你不再需要在 Excel 中重复相同的指令了。
每次打开 Copilot，你都要解释同样的事情："不要合并单元格"、"让标题加粗"、"货币不要显示小数"。每一次，都得从头开始。
我以前觉得这很正常，以为给出指令就是我的工作。
但我错了。Copilot 有一个可以"提前教它"的功能。你只需要把以前每次都要写的指令注册一次。把提示从"每次都要写的东西"变成"让它提前记住的东西"。
这篇文章将揭示这个方法，以及 20 个你可以立即使用的实用提示。
明确地说，在这篇文章中，我最想传达的，甚至比那 20 个提示本身更重要的是这个"教"的概念。知道这一点，Copilot 的可用性会完全不同。
等你读完，打开 Excel 时应该会感觉轻松一些。
第一章：为什么 Copilot 的指令总是重复的
原因很简单。每次工作簿发生变化，Copilot 就会忘记你的偏好。
你上个月在预算表里教过它"不要合并单元格"，但这个月的新工作簿里，你又得说一遍同样的话。即使在团队共享的文件中，如果旁边的同事打开，他也得从头开始输入指令。
我自己以前每次为咨询客户调整报价模板时，都厌倦了输入同样的指令："按单价、数量、小计、税金、总计排序"、"标题加粗"。不管我输入多少次，下个月又会被重置。说实话，我受够了。
你可能会想："这是 Copilot 的规格，没办法。" 错了。实际上，随着 2026 年 6 月的更新，这种情况已经改变了。
一个让 Copilot 记住"你的方式"的系统现在已经就位。接下来，我们将讨论如何掌握这个系统。
第二章：核心是"提前教"，而不是"每次都告诉"
与其解释，不如直接让你看看实际的变化。
【教之前的 Copilot】
指令："把这个销售数据做成表格。"
结果：Copilot 创建了一个格式随机的表格。标题加粗和货币符号都跟你的偏好不一样。你每次都得手动修正。
【教之后的 Copilot】
指令："把这个销售数据做成表格。"
结果：标题加粗，货币用美元且没有小数，负数用红色括号显示。你什么都不用说，它就按你常用的格式完成了。
同样的指令，同样的 Copilot。唯一的区别在于你是否提前注册了你的方式。
这是通过 Excel 中 Copilot 的一个叫做"个性化"的功能实现的。一旦从设置界面注册，它就会保存到你的账户，无论你打开哪个工作簿，它都会遵循这些偏好。
方法很简单。不需要编程或复杂的设置。只需从 Copilot 窗口右上角的设置菜单中选择"个性化"，用简短的句子写下你的偏好，然后保存。不需要冗长的解释。列出像"货币始终使用 $ 符号，2 位小数"或"所有表格都有交替行和加粗标题"这样清晰的规则就足够了。
还有一个类似但不同的功能："工作簿规则"。个性化是针对你个人的，而工作簿规则则绑定到特定的工作簿。它们被保存为工作簿中一个名为".Rules"的专用工作表，规则必须列在 A 列。当你共享文件时，这个工作表也会一起发送给接收者，所以他们的 Copilot 也会遵循相同的规则。请注意，这个工作表必须是可见的，Copilot 才能识别它。如果它被隐藏了，你辛苦创建的规则就不会被读取。
个性化记住你的习惯。工作簿规则为整个团队固定规则。记住这个区别就好。
一个重要的前提需要分享：无论是个性化还是工作簿规则，都不是"不可违反的命令"。它们作为 Copilot 的默认指令，如果你在当时的提示中给出了不同的指令，那么那个指令会优先。把它们看作是"你不需要每次都写的默认值"，以避免产生期望落差。
当我让我的咨询客户尝试这个时，他们报告说，检查报价外观所花的时间明显减少了。格式设置不是人类的工作；你只需要把能交给 Copilot 的事情交给它。
第三章：20 个实用提示
这里是主题。我将介绍我通过验证构建的 20 个提示，分为四组。
你不需要一次性全部尝试。只需从你目前觉得最繁琐的任务开始，尝试一个。
A：用于注册个性化（5 项）
一旦注册，它们就会持续生效。直接粘贴到设置界面。
- 统一货币和数字格式
始终以 $ 前缀和 2 位小数显示货币。负数以红色显示并括在括号内。
→ 减少每次打开财务工作簿时都要修正的工作量。
- 默认表格样式
对所有创建的表格应用交替行和加粗标题。
→ 防止外观不一致的问题。
- 统一命名规范
对表名使用 "tbl" 前缀，并为工作表分配能描述内容的日语名称。
→ 以后搜索时不容易迷失方向。
- 指定公式编写风格
在公式中优先使用结构化引用和命名区域，而不是单元格区域。
→ 减少公式容易出错的问题。
- 报告中的总计行位置
在汇总表中，将总计行放在报告的顶部而不是底部。
→ 省去每次都要说"把它移到顶部"的麻烦。
B：用于通过工作簿规则固定（5 项）
适用于团队共享的文件。保存在".Rules"工作表中，即使打开文件的人变了也会保留。
- 标准化报价模板
在此工作簿的报价表中，将列顺序固定为：单价、数量、小计、消费税、总计。创建新报价时始终遵循此结构。
→ 让每个人都能生成相同的报价格式。
- 固定月度报告结构
将此工作簿中的月度报告按摘要、部门详情、上月对比的顺序组织。以现有报告表为模板。
→ 有助于防止只有这个月的人使用不同格式的情况。
- 费用报告的格式规则
在费用录入表中，将列顺序固定为：日期、项目、金额、审批人，并确保金额列始终为货币格式。
→ 减少提交给会计部门前的格式调整工作。
- 排班表的颜色编码规则
在排班表中，设置条件格式的单元格背景颜色：如果 B 列中的类别是"早班"则为浅蓝色，"晚班"为黄色，"休息"为灰色。
→ 减少每月手动着色的工作。
- 库存表的计算规则
在库存表中，自动计算当前库存与上次盘点之间的差异，并将差异超过 10% 的行以红色高亮显示。
→ 减少对异常值的疏忽。
C：用于日常任务（5 项）
即时使用的一次性指令。
- 多店铺数据的区域汇总
根据各店铺的月度销售数据，按区域计算增长率，并创建一个比较前 3 名和后 3 名区域的报告。
→ 显著减少手动汇总的时间。
- 批量修正符号不一致
检测并修正此数据中的符号不一致问题（全角/半角混用、多余空格、大小写不一致）。以列表形式报告修正的部分。
→ 你不必让混乱的数据保持原样。
- 重复数据检测与删除建议
根据姓名、电子邮件和注册日期的组合，检测此列表中的重复行，并假设优先保留注册日期较新的行，提出保留建议。
→ 减少目视检查的负担。
- 统一日期格式
将此工作表中的所有日期符号统一为 YYYY-MM-DD 格式。
→ 消除汇总时的一个错误来源。
- 创建数据透视表草稿
根据此数据创建一个按负责人和月份汇总销售额的数据透视表。
→ 省去从头设置的大量工作。
D：用于高级分析（5 项）
用于需要判断力的任务。
- 自动化预算与实际分析
根据预算和实际数据计算各部门差异。对于差异最大的前 3 个部门，分别整理可从数据中识别的因素和需要额外确认的假设。
→ 缩短月度会议前的准备时间。
- 假设分析中的多方案计算
基于此成本结构，计算原材料成本上涨 5%、上涨 10% 和保持不变这三种情况对毛利润的影响。
→ 防止你只停留在一种方案上。
- 列出合同截止日期
从附带的合同清单数据中提取合同结束日期、是否自动续约以及取消通知期限，并按截止日期的临近程度排序。对于难以判断的项目，显示为"需确认原件"。
→ 有助于防止合同自动续约的情况。最终判断请务必核对原件。
- 将例行任务注册为技能
使用 Copilot 的技能功能，你可以将月度报告创建等重复性任务的步骤保存为"SKILL.md"。通过将其放置在特定文件夹中，下次只需调用即可重现相同的步骤。
官方提供了在财务操作中的使用示例，但它可以应用于任何部门中重复多次的任务，例如会计、销售管理或库存管理。
→ 减少这个月又要解释同样事情的过程。
- 内部使用的三行摘要
我将向一位不熟悉 Excel 的老板解释此 Excel 的分析结果。用三行概括："发现了什么"、"接下来做什么"、"何时行动"。
→ 减少创建单独汇报材料的工作。但是，向老板做最终汇报时，请务必用肉眼确认内容后再进行。
你不需要一次性尝试全部 20 个。只需为你手头最繁琐的任务尝试一个提示。
第四章：如何组合使用以及一个注意事项
到目前为止的 20 项可以单独使用，但组合起来才能真正发挥威力。将第 1 项（货币格式）和第 16 项（预算与实际）叠加使用，可以让财务会议材料更接近完善状态。将第 6 项（报价规则）和第 18 项（合同截止日期）并行使用，更容易同时注意到销售和法务方面的遗漏。
当我让咨询客户尝试这些组合时，他们说创建月度材料所花的时间明显减少了。这是因为原本用于格式设置的时间可以重新用于分析。
一个坦诚的注意事项：在 Excel 中完全使用 Copilot 需要单独的许可证。面向中小企业的"Microsoft 365 Copilot Business"在微软官方页面上标价为每用户每月 3,148 日元的常规价格，或 2,698 日元的促销价格。两者均为年付，不含税，并且假设是在符合条件的 Microsoft 365 Business 计划基础上添加。价格和促销活动会发生变化，因此在引入前务必查看官方页面。
个性化设置和工作簿规则功能本身不会产生额外费用，但使用作为前提条件的 Excel 中的 Copilot，需要符合条件的 Microsoft 365 订阅和组织设置。如果忽略了这一点，你最终会陷入"应该能用但没出现"的境地，所以在引入前请检查许可证。
总结：浪费在 Excel 指令上的时间，今天到此为止
这次，我们从提前教 Excel 中的 Copilot 的概念，到 20 个实用提示，进行了全面的解释。
许多人继续每次都给 Copilot 相同的指令。但你应该真正做的是注册一次你的偏好，然后省略这些指令。只要掌握了这一点，与 Excel 的交互就会变得轻松得多。
话虽如此，你不需要一次性尝试全部 20 个。只有一件事要做。
为你目前觉得最繁琐的任务选择一个提示，并将其注册到个性化设置或工作簿规则中。
一旦你体验过那种轻松，你就再也回不到每次从头开始输入指令的日子了。
Copilot 的进化速度真的很快。向那些正在实践的人学习，远比独自追逐最新的用法要快得多。
感谢你阅读到最后。
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