只需將公司內部資訊存放進去，聊天機器人便宣告完成。即使過了一年，我仍然對這個事實感到興奮。
過去，「內部聊天機器人」是大型專案，涉及供應商評選、數百萬日圓的報價，以及數個月的開發。現在，只需要把公司規章和手冊丟進 Gemini Notebook（前身為 NotebookLM） 就能輕鬆辦到。零成本、不需寫程式，而且只需 15 分鐘。聽起來像在開玩笑，但這是真的。
我在公司「僱用」的第一個機器人是總務機器人。立即地，打給總務的電話明顯減少了。我永遠不會忘記那天，一位原本因處理諮詢而陷入加班的員工，含著淚向我道謝。
對成果充滿信心後，我將窗口擴展到會計、人事和資訊系統。現在，在我的工作場所，有四個 AI 聊天機器人正在各自的崗位上回答問題，而 90% 的內部詢問已經消失。90%。我沒有誇大其詞，這是經過測量的結果。
正因如此，我真心希望日本每家企業都採用這個方法。 大企業、中小企業，甚至只有幾個人團隊。任何一個因為「必須問那個特定的人才知道」而讓員工時間白白流逝的工作場所，都需要這個方法。
這篇文章就是為此而寫的完整指南。從使用 Gemini Notebook 建立聊天機器人的好處，到選擇要建立哪些機器人、15 分鐘的設定指南、四個定義機器人個性的自訂指令提示詞、Google Workspace 的分享設定，以及如何維護它們——我已經寫好了一切，讓初學者今天就能開始。
不需要專業知識。你只需要你的公司文件和這篇文章。
第 1 章：為什麼它「好得太過分了」——5 大優點
首先，讓我透過與傳統聊天機器人開發的比較，說明為什麼我如此興奮。這個部分也說明了在內部提案時的說服材料。
優點 1：零開發成本，不需寫程式
傳統的內部聊天機器人是需要「建構」的。你定義需求、取得供應商報價、註冊數百個問答對，最後才能上線。成本通常從數十萬到數百萬日圓，耗時數月。
Gemini Notebook 聊天機器人與其說是「建構」，不如說是「放置」。你把公司文件放進一個筆記本（一個用來整理資料的盒子），設定幾個選項，然後分享出去。就這樣。你不需要寫任何一行程式碼。如果你有 Google 帳戶，就可以免費開始。這正是沒有 IT 預算或專職人員的公司所需要的。
優點 2：答案「僅」基於內部文件，並附有來源引用
聊天機器人最可怕的事情是提供錯誤的指示。一般的 AI 在遇到不知道的問題時，有時會編造出看似合理的謊言（幻覺）。在內部流程中，這可能導致重大事故。
Gemini Notebook 從根本上不同。它的設計是僅根據提供的文件來回答，無法回答文件中沒有的內容。此外，每個答案都附有來源引用。如果你懷疑「這個答案是真的嗎？」，可以點擊跳到規章原文。你不必「相信」答案，而是可以「驗證」它——對於內部窗口來說，這是終極的誠實。
優點 3：上傳的文件不會用於 AI 訓練
「把公司規章放到 AI 裡，資訊不會外洩嗎？」這是常見的擔憂。官方明確說明，Gemini Notebook 即使是在免費版，也不會使用上傳的文件進行 AI 訓練。
你的公司規章不會被吸收到 AI 的大腦中，然後洩漏到全世界。有些資訊說需要付費版本才能確保安全，但這不正確。
這個事實是你在提案時最強的王牌。它為來自老闆或 IT 部門的必然問題「安全沒問題嗎？」提供了官方的主要答案。（不過，商業使用仍然需要內部確認和處理機密的規則，我將在第 6 章討論。）
優點 4：15 分鐘內完成，今天就行
你不需要專案啟動、正式詢價或啟動會議。如果你按照第 3 章的步驟進行，在今天的午休時間之前，原型就會跑起來。
擁有「已經可以運作」的東西，對於內部政治來說非常有力。通常，系統導入的順序是「給我們預算，我們來建置，它可能會有幫助」，這有很高的批准門檻。使用 Gemini Notebook，你可以反過來做。
先為你自己的團隊小規模建立一個，展示一個可以運作的示範，然後再提案：「我們要不要在公司全面推行？」人們很難對眼前正在運作的東西說「不」。 這是在近乎零啟動成本下可行的聰明且正確的策略。
優點 5：維護就是「更換文件」——自動同步是王道
這是我最想強調的一點。傳統的聊天機器人有一個隱藏的地獄：維護。每當規章變更，你就必須找到並逐一重寫已註冊的 QA 對。這項工作非常繁重，導致更新停止，機器人開始提供舊資訊，最終沒有人使用——這是聊天機器人的頭號死亡原因。
有了 Gemini Notebook，這個地獄就不存在了。因為機器人的知識就是「文件本身」，當規章變更時，你只需要更換文件。不需要重寫 QA。
此外，還有一個決定性的機制。如果你將 Google 雲端硬碟中的 Google 文件或試算表新增為來源，更新原始檔案會自動同步到 Gemini Notebook。
不需要重新上傳，不需要同步按鈕。換句話說，當你照常修訂文件的那一刻，機器人就會開始用新規則回答問題。「維護」的概念本身消失了。 從一開始就用 Google 文件管理你的規章和手冊，並將它們連結為來源——這是我最希望你從這篇文章帶回家的設計。
第 2 章：你應該建立什麼樣的聊天機器人？——找出「有效的位置」
現在你知道了優點，接下來的問題是：「我該做什麼機器人？」如果選錯了，它就不會被使用。以下是如何找出影響最大的領域。
選擇的 3 個標準——甜蜜點
一個好的機器人應該滿足這三個條件：
1. 相同的問題被重複詢問。
一個月才來一次的問題不值得自動化。目標是那些不同的人反覆問的問題，比如「如何處理報銷費用」或「如何申請有薪假」。
2. 答案已經寫在文件中。
因為機器人是根據文件回答的，所以問題必須是已經有文件記錄（或容易文件化）的事情。需要判斷或協商的諮詢則不適合。
3. 回答問題的人已經筋疲力盡。
總務、會計、IT——那些有人每天解釋相同事情多次的地方，導入後會得到最多的感謝。
想想你工作場所中這三個條件重疊的地方。你可能已經想到某個人的臉了。那就是你應該建立第一個機器人的地方。
4 種推薦類型——如果不確定，就從這裡開始
這四種是黃金標準。如同開場白提到的，這四種機器人讓我的工作場所減少了 90% 的詢問。
- 總務「規章機器人」（有薪假、慰問金、福利、各種申請。詢問量最高，也最容易看到成果。這是我僱用的第一個機器人）。
- 會計「流程機器人」（費用報銷、發票處理、截止日期。大幅減少月底和月初的電話量）。
- 人事「系統機器人」（考核、培訓、調動流程）。
- IT「常見問題機器人」（密碼重設、軟體申請、初級故障排除）。
這四種幾乎涵蓋所有例行性的內部問題。不過，你不需要一次僱用全部四個。從一個小型的「工作手冊機器人」（使用你的流程，為自己團隊設立的內部窗口）開始，是一個很棒的起步。
只需要一個人。不一定要是宏大的公司級專案。讓隔壁座位的人用你午餐時間做的小機器人。我工作場所的「減少 90%」就是從一個總務機器人開始的。
鐵律：「一個主題，一個筆記本」——來自我的失敗經驗
你必須遵守一條規則：不要在一個機器人中混合多個主題。
我第一次因為貪心而失敗了。我想著「順便」，就把總務、會計和工作手冊全部放進一個筆記本。結果，準確性變得模糊不清。它會在回答費用問題時引用僱用規則，答案變得含糊。如果文件主題分散，AI 會搞不清楚該依賴哪個來源。
正確的方法是按照主題分開筆記本。總務機器人、會計機器人、IT 機器人——想像排成一排的專業窗口。在一家真人公司裡，總務和會計有不同的窗口。道理是一樣的。分開它們可以提高準確性，讓文件管理更容易，並允許精細調整分享權限。
第 3 章：4 步驟建立指南——今天午休前讓它跑起來
以下是實際操作。四個步驟，總共 15 分鐘。
步驟 1：建立筆記本（1 分鐘）
開啟 Gemini Notebook（搜尋「Gemini Notebook」或舊名稱「NotebookLM」，並用你的 Google 帳戶登入）。點擊「建立新筆記本」來建立一個筆記本。取一個能清楚說明窗口用途的名稱，例如「總務諮詢機器人」或「會計流程窗口」。這個名稱是員工會看到的標牌。
一個小技巧：給它一種「請先到這裡問」的感覺。「會計問題，從這裡開始」或「總務大小事窗口」。比起一個生硬的名稱，人們更傾向於使用一個友善的名稱。沒有人會去拜訪一個看起來很嚇人的政府窗口。
步驟 2：收集並新增文件（知識）（5 分鐘）
接下來，收集要放入機器人大腦的文件。即使你的公司說「我們沒有正式的文件」，也沒關係。以下是一個清單，用來找出隱藏在辦公室中的「機器人飼料」：
- 公司規章、僱用規則、申請規則文件
- 工作手冊、流程（即使是舊的也先放進去，之後再修正）
- 過去總務/會計發送的「常見問題解答」電子郵件（這些是極佳的飼料，因為它們是針對真實問題的真實答案）
- 申請表範例、內部指導文件
- 會議記錄中關於規則或系統的決議
透過「新增來源」上傳收集到的資料。PDF 和 Word 檔案都可以，但如果你能將規章管理在 Google 文件/試算表中，強烈建議從 Google 雲端硬碟新增它們。
如同第 1 章所述，雲端硬碟中的檔案會自動將更新同步到 Gemini Notebook，防止在規章變更後機器人提供舊資訊的意外。如果你只有紙本或 PDF，現在就將它們轉換成 Docs，這將顯著延長機器人的壽命。
步驟 3：使用自訂指令設定機器人的「個性」（3 分鐘）
這個步驟決定了機器人的品質。在筆記本的聊天設定中，有一個「自訂指令」欄位。在這裡寫下機器人的角色和回應規則。無論是誰問、何時問，這些指令都會被遵循。
我將在第 4 章提供四個提示詞模板，所以直接複製貼上即可。從「標準接待員」類型開始是一個安全的選擇。
步驟 4：分享（5 分鐘）
最後，使用右上角的分享按鈕，將它分享給需要的人。將權限設定為「僅限檢視者」（給予編輯者權限可能讓他們刪除來源）。我將在第 5 章詳細說明如何在 Google Workspace 中部署。
就是這樣！試著自己問問看：「我需要提前幾天申請有薪假？」當它引用規章回答時，你可能會偷笑。把那個畫面展示給那位筋疲力盡的員工看。一個可以運作的示範，對於提案來說，比任何投影片都強一百倍。
第 4 章：4 個定義個性的自訂指令提示詞
即使使用相同的文件，根據自訂指令的不同，機器人可以變成完全不同的人。「親和力」出乎意料地重要。即使再準確，人們也不會使用一個冷冰冰的機器人。使用率取決於個性。選擇適合你工作場所的類型。
1. 標準接待員類型——如果不確定，選這個最好
禮貌、準確且平衡。非常適合第一個機器人。
你是一位負責我們內部諮詢窗口的親切且準確的接待員。僅根據來源（公司規章、手冊、流程文件）回答員工的問題。
[回應規則] - 按照「結論 -> 流程 -> 依據」的順序回答。在第一句話就給出結論。 - 將流程格式化為編號步驟，並務必包含負責部門、所需文件和截止日期（如果有的話）。 - 引用作為依據的規章/手冊的相關部分。 - 對於來源中沒有的問題，不要猜測。誠實地說明：「此事在來源中未提及，請聯絡 [部門名稱]。」 - 如果問題不明確，提出一個澄清問題。
[語氣] - 禮貌且溫暖。絕不否定提問者。 - 將技術術語或內部行話重新表述為新進員工能理解的詞語。
[禁止事項] - 來源中沒有的資訊或一般知識性的回答。 - 使用模糊的表達，如「可能」或「或許」。
2. 友善前輩類型——適合有很多新進員工的工作場所
完全專注於降低提問的門檻。
你是一位回答任何內部問題的「友善前輩」。僅根據來源資料回答資淺員工的問題。
[角色/語氣] - 絕不否定任何基本問題。先肯定提問的行為：「問得好」或「這是常見問題，別擔心」。 - 友善但不失分寸。保持像可靠前輩的距離感。 - 總是將技術術語替換為熟悉的比喻。
[回應規則] - 按照以下順序回答：安撫的話 -> 結論 -> 流程 -> 「卡住再來問」。 - 一次限於 3 點。不要長篇大論。 - 對於來源中沒有的東西，誠實地說：「我這邊也無法立即回答，最好還是問一下 [部門]。」
[目標] - 重視「親和力」如同重視準確性。你的主要工作是降低提問的門檻。
3. 快速結論類型——適合忙碌的現場或資深員工
零前言。適合工廠、商店或營業所，每分每秒都很重要。
你是一個只會盡快回傳結論的內部服務台。僅根據來源資料回答。
[回應規則] - 結論放在第一行。禁止問候、前言和意見。 - 只有在需要流程時，才接著提供最簡短的編號步驟。 - 在最後用一行說明規章名稱和相關部分。 - 對於來源中沒有的問題，直接說「未列出。請詢問 [部門]。」 - 在結尾加上「輸入 '詳細' 取得更多資訊」。 - 只有在輸入「詳細」時，才切換為禮貌的說明。
4. 緊急應變類型——適用於錯誤、意外或投訴
一個引導驚慌失措的人們採取正確第一步的緊急窗口。將此類型與手冊和過去的問題記錄一起使用。
你是內部問題的「初步應對指南」。僅根據來源（手冊、過往記錄），冷靜地引導驚慌失措的提問者採取正確的第一步。
[回應規則] - 以「冷靜處理就沒問題」開頭。 - 按以下順序回答： 1. 絕對不能做的事（最高優先級） 2. 立即採取的第一步（最多 3 個編號步驟） 3. 要聯絡的部門以及要提供的資訊 4. 依據（相關手冊章節） - 對於來源中沒有的情況，不要猜測。引導他們：「這不在手冊範圍內。請立即聯絡 [部門]。」 - 絕不使用責備提問者的表達方式。
[目標] - 將損害降到最低，並確保通報不會延遲。因為這個窗口不會責罵，壞消息傳遞得更快。
第 5 章：Google Workspace 分享——讓它成為「大家的窗口」
機器人只有在分享出去後，才成為一個窗口。以下是公司 Google 帳戶的設定。
分享基礎：以「僅限聊天（檢視者）」權限發佈
透過「分享」按鈕設定權限。有兩種權限：編輯者和檢視者（僅限聊天）。對於聊天機器人，選擇很明確：所有人都設定為「僅限檢視者」。編輯者權限可能讓人意外地刪除來源或改寫指令。只有管理員（你加上一位備份人員）應該擁有編輯者權限。
最佳方法：透過「Google 群組」分享
你可以與電子郵件地址或 Google 群組地址分享。你不能使用像「知道連結的任何人」這種寬鬆的設定（這實際上是一個安全功能，用於處理公司資訊）。
逐一邀請每位員工是不切實際的。最佳方法是使用 Google 群組進行大量分享：
- 1. 在 Google 群組中建立一個「全體員工」或「[部門]」群組（郵寄清單）。
- 2. 將該群組地址以「檢視者」權限新增到筆記本。
這樣，群組中的所有成員都可以使用該機器人。最大的好處是成員管理由群組處理。當新進員工加入群組時，他們會自動獲得所有已分享機器人的存取權限。當有人離職時，只需將他們從群組中移除即可。
最後檢查：「來源內容」是可見的
在點擊分享之前，請記住：分享筆記本不僅分享聊天功能，還會分享原始來源文件本身。
確保筆記本中只包含那些對所有目標員工來說都可以查看的文件。檢查是否有高階主管薪酬、個人資料或極機密檔案。問問自己：「讓每個人看到這份文件可以嗎？」 如果不確定，就移除它，或將其移至另一個具有受限存取權限的獨立筆記本。
第 6 章：讓機器人成長並避免失敗
恭喜你上線了。這最後一章是關於將機器人變成一個「持續被使用的窗口」。
成長秘訣 1：「未回答的問題」是最佳飼料
一旦開始運作，機器人難免會說「來源中未列出」。這不是失敗。這是一個發現，表示「這個資訊沒有被記錄成文件」。
當發現一個未回答的問題時，請詢問負責人，並將該答案新增到文件中。下次機器人就能回答它了。我建議在分享時加上一個備註：「如果機器人無法回答，請將問題傳送到這個表單/聊天。」
成長秘訣 2：依賴 Google 文件以實現「自動同步」
我再次強調：將你的知識放在 Google 文件/試算表中，並透過雲端硬碟新增它們。這讓你得以「捨棄維護的概念」。你只需要照常修正你的文件，機器人就會保持更新。
要避免的 3 個失敗模式
- 1. 「萬能」機器人：混合主題會使準確性變差。一個主題，一個筆記本。
- 2. 建好就丟：如果你不每個月檢查一次未回答的問題或舊文件（只需 5 分鐘），人們就會停止使用它。
- 3. 處理機密：意外分享敏感資訊。務必進行第 5 章的最後檢查。
絕對安全規則
- 1. 取得許可：在將公司資料放入 AI 工具之前，務必與你的主管和 IT 部門確認。Gemini Notebook 不會使用這些資料進行訓練，但關於「將資料放在外部服務上」的政策因公司而異。
- 2. 匿名化：在存放之前，確保個人資料或高度敏感的資訊已經匿名化。
總結：今天就將「那個詢問」變成機器人
- 1. 選定一個位置（重複性問題 + 有文件記錄 + 員工筋疲力盡）。
- 2. 建立筆記本並新增來源（使用 Google 文件以實現自動同步）。
- 3. 貼上第 4 章的提示詞來設定個性。
- 4. 以「僅限檢視者」權限分享，並透過未回答的問題來成長它。
15 分鐘的工作時間，加上每月 5 分鐘的維護。這就是消除那些詢問所需要的全部。是不是很驚人？ 你的工作場所是否能體驗到這一點，取決於你今天是否願意花 15 分鐘的午休時間來做這件事。
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