"अरे, यह लड़का थोड़ा उदास लग रहा है... क्या वह ठीक है?"
लगभग दो-तीन साल पहले, जब मैंने कंपनी में एक नए कर्मचारी से पहली बार मुलाकात की थी, तो मेरा यही सच्चा विचार था।
वह आँखों में आँखें डालकर बात नहीं करता था, शायद ही कभी मुस्कुराता था, और बहुत धीमी आवाज़ में बोलता था।
"क्या वह वास्तव में ठीक है?"
"मुझे चिंता होती है कि उसे ग्राहकों के सामने कैसे रखा जाए।"
"क्या वह आंतरिक रूप से भी संवाद कर सकता है?"
मेरा पहला प्रभाव केवल चिंता से भरा हुआ था।
हालाँकि, जैसे-जैसे हम साथ काम करने लगे, मेरा दृष्टिकोण बदल गया। एक बार जब वह माहौल के अनुकूल हो गया, तो वह सामान्य रूप से संवाद कर सकता था, लोगों की आँखों में देखकर बात कर सकता था, उपयुक्त समय पर मुस्कुरा सकता था, और अपने कार्य को बिना किसी समस्या के संभाल सकता था।
मैंने केवल उसके शुरुआती व्यवहार के आधार पर उसके पूरे व्यक्तित्व का निर्णय ले लिया था। लेकिन किसी ऐसे व्यक्ति के लिए जिसे आप पहली बार मिल रहे हैं, आपके पास उन पहले कुछ मिनटों के आधार पर ही उन्हें आंकने के अलावा कोई विकल्प नहीं होता।
इस बार, उस नए कर्मचारी को देखकर जो मुझे लगा, उसके आधार पर मैं "पहले प्रभाव में पीछे रह जाने वाले लोगों की 5 विशेषताओं" से परिचित कराऊंगा।
1. धीमी आवाज़ में बोलना जिसके वाक्यों के अंत सुनाई नहीं देते
पहली मुलाकातों में, आपकी आवाज़ कैसी लगती है, यह उतना ही महत्वपूर्ण होता है जितना कि आप क्या कह रहे हैं।
अभिवादन की आवाज़ छोटी होती है।
स्व-परिचय बीच में ही टूट जाता है।
यहाँ तक कि जब सवाल पूछे जाते हैं, तो वे इतनी धीमी आवाज़ में जवाब देते हैं कि दूसरे व्यक्ति को फिर से पूछना पड़ता है।
हो सकता है कि वह व्यक्ति बस घबराया हुआ हो। लेकिन जो लोग उनकी स्थिति को नहीं जानते, उनके लिए यह ऐसा दिख सकता है कि "उनमें आत्मविश्वास की कमी है" या "वे बात करना नहीं चाहते।"
उस नए कर्मचारी की आवाज़ पूरी तरह से असुनाई नहीं देती थी, लेकिन शुरू से अंत तक उसकी आवाज़ दबी हुई रहती थी, और कई बार मुझे उसे दोहराने के लिए कहना पड़ता था।
उसके कार्य नैतिकता को जानने से पहले उसका यह व्यवहार देखकर, कार्य सौंपने वाले व्यक्ति के रूप में मुझे चिंता होती थी। इसीलिए मैंने सोचा, "क्या उसे ग्राहकों के सामने रखना सुरक्षित है?"
तो मैंने उसे कहा, "आपको जानबूझकर अपनी आवश्यकता से अधिक ऊंची आवाज़ में बोलना चाहिए।"
आपको हर समय चिल्लाने की ज़रूरत नहीं है।
बस यह सुनिश्चित करें कि आपका प्रारंभिक अभिवादन और स्व-परिचय श्रोता तक स्पष्ट रूप से पहुँचे और अच्छी तरह से समाप्त हो।
इतना ही आपको किस नज़र से देखा जाता है, इसे काफी हद तक बदल देता है।
2. शायद ही कभी मुस्कुराना, सख्त दिखना
घबराहट में चेहरे अक्सर तनावग्रस्त हो जाते हैं। भले ही व्यक्ति गंभीरता से सुनने का इरादा रखता हो, लेकिन दूसरों को वह चिड़चिड़ा लग सकता है।
उस कर्मचारी का भी हमारी पहली मुलाकात के दौरान चेहरे पर लगभग कोई भाव नहीं था। क्योंकि वह मुस्कुराता नहीं था, यह समझना मुश्किल था कि वह क्या सोच रहा है।
भले ही मैं उससे बात करूं, यह पता लगाना मुश्किल होता था कि उसका तनाव कम हुआ है या नहीं।
लेकिन एक बार जब हमने साथ काम करना शुरू किया, तो वह सामान्य रूप से मुस्कुराने लगा। वह मज़ाक भी समझता था।
जब भी कुछ मज़ेदार होता, वह उचित प्रतिक्रिया देता था।
शब्दों में, वह एक ऐसा व्यक्ति नहीं था जो कभी मुस्कुराता नहीं है; वह बस पहली बार मिलने पर मुस्कुराने का आदी नहीं था।
मैंने उसे कहा, "आपको ज़ोर से हंसने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन कोशिश करें कि एक मुस्कान बनाए रखें।"
आपको लगातार दांत दिखाकर हंसने की ज़रूरत नहीं है।
अभिवादन करते समय, जब दूसरा व्यक्ति मुस्कुराए, या जब बातचीत समाप्त हो, तो अपने चेहरे के भाव को थोड़ा ढीला करें।
थोड़ा सा भी बदलाव आपको अधिक पहुँच योग्य बनाता है।
3. आँखों में आँखें न डालना
आवाज़ और भावों के अलावा, सबसे अधिक जो चीज़ मुझे परेशान करती थी, वह उसकी दृष्टि थी।
जब मैं बात करता था, तो वह मेरी आँखों में नहीं देखता था।
जवाब देते समय, वह नीचे देखता था।
वह स्पष्ट रूप से मुझसे बच नहीं रहा था, लेकिन यह अस्पष्ट था कि मेरा संदेश उसे पहुँच रहा है या नहीं।
आँखों में आँखें न डालने से दूसरा व्यक्ति असहज महसूस करता है, यह सोचकर कि "क्या मैं टाला जा रहा हूँ?" या "क्या उन्हें रुचि नहीं है?" भले ही व्यक्ति का इरादा वैसा न हो, पहली मुलाकातों में गलतफहमियाँ आम हैं।
बाद में, मुझे पता चला कि महामारी के कारण, उसने शारीरिक संपर्क को न्यूनतम रखा था, मुख्य रूप से ऑनलाइन संचार पर निर्भर रहा था, और लगातार मास्क पहना था। उसने कभी यह नहीं सोचा था कि चेहरे-से-चेहरा मिलने पर वह दूसरों को कैसे दिखता है।
उसने कहा कि वह नहीं जानता था कि क्या करना है।
यह सुनकर, मुझे अंततः समझ आया कि वह क्यों संघर्ष कर रहा था। यह खराब व्यवहार नहीं था।
चूंकि उसे चेहरे-से-चेहरा शिष्टाचार सीखने के अवसर कम मिले थे, इसलिए मैंने उसे सलाह दी, "बात करते समय लोगों की आँखों में देखना बेहतर होता है।"
आपको घूरने की ज़रूरत नहीं है। बस अभिवादन करते समय, जवाब देते समय, या बोलना शुरू करते समय अपना चेहरा व्यक्ति की ओर मोड़ें। वहीं से शुरू करें।
4. पतली प्रतिक्रियाएं, बातचीत रुक जाती है
पहली मुलाकातों में घबराहट के कारण, लोग अक्सर यह नहीं जानते होते कि कैसे प्रतिक्रिया देनी है।
प्रश्नों के बाद वे सोचने के लिए रुक जाते हैं।
प्रतिक्रियाएं "हाँ" या "समझ गया" पर समाप्त हो जाती हैं।
जब दूसरा व्यक्ति बोलता है, तो सिर हिलाने या अन्य संकेतों (back-channeling cues) की कमी होती है।
हो सकता है कि व्यक्ति सावधानी से सोचकर असभ्य न होने की कोशिश कर रहा हो। लेकिन श्रोता के लिए, यह अस्पष्ट होता है कि संदेश पहुँचा या नहीं, जिससे झिझक होती है और बातचीत रुक जाती है।
आपको चतुर उत्तर देने की ज़रूरत नहीं है। बस "समझ गया" या "दिलचस्प" कहकर प्रतिक्रिया देना दिखाता है कि आप सुन रहे हैं।
अच्छे वार्ताकार वे नहीं होते जो केवल दिलचस्प कहानियाँ सुनाते हैं।
वे तब प्रतिक्रिया देते हैं जब उनसे बात की जाती है।
यदि कोई विराम हो, तो वे प्रश्न पूछते हैं।
ये छोटे आदान-प्रदान दूसरे व्यक्ति को बात करने में सहज महसूस कराते हैं।
मैंने उसे कहा, "हम ओसाका में हैं, इसलिए केवल गंभीर बातों के बजाय, थोड़ा हास्य जोड़ना ग्राहकों के साथ बेहतर तरीके से जुड़ेगा।"
कभी-कभी मज़ाक में जवाब देने से माहौल में भारी बदलाव आ सकता है।
वास्तव में, अब वह मज़ाक करने में सक्षम हो गया है।
5. यह न जानना कि वे दूसरों को कैसे दिखते हैं
उससे बात करने के बाद, मुझे एहसास हुआ कि यह सबसे बड़ी समस्या थी।
वह इस बात से अनजान था कि उसकी आवाज़ धीमी है, वह शायद ही कभी मुस्कुराता है, या वह आँखों में आँखें डालने से बचता है।
उसने पहला प्रभाव सुधारने की कोशिश नहीं की और असफल रहा; उसने बस यह कभी नहीं सोचा कि वह दूसरों को कैसे दिखता है।
उसके दृष्टिकोण से, वह बस सामान्य रूप से बात कर रहा था। लेकिन दूसरों द्वारा देखा गया प्रभाव अलग था।
इस जागरूकता के बिना, लोग अंततः कहते हैं, "मैं शर्मीला हूँ," या "मुझे घबराहट होती है, इसलिए इसके लिए कुछ नहीं किया जा सकता।" आपको अपने व्यक्तित्व को बदलने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आपको अपनी प्रस्तुति के प्रति सचेत होना चाहिए।
मैंने उसे कहा, "आपके पास अच्छी क्षमता है। अपनी सोच से अधिक ऊंची आवाज़ में बोलें, लोगों की आँखों में देखें, और थोड़ा अधिक मुस्कुराने की कोशिश करें।"
केवल कमियों पर ध्यान केंद्रित करने से आत्मविश्वास नष्ट हो जाता है। उनकी ताकतों को स्वीकार करते हुए, बदलने के लिए विशिष्ट सलाह देना उन्हें कार्रवाई करना आसान बनाता है।
धीरे-धीरे, उसकी आवाज़, दृष्टि और भावों में सुधार हुआ। चूंकि वह संवाद करने में असमर्थ नहीं था, अनुभव प्राप्त करने के साथ-साथ वह स्वाभाविक हो गया।
सारांश
पहले प्रभाव में पीछे रह जाने वाले लोग अक्सर पहले कुछ मिनटों में अपनी अंतर्निहित गुणवत्ता को संचारित करने में विफल रहते हैं।
- धीमी आवाज़ जिसके अंत सुनाई नहीं देते
- शायद ही कभी मुस्कुराना, सख्त दिखना
- आँखों में आँखें डालने से बचना
- पतली प्रतिक्रियाएं, बातचीत रुक जाना
- अपनी उपस्थिति के प्रति अनजान होना
पाँच साल पहले जो नया कर्मचारी से मेरी मुलाकात हुई थी, शुरू में मुझे ग्राहकों के साथ उसके व्यवहार को लेकर चिंता होती थी, लेकिन वह पूरी तरह से सक्षम निकला।
एक बार जब उसने समझा कि वह कैसे दिखता है और सावधानी बरतना शुरू किया, तो उसके पहले प्रभाव में नाटकीय सुधार हुआ। अब वह मज़ाक करता है और ग्राहकों द्वारा अच्छी तरह से पसंद किया जाता है।
पाँचों को एक साथ बदलना मुश्किल है। यदि आप किसी नए व्यक्ति से मिल रहे हैं, तो कोशिश करें कि उन्हें देखें और अपनी सामान्य आवाज़ से थोड़ी ऊंची आवाज़ में अभिवादन करें। वहीं से शुरू करें।
अंत में
भले ही आपका पहला प्रभाव खराब हो, आवाज़, दृष्टि और भावों में थोड़ा बदलाव करने से दूसरों का आपकी धारणा बदल सकती है।
कर्मचारी के रूप में बनाया गया अनुभव भी इसी पर लागू होता है।
इसे प्रस्तुत करने का तरीका बदलें, और यह कंपनी के बाहर भी मूल्यवान बन जाता है।
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40 वर्षीय कार्यालय कर्मचारी ने X के माध्यम से साइड इनकम कैसे कमाई
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