ประหยัดเวลาได้ถึง 39,000 ชั่วโมงด้วย Copilot: 20 กรณีการใช้งานจากบริษัทระดับโลก

บริษัทหลายแห่งอนุญาตให้ใช้เครื่องมือ AI อย่าง "Copilot" และ "Gemini" คุณใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพหรือยัง?

โดยส่วนตัวแล้ว ผมใช้ ChatGPT และ Claude Code เป็นหลักในชีวิตส่วนตัว และ说实话 ตอนแรกผมก็ไม่ได้ใช้ Copilot ในการทำงานมากนัก แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Copilot พัฒนาขึ้นอย่างเห็นได้ชัด และผลลัพธ์ที่ได้สำหรับเอกสารบริษัทและแชทก็เปลี่ยนไปอย่างมาก

สิ่งนี้ทำให้ผมอยากรู้ว่าบริษัทต่างประเทศใช้มันกันอย่างไร ผมจึงค้นคว้ากรณีศึกษาทั่วโลกอย่างละเอียด

อย่างแรก ธนาคารแห่งหนึ่งในดูไบประกาศว่าประหยัดเวลาได้ 39,000 ชั่วโมงต่อปีโดยใช้ Copilot: Commercial Bank of Dubai ถ้าคำนวณจากเวลาทำงานของคนคนหนึ่งที่ 2,000 ชั่วโมงต่อปี นั่นก็เท่ากับเวลาทำงานของคนประมาณ 19 คน

เมื่อดูตัวเลข คุณอาจคิดว่ามันเป็นเรื่องของขนาดที่ต่างกัน แต่เมื่อดูภายใน พวกเขาไม่ได้ทำอะไรที่พิเศษเลย อ่านเอกสารตรวจสอบ รวบรวมข้อมูล Excel เปรียบเทียบสัญญา จดบันทึกการประชุม ซึ่งเป็นงานที่พบได้ในทุกบริษัท

ความแตกต่างอยู่ที่วิธีที่พวกเขา "ส่งมอบ" งานให้ Copilot

ตัวอย่างเช่น การเตรียมตัวประชุม คนส่วนใหญ่จะค้นหาอีเมลก่อนการประชุม เปิดบันทึกการประชุมครั้งก่อน และหาเอกสารต่างๆ แต่ถ้าคุณส่งมอบงานนี้ให้ Copilot มันจะเป็นแบบนี้:

1กรุณาเตรียมตัวสำหรับการประชุมวันนี้กับบริษัท XX
2อ้างอิงอีเมลที่เกี่ยวข้องในช่วง 30 วันที่ผ่านมา การประชุม Teams ที่ผ่านมา และเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ผมเข้าถึงได้
3
4กรุณาสรุปข้อมูลต่อไปนี้:
5
6ความคืบหน้าจนถึงตอนนี้
7- การตัดสินใจครั้งที่แล้ว
8- ข้อเรียกร้องจากอีกฝ่าย
9- สิ่งที่เราได้สัญญาไว้
10- ปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
11- 5 คำถามที่ต้องยืนยันวันนี้
12- สิ่งที่ต้องตัดสินใจวันนี้
13
14กรุณาให้มีความยาวที่อ่านจบได้ภายใน 3 นาที
15อย่าเดาเนื้อหาที่ไม่สามารถยืนยันได้ ให้เขียนว่า "ไม่มีข้อมูล"

นี่คือความหมายของ "การส่งมอบงาน" มันไม่ใช่แค่ "สรุป" หรือ "เขียนอีเมล" คุณกำลังมอบหมายงานทั้งก้อนให้กับมัน ในบทความนี้ ผมจะนำเสนอ 20 วิธีที่บริษัทต่างประเทศใช้ในการส่งมอบงานจริงในรูปแบบที่สามารถคัดลอกและวางได้ ผมจะเขียนเกี่ยวกับรายละเอียดของ 39,000 ชั่วโมงนั้น และวิธีตัดสินใจว่างานไหนของคุณที่ควรส่งมอบให้ Copilot

เพื่อความชัดเจน ตัวเลขทั้งหมดในบทความนี้เป็นค่าที่บริษัทต่างๆ รายงานด้วยตนเองใน Microsoft Customer Stories ไม่ได้ผ่านการตรวจสอบโดยบุคคลที่สาม โปรดอ่านโดยคำนึงถึงข้อนี้

เจาะลึก 39,000 ชั่วโมง

รายละเอียดที่เผยแพร่โดย Commercial Bank of Dubai แบ่งตามแผนก

ฝ่ายตรวจสอบ: ประหยัดเวลา 56 ชั่วโมงต่อเดือน ให้ Copilot อ่านเอกสารข้อบังคับเพื่อหาข้อขัดแย้งและร่างรายการความเสี่ยง

ฝ่ายบัญชี: ประหยัดเวลาได้ถึง 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการสร้างรายงานด้วยตนเอง ให้ Copilot วิเคราะห์แนวโน้มจากข้อมูล Excel และแม้แต่สร้างโครงสร้างสำหรับงานนำเสนอ PowerPoint

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล: ประหยัดเวลา 20 ชั่วโมงต่อเดือน

สำนักงานเลขานุการคณะกรรมการ: ประหยัดเวลา 15 ชั่วโมงต่อเดือน ดำเนินการสรุปการประชุมและแยกงานจำนวนมาก

ฝ่ายกฎหมาย: ให้ Copilot เปรียบเทียบสัญญากับเทมเพลตมาตรฐานของบริษัทและแยกเฉพาะส่วนที่แตกต่าง

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24341-commercial-bank-of-dubai-microsoft-365-copilot

เมื่อเรียงกันแล้ว จะเห็นว่าไม่มีงานไหนที่เป็น "งานที่สร้างสิ่งใหม่" เลย มันมีแค่สี่อย่างเท่านั้น: อ่าน, เปรียบเทียบ, ค้นหา, และสรุป

และสิ่งที่ธนาคารนี้ทำได้ดีที่สุด จริงๆ แล้วไม่ใช่การตั้งค่าเครื่องมือ พวกเขาจัด "Prompt-a-thon" ขึ้นสามครั้ง แต่ละแผนกนำไอเดียว่าอยากให้ Copilot ทำอะไรในงานของตน และแบ่งปันรูปแบบการเขียนที่ประสบความสำเร็จเป็น "Super Prompts" ภายในบริษัท อัตราการใช้งานในหมู่ผู้เข้าร่วมเริ่มต้นคือ 85%

กล่าวอีกนัยหนึ่ง 39,000 ชั่วโมงนั้นไม่ใช่ชั่วโมงที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจาก AI อัจฉริยะ แต่เป็นผลลัพธ์จากการที่พนักงานแยกย่อยงานของตนและส่งมอบให้ Copilot

สิ่งเดียวกันนี้กำลังเกิดขึ้นในบริษัทอื่นๆ เช่นกัน

XP Inc. บริษัทบริการทางการเงินในบราซิล ประกาศลดเวลาสะสมในการประชุมและบันทึกการประชุมลงกว่า 9,000 ชั่วโมง พวกเขาระบุว่าประสิทธิภาพการตรวจสอบภายในดีขึ้น 30%

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20560-xp-microsoft-365

ที่ Somerset Council ในสหราชอาณาจักร ผู้ใช้ 87% รู้สึกถึงผลลัพธ์ โดยรายงานว่าประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 10 ชั่วโมงต่อเดือน

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/22699-somerset-council-microsoft-365-copilot

ตราบใดที่คุณคิดว่ามันเป็น "AI สำหรับถามคำถาม" การใช้งานก็จะไม่เพิ่มขึ้น

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุด เรามาจัดระเบียบกันก่อน ถ้าคุณคิดว่า Copilot เป็น "AI ที่คุณสามารถถามอะไรก็ได้" คุณจะหมดหนทางใช้งานอย่างรวดเร็ว สรุปอันนี้ เขียนอีเมล ให้ไอเดีย 10 ข้อ โดยปกติแล้วมันจะหยุดอยู่แค่สามอย่างนี้

สิ่งที่ทำให้ Copilot แตกต่างจาก generative AI อื่นๆ ไม่ใช่ความฉลาดของมัน แต่คือความสามารถในการใช้ข้อมูลภายในบริษัทเป็นวัตถุดิบ

Microsoft 365 Copilot สร้างคำตอบโดยอ้างอิงอีเมล แชท การประชุม และเอกสารต่างๆ ภายในขอบเขตการเข้าถึงดั้งเดิมของคุณผ่าน Microsoft Graph

ที่มา: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-architecture

กล่าวอีกนัยหนึ่ง Copilot คือ "AI ที่สามารถไปค้นหาข้อมูลที่วางไว้ภายในบริษัทซึ่งคุณได้รับอนุญาตให้ดูได้"

การจำสิ่งนี้ไว้จะเปลี่ยนวิธีที่คุณส่งมอบงาน

การใช้งานโดยการถาม: "บอกวิธีเขียนบันทึกการประชุมหน่อย"

การใช้งานโดยการส่งมอบงาน: "จากเนื้อหาการประชุมวันนี้ ให้แยกการตัดสินใจ รายการที่ค้างอยู่ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา และสร้างอีเมลติดตามผลสำหรับผู้เข้าร่วมด้วย"

แบบแรกคือการขอความรู้จาก AI แบบหลังคือการมอบหมายงานนั้นเอง

ถ้าคุณแยกย่อยงานประจำวัน ส่วนใหญ่แล้วจะประกอบด้วย 7 การกระทำนี้: ค้นหา, อ่าน, สรุป, เปรียบเทียบ, เขียน, ป้อนข้อมูล, และแชร์ Copilot มีความสามารถสูงใน 7 อย่างนี้ ในทางกลับกัน "การตัดสินใจ" และ "การรับผิดชอบ" ยังคงเป็นหน้าที่ของมนุษย์

มีประเด็นหนึ่งที่มักเข้าใจผิดเกี่ยวกับสิทธิ์การเข้าถึง: การติดตั้ง Copilot ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะเห็นข้อมูลทั้งหมดในบริษัท มันใช้เฉพาะข้อมูลที่พวกเขาเข้าถึงได้แต่เดิมเท่านั้น ในทางกลับกัน สำหรับบริษัทที่การตั้งค่าสิทธิ์ SharePoint กว้างเกินไปตั้งแต่แรก การแก้ไขปัญหานี้คือสิ่งสำคัญอันดับแรก

แผนที่ 20 วิธีส่งมอบงาน

จากนี้ไป ผมจะนำเสนอ 20 ข้อ แบ่งเป็น 4 กลุ่ม

การประชุมและอีเมล (1-6): จุดที่เริ่มได้วันนี้และเห็นผลเร็วที่สุด

Excel และการสร้างเอกสาร (7-11): งานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข พื้นที่ที่มีศักยภาพในการลดเวลามากที่สุด

การขายและการสนับสนุนลูกค้า (12-15): การผสาน Copilot เข้ากับ "ระบบธุรกิจ" ระดับความยากจะเพิ่มขึ้นอีกขั้นที่นี่

คำถามภายในและการทำให้เป็นระบบ (16-20): การแทนที่งานที่ถามคำถามซ้ำๆ ด้วย AI เฉพาะทาง นี่คือเป้าหมายของบริษัทต่างประเทศ

ถ้าคุณมีเวลาไม่มาก ให้ดูแค่ข้อ 1, 2 และ 7 สามข้อนี้จะเปลี่ยนการประชุมและ Excel ไปอย่างสิ้นเชิง

การส่งมอบงานการประชุมและอีเมล (1-6)

1. ให้ Copilot สรุปความเป็นมา 3 นาทีก่อนการประชุม

จนถึงตอนนี้: ค้นหาอีเมลก่อนการประชุม เปิดบันทึกการประชุมครั้งก่อน เลื่อนดู Teams และตื่นตระหนกคิดว่า "ครั้งที่แล้วเราตัดสินใจอะไรกันไปนะ"

การส่งมอบงาน: ให้ Copilot สรุปอีเมล การประชุม และเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นความเป็นมา ประเด็นสนทนา และคำถามที่แนะนำ พรอมต์ตอนต้นคืออันนี้

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Hargreaves Lansdown ใช้ Copilot ในการเตรียมตัวก่อนการประชุมลูกค้าและสร้างเอกสารหลังการประชุม พวกเขาตั้งเป้าลดงานเอกสารจาก 4 ชั่วโมงเหลือ 1 ชั่วโมง โดยประมาณการเบื้องต้นว่าประหยัดเวลาได้ 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1700944299531611959-hargreaves-lansdown-microsoft-365-copilot-united-kingdom

2. หยุดจดบันทึกอย่างหนักระหว่างการประชุม

จนถึงตอนนี้: ฟัง จดบันทึก และคิดคำถามต่อไปพร้อมกัน ทำสามอย่างพร้อมกัน และทั้งหมดก็ออกมาไม่ดีสักอย่าง

การส่งมอบงาน: ให้ Copilot แยกประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และขั้นตอนถัดไปจากเนื้อหาการประชุม Teams ประเด็นสำคัญคือต้องระบุอย่างชัดเจนว่า "อย่าสร้างสิ่งที่ไม่ได้พูดคุยในการประชุม"

▼ คัดลอกจากตรงนี้
``text
กรุณาจัดระเบียบการประชุมนี้เป็น 5 หัวข้อต่อไปนี้:

1. บทสรุป
2. การตัดสินใจที่เกิดขึ้น
3. สิ่งที่ยังไม่ได้ตัดสินใจ
4. ใครทำอะไร
5. สิ่งที่ต้องทำก่อนครั้งหน้า

อย่าสร้างผู้รับผิดชอบหรือกำหนดเวลาที่ไม่ได้กล่าวถึงในการประชุม
เขียน "ไม่ได้กำหนด" สำหรับสิ่งที่ยังไม่ได้ตัดสินใจ
``

▲ ถึงตรงนี้

3. อย่าหยุดแค่บันทึกการประชุม ให้ Copilot เขียนอีเมลติดตามผลด้วย

การส่งมอบงาน: มอบหมายขั้นตอนทั้งหมดนี้ในพรอมต์เดียว
``text
จากการประชุมนี้ กรุณาจัดระเบียบสิ่งต่อไปนี้:

1. การตัดสินใจ
2. รายการที่ค้างอยู่
3. การดำเนินการตามผู้รับผิดชอบ
4. กำหนดเวลา
5. การเตรียมตัวสำหรับครั้งหน้า

สุดท้าย ให้สร้างอีเมลติดตามผลถึงผู้เข้าร่วมภายใน 300 ตัวอักษร
อย่าเพิ่มเนื้อหาที่ไม่มีในการประชุม
``

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Unifonic ในตะวันออกกลางให้พนักงานขายใช้ Copilot สำหรับการสรุปและแยกงาน โดยส่งอีเมลขั้นตอนถัดไปทันทีหลังการประชุม พวกเขารายงานว่าประหยัดเวลาได้ 2-3 ชั่วโมงต่อคนต่อวัน

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23690-unifonic-microsoft-365-e5

4. แปลงอีเมลยาวให้เหลือแค่ "สิ่งที่ฉันต้องทำ"

การส่งมอบงาน: แทนที่จะสรุป ให้ Copilot แสดงขั้นตอนถัดไปของคุณ
``text
กรุณาจัดระเบียบเธรดอีเมลนี้

1. เกิดอะไรขึ้น
2. ประเด็นที่กำลัง讨论
3. ข้อเรียกร้องถึงฉัน
4. กำหนดเวลา
5. สิ่งที่ฉันควรยืนยันในคำตอบ

สุดท้าย ให้สร้างร่างคำตอบประมาณ 150 ตัวอักษร
``

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Zurich Insurance ในสวิตเซอร์แลนด์ใช้มันเพื่อสรุปเธรดยาวและสร้างคำตอบ พวกเขาประมาณการว่าจะลดเวลาได้ประมาณ 14,000 ชั่วโมงในปีถัดไป

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23452-zurich-schweiz-microsoft-365-copilot-for-sales

5. ให้ Copilot สรุปงานของวันตั้งแต่เช้า
``text
กรุณาจัดระเบียบตารางงานวันนี้และงานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับฉัน

1. การประชุมวันนี้
2. สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนการประชุม
3. อีเมลสำคัญที่ต้องตอบกลับ
4. งานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง
5. สิ่งที่ต้องทำวันนี้

กรุณาจัดลำดับความสำคัญแต่ละรายการเป็น สูง, กลาง, หรือ ต่ำ
``

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: HELLENiQ ENERGY ในกรีซให้ Copilot สรุปข้อมูลสรุปประจำวันจากปฏิทิน ผู้ใช้ 70% รายงานว่าผลิตภาพเพิ่มขึ้น

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot

6. จัดเรียง "เกิดอะไรขึ้น?" หลังจากวันหยุดตามความสำคัญ
``text
เกี่ยวกับช่วงเวลาที่ฉันไม่อยู่ตั้งแต่วันที่ [วันที่] ถึง [วันที่] กรุณาจัดระเบียบข้อมูลจากอีเมล Teams และการประชุมที่ฉันเข้าถึงได้

1. การตัดสินใจที่สำคัญ
2. ข้อเรียกร้องที่เกี่ยวข้องกับฉัน
3. สิ่งที่มีกำหนดเวลา
4. ปัญหาที่เกิดขึ้น
5. สิ่งที่ต้องตอบกลับ

กรุณาเรียงลำดับตามความสำคัญ
``

การส่งมอบงาน Excel และการสร้างเอกสาร (7-11)

7. เปลี่ยน Excel จาก "เครื่องมือสำหรับรวบรวม" เป็น "เครื่องมือสำหรับคิด"

การส่งมอบงาน: ระบุลำดับการดู สิ่งนี้สร้างความแตกต่างอย่างเด็ดขาด
``text
กรุณาตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้เกี่ยวกับข้อมูล Excel นี้:

1. การเปลี่ยนแปลงเดือนต่อเดือน
2. การเปลี่ยนแปลงปีต่อปี
3. รายการที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
4. รายการที่ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ
5. ค่าผิดปกติ
6. 3 อันดับรายการที่ดี
7. 3 อันดับรายการที่แย่

จากนั้น สรุปตามลำดับนี้:
ข้อเท็จจริง → สมมติฐานของสาเหตุ → ข้อมูลที่ต้องยืนยันเพิ่มเติม → ขั้นตอนถัดไป
แสดงตัวเลขในลักษณะที่สามารถตรวจสอบกับแหล่งข้อมูลต้นทางได้
``

8. อย่าหยุดแค่การวิเคราะห์ ให้ Copilot สร้างโครงสร้าง PowerPoint ด้วย
``text
ฉันจะอธิบายผลการวิเคราะห์เหล่านี้ในการประชุมผู้บริหาร
กรุณาสร้างโครงสร้าง PowerPoint จำนวน 5 สไลด์

สไลด์ 1: บทสรุป สไลด์ 2: ตัวเลขสำคัญ สไลด์ 3: การเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ สไลด์ 4: สมมติฐานของสาเหตุ สไลด์ 5: ขั้นตอนถัดไป

สำหรับแต่ละหน้า ให้สร้างหัวข้อและเนื้อหา อย่าเปลี่ยนตัวเลขจากข้อมูลต้นทาง
``

9. ทำให้การกระทบยอดและรายงานที่เกือบจะเหมือนกันทุกเดือนเป็นมาตรฐาน

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: U.S. Venture นำ Copilot for Finance มาใช้สำหรับการกระทบยอดบัตรเครดิตและใบแจ้งยอดธนาคารเป็นประจำ พวกเขาประหยัดเวลาได้กว่า 30 ชั่วโมงต่อเดือนในแผนกบัญชี

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/20600-us-venture-microsoft-365-copilot-for-finance

10. ให้ Copilot จัดระเบียบเอกสารคำขอขนาดยาวก่อนที่มนุษย์จะอ่าน
``text
กรุณาอ่าน RFP (คำขอข้อเสนอ) นี้
จัดระเบียบตามหัวข้อต่อไปนี้:

1. เงื่อนไขบังคับ
2. สิ่งที่ต้องส่งมอบ
3. กำหนดส่ง
4. ประเด็นที่อาจถูกประเมิน
5. ข้อมูลที่ขาดหายไป

สิ่งที่เราต้องเตรียม
แนบไปด้วยว่าสิ่งของแต่ละรายการเขียนไว้ในส่วนใดของเอกสาร สุดท้าย ให้สร้างโครงร่างข้อเสนอฉบับร่าง
``

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Petrochemical Industries Company ในคูเวตทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับ RFP สั้นลงจากกว่าหนึ่งสัปดาห์เหลือน้อยกว่าหนึ่งวัน

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/1776965075841351020-petrochemical-industries-company-microsoft-365-energy-en-kuwait

11. สร้างร่างข้อเสนอใหม่จากข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จในอดีต

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Industrialized Construction Group ในสหรัฐอเมริกาลดเวลาในการตอบสนองต่อข้อเสนอลง 80% โดยการสร้างข้อเสนอใหม่จากข้อเสนอและเทมเพลตในอดีต

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/23620-icg-microsoft-365-copilot

การส่งมอบงานการขายและการสนับสนุนลูกค้า (12-15)

12. ส่งมอบงานตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลก่อนการประชุมทางธุรกิจ
``text
กรุณาเตรียมตัวสำหรับการประชุมครั้งต่อไปกับบริษัท XX

1. สถานะการทำธุรกรรมปัจจุบัน
2. ปัญหาที่ปรากฏในอีเมลที่ผ่านมา
3. สัญญาก่อนหน้านี้
4. สิ่งที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
5. คำถามที่ต้องถามในครั้งนี้
6. สิ่งที่สามารถเสนอได้ในครั้งนี้

เขียน "ไม่มีข้อมูล" สำหรับรายการที่ไม่สามารถยืนยันได้
``

13. อย่าให้การป้อนข้อมูล CRM เป็น "งานที่ต้องทำทีหลัง"

การส่งมอบงาน: หยุดเปิด CRM เพื่อป้อนข้อมูล ให้อัปเดตจาก Outlook และ Teams ซึ่งเป็นที่ที่คุณทำงานอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เชื่อมโยงผู้รับอีเมลกับเคส และบันทึกบันทึกการประชุมลงใน CRM โดยตรงโดยใช้ Copilot for Sales

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: KPN ในเนเธอร์แลนด์เชื่อมต่อ Salesforce กับ Outlook/Teams พนักงานขาย 69% รายงานว่าคุณภาพข้อเสนอดีขึ้น

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24202-kpn-microsoft-365-copilot-for-sales

14. อย่าจำแนกเสียงลูกค้า 100 เสียงด้วยมนุษย์เพียงอย่างเดียว
``text
กรุณาจำแนกแบบสำรวจความคิดเห็นของลูกค้าเหล่านี้ออกเป็นกลุ่มความคิดเห็นที่คล้ายกัน
สำหรับแต่ละกลุ่ม ให้จัดระเบียบสิ่งต่อไปนี้:

1. จำนวนเคส
2. ความคิดเห็นที่เป็นตัวแทน
3. เป็นความคิดเห็นเชิงบวกหรือเชิงลบ
4. สาเหตุที่เป็นไปได้
5. มาตรการปรับปรุง

อย่าลบความคิดเห็นที่มีจำนวนเคสน้อย ให้แยกไว้ในส่วนอื่น
``

15. สัญญามีไว้เพื่อ "ค้นหาความแตกต่าง" ไม่ใช่ "การตัดสิน"
``text
กรุณาเปรียบเทียบสัญญานี้กับสัญญามาตรฐานของเรา
จำแนกตามข้อเป็น:
- เหมือนกัน
- แตกต่าง
- ขาดหายไป

สำหรับ "แตกต่าง" หรือ "ขาดหายไป" ให้ระบุว่าต่างกันอย่างไร ความเสี่ยงในฝ่ายเรา และคำถามสำหรับผู้รับผิดชอบ อย่าตัดสินทางกฎหมายขั้นสุดท้าย ให้แสดงหลักฐานเสมอ
``

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Vodafone ในสหราชอาณาจักรใช้มันในแผนกกฎหมายด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้รายงานว่าประหยัดเวลาเฉลี่ย 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot

การส่งมอบงานคำถามภายในและการทำให้เป็นระบบ (16-20)

16. ให้ AI เฉพาะทางตอบ "คำถามเดียวกัน" ต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Marlabs สร้าง Agent ที่ครอบคลุมระบบ HR หลายระบบ ดำเนินการสอบถามประมาณ 80% และลดเวลาในการตอบสนองลงกว่า 60%

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26644-marlabs-microsoft-365-copilot

17. กำจัดคำถาม "มันเขียนไว้ที่ไหน?" สำหรับพนักงานใหม่

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Banco Ciudad ในอาร์เจนตินาสร้าง Agent เพื่อสนับสนุนขั้นตอนภายใน เช่น บัตรและสินเชื่อ ซึ่งเข้าถึงได้จาก Teams พวกเขาเปลี่ยนเส้นทาง 2,400 ชั่วโมงต่อปีไปสู่งานที่มีมูลค่าสูง

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/24281-banco-de-la-ciudad-de-buenos-aires-microsoft-365-copilot

18. ทำให้คู่มือกระดาษค้นหาได้ใน 3 วินาที

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: ที่ Rumo บริษัทโลจิสติกส์ทางรถไฟในบราซิล พนักงานขับรถเคยต้องพกคู่มือกระดาษหนัก 4 กก. การค้นหาขั้นตอนใช้เวลากว่า 4 นาที พวกเขาสร้าง Agent ที่ค้นหาได้ใน 3 วินาที ประหยัดเวลาได้ 7,644 ชั่วโมงต่อปี

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25656-rumo-microsoft-copilot-studio

19. เปลี่ยนพรอมต์ที่ใช้มากกว่า 3 ครั้งต่อสัปดาห์ให้เป็น Agent

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: State Farm ในสหรัฐอเมริกามีระบบที่พนักงานสามารถสร้าง Agent ได้ มีการสร้าง Agent กว่า 3,000 ตัว โดย 41 ตัวผ่านการตรวจสอบความเสี่ยงเพื่อนำไปใช้ในการผลิต

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/26947-state-farm-microsoft-power-platform

20. รวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียว ถ้าไม่ทำ อีก 19 ข้อที่เหลือก็ใช้ไม่ได้

ตัวอย่างจากต่างประเทศ: Hyundai Glovis ในเกาหลีให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลไว้ใน OneDrive และ SharePoint โดยตัดสินว่า Copilot ไม่สามารถใช้งานได้หากข้อมูลยังคงอยู่ในดิสก์ภายในเครื่อง

ที่มา: https://www.microsoft.com/en/customers/story/25103-hyundai-glovis-microsoft-365

การตัดสินใจว่างานไหนควรส่งมอบโดยใช้คะแนน

คุณไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมด 20 ข้อ ใช้สูตรนี้ในการตัดสินใจ:

ลำดับความสำคัญ = ความถี่ + เวลาที่ต้องใช้ + ระดับความซ้ำซาก + ความพร้อมของข้อมูล - ความเสี่ยง

(ให้คะแนนแต่ละข้อ 1-5 คะแนน)

ตัวอย่างเช่น บันทึกการประชุมประจำสัปดาห์: ความถี่ 5, เวลา 4, ความซ้ำซาก 5, ข้อมูล 5, ความเสี่ยง 1 = รวม 18 คะแนน ลำดับความสำคัญสูง

6 คำศัพท์ทั่วไปสำหรับการแบ่งปันภายในบริษัท

ถ้าคุณต้องการปรับภาษาให้สอดคล้องกันภายในบริษัท 6 คำนี้ก็เพียงพอแล้ว:

• MTG: จัดระเบียบการประชุมเป็น "สิ่งที่ตัดสินใจแล้ว, ที่ค้างอยู่, ผู้รับผิดชอบ, กำหนดเวลา, ขั้นตอนถัดไป"
• MAIL: แปลงอีเมลเป็น "ประเด็นสำคัญ, คำขอ, กำหนดเวลา, ร่างคำตอบ"
• DOC: แยกย่อยเอกสารเป็น "สรุป, ประเด็น, ความเสี่ยง, การดำเนินการ, หลักฐาน"
• LEGAL: เปรียบเทียบสัญญา/ข้อบังคับโดย "ความแตกต่าง, ความเสี่ยง, สิ่งที่ขาดหายไป, สิ่งที่ต้องยืนยัน"
• SALES: จัดระเบียบข้อมูลลูกค้าเป็น "สถานะ, สัญญาก่อนหน้า, ปัญหา, ขั้นตอนถัดไป"
• DATA: ดูตัวเลขตามลำดับ "ความผิดปกติ, การเปลี่ยนแปลง, สมมติฐาน, การแสดงภาพ"

สุดท้ายนี้ แค่สิ่งเดียวที่ต้องทำพรุ่งนี้

คุณไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมด 20 ข้อตั้งแต่พรุ่งนี้ เปิดตารางงานของคุณสำหรับวันพรุ่งนี้ เลือกการประชุมหนึ่งครั้ง แล้วลองใช้พรอมต์แรกในบทความนี้สักครั้ง แค่นั้นก็พอแล้ว ถ้าคุณรู้สึกว่ามันมีประโยชน์มากกว่าที่คาดไว้ ก็ขยายไปใช้ข้อ 2 (บันทึกการประชุม) และข้อ 7 (Excel)

ถ้าคุณมี Copilot แต่ไม่รู้วิธีใช้ มันไม่ใช่ปัญหา AI แต่มันคือ ปัญหาเรื่องการแยกย่อยงาน แทนที่จะถามว่า "Copilot ทำอะไรได้บ้าง?" ให้ถามว่า: "งานน่าเบื่ออะไรที่ใช้เวลามากกว่า 2 ชั่วโมงทุกสัปดาห์?" ส่วนที่คุณสามารถส่งมอบให้ Copilot ได้มักจะอยู่ตรงนั้น