कंपनी के Copilot के लिए मार्गदर्शन ईमेल में आमतौर पर ये तीन चीज़ें बताई जाती हैं: "आप चैट में सवाल पूछ सकते हैं," "आप मीटिंग का सारांश ले सकते हैं," और "आप टेक्स्ट बना सकते हैं।"
लेकिन यह वास्तव में जो कर सकता है, वह इससे कहीं आगे है। इस लेख में, मैं 10 ऐसे तरीकों की एक सूची प्रकाशित करूंगा जो आंतरिक गाइड में शायद ही दिखाई देते हैं, साथ में उदाहरण प्रॉम्प्ट भी।
पहले, IT विभाग की प्रतिष्ठा के लिए: वे यह जानकारी द्वेषवश नहीं छिपा रहे। उनका काम है "इसे सुरक्षित रूप से वितरित करना," न कि "हर कार्य में महारत हासिल करना और व्यावसायिक सुझाव देना।"
मैंने परामर्श में यह पैटर्न कई बार देखा है। कार्यान्वयन गाइड तो बेहतरीन होता है, लेकिन फ्रंट लाइन तक पहुंचने वाली जानकारी सबसे सामान्य तीन पंक्तियों तक सीमित होती है। नतीजतन, कर्मचारी प्रारंभिक स्तर के उपयोग पर ही अटक जाते हैं।
यह वैसा ही है जैसे स्मार्टफोन खरीदने पर मिलने वाला मैनुअल। वह आपको कॉल करना तो सिखाता है, लेकिन यह नहीं बताता कि ऐसे ऐप्स का उपयोग कैसे करें जो आपकी जिंदगी बदल दें। मैनुअल में कोई दोष नहीं है; यह उसकी भूमिका ही नहीं है।
इसलिए, आपको खुद ही गाइड से आगे की चीज़ें ढूंढनी होंगी। यह लेख वह "पेज है जो मैनुअल में नहीं मिलता।"
ये सभी तरीके आपके सामान्य स्क्रीन पर Copilot से हिंदी में पूछने मात्र से काम करते हैं। किसी प्रोग्रामिंग की आवश्यकता नहीं है। आपको सभी 10 याद करने की ज़रूरत नहीं है। उस एक से शुरू करें जो उस काम में मदद करता है जिसमें आपको अभी सबसे अधिक परेशानी हो रही है। चलिए शुरू करते हैं।
अध्याय 1: हम "मार्गदर्शन की 3 पंक्तियों" पर क्यों अटक जाते हैं
सूची से पहले, एक मिनट के लिए संरचना देख लेते हैं।
आंतरिक IT मार्गदर्शन सभी कर्मचारियों तक सुरक्षित रूप से पहुंचने को प्राथमिकता देता है। इसलिए, सामग्री उन प्रारंभिक कार्यों तक सीमित होती है जो सभी पर लागू होते हैं। यदि वे हर विभाग के लिए व्यावसायिक सुझाव लिखने लगें, तो गाइड एक मैनुअल के बजाय एक शब्दकोश बन जाएगा।
दूसरी ओर, Copilot की सुविधाएँ लगभग हर महीने बढ़ रही हैं। इसका मतलब है कि "परिचय के समय मार्गदर्शन" और "अब यह क्या कर सकता है" के बीच का अंतर समय के साथ बढ़ता जाता है।
इस अंतर को भरने वाला कोई नहीं है। यही असली कारण है कि कई कंपनियों में Copilot प्रारंभिक स्तर पर ही अटक जाता है। इसके विपरीत, जो लोग स्वयं यह अंतर भरते हैं, वे उसी लाइसेंस से समय बचत का एक अलग आयाम निकाल सकते हैं।
मैंने एक वेंचर कंपनी में कार्यकारी के रूप में 10 साल बिताए हैं जो आंतरिक सिस्टम वितरित करती थी। इसलिए मैं पक्के तौर पर कह सकता हूँ: वितरकों के पास यह सुनिश्चित करने में ही हाथ भरे होते हैं कि हर कोई न्यूनतम उपयोग कर सके। "महारत" का क्षेत्र शुरू से ही फ्रंट लाइन पर छोड़ दिया जाता है। अगर आप सिर्फ इंतजार करेंगे, तो कोई आपको सिखाने नहीं आएगा।
अध्याय 2: 10 चीज़ें जो आप वास्तव में कर सकते हैं
यह रही सूची। प्रत्येक आइटम तीन चीज़ों के सेट में एकीकृत है: "आप क्या कर सकते हैं," "उदाहरण प्रॉम्प्ट," और "यह कब प्रभावी है।"
आप उदाहरण प्रॉम्प्ट का उपयोग वैसे ही कर सकते हैं या उन्हें अपने शब्दों में ढाल सकते हैं। महत्वपूर्ण चीज़ विनम्र भाषा नहीं है, बल्कि "क्या, किसके लिए, और किस प्रारूप में" बताना है। इसे उसी तरह पूछें जैसे आप किसी सहकर्मी से पूछते हैं।
① लंबी ईमेल थ्रेड से केवल "पृष्ठभूमि और होमवर्क" निकालना
यह क्या कर सकता है: पूरी थ्रेड का सारांश बनाएं और व्यवस्थित करें कि कौन क्या मांग रहा है।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "मुझे इस थ्रेड की पृष्ठभूमि और उन अनुरोधों के बारे में बताएं जिनका मैंने अभी तक जवाब नहीं दिया है।"
यह कब प्रभावी है: व्यावसायिक यात्रा के बाद आपका इनबॉक्स। आप 20-टर्न वाली थ्रेड को 1 मिनट में पकड़ सकते हैं।
② टोन निर्दिष्ट करके उत्तरों का मसौदा तैयार करना
यह क्या कर सकता है: थ्रेड के संदर्भ के आधार पर, विनम्र या संक्षिप्त जैसे टोन निर्दिष्ट करके उत्तरों का मसौदा तैयार करें।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "शेड्यूल स्वीकार करते हुए लेकिन कीमत को आंतरिक समीक्षा के लिए वापस लेते हुए एक विनम्र उत्तर का मसौदा तैयार करें।"
यह कब प्रभावी है: यह विशेष रूप से उन उत्तरों के लिए प्रभावी है जो कहना मुश्किल होते हैं। शब्दों को लेकर परेशान होने में बिताए गए 15 मिनट गायब हो जाते हैं।
③ छूटी हुई मीटिंग में बाद में "भाग लेना"
यह क्या कर सकता है: ट्रांसक्रिप्शन चालू होने पर मीटिंग से निर्णय, होमवर्क और लंबित मदों को व्यवस्थित करें।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "मुझे कल की नियमित मीटिंग के निर्णय और मेरे लिए डेडलाइन सहित कोई भी कार्य बताएं।"
यह कब प्रभावी है: डबल बुकिंग वाले दिन। सामान्य गति से रिकॉर्डिंग देखने में बिताया गया एक घंटा 3 मिनट में बदल जाता है।
④ मीटिंग में केवल "अपने से संबंधित भागों" को सुनना
यह क्या कर सकता है: पूरी मीटिंग के बजाय केवल विशिष्ट विषयों या उन हिस्सों को निकालें जहाँ आपका नाम लिया गया था।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "मुझे इस मीटिंग के केवल वे हिस्से बताएं जिनमें XX के बजट और निष्कर्ष पर चर्चा हुई।"
यह कब प्रभावी है: लंबी ऑल-हैंड्स मीटिंग। आप अपने संबंधित 5 मिनट के लिए 60 मिनट खर्च करने से बच सकते हैं।
⑤ दस्तावेज़ को "पढ़ने से पहले" उसकी सामग्री का आकलन करना
यह क्या कर सकता है: एक लंबे दस्तावेज़ के मुख्य बिंदु और वे अध्याय प्राप्त करें जिन्हें आपको पहले पढ़ना चाहिए।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "मुझे इस दस्तावेज़ के 3 मुख्य बिंदु और बताएं कि एक बिक्री प्रतिनिधि को कौन से अध्याय ध्यान से पढ़ने चाहिए।"
यह कब प्रभावी है: एक 50-पेज का PDF अचानक आपके साथ साझा किया गया। आप दसियों सेकंड में तय कर सकते हैं कि इसे पढ़ना है या नहीं।
⑥ मौजूदा फ़ाइलों के आधार पर दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करना
यह क्या कर सकता है: Word में, पिछली सामग्रियों का संदर्भ देकर एक नए दस्तावेज़ के लिए मसौदा तैयार करवाएं।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "इस प्रस्ताव के आधार पर, ग्राहकों के लिए एक सूचना का मसौदा तैयार करें।"
यह कब प्रभावी है: शुरू से शुरू करने में लगने वाले 30 मिनट सिर्फ संपादन के 10 मिनट में बदल जाते हैं।
⑦ मौजूदा सामग्रियों से प्रेजेंटेशन ड्राफ्ट तैयार करना
यह क्या कर सकता है: PowerPoint में, हाथ में मौजूद फ़ाइल का संदर्भ देकर स्लाइड का मसौदा तैयार करें।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "इस रिपोर्ट के आधार पर, प्रेजेंटेशन स्लाइड के लिए एक मसौदा तैयार करें।"
यह कब प्रभावी है: "बस इसे अगले सप्ताह तक एक प्रेजेंटेशन में बदल दें" के लिए पहला कदम।
⑧ Excel तालिकाओं का सरल भाषा में विश्लेषण करना
यह क्या कर सकता है: फॉर्मूले लिखे बिना सरल भाषा में तालिका के रुझान या समेकन के बारे में पूछें।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "इस तालिका से, मुझे वे मदें बताएं जो पिछले महीने की तुलना में गिर गई हैं, अवरोही क्रम में।"
यह कब प्रभावी है: यह उन लोगों के लिए अधिक प्रभावी है जो फॉर्मूले में आश्वस्त नहीं हैं। Excel विशेषज्ञ की प्रतीक्षा का समय गायब हो जाता है।
⑨ आंतरिक नियमों की "सबूत के साथ" जाँच करना
यह क्या कर सकता है: स्रोत सहित साझा फ़ोल्डरों में नियमों के आधार पर उत्तर देने के लिए कहें।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "व्यय प्रतिपूर्ति की समय सीमा का नियम क्या है? स्रोत फ़ाइल का नाम शामिल करें।"
यह कब प्रभावी है: छोटी-छोटी जाँचें जो सामान्य प्रशासन से पूछने लायक नहीं हैं। इससे पूछने वाले और जिससे पूछा जा रहा है, दोनों के लिए आसान हो जाता है।
⑩ "उस बारे में किससे पूछूं?" का समाधान करना
यह क्या कर सकता है: पिछले ईमेल, मीटिंग और फ़ाइलों से प्रोजेक्ट हितधारकों और इतिहास का पता लगाएं।
उदाहरण प्रॉम्प्ट: "मुझे वे सामग्रियां बताएं जो प्रोजेक्ट XX का इतिहास दिखाती हैं और कौन इसके बारे में जानकार है।"
यह कब प्रभावी है: स्थानांतरण या हैंडओवर के तुरंत बाद। जब आपके पास रिश्तों का कोई नक्शा नहीं होता, तो यह जीवन रेखा बन जाता है।
सभी 10 में समानता यह है कि उनमें से कोई भी "नया काम" नहीं है। केवल वह तरीका बदलता है जिससे आप अपना रोज का काम करते हैं। इसलिए, सीखने की लागत लगभग शून्य है, और केवल प्रभाव रहता है।
अध्याय 3: 10 में से "अपने शीर्ष 3" को चुनना
यदि आप सिर्फ सूची देखेंगे, तो कल तक भूल जाएंगे। अंत में, इसे अपने शीर्ष 3 तक सीमित करें।
तरीका सरल है। आज के अपने काम को याद करें और उन "शीर्ष 3 कार्यों को सूचीबद्ध करें जिन्होंने आपका सबसे अधिक समय खाया।" देखें कि उनमें से प्रत्येक के लिए 10 में से कौन सा प्रभावी है। बस इतना ही।
यह सीमित करने का काम खुद Copilot को सौंपा जा सकता है। यह रहा कॉपी-पेस्ट प्रॉम्प्ट:
मेरा काम है (उदाहरण: बिक्री प्रशासन)। इस सप्ताह, जिन कार्यों पर मैंने बहुत समय बिताया वे थे (उदाहरण: ① ईमेल पत्राचार ② मीटिंग मिनट्स ③ मासिक रिपोर्ट निर्माण)।
इन तीनों में से प्रत्येक के लिए, कृपया मुझे बताएं कि Copilot और Microsoft 365 से मैं कितना समय बचा सकता हूं, और एक उदाहरण प्रॉम्प्ट जो मुझे पहले आजमाना चाहिए।
बस ( ) भरें और पेस्ट करें, और आपका अपना "पहला 3" वापस आ जाएगा। सूची को अपने काम में अनुवाद करने का काम AI को सौंपना सबसे तेज़ है।
अगर दिन ईमेल में डूबा हुआ है, तो ①②। अगर मीटिंग्स से भरा है, तो ③④। अगर दस्तावेज़ का काम है, तो ⑤⑥⑦। यदि आप सिर्फ एक सप्ताह के लिए इन तीनों का सचेत रूप से उपयोग करते हैं, तो पूछने का तरीका आपकी आदत बन जाएगा।
एक उपकरण सूची सब कुछ उपयोग करने के लिए नहीं होती। यह उन कुछ पन्नों को खोजने के लिए होती है जो आपके काम के लिए काम करते हैं।
और जब वे 3 आदत बन जाएं, तो इस लेख पर वापस आएं और अगला जोड़ें। एक सूची को एक साथ पूरा उपभोग करने की चीज़ नहीं है; यह शेल्फ पर रखने और कई बार वापस आने की चीज़ है। बुकमार्क कर लें तो आसान होगा।
सारांश: एक ऐसी सुविधा जिसे पेश नहीं किया गया, वैसी ही है जैसे अस्तित्व में ही न हो। इसलिए—
अंत में, एक बार फिर इस लेख का मूल।
आपकी कंपनी के Copilot की असली शक्ति को मार्गदर्शन ईमेल की तीन पंक्तियों से नहीं मापा जा सकता। मार्गदर्शन आपको "सुरक्षित प्रवेश द्वार" बताता है, और "ऐसा उपयोग जो आपके काम को बदल देता है" वह चीज़ है जो आप खुद जाकर प्राप्त करते हैं। केवल वे जो इसे प्राप्त करने जाते हैं, वे उसी लाइसेंस के साथ एक अलग तरीके से काम कर रहे हैं।
पीछे मुड़कर देखता हूं, तो मैंने शायद ही किसी कार्यस्थल में किसी को आंतरिक उपकरण मार्गदर्शन को पूरी तरह से पढ़ते देखा हो। यही कारण है कि अंतर हमेशा मार्गदर्शन के बाहर बना। चाहे आप जानते हों या नहीं। यह सरल अंतर हर दिन दर्जनों मिनटों के अंतर में जमा होता है।
यह कहने के बाद, आपको एक साथ 10 चीज़ें आज़माने की ज़रूरत नहीं है। करने के लिए केवल एक चीज़ है।
उन 10 में से एक चुनें जो उस कार्य के लिए काम करता है जिसने आज सबसे अधिक समय खाया, और इसे कल आज़माएं।
अगर यह एक बार काम करता है, तो आप स्वाभाविक रूप से दूसरा आज़माना चाहेंगे। एक बार मार्गदर्शन के बाहर का दृश्य देखने के बाद, वापस जाना संभव नहीं है। और छह महीने बाद, जिस व्यक्ति को उनके आसपास के लोग "Copilot विशेषज्ञ" कह रहे हैं, वह वही है जिसने मार्गदर्शन ईमेल की प्रतीक्षा किए बिना एक चीज़ आज़माई।
Copilot और अन्य AI बहुत तेज़ी से विकसित हो रहे हैं। अकेले नवीनतम का पीछा करने की तुलना में किसी ऐसे व्यक्ति से सीखना बहुत तेज़ है जो इसका अभ्यास कर रहा है।
अंत तक देखने के लिए धन्यवाद।
[📣 सूचना 📣]
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① Claude छिपी हुई सेटिंग्स
② Grok गहन विश्लेषण प्रॉम्प्ट
③ 100 उपयोगी प्रॉम्प्ट
④ 20 जेम चयन
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