ผมคิดว่าคำกล่าวที่ว่า "คนที่พูดชัดเจนคือคนฉลาด" นั้นจริงแค่ครึ่งเดียว ผมมักสงสัยว่าอีกครึ่งหนึ่งไม่ได้ขึ้นอยู่กับความฉลาด แต่ขึ้นอยู่กับลำดับที่คุณจัดเรียงความคิดต่างหาก
ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงคนที่ทุกครั้งที่รายงานงาน มักจะถูกถามกลับว่า "หมายความว่ายังไง?"
พวกเขาส่งรายงาน แนบเอกสารประกอบไว้เผื่อใช้ แล้วก็ได้คำตอบจากหัวหน้ากลับมาว่า "สรุปแล้วเราควรทำอะไรต่อ?"
"แค่แจ้งให้ทราบครับ"
"ลูกค้าดูเหมือนจะโกรธนะ"
"ลดราคากันไปก่อนเถอะ"
ทั้งหมดนี้ดูเหมือนจะเป็นการรายงานที่ปกติมาก แต่เมื่อผู้รับสารได้ยินสามประโยคนี้ พวกเขาก็ยังไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไปอยู่ดี
ทำไมมันถึงไม่ได้ผล? เพราะผู้รับสารต้องมานั่งแยกแยะเองว่าตรงไหนคือข้อเท็จจริง และตรงไหนเริ่มเป็นการตีความ
ในบริษัทที่ปรึกษาอย่าง McKinsey มีกรอบคิดที่ใช้กันทั่วไปเรียกว่า "ฟ้า ฝน ร่ม" (Sky, Rain, Umbrella)
มองดูท้องฟ้า (ข้อเท็จจริง) ตีความว่าฝนอาจจะตก (การตีความ) พกร่มไปด้วย (การกระทำ)
นี่คือกรอบในการสื่อสารโดยแยกองค์ประกอบทั้งสามนี้ออกจากกัน
ยิ่งไปกว่านั้น พยากรณ์อากาศซึ่งเป็นแรงบันดาลใจของชื่อนี้ยังมี "ลูกเล่น" อีกอย่าง นั่นคือ ความน่าจะเป็นของปริมาณน้ำฝน ถ้าบอกว่า 60% หมายความว่าคุณจะออกพยากรณ์แบบเดียวกัน 100 ครั้ง จะมีฝนหรือหิมะตกมากกว่า 1 มม. ประมาณ 60 ครั้ง
พูดอีกอย่างคือ พยากรณ์อากาศไม่ได้บอกว่า "พรุ่งนี้ฝนจะตก" แต่บอกว่า "มีโอกาสฝนตก 60%" โดยเพิ่มตัวเลขเข้าไปเพื่อบอกว่าการคาดการณ์นั้นมีความเป็นไปได้มากแค่ไหน
และนี่แหละคือสิ่งที่ทำให้รายงาน "เข้าใจง่าย" อย่างแท้จริง
คุณแยก ฟ้า (ข้อเท็จจริง), ฝน (การตีความ + ระดับความมั่นใจ), และ ร่ม (การกระทำที่ต้องการ) ออกจากกันเป็นประโยคที่ชัดเจนหรือไม่?
เนื่องจากเรื่องนี้เกี่ยวกับ "ลำดับ" การจัดวาง ไม่ใช่ความคล่องแคล่วทางสติปัญญาหรือระดับการศึกษา ใครๆ ก็สามารถเริ่มทำตามได้ตั้งแต่วันนี้
ผมเองก็ได้รับรายงานผ่าน Slack ทุกวัน แต่ถ้าเผลอเมื่อไหร่ ผมก็จะพบว่าตัวเองส่งข้อความไปแค่ว่า "แจ้งเพื่อทราบ"
ตัวอย่างทั้งสามในตอนต้น แต่ละอันขาดองค์ประกอบไปหนึ่งส่วน
① "แค่แจ้งให้ทราบ" = มีแค่ฟ้า
→ "เอกสารของบริษัท A เสร็จไปแล้ว 70% ณ เวลา 17.00 น. ส่วนที่เหลือกำลังรอตรวจสอบตัวเลข ดังนั้นอาจเลื่อนไปเสร็จตอนเที่ยงพรุ่งนี้ (โอกาสประมาณ 80%) ผมส่งภายในบ่าย 3 โมงพรุ่งนี้ได้ไหมครับ?"
ผู้รับสารแค่ตอบ "ได้" หรือ "ไม่ได้" กับประโยคสุดท้ายเท่านั้น
② "ลูกค้าดูเหมือนจะโกรธ" = มีแค่ฝน
→ "เราได้รับอีเมลสองฉบับจากลูกค้าที่ระบุว่าต้องการ 'ภายในสัปดาห์นี้' อ่านแล้วรู้สึกว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่โอกาสก็น่าจะ 50/50 วันนี้ผมส่งอัปเดตความคืบหน้าให้เขาได้ไหมครับ?"
ถ้าการตีความฟังดูเหมือนข้อเท็จจริง ผู้รับสารจะเริ่มด้วยการย้อนกลับไปเช็กว่า "พวกเขาโกรธจริงๆ เหรอ?"
③ "ลดราคากันเถอะ" = มีแค่ร่ม
→ "สองในสามบริษัทที่เราเสนอราคาไปเดือนที่แล้วปฏิเสธเราเพราะเรื่องราคา เราน่าจะตั้งราคาสูงกว่าตลาดอยู่ 10% (อ้างอิงจากข้อมูลแค่สองจุด) ผมขอลองลดราคาลง 10% สำหรับบริษัทถัดไปได้ไหมครับ?"
ร่มที่ไม่มีฟ้าและฝน จะบังคับให้ผู้รับสารต้องถามกลับว่า "ทำไม?" ซึ่งเพิ่มความยุ่งยากโดยไม่จำเป็น
ระดับความมั่นใจไม่จำเป็นต้องเป็นตัวเลขเสมอไป แค่ใช้คำว่า "เกือบแน่นอน", "น่าจะ (80%)", "50/50", หรือ "เดาเอา" ก็เพียงพอแล้ว แค่นี้ก็ช่วยให้ผู้รับสารตัดสินใจได้แล้วว่าจะเชื่อและลงมือทำตามมากน้อยแค่ไหน
สิ่งที่การเขียนใหม่ทั้งสามแบบมีเหมือนกันคือ การแยกข้อเท็จจริงออกจากการตีความ และเพิ่มระดับความมั่นใจเฉพาะในส่วนของการตีความเท่านั้น
อย่างไรก็ตาม บางคนก็ยังเขียนรายงานยาวเหยียดแม้จะแยกส่วนกันแล้ว ผมเคยเป็นหนึ่งในนั้น ผมสันนิษฐานว่าสาเหตุมาจาก "การเริ่มต้นที่ฟ้า"
ผมเชื่อว่า ฟ้า-ฝน-ร่ม คือลำดับสำหรับการ พูด ไม่ใช่สำหรับ การคิด
เวลาคิด ให้กลับลำดับ: ตัดสินใจเรื่องร่มก่อน
พอคุณรู้ว่า "ฉันอยากถามว่าการส่งภายในบ่าย 3 โมงพรุ่งนี้โอเคไหม" คุณค่อยย้อนกลับไปหาเฉพาะข้อเท็จจริง (ฟ้า) ที่จำเป็นต่อการตัดสินใจนั้น
สิ่งนี้จะเปลี่ยน "ฟ้า" จากสิ่งที่คุณต้อง "รวบรวม" มาเป็นสิ่งที่คุณต้อง "คัดเลือก"
ในตัวอย่าง ① เนื่องจากร่มคือ "เราส่งภายในบ่าย 3 โมงพรุ่งนี้ได้ไหม?" ข้อเท็จจริง (ฟ้า) ที่จำเป็นจึงมีแค่ "เสร็จไป 70% ตอน 17.00 น." และ "รอตรวจสอบตัวเลข" ส่วนเรื่องที่ว่าใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงหรือถกเถียงกันภายในยังไง ไม่เกี่ยวข้องกับการตอบ "ได้หรือไม่ได้" ของผู้รับสาร จึงไม่ควรใส่ลงไป
ผมคิดว่านิสัย "แนบเอกสารไว้เผื่อใช้" เกิดขึ้นเพราะยังไม่ได้ตัดสินใจเรื่องร่ม เมื่อคุณไม่รู้ว่าจะต้องใช้อะไร คุณเลยโยนทุกอย่างไปให้หมด
ดังนั้น รายงานของคนฉลาดที่ดูสั้น ไม่ได้สั้นเพราะพวกเขาพูดเก่ง แต่เพราะพวกเขาตัดข้อเท็จจริง (ฟ้า) ที่ไม่จำเป็นทิ้งไปต่างหาก
ตัวอย่างเช่น การปรึกษาเรื่องต้นทุนเครื่องมือ:
・การลิสต์ข้อเท็จจริง (ฟ้า) ทั้งหมด:
→ "แนบตารางเปรียบเทียบฟีเจอร์และราคาของแต่ละเครื่องมือมาด้วย ดูเหมือนจะมีที่นั่ง (seat) ที่ไม่ได้ใช้งานอยู่"
・การคัดเลือกตามร่ม:
→ "มีที่นั่งที่ไม่ได้ใช้งานอยู่ 3 ที่ เราขอยกเลิก 3 ที่นั่งตั้งแต่เดือนหน้าได้ไหม?"
ในทางกลับกัน รายงานที่ลิสต์ข้อเท็จจริง (ฟ้า) ทั้งหมดอาจดูละเอียดรอบคอบ แต่จริงๆ แล้วคือการโยนภาระการตัดสินว่าอะไรสำคัญไปให้ผู้รับสาร
นั่นคือเหตุผลที่ผมมักจะเขียนว่า "เราจะตัดสินใจเรื่องอะไรกัน?" ไว้ด้านบนสุดของวาระการประชุมก่อนจะเพิ่มรายละเอียดอื่นๆ และผมก็ใช้ลำดับเดียวกันนี้กับรายงานด้วย
แม้แต่ตอนนี้ ถ้าผมเผลอปล่อยใจ ผมก็จะเริ่มเขียนจากฟ้าและจบลงด้วยข้อความที่ยาวเหยียด
เอาล่ะ สติปัญญาดิบๆ นั้นเปลี่ยนได้ยาก แต่การตัดสินใจเรื่องร่มก่อน เป็นสิ่งที่คุณทำได้ทันทีในข้อความแชทครั้งต่อไป
เหนือสิ่งอื่นใด การฝึกใช้ระบบเล็กๆ เหล่านี้จะช่วยทำลายกำแพงที่ทำให้คุณหยุดพัฒนา และทำให้งานในแต่ละวันสนุกมากขึ้น
ผมยังอธิบายข่าวสารทันเหตุการณ์และเคล็ดลับสำหรับการทำงานในวันพรุ่งนี้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและเข้าใจง่ายอีกด้วย
https://x.com/smark_x/status/2099764073869307990
https://x.com/smark_x/status/2099383008537297309
- คิดมากเกินไปจนไม่สามารถลงมือทำได้
- ความสมบูรณ์แบบหรือความไม่มีประสิทธิภาพทำให้เวลาไม่พอใช้อยู่เสมอ
- อยากโทษว่าตัวเอง "ไม่มีเซนส์" เวลาเจอทางตัน
- ใช้ AI แล้วยังทำงานไม่ง่ายขึ้น
ตัวผมเองก็มีลักษณะเหล่านี้เหมือนกัน ผมจึงใช้ "การคิดเชิงตรรกะ" เพื่อจัดระบบงานให้ง่ายขึ้นพร้อมกับรับมือกับปัญหาเหล่านี้ ผมโพสต์ทุกวัน ฝากติดตามด้วยนะครับ → @smark_x
