सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक कौशल क्या होगा, आप क्या कहेंगे?
यह व्यक्ति के अनुसार अलग-अलग होता है, लेकिन एक परामर्श फर्म में अपने अनुभव के आधार पर, मुझे लगता है कि "निष्कर्ष से शुरू करना" एक शीर्ष उम्मीदवार है।
यह कोई अतिशयोक्ति नहीं है। यह किताब व्हाट फर्स्ट-ईयर कंसल्टेंट्स लर्न में सबसे पहला आइटम है, और इसी तरह की सलाह लगभग हर व्यावसायिक कौशल की किताब में मिलती है। आजकल, "निष्कर्ष से शुरू करना" एक मानक व्यावसायिक परिपाटी बन गई है।
मेरे मामले में, जब मैं कंपनी में शामिल हुआ, तो मेरे तत्काल पर्यवेक्षक ने तुरंत मुझसे इसकी माँग की। उदाहरण के लिए, यह ऐसा हुआ:
मैं: "माफ़ कीजिए, मुझे कुछ चर्चा करनी है..."
बॉस: "क्या बात है?"
मैं: "मैं ग्राहक के कार्यालय में नियम समझा रहा था, और अनुच्छेद 2 के संबंध में एक प्रश्न उठा। उन्होंने पूछा, 'उद्देश्य और लक्ष्य में क्या अंतर है?' तो मैंने ऐसे उत्तर दिया..."
बॉस: "अदाची-सान, पहले निष्कर्ष बताइए।"
मैं: "ओह, माफ़ कीजिए! उह... कृपया एक क्षण प्रतीक्षा करें... क्या यह सही है कि 'उद्देश्य और लक्ष्य के बीच अंतर गुणात्मक बनाम मात्रात्मक है'?"
बॉस: "नहीं। वह स्पष्टीकरण गलत है। क्या आपने ग्राहक को यही बताया?"
मैं: "एह? मुझे लगा कि यह गुणात्मक और मात्रात्मक के बीच का अंतर है... लेकिन जब मैं शब्दकोष में 'लक्ष्य' देखता हूँ..."
बॉस: "अदाची-सान, निष्कर्ष।"
मैं: "म-माफ़ कीजिए। हाँ, मैंने ऐसे वैसे ही समझाया।"
बॉस: "तो, आप क्या करने वाले हैं?"
मैं: "मुझे लगता है कि सुधार आवश्यक है। मुझे यह पता लगाना होगा कि अंतर को फिर से समझाने के लिए किस तरह की सेटिंग की आवश्यकता है..."
बॉस: "पहले निष्कर्ष।"
मैं: "ज-जी! ...उह... मैं ग्राहक को सुधार की रिपोर्ट करूँगा। इसे उठाना मुश्किल है, इसलिए मैं आपकी सलाह चाहता हूँ।"
बॉस: "समझ गया।"
इस तरह, कई बार ऐसा हुआ कि एक ही बातचीत में मुझे कई बार "निष्कर्ष क्या है?" कहा गया।
मेरा बॉस शांति से बिना गुस्सा हुए यह कहता था, लेकिन मैं अक्सर महसूस करता था कि मैं उनका समय बर्बाद कर रहा हूँ और एक परेशानी बन रहा हूँ।
इस अर्थ में, मैं उस बॉस का आभारी हूँ जिसने धैर्यपूर्वक मेरे प्रशिक्षण में लगे रहे।
बिना प्रशिक्षण के दस में से एक भी व्यक्ति "निष्कर्ष से शुरू" नहीं कर सकता
हालाँकि, जब मैं स्वयं प्रबंधक बन गया, तो मैंने सोचना शुरू किया कि शायद मेरा बॉस हर बार गुस्सा होने का जोखिम नहीं उठा सकता था।
ऐसा इसलिए है क्योंकि बहुत कम लोग हैं जो "निष्कर्ष से शुरू" कर सकते हैं।
सहज रूप से, दस में से एक भी व्यक्ति बिना किसी प्रशिक्षण के सटीक रूप से निष्कर्ष से शुरू नहीं कर सकता। शायद "निष्कर्ष से शुरू करना" मानव की जन्मजात सोच पैटर्न से अलग्लत है।
स्वाभाविक रूप से, हम शायद "घटनाओं के क्रम में बोलते" हैं।
इसलिए, यह तैरने जैसा है; यह ठीक है अगर आप शुरू से नहीं कर सकते। किसी पर गुस्सा होकर "तैर क्यों नहीं सकते!" पूछने से वह नहीं तैर पाएगा। आपको धैर्यपूर्वक सलाह देनी होगी और प्रशिक्षण दोहराना होगा जब तक वह तैर न ले।
जो लोग निष्कर्ष से शुरू करने में संघर्ष करते हैं, उनके लिए मैंने यह किया
स्वाभाविक रूप से, जैसे कुछ लोग तैरने में बुरे होते हैं, वैसे ही कई लोग कभी भी निष्कर्ष से शुरू करना नहीं सीखते।
उदाहरण के लिए, एक नया सलाहकार एक सुखद युवक था, लेकिन वह वास्तव में इससे जूझता था। चाहे मैंने कितनी भी बार इशारा किया, वह निष्कर्ष के बजाय "घटनाओं" से शुरू करने की आदत नहीं छोड़ सका।
इसलिए, अपने अनुभव के आधार पर, मैंने देखा कि वह ऐसा क्यों नहीं कर सका।
1. जब आप बहाने बनाना चाहते हैं तो निष्कर्ष से शुरू नहीं कर सकते
पहली चीज़ जो मैंने खोजी वह यह तथ्य था कि जब लोग "बहाना" बनाना चाहते हैं, तो वे निष्कर्ष से शुरू नहीं कर सकते।
शुरुआत में हुई बातचीत को ही लें।
जब मैंने ग्राहक को गलत स्पष्टीकरण दिया और मेरे बॉस ने पूछा, "क्या आपने उन्हें यही बताया?", तो मैं निष्कर्ष "मैंनेँ दिया" से शुरू नहीं कर सका। मैंने बहाने से शुरू किया।
बेशक, यह सबसे बुरा विकल्प है, क्योंकि बहाने बनाने से स्थित और खराब होने की संभावना अधिकलती है। हालाँकि, तत्काल अप्रिय घटना से बचने के लिए बहाने निकलना असामान्य नहीं है।
इसलिए, "वक्ता" को स्पष्टवादी होने का प्रयास करना चाहिए, और "श्रोता" को ऐसी स्थिति बनानी चाहिए जहाँ वे "गुस्सा न हों और न चिल्लाएँ।"
यह लगभग उसी के समान है कि आपसी प्रयास से कितनी "मनोवैज्ञानिक सुरक्षा" बनाई जा सकती है।
इसलिए, एक प्रबंधक के रूप मेंके तौर पर रिपोर्ट प्राप्त करते समय, मैंने अपनी सारी ऊर्जा "दूसरे व्यक्ति को डराने नहीं" पर केंद्रित की।
2. जल्दबाजी होने पर निष्कर्ष से शुरू नहीं कर सकते
दूसरी बात, जब उत्तर की जल्दी होती है, तो लोग अक्सर निष्कर्ष से शुरू करने में विफल रहते हैं।
उदाहरण के लिए, जिन लोगों ने "जो नहीं जानते उसे भी बॉस से सलाह लेने" की आदत विकसित कर ली है, वे "समस्या क्या है?" पूछे जाने पर तुरंत उत्तर नहीं दे सकते।
इसलिए, वे केवल वर्तमान स्थिति को समझाने की कोशिश करते हैं ताकि बॉस किसी तरह समझ जाए। लेकिन यह आमतौर पर असंगत होता है, इसलिए बॉस को ऐसा लगता है कि वे निष्कर्ष से शुरू नहीं कर रहे हैं।
हालाँकि, बॉस को कभी भी "जल्दी बोलो" कहकर उन पर दबाव नहीं डालना चाहिए। वे बॉस के पास इसलिए आए क्योंकि उनकी सारांशित करने की क्षमता मूल रूप से कम है। उन्हें जल्दबाजी करने से एक दुष्चक्र बनाता है जहाँ उनके लिए सलाह लेना और भी मुश्किल हो जाता है।
तो, क्या करें? मेरे बॉस ने क्या किया, यह एक अच्छा संदर्भ है।
जब मेरे बॉस ने "निष्कर्ष क्या है?" पूछा और मैं परामर्श सामग्री बताने में संघर्ष कर रहा था, तो वह धीरे-धीरे अपनी मेज़ से कागज और पेंसिल निकालते और मेरी कहानी को सारांशित करना शुरू करते (कभी-कभी वह व्हाइटबोर्ड के पास जाते)।
मैं निश्चिंत होकर बोल सकता था, और मेरा बॉस उसे पाठ और आरेखों में सारांशित करता था। संक्षेप में, ऐसा लगता था जैसे बॉस मुझसे परामर्श ले रहा है। कुछ बार ऐसा होने के बाद, उसने अंततः मुझे कागज देकर कहा, "जो तुम कहना चाहते हो, उसे सारांशित करने की कोशिश करो।"
जब मैंने उसे सारांश दिखाया, तो वह इसका उपयोग करके मुझसे साक्षात्कार करता और फिर कागज को सही करता। यह दोहराया गया, और अंततः मैं बॉस के पास जाने से पहले खुद ही चीज़ों को कागज पर सारांशित करना शुरू कर दिया।
इस प्रभाव ने एक पत्थर से दो पक्षी मारे। इसने एक साथ "अधीनस्थों के साथ परामर्श" और "ग्राहक साइटों पर सलाहकारों को आवश्यक कौशल का प्रशिक्षण" की अनुमति दी। स्वाभाविक रूप से, एक प्रबंधक बनने के बाद, मैंने अपने बॉस का अनुकरण किया और इसे अपने अधीनस्थों को प्रदान किय।
3. जब तक यह आदत न बन जाए, निष्कर्ष से शुरू नहीं कर सकते
तीसर, "निष्कर्ष से शुरू करना" एक प्रकार की आदत है, इसलिए जब तक यह अंतर्निहित नहीं हो जाती, तब तक इसे क्रियान्वित नहीं किया जाएगा।
नए लोगों में वह आदत नहीं होती, इसलिए इसे बनाने के लिए किसी तंत्र की आवश्यकता थी। मेरे बॉस का विचार "निष्कर्ष से शुरू करने के लिए..." को एक अनिवार्य उद्घाटन वाक्यांश बनाना था।
आप हर बार "निष्कर्ष से शुरू करने के लिए..." कहकर शुरू करते थे।
इस प्रणाली के कारण, जो लोग ऐसा नहीं कर सकते थे, वे भी उस वाक्यांश से शुरू करते, जिससे कार्यालय में बोली जाने वाली जापानी काफी दिलचस्प हो जाती थी। हालाँकि, जब यह आदत फैल गई, तो दो दिलचस्प चीज़ें हुईं।
पहला, अगर किसी ने "निष्कर्ष से शुरू करने के लिए..." कहा लेकिन वास्तव में निष्कर्ष से शुरू नहीं किया, तो वे स्वयं इसे महसूस करते: "ओह, माफ़ कीजिए! मैं निष्कर्ष से शुरू नहीं कर रहा हूँ, क्या मैं?"
दूसरा, कुछ अधीनस्थों ने कहना शुरू किया, "मैं जानबूझ कर निष्कर्ष से शुरू नहीं कर रहा हूँ, लेकिन..."
मेरे बॉस ने उस स्वतंत्रता की अनुमति दी, लेकिन एक बार जब वाक्यांश आदत बन गया, तो एक स्व-जाँच प्रभाव शुरू हो गया।
ये तीन कारण हैं कि "निष्कर्ष से शुरू करना" कठिन क्यों है, और वास्तविक उपाय जो किए गए। तीनों निश्चित रूप से प्रभावी हैं।
फिर भी, अंत में, सबसे महत्वपूर्ण बात शायद यह थी कि बॉस ने मान लिया कि "हर किसी को इसे करने में समय लगता है।"
दूसरे शब्दों में, "निष्कर्ष से शुरू करना" एक "कॉर्पोरेट संस्कृति" को दृढ़ता से दर्शाता है जहाँ जो कहा जाना चाहिए उसे स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए। उस संस्कृति को बनाए बिना, केवल सतही स्तर पर अनुकरण करके इसे स्थापित करना संभवतः कठिन होगा।
