किसी दस्तावेज़ को संलग्न करके और केवल "कृपया इसकी जाँच करें" का अनुरोध करना, दूसरे व्यक्ति पर एक साथ कई बोझ डालने का काम है, और मैं दिल की गहराइयों से मानता हूँ कि आपको ऐसा करना बंद कर देना चाहिए।
"कृपया इसकी जाँच करें" में "जाँच" का वास्तव में क्या अर्थ है?
- क्या आप वर्तनी की गलतियाँ ढूँढ रहे हैं और हर शब्द की जाँच कर रहे हैं?
- क्या आप जाँच रहे हैं कि तार्किक संरचना सही है या नहीं?
- क्या आप कानूनी जोखिमों के लिए अनुपालन के दृष्टिकोण से देख रहे हैं?
- क्या आप जाँच रहे हैं कि डिज़ाइन के रंग दिशानिर्देशों का पालन करते हैं या नहीं?
- क्या आप केवल यह जाँच रहे हैं कि फ़ाइल खुलती है या नहीं?
- क्या मुझे यह जाँचना चाहिए कि क्या विभाग प्रमुख प्लान B और C की तुलना में प्लान A को आगे बढ़ाने के लिए OK कहने की संभावना है?
इन अनंत संभावनाओं में से, जिस व्यक्ति से पूछा गया है, उसे अपने लिए "जाँच" को परिभाषित करना होता है, जबकि वह अनुमान लगा रहा होता है:
"समय सीमा से पहले अभी भी समय है, तो क्या मुझे केवल सामान्य तार्किक प्रवाह की जाँच करनी चाहिए?"
"गुणवत्ता भयानक है, लेकिन कल समय सीमा है, तो क्या वे चाहते हैं कि मैं सब कुछ अपने हाथ में ले लूं?"
...और इसी तरह।
मेरे विचार में, इसे दूसरे व्यक्ति पर भारी संज्ञानात्मक बोझ डालने का कार्य मानना सबसे अच्छा है।
मैं अपने मन में उन लापरवाह लोगों को, जो केवल "कृपया इसकी जाँच करें" लिखते हैं, "Throwing Monkeys" कहता हूँ।
जिम्मेदारी टालने के लिए "कृपया इसकी जाँच करें" का उपयोग न करें
इससे भी बुरी बात इन शब्दों के माध्यम से दिखाई देने वाली "जिम्मेदारी से बचने" की मानसिकता है।
आप जानते हैं कि काम की गुणवत्ता कम है।
लेकिन इसके बारे में और सोचना एक झंझट है।
या आपमें आत्मविश्वास की कमी है।
इसलिए, फिलहाल, आप बस "कृपया इसकी जाँच करें" कहते हैं और इसे अपने बॉस या वरिष्ठ पर फेंक देते हैं।
तो क्या होता है?
यदि बाद में कोई गलती पकड़ी जाती है, तो आपके पास बहाना होता है: "ठीक है, मैंने उस समय 'कृपया इसकी जाँच करें' कहकर भेजा था, और चूँकि कुछ नहीं कहा गया, मैंने सोचा कि यह ठीक है।"
आप किसी संभावित आपदा के केंद्र को अपने से दूर करने के लिए एक अधूरे उत्पाद को किसी और पर फेंक देते हैं। वह मूल अस्तित्व वृत्ति उस एक वाक्यांश, "कृपया इसकी जाँच करें" में सिमट जाती है।
यह उस स्तर पर है जहाँ यह "Throwing Monkeys" के प्रति भी अपमानजनक है; आपको उनसे माफी माँगनी चाहिए।
तो, आपको "कृपया इसकी जाँच करें" को कैसे संप्रेषित करना चाहिए?
- दस्तावेज़ किसके लिए है
- वर्तमान स्थिति क्या है
- आप कहाँ देखना चाहते हैं (+ जहाँ उन्हें देखने की आवश्यकता नहीं है)
मुझे लगता है कि इन तीन चीजों को शामिल करना अच्छा है।
1. दस्तावेज़ किसके लिए है
पहले, दस्तावेज़ किसके लिए है?
- क्या यह आंतरिक विचार के लिए है?
- क्या यह बॉस को समझाने के लिए है?
- क्या यह कंपनी के बाहर भेजने की चीज़ है?
यदि आप यह संकेत देते हैं, तो प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि दस्तावेज़ को कितनी प्राथमिकता देनी है और किस दृष्टिकोण से (ग्राहक का दृष्टिकोण, बॉस का दृष्टिकोण, आदि) उन्हें इसकी जाँच करनी चाहिए।
2. वर्तमान स्थिति क्या है
इसके बाद, बताएं कि काम किस चरण में है।
- यह सिर्फ एक मोटा मेमो है जो मैंने लिखा।
- यह लगभग 70% पूरा ड्राफ्ट है।
- यह सबमिशन से ठीक पहले का अंतिम संस्करण है।
केवल यह जानने से प्राप्तकर्ता पढ़ने के लिए अपनी "गंभीरता गियर" को समायोजित कर सकता है।
3. आप कहाँ देखना चाहते हैं (+ जहाँ उन्हें देखने की आवश्यकता नहीं है)
यह सबसे महत्वपूर्ण भाग है।
जाँच किए जाने वाले बिंदुओं को संक्षिप्त करें।
- कृपया केवल वर्तनी की गलतियाँ देखें।
- कृपया मुझे कार्यक्रम की व्यवहार्यता पर अपनी राय दें।
- कृपया जाँच करें कि पिछली बार बताए गए भागों को ठीक किया गया है या नहीं।
- इसके विपरीत, आपको यहाँ देखने की आवश्यकता नहीं है।
यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि "जहाँ उन्हें देखने की आवश्यकता नहीं है" का संकेत दें।
इसके बारे में सोचने से आपको "क्या पुष्टि करने की आवश्यकता है और किस स्थिति में" को शब्दों में कहने के लिए मजबूर करता है।
इन तीनों को मिलाकर, मैंने सोचा कि विचार-रोकने वाला वाक्यांश "कृपया इसकी जाँच करें" एक उचित, सभ्य अनुरोध में पुनर्जन्म ले सकता है।
