कंपनी लिमिटेड" का मिश्रण। आप इस सफाई के लिए भी पूछ सकते हैं।
1कृपया इस शीट के डेटा को साफ करें। डुप्लिकेट, अतिरिक्त स्थान और नोटेशन विसंगतियों की तलाश करें, और उन्हें ठीक करने से पहले मुझे पाई गई समस्याओं की एक सूची दिखाएं।
आप एक महीने में नाम सूची या अन्य विभागों से आने वाले बिक्री डेटा पर इस पर कितना समय बिताते हैं? यदि आप महीने में 4 बार 10 मिनट की तैयारी करते हैं, तो वह 40 मिनट है। बस इस सफाई को समाप्त करके, भाग 1 अपनी लागत वसूल कर लेता है।
महत्वपूर्ण भाग वाक्यांश है "उन्हें ठीक करने से पहले, मुझे एक सूची दिखाएं।" इसे केवल तभी ठीक करने दें जब आपने अपनी आँखों से देख लिया हो कि क्या बदलेगा और कैसे। क्योंकि सफाई शक्तिशाली है, यदि आप इसे पूरी तरह से AI पर छोड़ देते हैं, तो यह उन नोटेशन को एकीकृत कर सकता है जिन्हें आप बदलना नहीं चाहते थे, इसलिए कृपया मूल फ़ाइल की एक प्रति लेने के बाद काम करें।
1-4. लंबे समय से न खोली गई प्रबंधन शीट की वर्तमान स्थिति पूछना
दो सप्ताह के बाद एक साझा फ़ोल्डर में एक कार्य प्रबंधन शीट खोलना। 100 से अधिक पंक्तियाँ, हर जगह लाल टेक्स्ट जोड़। अब क्या चल रहा है? इसे अपनी आँखों से ट्रेस करने के बजाय, यह पूछें:
1इस कार्यपुस्तिका में हाल के बदलावों का सारांश दें।
मेरी मशीन पर, अंतिम अद्यतन तिथि और एक गणना जैसे "हाल के बदलाव: 8 लाल टेक्स्ट जोड़, 4 नई वस्तुएँ" के बाद, मुख्य परिवर्तनों को परियोजना सामग्री स्तर पर बुलेट किया गया था, प्रत्येक के साथ स्रोत सेल पता संलग्न था। आप मूल टेक्स्ट की जाँच करने के लिए बस उन वस्तुओं के पतों पर जाएँ जिनमें आपकी रुचि है। मीटिंग से 10 मिनट पहले की तैयारी एक पढ़ने के कार्य से एक सोचने के कार्य में बदल जाती है।
सटीक होने के लिए, Copilot तालिका की सामग्री पढ़ रहा है, न कि Excel द्वारा रिकॉर्ड किए गए संपादन इतिहास को। यह निर्माता और अंतिम सेवर को जानता है, लेकिन यह नहीं जानता कि किसने कौन सा सेल लिखा। याद रखें कि यह "क्या हुआ" जानने का एक उपकरण है, न कि "किसने किया" का पता लगाने का।
1-5. Python जाने बिना उन्नत विश्लेषण के लिए पूछना
विसंगति का पता लगाना, सांख्यिकीय प्रवृत्ति विश्लेषण, सिमुलेशन। अब तक, ये "उन लोगों के लिए काम थे जो Python लिख सकते हैं।" आज का Excel Copilot आवश्यक विश्लेषण के लिए आवश्यक Python कोड स्वयं लिखता और निष्पादित करता है और आपको केवल परिणाम लौटाता है। यह मेरे वातावरण में शून्य Python ज्ञान के साथ काम करता था।
1इस डेटा में विसंगतियों का पता लगाने के लिए Python का उपयोग करें। कृपया यह भी शामिल करें कि आपने इसे विसंगति क्यों माना।
जब मैंने इसे पिछले सर्वेक्षण के साथ आज़माया, तो "Python विसंगति विश्लेषण" नामक एक शीट जोड़ी गई। सामग्री के तीन भाग थे। पहला, प्रति निर्णय विधि मामलों की संख्या: IQR द्वारा 0 मामले, Z-स्कोर द्वारा 0 मामले, सभी वस्तुओं के लिए समान स्कोर वाला 1 उत्तर, अत्यधिक उच्च/निम्न अंतर वाले 18 उत्तर, समग्र प्रवृत्ति से विचलित 12 उत्तर, और डुप्लिकेट को छोड़कर पुष्टि के लिए 21 उम्मीदवार। इसके बाद, प्रत्येक आइटम के लिए माध्य, मानक विचलन और चतुर्थक। और प्रत्येक के लिए "निर्णय का कारण" कॉलम के साथ 21 पुष्टि उम्मीदवारों की एक सूची—जैसे "सभी 7 आइटम 4 अंक हैं" या "उच्च उपयोगिता और संतुष्टि लेकिन कम अभ्यास समय और संचालन समझ।" अंत में, "व्याख्या पर नोट" भी था।
Python के साथ विसंगति खोज के परिणाम
मुझे जो पसंद आया वह यह था कि जब सांख्यिकीय आउटलायर शून्य थे, तो यह "कोई विसंगति नहीं" के साथ समाप्त नहीं हुआ, बल्कि अन्य दृष्टिकोणों से पुष्टि उम्मीदवारों का सुझाव दिया। यह निष्कर्ष पर नहीं कूदता बल्कि मनुष्यों द्वारा अंतिम निर्णय लेने के लिए सामग्री प्रस्तुत करता है। इस डिज़ाइन के साथ, मैं इसे मन की शांति के साथ AI पर छोड़ सकता हूँ।
बस शुरुआत में "Python का उपयोग करें" जोड़कर, Copilot अपनी विश्लेषण विधि बदल देता है। "बिक्री रुझानों का सांख्यिकीय विश्लेषण करें," "अगली तिमाही के आंकड़ों का तीन परिदृश्यों में अनुकरण करें," "जाँच करें कि क्या इन दो वस्तुओं के बीच कोई संबंध है।" वह विश्लेषण जिसमें पहले किसी विशेष विभाग की प्रतीक्षा करने में दिन लग जाते थे, अब आपकी मेज पर मिनटों में हो जाता है। परिणाम Excel तालिका के रूप में वापस आते हैं, इसलिए आपको Python कोड पढ़ने की आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, रिपोर्ट में संख्याओं का उपयोग करने से पहले, मूल डेटा पंक्तियों की संख्या और एक मान को अपनी आँखों से जाँचें। विश्लेषण जितना उन्नत होगा, इस आदत का मूल्य उतना ही अधिक होगा।
भाग 2: इसे अपनी प्राथमिकताएँ याद रखने दें (5 मिनट)
भाग 1 को आज़माने के बाद, अगली निराशा पैदा होती है: "सामग्री सही है, लेकिन मैं हर बार स्वरूप ठीक कर रहा हूँ।" ग्राफ़ के रंग, कुल की स्थिति, सेल मर्जिंग। इस "अंतिम स्पर्श" में लगभग 2 मिनट लगते हैं, लेकिन यदि यह सप्ताह में 5 बार है, तो वह महीने में 40 मिनट, साल में 8 घंटे है। यह तय करना कि "इसे स्वयं ठीक करना तेज़ है" एक बार के लिए सही है, लेकिन यदि हर बार किया जाए तो यह सबसे महंगा निर्णय है।
यदि आप इसे एक बार अपनी प्राथमिकताएँ सिखा दें तो वह मैन्युअल काम गायब हो जाता है। एक ऑपरेशन जहाँ आप हर बार पूछने पर हर आदेश बताते हैं, वह अपने परिवार को हर बार "हल्का मसाला, कम चावल" कहने जैसा है; यह टिकेगा नहीं। सही तरीका यह है कि इसे याद रखने दिया जाए, जैसे आपके पसंदीदा रेस्तरां में "हमेशा की तरह।"
स्थान Copilot विंडो के ऊपरी दाएँ कोने में तीन बिंदुओं (...) से "Customize Copilot" (या कुछ वातावरणों में "Personalization") है। यदि आप इनपुट फ़ील्ड में अपनी प्राथमिकताएँ लिखते हैं और उन्हें सहेजते हैं, तो उसके बाद, चाहे आप कोई भी कार्यपुस्तिका खोलें, उन प्राथमिकताओं के अनुसार परिणाम लौटाए जाएँगे। इस सेट को चिपकाकर और अपनी शैली में फिर से लिखकर शुरू करें।
1ग्राफ़ के लिए नीले रंग के शेड का उपयोग करें और रंगों को तीन तक सीमित रखें।2सेल मर्ज न करें।3तालिकाओं में बोल्ड हेडर जोड़ें।4कुल पंक्ति को तालिका के नीचे नहीं, बल्कि शीर्ष पर रखें।5व्याख्यात्मक टिप्पणियों को संक्षिप्त रखें और केवल इस बारे में रखें कि क्या बदला गया।
सिखाने के बाद का बदलाव सूक्ष्म लेकिन निश्चित है। यहाँ तक कि "स्थान के अनुसार एकत्रित करें और एक ग्राफ़ बनाएं" अनुरोध के साथ भी, सिखाने से पहले यह नीचे कुल के साथ 5-रंग का ग्राफ़ हो सकता है; सिखाने के बाद, यह शीर्ष कुल और बोल्ड हेडर के साथ 3-रंग का नीला ग्राफ़ है। बिना कुछ कहे, एक तालिका जो आपके द्वारा खुद समाप्त की गई लगती है, शुरू से वापस आती है। न केवल 2 मिनट का फिक्स गायब हो जाता है, बल्कि इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप "Copilot के आउटपुट को दूसरों को वैसे ही दिखाने" में सक्षम हो जाते हैं। क्या आप मीटिंग से ठीक पहले सोच सकते हैं "मैं इस तालिका को स्क्रीन पर वैसे ही प्रोजेक्ट कर सकता हूँ"—वह 5 मिनट यह अंतर पैदा करता है।
लिखने की ट्रिक कुछ छोटी, स्पष्ट पंक्तियाँ हैं। छोटी पंक्तियों के बुलेट पॉइंट लंबे पैराग्राफ की तुलना में अधिक विश्वसनीय रूप से काम करते हैं। यदि आप नहीं सोच पा रहे हैं कि क्या लिखना है, तो पिछली बार याद करें जब आपने Copilot के आउटपुट को ठीक किया था। उस फिक्स की सामग्री आपकी प्राथमिकता की एक पंक्ति बन जाती है।
एक बात जो मैं चाहता हूँ कि आप एक विशिष्टता के रूप में जानें: यह सेटिंग आपके खाते से जुड़ी है, फ़ाइल में सहेजी नहीं गई है, और दूसरों के साथ साझा नहीं की गई है। यह एक डिज़ाइन है, कोई दोष नहीं। तालिका प्राथमिकताएँ व्यक्ति के अनुसार भिन्न होती हैं, और आपका "शीर्ष पर कुल" सभी पर थोपा नहीं जाना चाहिए। इसलिए, व्यक्तिगत प्राथमिकताएँ व्यक्ति के पास जाती हैं, और टीम के नियम फ़ाइल में जाते हैं (जिसके बारे में मैं भाग 4 में लिखूंगा)। यह अंतर बाद में प्रभावी होगा।
भाग 3: AI ब्रेन चुनना
यहाँ से, यह उन लोगों के लिए है जिन्होंने शुरुआत में 30 सेकंड की जाँच में "Auto" देखा था। उस "Auto" की पहचान मॉडल चयन मेनू है। आप Copilot के अंदर चलने वाले AI मॉडल को ही चुन सकते हैं।
जब आप इसे खोलते हैं, तो विकल्प केवल एक कंपनी के नहीं होते हैं। मेरी स्क्रीन पर, GPT-आधारित और Claude-आधारित दो खेमों के चार नवीनतम मॉडल पंक्तिबद्ध हैं। इसका मतलब है कि आप Excel के अंदर AI ब्रेन को बदल सकते हैं। एक उपकरण में कई कंपनियों के दिमागों का सह-अस्तित्व एक साल पहले अकल्पनीय था। लाइनअप अपडेट के साथ बदलेगा, इसलिए आपको नाम याद रखने की आवश्यकता नहीं है। बस तंत्र को याद रखें।
मुझे कंपनी के भीतर कई बार "क्या आप वास्तव में Excel के अंदर AI चुन सकते हैं?" जैसी प्रतिक्रियाएँ मिली हैं। आप कर सकते हैं। और यह तथ्य स्वयं उन लोगों को भी शायद ही पता है जो प्रतिदिन Copilot का उपयोग करते हैं।
आमतौर पर, आप इसे "Auto" पर छोड़ सकते हैं, जो "Copilot पर छोड़ने" की सेटिंग है। यदि आप मेनू से कोई मॉडल नाम चुनते हैं, तो यह उस सत्र के लिए तय हो जाएगा और जब आप Excel बंद करेंगे तो मानक पर वापस आ जाएगा। आपको इसे वापस बदलना भूलने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
एक व्यावहारिक भावना के रूप में, एग्रीगेशन के "डिज़ाइन" पर परामर्श करते समय प्रभाव को समझना आसान है। यहाँ तक कि एक ही परामर्श जैसे "इस बजट बनाम वास्तविक डेटा को दिखाने का एक अच्छा कोण क्या है?" के साथ भी, मॉडल के आधार पर प्रस्ताव की गहराई स्पष्ट रूप से भिन्न होती है। यदि आपको लगता है कि उत्तर उथला है, तो प्रश्न को परिष्कृत करने से पहले दिमाग बदलने का प्रयास करें। इससे अक्सर समस्या हल हो जाती है।
उपयोग के लिए दिशानिर्देश सरल है। हल्का काम Auto पर छोड़ दें। भारी मासिक विश्लेषण, जटिल एग्रीगेशन डिज़ाइन, या लंबे टेक्स्ट के साथ मिश्रित डेटा प्रोसेसिंग के लिए ही उच्च-प्रदर्शन मॉडल पर स्विच करें। और याद रखें, जब आपको लगे कि "Copilot का उत्तर उथला है," तो आपके पास पूछने का तरीका बदलने से पहले मॉडल बदलने का विकल्प है।
भाग 4: ".Rules" के साथ फ़ाइल को नियम याद रखने दें (10 मिनट)
आपने भाग 2 में जो सिखाया वह "आपकी प्राथमिकता" थी। आप यहाँ जो सिखाते हैं वह "उस फ़ाइल के नियम" हैं। राशियाँ रुपये में, ऋणात्मक लाल रंग में, बिना अनुमति के कॉलम न हटाएँ। आप अपने विभाग की "सामान्य समझ" को फ़ाइल में ही लिख सकते हैं।
जो लोग हर बार मौखिक रूप से फ़ॉर्मेटिंग आदेश देते हैं, उन्हें उस महीने जब वे आदेश भूल जाते हैं, बिना रुपये के चिह्न के नंगे नंबरों वाली एक तालिका प्राप्त होगी। यदि फ़ाइल पक्ष पर नियमों को याद रखने की जगह है, तो यह दुर्घटना संरचनात्मक रूप से नहीं होगी।
विधि कार्यपुस्तिका में ".Rules" नामक एक शीट बनाना और कॉलम A में प्रति पंक्ति एक नियम लिखना है। इस सेट से शुरू करें।
1राशियों को रुपये के प्रतीक और 3 अंकों के विभाजक के साथ प्रदर्शित करें।2प्रतिशत को एक दशमलव स्थान पर एकीकृत करें।3ऋणात्मक संख्याओं को कोष्ठक के साथ लाल रंग में प्रदर्शित करें।4जब तक निर्देश न दिया जाए, मौजूदा पंक्तियों या स्तंभों को हटाएं या पुनर्क्रमित न करें।
इसे सेट करने के बाद महीने की शुरुआत इस तरह दिखती है: नंबर अपडेट करें और कहें ".Rules निष्पादित करें।" रुपये का अंकन, लाल ऋणात्मक, और प्रतिशत अंक सभी नियमों के अनुसार व्यवस्थित होकर वापस आते हैं। फ़ॉर्मेटिंग आदेश जो आप हर महीने मौखिक रूप से कह रहे थे, अब फ़ाइल में स्थायी रूप से निवास कर रहे हैं।
निष्पादन सिर्फ एक वाक्य है: ".Rules निष्पादित करें।" यदि आप शीट को छिपाते हैं, तो इसे नहीं पढ़ा जाएगा, इसलिए कृपया इसे वैसे ही छोड़ दें। नियमों का दृश्य स्थान पर होना स्वयं टीम के लिए हैंडओवर सामग्री बन जाता है।
और .Rules का सबसे बड़ा मूल्य यह है कि यह फ़ाइल के साथ साझा किया जाता है। आपके द्वारा निर्धारित नियम उस कार्यपुस्तिका को खोलने वाले सभी लोगों के Copilot के लिए प्रभावी होंगे। दूसरे शब्दों में, संक्षेप में: आपका व्यक्तिगत स्वाद व्यक्तिगत सेटिंग्स में जाता है (साझा नहीं)। सभी के द्वारा पालन किए जाने वाले नियम .Rules में जाते हैं (फ़ाइल के साथ वितरित)। यदि आप अनिश्चित हैं कि किसमें लिखना है, तो बस अपने आप से एक बार पूछें, "यह किसके लिए है?" उत्तर 3 सेकंड में आ जाएगा।
यह "वितरणीयता" उस क्षण प्रभावी होती है जब टीम की तालिकाओं की गुणवत्ता एकीकृत हो जाती है। यदि आप एक टेम्पलेट के रूप में 30 मिनट में परिष्कृत नियम सेट के साथ एक कार्यपुस्तिका वितरित करते हैं, तो कोई भी काम करे, वह उसी प्रारूप में वापस आएगी। यह व्यक्तिगत समय बचत के साथ समाप्त नहीं होता है; यह एक विभागीय मानक बन जाता है।
यदि आप अनिश्चित हैं कि कौन से नियम लिखने हैं, तो जब भी आप किसी अधीनस्थ या जूनियर की तालिका ठीक करते हैं तो आप मौखिक रूप से जो आदेश देते हैं, उन्हें पंक्ति दर पंक्ति ट्रांसक्राइब करना सबसे तेज़ है। आपने किसी आदेश को जितनी अधिक बार मौखिक रूप से कहा है, नियम उतना ही बेहतर है। 4 पंक्तियों से शुरू करना और जब भी कोई मैन्युअल फिक्स होता है तो एक पंक्ति जोड़ना पर्याप्त है।
भाग 5: सौंपने से पहले सुरक्षा उपकरण
अब तक, Excel एक ऐसा भागीदार बन गया है जिसे आप बहुत सारा काम सौंप सकते हैं। अंत में, सौंपते समय दुर्घटनाओं को रोकने के लिए यहाँ उपकरण दिए गए हैं। दो हैं।
5-1. निष्पादन से पहले कार्य योजना दिखाने के लिए कहें
जब इसे किसी महत्वपूर्ण कार्यपुस्तिका को छूने दें, तो सबसे बड़ा डर "बिना अनुमति के कुछ तोड़ देना" है। फिर, इसे हिलने से पहले चरणों का उत्पादन करने के लिए कहें।
1निष्पादित करने से पहले, कृपया मुझे चरणों की योजना दिखाएं कि आप किन कोशिकाओं के साथ क्या करेंगे। मेरे अनुमोदन के बाद ही काम आगे बढ़ाएं।
जब व्यवहार में उपयोग किया जाता है, तो पहले एक योजना वापस आती है जैसे "मैं कॉलम B और C का प्रारूप बदलूंगा, कॉलम D में एक महीने-दर-महीने कॉलम जोड़ूंगा, और अंत में ग्राफ़ अपडेट करूंगा," और आपके ठीक कहने के बाद ही हाथ चलते हैं। जब अपने आप आगे बढ़ने का डर गायब हो जाता है, तो काम की वह सीमा जिसे आप सौंप सकते हैं, एक स्तर बढ़ जाती है। यह किसी अधीनस्थ को काम सौंपते समय "शुरू करने से पहले चरण साझा करें" के समान है; प्रतिनिधिमंडल की मूल बातें नहीं बदलती हैं, भले ही भागीदार AI हो। पहले योजना दिखाने के लिए एक समर्पित मोड क्रमिक रूप से रोल आउट किया जा रहा है, लेकिन जिन वातावरणों में इसे तैनात नहीं किया गया है, वहाँ भी आप पूछने के इस तरीके से समान प्रभाव प्राप्त कर सकते हैं।
5-2. मूल डेटा की सुरक्षा के लिए एक वाक्य और 60 सेकंड की दोबारा जाँच
विश्लेषण या सफाई के लिए पूछते समय, यह एक वाक्य जोड़ें।
1मूल शीट न बदलें; परिणामों को एक नई शीट में आउटपुट करें।
एक और सबसे विश्वसनीय सुरक्षा उपकरण भाग 1 में उल्लिखित टॉगल को वापस "Chat only" पर स्विच करना है। इस स्थिति में, Copilot चाहे जो भी पूछा जाए, शीट को बिल्कुल नहीं छुएगा। जब आप सिर्फ परामर्श करना चाहते हैं या जब आप किसी और की कार्यपुस्तिका खोल रहे हैं, तो पहले यहाँ देखने की आदत बनाएँ।
और जो संख्याएँ निकलती हैं, उनका उपयोग करने से पहले, 60 सेकंड की दोबारा जाँच करें। स्वयं एक प्रश्न के औसत या कुल की गणना करें और देखें कि क्या यह मेल खाता है। देखें कि क्या मूल डेटा में पंक्तियों की संख्या एग्रीगेशन की जनसंख्या से मेल खाती है। केवल इन दो बिंदुओं से, रिपोर्ट की विश्वसनीयता एक अलग स्तर पर होगी।
आपको लग सकता है कि दोबारा जाँच करना एक झंझट है, लेकिन यह इसका उल्टा है। जब किसी मीटिंग में किसी संख्या की ओर इशारा किया जाता है, तो क्या आप कह सकते हैं "इसकी दोबारा जाँच की गई है" सीधे आपकी रिपोर्ट की विश्वसनीयता से जुड़ता है। बस उस स्थिति से बचें जहाँ आप एग्रीगेशन विधि के बारे में पूछे जाने पर केवल "AI ने इसे तैयार किया" का उत्तर दे सकें।
आपको हर चीज़ पर संदेह करने की ज़रूरत नहीं है। काम सौंपें, लेकिन जिम्मेदारी न सौंपें। यह इस लेख में प्रस्तुत सभी सुविधाओं के लिए सामान्य शिष्टाचार का एकमात्र नियम है।
भाग 6: 3 सामान्य ठोकरें
अंत में, मैं तीन प्रश्न छोड़ूंगा जो हमेशा कंपनी के भीतर पूछे जाते हैं।
Q1. लेख में दी गई सुविधाएँ मेरी स्क्रीन पर दिखाई नहीं देती हैं।
यह आपकी परिचालन त्रुटि नहीं है। हर कोई एक ही Copilot नहीं देख रहा है। नई सुविधाएँ प्रत्येक वातावरण में क्रम से वितरित की जाती हैं, और यहाँ तक कि एक ही कंपनी के भीतर भी, स्क्रीन बगल वाले व्यक्ति से भिन्न हो सकती है। कुछ सुविधाएँ पहले मेरे वातावरण तक पहुँचीं, और ऐसी सुविधाएँ हैं जिनकी घोषणा की गई है लेकिन अभी तक मेरे पास नहीं आई हैं। मैंने इस लेख में केवल वही शामिल किया है जो मेरी वास्तविक मशीन पर काम करता था, लेकिन फिर भी, इस बात की संभावना है कि यह आपके वातावरण से कुछ सप्ताह पीछे हो। जो सुविधाएँ दिखाई नहीं देती हैं, उनके लिए अगले महीने मेनू फिर से जाँचें। सुविधाएँ आपका इंतजार करेंगी।
Q2. क्या AI को कंपनी का डेटा पढ़ने देना ठीक है?
आपकी कंपनी ने जिस Copilot के लिए अनुबंध किया है, वह इस शर्त पर प्रदान किया जाता है कि इनपुट सामग्री का उपयोग बाहरी शिक्षा के लिए नहीं किया जाएगा, और यह केवल आपकी पहुँच अधिकारों की सीमा के भीतर काम करता है। उस अर्थ में, यह व्यक्तिगत रूप से उपयोग की जाने वाली मुफ्त AI सेवा में आंतरिक सामग्री चिपकाने से पूरी तरह से अलग कार्य है। हालाँकि, यह कि क्या आप स्वयं उस जानकारी को संभालने के लिए अधिकृत हैं, एक अलग कहानी है। संवेदनशीलता लेबल या कार्मिक जानकारी वाली सामग्री के लिए, उन्हें देखने में सक्षम होना उन्हें संसाधित करने और साझा करने की अनुमति से अलग है। यदि संदेह है, तो सोचें कि क्या आप उस सामग्री को अपनी मेज पर मुद्रित छोड़ सकते हैं।
Q3. क्या यह तब भी काम करता है जब डेटा गंदा हो?
यह काम करता है। भले ही फ़ॉर्मेटिंग गड़बड़ हो या कॉलम हेडर बीच में बदल जाएं, आप इसे पहले डाल सकते हैं। अगर आपको चिंता है, तो बस भाग 1 से एक बार सफाई कर लें। सबसे बेकार तरीका यह सोचकर तैयारी शुरू करना है कि "AI को देने से पहले मैं इसे साफ कर लूंगा" और फिर इसे देने से पहले ही हिम्मत हार जाना। इसे गंदा ही डालें, और इसके काम करने के बाद इसे साफ करें। यह क्रम ठीक है।
सारांश: पहले प्रश्न पर वापस
Excel का Copilot क्या कर सकता है? यहाँ सितंबर 2026 तक का उत्तर, पंक्ति दर पंक्ति दिया गया है।
एक अस्पष्ट वाक्य से, यह विश्लेषण, फ़ॉर्मूला डिकोडिंग, डेटा सफाई, स्थिति अपडेट और Python (भाग 1) का उपयोग करके उन्नत विश्लेषण भी कर सकता है। यह आपकी प्राथमिकताओं को याद रखता है (भाग 2)। आप दिमाग चुन सकते हैं (भाग 3)। फ़ाइल नियमों को याद रखती है (भाग 4)। और आप योजना दिखाने के बाद इसे काम पर लगा सकते हैं (भाग 5)।
छह महीने पहले के "बस इतना ही?" के पीछे की पहचान प्रदर्शन नहीं थी, बल्कि इसे याद रखने के लिए जगह की कमी थी। अब जगह है। दूसरे शब्दों में, Excel एक ऐसे उपकरण से, जिसे आप हर बार ऑर्डर करते थे, एक ऐसे अधीनस्थ में बदल गया है जो आपके सिखाए गए को याद रखकर काम करता है।
मैं सेटअप के लिए आवश्यक समय भी बताऊंगा। भाग 1: 0 मिनट (बस पूछें)। भाग 2 में व्यक्तिगत सेटिंग्स: 5 मिनट। भाग 4 में .Rules: 10 मिनट। भाग 3 और 5 केवल उपयोग करते समय याद रखने वाली चीज़ें हैं। कुल 15 मिनट के सेटअप के साथ, इस लेख की सब कुछ काम करना शुरू कर देता है।
हालांकि, आज ही सब कुछ सेट करने की ज़रूरत नहीं है। केवल एक काम करना है।
अपने पास मौजूद कोई भी एक डेटा खोलें और भाग 1 का "कृपया इस शीट के सभी डेटा का विश्लेषण करें" डालें। बिना किसी सेटअप के, आप आज की क्षमता देखेंगे। जिन्होंने छह महीने पहले सोचा था "बस इतना ही?", वे अंतर देखकर हैरान रह जाएंगे। अगर आपको कोई प्रतिक्रिया महसूस हो, तो इस लेख को सेव करें और भाग 2 से क्रम से सेटअप करें।
एक बार जब आप एक ऐसे Excel के साथ काम करते हैं जो आपके सिखाए गए को याद रखता है, तो आप हर बार वही स्पष्टीकरण दोहराने के तरीके पर वापस नहीं जा सकते।
मैंने उन सुविधाओं को शामिल नहीं किया है जिनकी घोषणा की गई है लेकिन अभी तक मेरे वातावरण में काम नहीं करती हैं। यह सितंबर 2026 तक का सब कुछ है, जो केवल उन चीज़ों से बनाया गया है जो काम करती हैं। फिलहाल, आप यहाँ लिखे पाँच भागों से पर्याप्त रूप से काम चला सकते हैं।
Copilot वास्तव में तेज़ी से विकसित होता है। अकेले नवीनतम का पीछा करने की तुलना में किसी अभ्यासकर्ता से सीखना कहीं अधिक तेज़ है।
अंत तक देखने के लिए धन्यवाद।
मैं हर दिन Copilot के बारे में उपयोगी जानकारी पोस्ट करता हूँ।
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