McKinsey Pyramid Principle: 4 प्रॉम्प्ट्स जो हर ईमेल को प्रभावशाली बना देंगे

कोई भी आपको सच नहीं बता रहा है कि लोग आपकी लिखी चीज़ें क्यों नहीं पढ़ते।

इसे सेव कर लें :)

आपने वह ईमेल लिखने में 40 मिनट बिताए।

आपने संदर्भ डाला। आपने पृष्ठभूमि समझाई। आपने अपने तर्क के बारे में बताया। आपने अपनी मांग को एक कहानी की तरह बनाया। आपने सेंड किया। आपने इंतज़ार किया।

उन्होंने 6 सेकंड में जवाब दिया। दो शब्द। "क्या आप स्पष्ट कर सकते हैं?"

आपने स्क्रीन पर देखा और वही किया जो हर कोई करता है। आपने पाठक को दोषी ठहराया। बहुत व्यस्त। बहुत विचलित। ध्यान नहीं दे रहे। शायद फ़ोन पर स्किम कर रहे हैं।

पाठक समस्या नहीं था।

आपने इसे उल्टा लिखा।

हर ईमेल, हर स्लैक मैसेज, हर दस्तावेज़, हर रिपोर्ट जो आपने कभी भेजी है। आपने इसे वैसे लिखा जैसे कोई कहानी सुनाई जाती है। पहले सेटअप। अंत में पेऑफ़। आपने पाठक को मुद्दे तक पहुँचने के लिए खुदाई करने पर मजबूर किया। और पाठक, जिसके पास 47 अनपढ़ संदेश पड़े हैं, इससे पहले कि आप वहाँ पहुँचते, हार मान लिया।

एक समाधान है। यह 1985 से मौजूद है। इसकी कोई कीमत नहीं है। और यही कारण है कि मैकिन्से के सलाहकारों को दस्तावेज़ लिखने के लिए $500 प्रति घंटा मिलता है, जिसे एक फाउंडर नीचे नहीं रख सकता।

इसे पिरामिड सिद्धांत कहा जाता है। और एक बार जब आप इसे 4 क्लॉड प्रॉम्प्ट में बदल लेते हैं, तो आपके जीवन के बाकी हर संदेश को अनदेखा करना असंभव हो जाता है।

वह महिला जिसने इसे सुलझाया

1963 में, बारबरा मिंटो नाम की एक महिला हार्वर्ड बिज़नेस स्कूल में 600 के क्लास में केवल 8 महिलाओं में से एक के रूप में दाखिल हुई। जब वह स्नातक हुई, तो मैकिन्से ने उन्हें फर्म के इतिहास में पहली महिला MBA के रूप में काम पर रखा। उन्होंने उन्हें क्लीवलैंड ऑफ़िस में रखा। उनका काम रिपोर्ट संपादित करना था। (बारबरा मिंटो की विकिपीडिया जीवनी)

उन्होंने कुछ ऐसा देखा जो बाकी सभी चूक गए थे।

हर मैकिन्से सलाहकार, चाहे कितना भी प्रतिभाशाली क्यों न हो, रिपोर्ट उसी तरह लिखता था। वे पृष्ठभूमि से शुरू करते थे। वे विश्लेषण से गुज़रते थे। वे अंतिम पेज पर सिफारिश पर पहुँचते थे। और पार्टनर्स, जो इनमें से 20 एक हफ़्ते में पढ़ रहे थे, एक ही बात की शिकायत करते रहते थे। उन्हें जवाब नहीं मिल पाता था।

मिंटो ने उन सभी रिपोर्टों को पुनर्व्यवस्थित करना शुरू किया, जिन्हें वह संपादित करती थीं, एक पिरामिड में। सिफारिश सबसे ऊपर। समर्थन तर्क बीच में। डेटा सबसे नीचे। क्लीवलैंड ऑफ़िस मैनेजर, जॉन टॉम्ब ने उनकी विधि को इतनी लगातार काम करते देखा कि उन्होंने उन्हें फर्म के हर एसोसिएट को प्रशिक्षित करने के लिए कहा। (सुपरनॉर्मल, मैकिन्से की प्लेबुक के अंदर)

1973 तक, पिरामिड सिद्धांत दुनिया के हर मैकिन्से ऑफ़िस में अनिवार्य प्रशिक्षण था। उन्होंने इसे पूर्णकालिक पढ़ाने के लिए फर्म छोड़ दिया। उन्होंने 1985 में किताब लिखी। यह कभी प्रिंट से बाहर नहीं हुई। (बेटरअप स्पष्टीकरण)

आज, 63 साल बाद, हर नया मैकिन्से सलाहकार अभी भी अपने पहले हफ़्ते उनकी विधि सीखने में बिताता है। अमेज़न ने अपनी मीटिंग संस्कृति को इसके एक संस्करण के आसपास पुनर्निर्मित किया। जेफ़ बेज़ोस ने अमेज़न में पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगा दिया और 6 पेज के मेमो की आवश्यकता की, जो उनकी संरचना का पालन करते हैं। (मैनेजमेंट कंसल्टेड ऑन द अमेज़न मेमो) गूगल के विश्लेषक इसे सिखाते हैं। BCG और बेन इसे सिखाते हैं। हर कंसल्टिंग फर्म जिसके बारे में आपने सुना है, इसे सिखाती है।

और उन फर्मों के बाहर लगभग किसी ने भी इसके बारे में कभी नहीं सुना है।

यही बाजार का अंतर है। यही कारण है कि आप अभी भी ऐसे ईमेल लिख रहे हैं जिन्हें अनदेखा किया जाता है, जबकि एक मैकिन्से एसोसिएट, जो कॉलेज से 2 साल बाहर है, एक स्लाइड डेक लिखता है जिसे एक CEO 90 सेकंड में पढ़ता है और हाँ कहता है।

अंतर प्रतिभा का नहीं है। अंतर एक विधि का है जो उन्होंने 40 साल पहले लिखी थी।

आप इस समय क्या कर रहे हैं

यहाँ वह है जो अधिकांश लोग लिखते हैं जब उन्हें एक मुद्दा बनाना होता है।

हाय टीम। तो मैं हमारे Q3 नंबरों के बारे में सोच रहा था। जैसा कि आप जानते हैं, हम मार्च से एक ही ईमेल कैडेंस चला रहे हैं। मैंने ओपन रेट देखे। मैंने क्लिक रेट देखे। मैंने सेल्स टीम से बात की। मैंने नंबरों को तीन अलग-अलग तरीकों से चलाया। और मैंने एक पैटर्न देखा। वीकडे भेजने कम प्रदर्शन कर रहे हैं। वीकेंड भेजने बेहतर प्रदर्शन कर रहे हैं। मुझे लगता है कि हमें अपना शेड्यूल बदलना चाहिए।

इसे फिर से पढ़ें। अब गिनें कि पाठक को मुद्दे पर पहुँचने से पहले कितने शब्द प्रोसेस करने पड़े।

87 शब्द। मुद्दा आखिरी 6 में था।

यह एक कहानी का आकार है। सेटअप। बीच। पेऑफ़। यह तब काम करता है जब कोई मूवी देख रहा हो। यह आपको तब खत्म कर देता है जब कोई लाल बत्ती पर अपना इनबॉक्स स्कैन कर रहा हो।

मिंटो की विधि इसे उलट देती है। वही संदेश। मैकिन्से तरीके से फिर से लिखा गया।

हमें अपने ईमेल भेजने वीकडे से वीकेंड पर स्थानांतरित करने चाहिए। तीन कारण। वीकडे ओपन रेट मार्च से 34% गिर गए। वीकेंड रेट उसी अवधि में 22% बढ़ गए। सेल्स टीम ने पुष्टि की कि वीकेंड रिप्लाई 2 गुना तेजी से कन्वर्ट होते हैं। डेटा संलग्न।

53 शब्द। मुद्दा पहले 7 में है। हर अगला शब्द एक ऐसे प्रश्न का उत्तर देता है जिसकी पाठक को अब परवाह है क्योंकि वे जानते हैं कि कहानी कहाँ जा रही है।

यह एक शैलीगत विकल्प नहीं है। यह विचारों को एक मस्तिष्क से दूसरे में स्थानांतरित करने के लिए पूरी तरह से अलग तकनीक है। और आप अपने पूरे करियर में गलत तकनीक का उपयोग कर रहे हैं।

चरण 1: पिरामिड

क्लॉड को छूने से पहले, आपको आकार देखने की ज़रूरत है।

एक पिरामिड के तीन स्तर होते हैं। केवल तीन। पाँच नहीं, सात नहीं।

शीर्ष: आपका एक उत्तर। सिफारिश। तल-रेखा। एक वाक्य के रूप में लिखा गया जिसे कोई अपनी बाँह पर टैटू करवा सकता है।

मध्य: 2 से 4 समर्थन बिंदु। प्रत्येक एक कारण है कि शीर्ष सत्य है। वे MECE होने चाहिए। वह शब्द मायने रखता है। बारबरा ने इसका आविष्कार किया। MECE का मतलब है म्युचुअली एक्सक्लूसिव, कलेक्टिवली एक्सहॉस्टिव। आपके समर्थन बिंदु एक दूसरे को ओवरलैप नहीं कर सकते। और साथ में, उन्हें हर कोण को कवर करना चाहिए। कोई अंतराल नहीं। कोई दोहराव नहीं। (बेटरअप ऑन MECE)

नीचे: डेटा। सबूत। वे संख्याएँ, उद्धरण, स्क्रीनशॉट और साक्ष्य जो प्रत्येक मध्य बिंदु का समर्थन करते हैं।

यह पूरा आकार है। तीन स्तर। दो नियम। कोई अपवाद नहीं।

जादू इस बात में है कि यह आकार पाठक के मस्तिष्क पर क्या करता है। मिंटो ने तर्क दिया कि मनुष्य स्वाभाविक रूप से किसी भी जानकारी पर पदानुक्रम लागू करते हैं जो वे प्राप्त करते हैं। यदि आप उन्हें पदानुक्रम नहीं देते हैं, तो वे बुरी तरह से एक का आविष्कार करेंगे। यदि आप उन्हें अपना देते हैं, तो वे पहले वाक्य को समाप्त करने से पहले आप पर भरोसा करते हैं।

पिरामिड कोई टेम्पलेट नहीं है। यह एक वादा है। आपके द्वारा लिखा गया हर शब्द या तो उत्तर है, उत्तर का कारण है, या कारण का प्रमाण है। और कुछ भी जीवित नहीं रहता।

चरण 2: 4 प्रॉम्प्ट

यहाँ सटीक सिस्टम है। प्रॉम्प्ट कॉपी करें। उन्हें सेव करें। आज ही उपयोग करें।

प्रॉम्प्ट 1: पहले उत्तर का प्रॉम्प्ट

यह वह है जिसका आप सबसे अधिक उपयोग करेंगे। हर ईमेल। हर संदेश। हर दस्तावेज़। हर प्रस्ताव।

1आप बारबरा मिंटो के पिरामिड सिद्धांत में प्रशिक्षित हैं।
2मुझे इस विचार को संप्रेषित करने की आवश्यकता है। इसे पिरामिड रूप में फिर से लिखें।
3नियम:
41. पंक्ति 1 एकल वाक्य उत्तर या सिफारिश है।
52. फिर 2 से 4 समर्थन बिंदु सूचीबद्ध करें। वे MECE होने चाहिए।
63. प्रत्येक बिंदु के नीचे, प्रमाण या डेटा सूचीबद्ध करें।
74. हर शब्द काटें जो उत्तर, कारण या प्रमाण नहीं है।
85. यदि मैंने आपको स्पष्ट रूप से उत्तर नहीं दिया है, तो मुझसे एक प्रश्न पूछें जो इसे सतह पर लाए।
9यहाँ मेरा विचार है: [अपना गंदा ड्राफ़्ट पेस्ट करें]

यह क्या करता है। आप 400 शब्दों की उलझी हुई सोच पेस्ट करते हैं। क्लॉड आपको 90 शब्दों का पिरामिड देता है। उत्तर पंक्ति एक पर बैठता है। पाठक को पलक झपकने से पहले मुद्दा मिल जाता है। समर्थन तर्क सीढ़ियों की तरह अनुसरण करते हैं।

इसे हर ईमेल पर 3 वाक्यों से अधिक लंबा उपयोग करें। इसे हर दस्तावेज़ पर भेजने से पहले उपयोग करें। इसे हर स्लैक संदेश पर उपयोग करें जहाँ आपको वास्तविक उत्तर चाहिए।

आपको पहले दस बार थोड़ा दर्द महसूस होगा। दर्द कहानी की प्रवृत्ति का मरना है। इसे मरने दें। किसी ने कभी शिकायत नहीं की कि कोई संदेश बहुत स्पष्ट था।

प्रॉम्प्ट 2: SCQA ओपनर प्रॉम्प्ट

पिरामिड आपको बताता है कि मध्य और निचले हिस्से की संरचना कैसे करें। शुरुआत एक अलग शिल्प है। मिंटो ने इसके लिए SCQA नामक एक ढांचा बनाया। स्थिति। जटिलता। प्रश्न। उत्तर। (स्लाइडवर्क्स, पिरामिड सिद्धांत गाइड)

हर मैकिन्से डेक इस तरह से खुलता है। हर अच्छा प्रस्ताव इस तरह से खुलता है। हर प्रेरक दस्तावेज़ जिसकी आपने कभी प्रशंसा की है, इस तरह से खुलता है। आपके पास बस इसके लिए कोई नाम नहीं था।

1आप बारबरा मिंटो के SCQA ढांचे में प्रशिक्षित हैं।
2मुझे इस दस्तावेज़ के लिए SCQA का उपयोग करके शुरुआत लिखें।
3नियम:
41. स्थिति। एक वाक्य जिससे पाठक पहले से सहमत है।
52. जटिलता। एक वाक्य कि क्या बदला या टूटा।
63. प्रश्न। जटिलता द्वारा निर्मित निहित प्रश्न।
74. उत्तर। एक वाक्य में मेरी सिफारिश।
8कुल लंबाई: अधिकतम 4 वाक्य।
9यहाँ मेरा विषय है: [अपना विषय पेस्ट करें]
10यहाँ मेरी सिफारिश है: [अपनी सिफारिश पेस्ट करें]

यह क्या करता है। पाठक पंक्ति एक पर सिर हिलाता है क्योंकि आप कुछ ऐसा बता रहे हैं जो वे जानते हैं। वे पंक्ति दो पर झुकते हैं क्योंकि आपने एक ऐसी समस्या का नाम लिया है जिसे वे महसूस करते हैं। वे पंक्ति तीन पर अपने सिर में प्रश्न बनाते हैं, इससे पहले कि आप इसे पूछें। और जब आप चौथी पंक्ति पर उत्तर देते हैं, तो वे इसे एक पिच के बजाय एक उपहार की तरह प्राप्त करते हैं।

इस तरह प्रस्तावों को वित्त पोषित किया जाता है। इस तरह पदोन्नति को मंजूरी दी जाती है। इस तरह बुरी खबर स्वीकार की जाती है। चार वाक्य। उसी क्रम में।

प्रॉम्प्ट 3: MECE ऑडिट प्रॉम्प्ट

एक बार जब आपके पास आपका पिरामिड होता है, तो एक चीज़ इसे किसी भी चीज़ से तेज़ी से मार देती है। आपके समर्थन बिंदु ओवरलैप होते हैं। या वे एक छेद छोड़ देते हैं।

यदि आपके दो बिंदु अलग-अलग शब्दों में एक ही बात कहते हैं, तो एक स्मार्ट पाठक इसे 4 सेकंड में देख लेता है और आप पर भरोसा करना बंद कर देता है। यदि आपके बिंदु एक स्पष्ट कोण से चूक जाते हैं, तो एक स्मार्ट पाठक अंतराल देखता है और वह प्रश्न पूछता है जिससे आप बचने की उम्मीद कर रहे थे।

MECE दोनों को ठीक करता है। म्युचुअली एक्सक्लूसिव। कलेक्टिवली एक्सहॉस्टिव। हर मैकिन्से पार्टनर प्रत्येक डेक पर यह जाँच चलाता है, इससे पहले कि वह ऑफ़िस से बाहर जाए।

1आप बारबरा मिंटो के MECE सिद्धांत में प्रशिक्षित हैं।
2MECE के लिए इन समर्थन बिंदुओं का ऑडिट करें।
3नियम:
41. क्या कोई दो बिंदु एक ही बात कह रहे हैं? ओवरलैप को चिह्नित करें।
52. क्या कोई स्पष्ट कोण गायब है? अंतराल को चिह्नित करें।
63. 2 से 4 समर्थन बिंदुओं का एक पुनर्लिखित सेट सुझाएं जो पूरी तरह से MECE हों।
74. प्रत्येक सुझाए गए परिवर्तन को एक वाक्य में समझाएं।
8यहाँ मेरे वर्तमान समर्थन बिंदु हैं: [अपने 3 से 5 बिंदु पेस्ट करें]
9यहाँ शीर्ष-स्तरीय सिफारिश है जिसका वे समर्थन करते हैं: [अपनी सिफारिश पेस्ट करें]

यह क्या करता है। क्लॉड आपका मैकिन्से पार्टनर बन जाता है। यह आपके तर्क का तनाव परीक्षण करता है, इससे पहले कि आपका पाठक करे। आप या तो एक बुलेटप्रूफ पिरामिड के साथ बाहर निकलते हैं या आप मीटिंग में शर्मिंदा होने से पहले अपनी सोच में छेद पाते हैं।

इसे हर महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पर चलाएं। हर बोर्ड मेमो। हर $10,000 से ऊपर का प्रस्ताव। हर रणनीति नोट। यहाँ पाँच मिनट आपको करियर की गलती से बचाते हैं।

प्रॉम्प्ट 4: कार्यकारी परीक्षण प्रॉम्प्ट

अंतिम मैकिन्से रहस्य। हर अच्छे सलाहकार का एक पार्टनर होता है जो उनके ड्राफ़्ट को पढ़ता है और क्रूरता से ग्रेड करता है। अधिकांश लोगों के पास नहीं है। यह प्रॉम्प्ट आपको वह पार्टनर देता है।

कुछ भी महत्वपूर्ण भेजने से पहले, इसे क्लॉड के माध्यम से एक बार और चलाएं। इसे पॉलिश करने के लिए नहीं। यह पता लगाने के लिए कि क्या एक व्यस्त कार्यकारी वास्तव में इस पर कार्रवाई करेगा।

1आप एक व्यस्त CEO हैं जिसके पास 200 अनपढ़ ईमेल हैं।
2आपके पास अपनी अगली मीटिंग से पहले 3 मिनट हैं।
3इस संचार को पढ़ें और ईमानदारी से उत्तर दें:
41. केवल पहले 2 वाक्यों को पढ़ने के बाद, क्या आप जानते हैं
5कि मैं आपसे क्या करवाना चाहता हूं? हाँ या नहीं।
62. पूरा दस्तावेज़ पढ़ने के बाद, सबसे कमजोर,
7सबसे अनावश्यक या गायब तर्क का नाम बताएं।
83. क्या आप इस पर कार्रवाई करेंगे, अधिक जानकारी मांगेंगे,
9या इसे अनदेखा करेंगे? क्रूर रहें।
104. यदि आप इसे अनदेखा करेंगे, तो पहले 2 वाक्यों को फिर से लिखें
11ताकि एक व्यस्त CEO इसे अनदेखा न करे।
12यहाँ मेरा संचार है: [अपना अंतिम ड्राफ़्ट पेस्ट करें]

यह क्या करता है। आपको अपने सबसे कठोर पाठक का निर्णय मिलता है, इससे पहले कि वास्तविक पाठक इसे देखे। यदि क्लॉड कहता है कि एक CEO कार्रवाई करेगा, तो आप भेजें। यदि क्लॉड कहता है कि एक CEO अनदेखा करेगा, तो आपको उन दो वाक्यों का पुनर्लेखन मिलता है जो विफल रहे।

यही अंतर है कुछ भेजने और कुछ ऐसा भेजने में जो काम करता है। $1,000 से अधिक मूल्य के हर ईमेल से पहले इसका उपयोग करें। हर बोर्ड मेमो। हर प्रस्ताव। हर मांग जो मायने रखती है।

10 मिनट का वर्कफ़्लो

सभी 4 प्रॉम्प्ट एक लूप में। दस मिनट। हर महत्वपूर्ण दस्तावेज़।

मिनट 1 से 5। प्रॉम्प्ट 1. पहले उत्तर का प्रॉम्प्ट। आपके गंदे विचार एक साफ पिरामिड में बदल जाते हैं।

मिनट 5 से 8। प्रॉम्प्ट 2. SCQA ओपनर प्रॉम्प्ट। आपके पिरामिड को एक कथात्मक शुरुआत मिलती है।

मिनट 8 से 10। प्रॉम्प्ट 3. MECE ऑडिट प्रॉम्प्ट। आपके तर्क का तनाव परीक्षण होता है।

अंतिम मिनट। प्रॉम्प्ट 4. कार्यकारी परीक्षण प्रॉम्प्ट। एक सिम्युलेटेड CEO ग्रेड करता है कि क्या आपको हाँ मिलेगी।

कुल: 10 मिनट किसी भी संचार को ऐसी चीज़ में बदलने के लिए जो ऐसा लगता है जैसे यह $500 प्रति घंटे वाले सलाहकार से आया है। इसलिए नहीं कि शब्द अधिक फैंसी हैं। बल्कि इसलिए कि संरचना अधिक स्पष्ट है।

नीचे से ऊपर सोचें। ऊपर से नीचे संवाद करें। सात शब्दों में पूरा सिस्टम यही है।

चरण 3: एक नियम जो पूरे सिस्टम को चलाता है

हर मैकिन्से सलाहकार अपने पहले हफ़्ते में यह नियम सीखता है। एक बार जब आप इसे सीख लेते हैं, तो आप इसे भूल नहीं सकते।

उत्तर के साथ नेतृत्व करें।

सेटअप नहीं। संदर्भ नहीं। पृष्ठभूमि नहीं। चेतावनी नहीं। विनम्र गला साफ करना नहीं। उत्तर।

आपके पाठक के पास एक प्रश्न है। चाहे उन्होंने इसे कहा हो या नहीं। आपका हर संदेश पहली पंक्ति में उस प्रश्न का उत्तर देना चाहिए। फिर, और उसके बाद ही, आपको यह समझाने का मौका मिलता है कि क्यों।

इसे सेना में BLUF कहा जाता है। बॉटम लाइन अप फ्रंट। एक ही विचार। अलग संक्षिप्त नाम। (बेटरअप स्पष्टीकरण)

मैकिन्से प्लेबुक में हर दूसरी आदत इसी एक से बहती है। प्रति स्लाइड एक विचार। प्रति मेमो एक सिफारिश। प्रति ईमेल एक मांग। कुछ भी निर्दयी घटाव जो उत्तर, कारण या प्रमाण नहीं है।

पिरामिड सिद्धांत कोई लेखन टिप नहीं है। यह एक संचारक के रूप में आपके अस्तित्व का पुनर्गठन है।

एक बार जब आप इसे आंतरिक कर लेते हैं, तो आप पुराने तरीके से नहीं लिख सकते, भले ही आप कोशिश करें। हर बार जब आप पृष्ठभूमि से शुरू करते हैं, तो आपके सिर में एक आवाज पूछेगी, उत्तर कहाँ है। हर बार जब आप मांग को पंक्ति 6 पर दफनाते हैं, तो वह आवाज इसे पंक्ति 1 पर ले जाएगी। हर बार जब आप 5 समर्थन बिंदु सूचीबद्ध करते हैं जो एक दूसरे को दोहराते हैं, तो वह आवाज MECE की मांग करेगी।

वह आवाज $500 प्रति घंटे के लायक है।

चरण 4: एक वास्तविक उदाहरण

यहाँ एक वास्तविक परिवर्तन है। नाम बदल दिए गए हैं। बाकी सब कुछ वही है जो एक वास्तविक पेशेवर ने भेजा, पहले और बाद में।

पहले, जिस तरह से अधिकांश लोग लिखते हैं।

हे जेमी, उम्मीद है तुम्हारा वीकेंड अच्छा रहा। मैं पिछले महीने की वेंडर बातचीत पर वापस आना चाहता था। जैसा कि हमने चर्चा की, हम नए CRM के लिए तीन विकल्पों का मूल्यांकन कर रहे हैं। मैं पिछले दो हफ़्तों में प्रत्येक पर गहराई से जा रहा हूं, और मैं अपने निष्कर्ष साझा करना चाहता था। तो, वेंडर A सबसे सस्ता है लेकिन एकीकरण सीमित हैं। वेंडर B में बेहतर सुविधाएँ हैं लेकिन कीमत अधिक है। वेंडर C बीच में है। मैंने प्रत्येक के संदर्भों से बात की। मैंने कीमत को ध्यान से देखा। मैंने हमारी ज़रूरतों को मैप किया। इन सबके आधार पर, मुझे लगता है कि हमें शायद वेंडर B के साथ जाना चाहिए। लेकिन मैं पहले आपसे इसे चलाना चाहता था। मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं।

बाद में, मैकिन्से तरीका।

हमारे नए CRM के लिए वेंडर B की सिफारिश करें। तीन कारण।

एक। वेंडर B ही एकमात्र विकल्प है जिसमें मूल Salesforce और स्लैक एकीकरण हैं, जिनका हमारी सेल्स टीम प्रतिदिन उपयोग करती है।

दो। 3 वर्षों में कुल लागत वेंडर A से $4,200 अधिक है, लेकिन टीम में प्रति सप्ताह अनुमानित 12 घंटे बचाती है।

तीन। हमारे समान पैमाने के सभी 4 संदर्भ ग्राहकों ने वर्ष 1 के बाद नवीनीकरण किया।

लॉन्च तिथि को लॉक करने के लिए शुक्रवार तक निर्णय आवश्यक है। पूर्ण विश्लेषण संलग्न है।

वही जानकारी। वही सिफारिश। एक मेमो जैसा पढ़ता है। एक फुसफुसाहट जैसा पढ़ता है। अनुमान लगाएं कि किसे मंजूरी मिलती है।

व्यक्तित्व परीक्षण

आप जानते हैं कि यह पहले से कौन अच्छी तरह से करता है? उत्पादकता प्रभावित करने वाले नहीं। 900 शब्दों के कैरोसेल वाले लिंक्डइन लेखक नहीं। वे फाउंडर नहीं जो ब्लॉग पोस्ट जैसे स्लैक संदेश भेजते हैं।

जो लोग पिरामिड सिद्धांत का अच्छी तरह से उपयोग करते हैं, वे एक आदत साझा करते हैं। वे अपना निष्कर्ष पहले रखते हैं। हर बार।

आप ऐसे किसी व्यक्ति से मिले हैं। उनके ईमेल 3 पंक्तियों में समाप्त होते हैं। उनके DM में एक प्रश्न होता है और कुछ नहीं। उनके मेमो बोल्ड में सिफारिश के साथ शुरू होते हैं। जब आप उनकी लिखी चीज़ें पढ़ते हैं, तो आप शांत महसूस करते हैं, भले ही सामग्री जटिल हो।

यह कोई व्यक्तित्व विशेषता नहीं है। यह 1985 की एक किताब द्वारा प्रशिक्षित एक आदत है।

यदि आप अभी ऐसा नहीं कर रहे हैं, तो आप दूसरी चीज़ कर रहे हैं। और दूसरी चीज़ वह है जो लोगों को चुपचाप आपको पढ़ना बंद करने पर मजबूर करती है।

7 चीज़ें जिन्हें आज इस विधि से फिर से लिखना है

इस लेख को बंद करने से पहले, यहाँ 7 चीज़ें हैं जो आपके जीवन में अभी पड़ी हैं, जो बदल जाएँगी यदि आप उन्हें 4 प्रॉम्प्ट के साथ फिर से लिखते हैं।

1. आपका सबसे महत्वपूर्ण लंबित ईमेल। वह जो आपके ड्राफ़्ट फ़ोल्डर में है। वह जिसे आप बार-बार खोलते और बंद करते रहते हैं। आज रात उस पर सभी 4 प्रॉम्प्ट चलाएं। भेजें। देखें कि जवाब अलग कैसे आता है।

2. आपका लिंक्डइन सारांश। अधिकांश लिंक्डइन प्रोफ़ाइल 5 साल की पृष्ठभूमि के साथ खुलती हैं, इससे पहले कि आप जानें कि व्यक्ति क्या करता है। इसे उलटें। पहले मूल्य। फिर पृष्ठभूमि। आपके प्रोफ़ाइल विचार एक हफ़्ते के भीतर बढ़ जाएँगे।

3. आपकी अगली प्रस्तुति। हर स्लाइड को अंतर्दृष्टि के साथ नेतृत्व करना चाहिए, सेटअप के साथ नहीं। यदि CEO केवल स्लाइड शीर्षक पढ़ता है, तो उन्हें पहले से ही आपका पूरा तर्क पता होना चाहिए।

4. आपकी साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट। पहले सिफारिश। दूसरा प्रगति। तीसरा जोखिम। आपका प्रबंधक पहली पंक्ति पढ़ता है और जानता है कि किस पर ध्यान केंद्रित करना है। अब पेज 3 पर जाने की ज़रूरत नहीं।

5. आपका उत्पाद या सेवा विवरण। ग्राहक को क्या मिलता है। पहले वह कहें। यह कैसे काम करता है। दूसरा वह कहें। अपनी रूपांतरण दर को बदलते देखें।

6. आपका अगला स्लैक संदेश अपनी टीम को। यहां तक कि 3 वाक्यों के स्लैक संदेश में भी एक पिरामिड होता है। जो आपको चाहिए उससे नेतृत्व करें। क्यों नीचे जोड़ें। संदर्भ तभी जोड़ें जब पूछा जाए।

7. आपका रिज़्यूमे। अधिकांश रिज़्यूमे नीचे से ऊपर होते हैं। पहले शिक्षा। फिर अनुभव। अंत में कौशल। इसे उलटें। आप क्या मूल्य प्रदान करते हैं, एक संख्या के साथ सिद्ध। फिर बाकी। भर्तीकर्ता एक रिज़्यूमे पर 7 सेकंड बिताते हैं। पहले वाक्य को मायने रखने दें।

एक चुनें। इसे अगले 20 मिनट में करें। इस तरह आदतें बनती हैं।

यह ढांचा 60 साल क्यों बचा है

यह विधि 2026 में अभी भी काम करने का कारण जादू नहीं है। यह 3 चीज़ें हैं जिन्हें मनोवैज्ञानिकों ने दशकों से मापा है।

संज्ञानात्मक भार। मस्तिष्क ऊपर से नीचे की जानकारी को नीचे से ऊपर की तुलना में तेज़ी से संसाधित करता है। जब आप उत्तर के साथ नेतृत्व करते हैं, तो पाठक एक मानसिक ढाँचा बनाता है जो उसके बाद की हर चीज़ को व्यवस्थित करता है। जब आप उत्तर को दफनाते हैं, तो मस्तिष्क असंगठित जानकारी को स्मृति में रखता है जब तक कि मुद्दा नहीं आता। वह तनाव है। तनाव लोगों को पढ़ना बंद करने पर मजबूर करता है।

प्राथमिकता प्रभाव। लोग पहली चीज़ को याद रखते हैं जो वे पढ़ते हैं, किसी भी अन्य चीज़ से अधिक। यदि पहली चीज़ आपका निष्कर्ष है, तो वे आपका निष्कर्ष याद रखते हैं। यदि पहली चीज़ आपका अभिवादन है, तो वे आपका अभिवादन याद रखते हैं। पिरामिड सिद्धांत वाक्य 1 को सबसे महत्वपूर्ण वाक्य बनाकर इसका हथियारीकरण करता है।

निर्णय थकान। कार्यकारी एक दिन में सैकड़ों विकल्प चुनते हैं। हर ईमेल जिसे डिकोड करने की आवश्यकता है, निर्णय ऊर्जा का उपयोग करता है। एक पिरामिड संदेश को शून्य डिकोडिंग की आवश्यकता है। उत्तर वहाँ है। निर्णय हो गया है। अगला ईमेल खुलता है। यही कारण है कि पिरामिड संदेशों को तेज़ उत्तर और उच्च कार्रवाई दर मिलती है।

बारबरा मिंटो ने इन प्रभावों का आविष्कार नहीं किया था। उन्होंने बस पहली संचार प्रणाली बनाई जो उनका सम्मान करती है।

60 सेकंड का परीक्षण

यह जानने का सबसे तेज़ तरीका है कि क्या आप पहले से मुसीबत में हैं।

अपने भेजे गए फ़ोल्डर में जाएं। अपने द्वारा लिखे गए अंतिम 5 ईमेल खोलें जो 3 वाक्यों से लंबे थे। प्रत्येक का केवल पहला वाक्य पढ़ें।

यदि वे पहले वाक्य किसी को बताते हैं कि आप क्या चाहते हैं, आपने क्या तय किया है, या आगे क्या होने की आवश्यकता है, तो आप पहले से आधे रास्ते पर हैं।

यदि वे पहले वाक्य कहते हैं, "उम्मीद है आपका सप्ताह अच्छा चल रहा है" या "मैं वापस आना चाहता था" या "बस हमारी पिछली बातचीत पर फॉलो अप कर रहा हूं", तो आप उल्टा लिख रहे हैं। वे सभी। वर्षों से।

अच्छी खबर यह है कि आप अगले ईमेल से शुरू करके हर भविष्य के ईमेल को ठीक कर सकते हैं। 4 प्रॉम्प्ट ऊपर हैं। नियम एक पंक्ति है। उत्तर के साथ नेतृत्व करें।

जो लोग अगले 10 वर्षों में कमरे को चलाएंगे, वे उसमें सबसे चतुर लोग नहीं हैं। वे वे हैं जिनके संदेशों को कोई नहीं छोड़ता।

हर दावे के पीछे के स्रोत

इस लेख में हर तथ्य और उद्धरण एक प्राथमिक स्रोत पर वापस जाता है। यहाँ वे हैं, एक जगह, ताकि आप उन्हें स्वयं जांच सकें।

• बारबरा मिंटो की विकिपीडिया जीवनी। 600 का क्लास, 8 महिलाएं, 1963 में मैकिन्से द्वारा काम पर रखी गई पहली महिला MBA।
• सुपरनॉर्मल, मैकिन्से की प्रस्तुति प्लेबुक के अंदर। जॉन टॉम्ब, क्लीवलैंड ऑफ़िस, फर्मव्यापी अपनाना। स्लाइड स्तर पर SCQA संरचना।
• बेटरअप ऑन द मिंटो पिरामिड सिद्धांत। MECE परिभाषा। BLUF तुल्यता। तीन स्तर संरचना।
• स्लाइडवर्क्स पिरामिड सिद्धांत गाइड। उत्तर के साथ नेतृत्व करें। हर नए मैकिन्से किराए पर इसे ड्रिल किया जाता है।
• मैनेजमेंट कंसल्टेड, अमेज़न मेमो। बेज़ोस ने पावरपॉइंट पर प्रतिबंध लगाया। छह पेजर पिरामिड तर्क का पालन करता है।
• बिज़नेसइनसाइडर ऑन अमेज़न 6 पेज मेमो। संरचना और अपनाना।
• मॉर्गन डेपेनबश ऑन द पिरामिड सिद्धांत एट गूगल। गूगल विश्लेषकों को यह विधि सिखाई गई।
• मिंटो, बारबरा। द पिरामिड सिद्धांत: तर्क लेखन और सोच में। 1985। मूल पुस्तक। अभी भी प्रिंट में। कहीं भी उपलब्ध जहाँ किताबें बेची जाती हैं।

यदि इनमें से कोई भी आपका मन बदलता है, तो इसे वहाँ न बैठने दें। अपने ड्राफ़्ट फ़ोल्डर में अभी एक ईमेल चुनें। इसे प्रॉम्प्ट 1 के साथ फिर से लिखें। भेजें। देखें क्या होता है।

असुविधाजनक सत्य

अगले 18 महीने लोगों को दो समूहों में विभाजित करेंगे।

एक समूह वैसे लिखता रहेगा जैसे उन्हें स्कूल में सिखाया गया था। कहानी चाप। पहले सेटअप। अंत में पेऑफ़। निष्कर्ष से पहले संदर्भ। वे ऐसे ईमेल भेजते रहेंगे जिन्हें अनदेखा किया जाता है, ऐसे दस्तावेज़ जिन्हें स्किम किया जाता है, और ऐसे संदेश जिन्हें "क्या आप स्पष्ट कर सकते हैं" जवाब मिलते हैं। वे पाठक को दोष देंगे। वे एल्गोरिदम को दोष देंगे। वे संस्कृति को दोष देंगे। वे अपने वाक्यों के आकार को दोष नहीं देंगे। इसलिए आकार कभी नहीं बदलेगा।

दूसरा समूह एक चीज़ बदल देगा। वे उत्तर के साथ नेतृत्व करेंगे। हर संदेश में। हर दस्तावेज़ में। हर मीटिंग में। 18 महीनों में वे वह व्यक्ति होंगे जिसे CEO फॉरवर्ड करता है। वह व्यक्ति जिसे बोर्ड पहले पढ़ता है। वह व्यक्ति जिसे टीम वापस उद्धृत करती है। इसलिए नहीं कि वे चतुर हो गए। बल्कि इसलिए कि वे स्पष्ट हो गए।

इन दो समूहों के बीच का अंतर प्रतिभा नहीं है। यह अनुभव नहीं है। यह IQ नहीं है। यह बारबरा मिंटो नामक एक महिला की 40 साल पुरानी किताब और 4 प्रॉम्प्ट हैं जो आपके पास पहले से हैं।

आप जानते हैं कि आप किस समूह में रहना चाहते हैं। अब से आपका हर संदेश एक या दूसरे के लिए वोट करता है।

अपने इनबॉक्स में अभी एक ड्राफ़्ट चुनें। इसे फिर से लिखें। भेजें। शुरू करें।

उम्मीद है यह उपयोगी था। नव ❤️