Varick 領導 AI 轉型，協助企業重新設計工作流程，實現九位數的效率提升。讀完本文後，你應該能了解如何從根本重新打造一家以 AI 為核心的企業，進而釋放如此規模的價值。
你將學會辨識哪些工作流程值得自動化，以及如何重新設計這些流程，同時不影響營運運作。
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轉型導論
若未從根本重新打造營運流程，你將無法實現企業轉型。
工業革命告訴我們，如果不這麼做，生產力提升就不會出現。在長達 30 年的時間裡，工廠只是將蒸汽引擎更換為電動馬達，卻幾乎未見財務效益。老舊工廠的設計圍繞著地下室的一台中央蒸汽引擎，為建築物內的所有機器提供動力。
當電力問世時，工廠僅僅用電動馬達更換了引擎，其他一切照舊。它們保留了同樣的建築、同樣的佈局，並繼續以同樣的方式運作。
真正帶來改變的是，從根本圍繞電力進行全面的營運重新設計。真正的關鍵在於電動馬達可以又小又便宜，因此每台機器都能擁有自己的馬達。這意味著工廠不再需要圍繞單一動力源建造，可以分散佈局，並按照工作實際流程的順序擺放機器。這促成了裝配線的誕生，進而帶來了巨大的生產力提升。
亨利·福特在 20 世紀初領悟到，你需要圍繞技術進行重建才能創造價值，而我們今天正在運用同樣的營運重新設計劇本。
購買軟體無法達成目標
這讓我們回到今日。大多數試圖透過 AI 進行轉型的公司，都希望能透過將 SaaS 工具替換為 AI 工具來「買到」轉型。Agentic 軟體授權、Copilot 授權，以及無程式碼工作流程建置工具，本身很少能帶來顯著改變，因為轉型不是你可以購買的一套軟體。它是企業運作方式的結構性變革，始於營運業務的人員與流程。
若 AI 不了解底層流程，就無法創造有意義的價值。而如果流程的負責人沒有被納入，即使技術可行，採用率也會很低。
這就是為什麼你需要花費數週時間，與企業內各團隊（從應付帳款、採購到營運）合作，了解他們的工作從頭到尾實際上是如何完成的。
你應該繪製每個工作流程的藍圖，找出 Agent 在每個特定流程中的 ROI，以及如何從工程角度著手，然後選擇適合部署 Agent 的地方（我們稍後會詳細說明）。
接著，擷取公司情境（即內部知識），並將其轉換為 Agent 可遵循的規則、指令與決策邏輯。
與每個團隊這樣做，是獲取圍繞 AI 重新設計業務所需的背景資訊，以及讓轉型確實落實所需的支持的唯一途徑。
營運重新設計
一旦每個流程都從頭到尾繪製完成，下一步就是決定哪些工作流程實際上應該圍繞 AI 重新設計。這就是營運重新設計。
聽聽來自一家 Agent 公司的建議——請不要在每個工作流程中都導入 Agent。在某些情況下，Agent 帶來的問題比解決的問題還多。
在本節中，我們將涵蓋如何從 AI 轉型中創造價值，以及如何在過程中不干擾業務運作。
如何創造價值
轉型的核心在於重新設計每個工作流程，使確定性的工作自動化，判斷性工作在適當的情況下由 AI 處理，而高風險、高判斷力的決策則保留給人類。
如果正確執行，這不僅僅是削減成本。Agent 應該致力於為人們提供更好的背景資訊，而更好的背景資訊能幫助人們更快做出更好的決策。持續做出更好的決策能釋放營收成長。這意味著，一場恰當的轉型應該同時帶來營收成長和效率提升。
我們在為一家營收數十億美元的企業軟體公司進行的銷售轉型中清楚看到了這一點。過多的銷售流程被繁瑣事務佔據，大型交易涉及六個團隊，橫跨十一個交接點。因此，我們執行了本文概述的整個流程，找到了適合自動化的工作流程（無論是使用 Agent 還是腳本），並在第一年透過利潤率擴張（營收成長 + 節省成本）創造了 2500 萬美元的價值。恰當的轉型不僅僅是一項削減成本的舉措。
如何選擇正確的工作流程
AI 轉型中最重要的一部分是選擇首先重新設計的正確工作流程。並非每個流程都值得自動化，也並非每個流程都適合 Agent。
最佳的工作流程通常具備幾個共同點：高工作量、大量人工投入、系統碎片化、頻繁交接、依賴內部知識，以及明確的財務影響。
你應該尋找的是那些工作已經反覆發生，但流程過於混亂，以致於傳統自動化無法解決的地方。可以想像一下資料透過電子郵件、Slack、試算表、入口網站和 ERP 系統流動的情景。
一個值得重新設計的優秀工作流程通常具備四個特點：
- 發生頻率夠高，值得投入。 該流程每個月應運行數百或數千次，或影響足夠大的營收或成本，以至於改善它能創造實際價值。
- 具有可重複的決策。 工作無需每次完全相同，但應遵循一定模式。當 Agent 能從過去的決策中學習、應用業務規則並處理例外情況時，它們最為有用。
- 依賴跨系統的背景資訊。 人類需要在不同工具之間搜尋資料所花費的時間越多，Agent 的價值就越大。當工作需要從合約、電子郵件、CRM 記錄、ERP、文件和內部規則中提取背景資訊時，AI 尤其有用。
- 有可衡量的痛點。 你應該能夠在部署前後衡量該流程的當前成本（如週期時間、錯誤率、人工工時、延遲營收、重複付款、審批延遲等）。
目標是將工作分為三類：哪些可以透過確定性自動化處理，哪些應由 Agent 處理，哪些必須保留給人類。
Agent 需要自我改進
確保從一開始就在系統中建立「人機迴圈」（Human-in-the-loop）回饋機制。在訓練和影子模式期間，人類可以批准、拒絕或更正 Agent 的行動。務必記錄 Agent 的輸出、人類的回應以及相關背景資訊，以便系統能隨著時間推移持續改進。
這使得 Agent 在部署後能顯著提高準確性。在同一個銷售案例中，準確性在幾週內提高了 10%，結果是 Agent 能夠自主處理的工作量增加了，進而創造了更高的淨貨幣價值。
如何在轉型時不干擾業務
你需要確保轉型不會造成複雜化，並且盡可能具有成本效益。以下是我們遵循的幾個步驟：
- 不要強迫進行大規模遷移。 大多數公司已經花費數年時間遷移到 Salesforce 和 NetSuite 等系統上。為了採用 AI 而強迫公司拋棄並更換其軟體，只會拖慢轉型速度，並迫使團隊重新學習他們賴以運作的軟體。在 Varick，我們強烈建議在既有系統的基礎上進行建置，無論是透過 API 還是電腦使用 Agent。這可以避免昂貴的資料遷移，維持業務已習慣的工作流程，並使營運重新設計能在底層軟體日後變更時依然存活。
- 了解資料並保持其隔離。 在大多數工作流程中，驅動轉型的資料分為四類：記錄系統、業務規則、原始輸入資料，以及 Agent 隨時間累積的回饋或記憶。保持這些層級分離至關重要。這意味著作業人員無需呼叫工程師即可更新規則，並使系統在部署後更易於維護和擴展。你的目標是設計一場轉型，使其在部署後能以最少的干預順利運行。
隨著時間推移，組織開始圍繞 AI 重塑
在部署後的頭幾週，Agent 先在沙盒環境中運行，然後在與人類並行的影子模式下運行，最後才用於受監督的生產案例。隨著信心提升，工作流程不僅被自動化，而且經常被重新設計和改進。
目標是重新設計營運流程，幫助業務運作得更快，創造更多價值。
當我們開始與一家新公司合作時，我們首先規劃的工作流程通常是：
- 應付帳款 – 發票自動化、總帳科目編碼、採購單匹配等。
- 採購 – 供應商入職、供應商計分卡、合規審查等。
- 銷售 – 交易案路由、CRM 資料豐富、預測情報、傭金計算等。
- 營運 – 例外偵測與路由、分配優化、退貨處理等。
公司開始習慣將繁瑣事務交給 AI 處理，專注於真正的工作，效率提升在數週內就會開始顯現在損益表上。
如果正確執行，這就是你轉型應有的成果。這個過程需要時間，因為它是成為一家 AI 原生公司的基礎，但一旦達成，財務提升會相當迅速地顯現。確保你是一個工作流程一個工作流程、一個職能一個職能地逐步建立。這需要時間，但良好的轉型絕對值得投資。
本指南中的每一課，都是我們為客戶執行的數十次大規模轉型中學到的。如果你的企業營收超過十億美元，並希望看到我們客戶所獲得的成果，我們現在正在接受七月份的委託。請在 varickagents.com 找到我們。
