Excelに、もう同じ指示を繰り返さなくていい。
Copilotを開くたびに同じことを説明する。「表は結合しないでください」「見出しは太字で」「通貨は小数点なしで」。毎回、一から。
僕も最初は当たり前のようにやっていました。指示するのが仕事だと思い込んでいました。
でも、違いました。Copilotには「先に教え込んでおく」機能があります。毎回書いていた指示を、1回だけ登録すれば済む。プロンプトを「毎回書くもの」から「先に覚えさせておくもの」に変える。
この記事は、その方法と、実際に使える実務プロンプト20個を、一気に公開します。
はっきり言います。この記事でいちばん伝えたいのは、20個のプロンプトそのものより先に、この「教え込む」という発想です。ここを知っているかどうかで、Copilotの使い勝手はまるで別物になります。
読み終わるころには、Excelを開くのが少し軽くなっているはずです。
第1章：なぜCopilotへの指示は、いつも同じことの繰り返しになるのか
原因は、単純です。Copilotは、ブックが変わるたびに、こちらの好みを忘れます。
先月作った予算表で「セルは結合しないでください」と教えたのに、今月の新しいブックでは、また同じことを言い直す羽目になる。チームで共有しているファイルでも、隣の席の人が開けば、また一から指示し直しです。
僕自身、コンサル先で見積書のテンプレを整えるたびに、同じ指示を打ち込んでいました。「単価・数量・小計・消費税・合計の順で」「太字の見出しで」。何度打っても、次の月にはリセットされている。正直、うんざりしていました。
「そんなの、Copilotの仕様だから仕方ない」と思うかもしれません。違います。実は、2026年6月のアップデートで、この状況は変わりました。
Copilotに「自分のやり方」を覚えさせておく仕組みが整いました。ここから先は、この仕組みを使い込む話です。
第2章：本質は「毎回教える」ではなく「先に覚えさせる」こと
説明するのをやめて、実際に何が変わるかをお見せします。
【教え込む前のCopilot】
指示「この売上データを表にして」
結果：Copilotが適当な書式でテーブルを作成する。見出しの太字も、通貨表記も、こちらの好みとは違う形で仕上がってくる。毎回、あとから手直しする。
【教え込んだあとのCopilot】
指示「この売上データを表にして」
結果：太字ヘッダー、通貨は小数点なしのドル表記、負の数値は赤字で括弧書き。何も言っていないのに、いつもの形で仕上がってくる。
同じ指示、同じCopilot。違うのは、自分のやり方を先に登録したかどうか、それだけです。
これを実現するのが、Copilot in Excelの「個人設定（Personalization）」という機能です。設定画面から一度登録しておけば、アカウントに保存され、どのブックを開いても、その好みに従ってくれます。
やり方はシンプルです。プログラミングも複雑な設定も一切いりません。Copilotウィンドウ右上の設定メニューから「個人設定」を選び、好みを短い文で書いて保存するだけです。長い説明は不要です。「通貨は常に$表記、小数点以下2桁」「テーブルはすべて縞模様と太字ヘッダー」のように、明確な一行を並べておけば十分です。
もう1つ、似ているようで違う機能があります。「ワークブックルール」です。個人設定が自分専用なのに対して、ワークブックルールは特定のブックに紐づくルールです。ブック内に「.Rules」という名前の専用シートとして保存され、ルールは列Aに記載する必要があります。ファイルを共有すると、そのシートごと相手にも渡るので、相手のCopilotも同じルールに従って編集するようになります。なお、このシートは表示状態でないとCopilotに認識されません。非表示にしていると、せっかく作ったルールが読み込まれない点だけ、覚えておいてください。
個人設定は自分のクセを覚えさせる。ワークブックルールはチーム全体のルールを固定する。この使い分けだけ、頭に入れておいてください。
一点、大事な前提を先に共有しておきます。個人設定もワークブックルールも「絶対に破られない命令」ではありません。あくまでCopilotへの既定の指示として働くもので、その場のプロンプトで別の指示を出せば、そちらが優先されます。「毎回書かなくていい既定値」くらいに捉えておくと、期待値のズレが起きません。
僕のコンサル先でこれを試してもらったところ、見積書の体裁チェックにかかっていた時間が、目に見えて減ったという報告がありました。整えるのは人間の仕事ではなく、Copilotの仕事に任せられる部分は任せてしまえばいいだけです。
第3章：実務プロンプト20選
ここからが本題です。僕が実際に検証しながら組み立てた20個を、4つのグループに分けて紹介します。
全部を一度に試す必要はありません。いま一番面倒に感じている業務から、1個だけ試してみてください。
A：個人設定に登録する系（5個）
一度登録すれば、あとはずっと効き続けるものです。設定画面に、そのまま貼ってください。
1．通貨・数値の書式統一
通貨は常に$プレフィックスと小数点以下2桁で表示してください。負の数値は赤字と括弧で囲んで表示してください。
→ 財務系のブックを開くたびに直していた手間が、減ります。
2．テーブルの既定スタイル
作成するすべてのテーブルに、縞模様の行と太字のヘッダーを適用してください。
→ 見た目がバラバラになる問題を、抑えられます。
3．命名規則の統一
テーブル名には接頭辞「tbl」を、シート名には内容が分かる日本語名を付けてください。
→ あとで探すときに、迷いにくくなります。
4．数式の書き方指定
数式では、セル範囲ではなく構造化参照と名前付き範囲を優先してください。
→ 数式が壊れやすい問題を、減らせます。
5．レポートの合計行の位置
集計表では、合計行をレポートの下ではなく先頭に配置してください。
→ 毎回「上に持ってきてください」と言い直す手間が省けます。
B：ワークブックルールで固定する系（5個）
チームで共有するファイルに向いています。「.Rules」シートに保存され、開く人が変わっても引き継がれます。
6．見積書テンプレのルール化
このブックの見積書シートでは、単価・数量・小計・消費税・合計の並び順を固定してください。新しい見積もりを作る際は、必ずこの構造に従ってください。
→ 誰が触っても、同じ見積書の形になりやすくなります。
7．月次レポートの構成固定
このブックの月次レポートは、サマリー・部門別詳細・前月比較の順で構成してください。既存のレポートシートを手本にしてください。
→ 今回の担当者だけ形式が違う、という事態を防ぎやすくなります。
8．経費精算表の整形ルール
経費入力シートでは、日付・項目・金額・承認者の列順を固定し、金額列は必ず通貨形式にしてください。
→ 経理に回す前の整形作業が、減ります。
9．シフト表の色分けルール
シフト表シートでは、B列の勤務区分が「早番」なら水色、「遅番」なら黄色、「休み」ならグレーのセル背景色を条件付き書式で設定してください。
→ 毎月手作業で塗っていた色分けの手間が減ります。
10．在庫棚卸しシートの計算ルール
在庫シートでは、現在庫数と前回棚卸し数の差分を自動計算し、差分が10%を超える行は赤字で強調してください。
→ 異常値の見落としを減らせます。
C：日々の業務で使う系（5個）
その場で1回だけ使う、単発の指示です。
11．複数店舗データの地域別集計
各店舗の月次売上データから、地域別の成長率を算出し、上位3地域と下位3地域を比較するレポートを作ってください。
→ 手作業での集計にかかる時間を、大きく減らせます。
12．表記ゆれの一括修正
このデータの表記ゆれ（全角半角混在・余分なスペース・大文字小文字の不統一）を検出して、統一した形に修正してください。修正した箇所は一覧で報告してください。
→ なんとなく気持ち悪いデータを、放置しなくて済みます。
13．重複データの検出と削除提案
このリストから、氏名・メールアドレス・登録日の組み合わせで重複している行を検出し、どちらを残すべきか、登録日が新しい方を優先する前提で提案してください。
→ 目視でのチェックにかかる負担が減ります。
14．日付形式の統一
このシート内の日付表記を、すべてYYYY-MM-DD形式に統一してください。
→ 集計時のエラーの原因を、ひとつ減らせます。
15．ピボットテーブルの下書き作成
このデータから、担当者別・月別の売上を集計するピボットテーブルを作成してください。
→ ゼロから設定する手間を、大きく省けます。
D：月次・チーム運用系（5個）
少し重めの、まとまった作業を頼むときのものです。
16．予実分析の自動化
予算と実績のデータから、部門別の差異を算出してください。差異が大きい上位3部門について、データ上確認できる要因と、追加確認が必要な仮説を分けて整理してください。
→ 月次会議前の下準備にかかる時間を、短縮できます。
17．What-If分析での複数シナリオ試算
このコスト構造をもとに、原材料費が5%上昇した場合・10%上昇した場合・変わらない場合の3パターンで、粗利への影響を試算してください。
→ とりあえず1パターンだけで終わらせずに済みます。
18．契約書の期限一覧化
添付した契約書一覧データから、契約終了日・自動更新の有無・解約通知の期限を抜き出し、期限が近い順に並べてください。判断に迷う項目は「要原本確認」として表示してください。
→ 気づいたら自動更新されていた、という事態を防ぎやすくなります。最終判断は必ず原本で確認してください。
19．スキルとして定型業務を登録
Copilotのスキル機能を使うと、月次レポート作成のような繰り返し発生する業務の手順を「SKILL.md」として保存できます。特定のフォルダに置いておけば、次回から呼び出すだけで同じ手順を再現できます。
金融業務での活用例が公式にも案内されていますが、経理・営業管理・在庫管理など、同じ手順を何度も繰り返す業務であれば、どの部署でも応用できます。
→ 今月も同じことを説明する、という工程を減らせます。
20．社内向けの3行要約
このExcelの分析結果について、Excelに詳しくない上司に説明します。「何が分かったか」「次に何をすべきか」「いつまでに動くべきか」を3行で要約してください。
→ 報告資料を別で作る手間を、減らせます。ただし、上司への最終報告は、内容を自分の目で確認してから行ってください。
いきなり20個とも試す必要はありません。いま手元にある一番面倒な作業で、1個だけ試してみてください。
第4章：組み合わせ方と、ひとつだけ注意
ここまでの20個は、単体でも効きますが、組み合わせたときのほうが本当は強いです。1番（通貨書式）と16番（予実分析）を重ねれば、財務会議用の資料が整った形に近づきます。6番（見積書ルール）と18番（契約期限一覧）を並行して使えば、営業と法務、両方の抜け漏れに気づきやすくなります。
コンサル先でこの組み合わせを試してもらったとき、月次資料の作成にかかる時間が目に見えて減ったという声がありました。整えるのに使っていた時間を、そのまま分析に回せるようになったからです。
一点だけ、正直に注意しておきます。Copilot in Excelの本格利用には、別途ライセンスが必要です。中小企業向けの「Microsoft 365 Copilot Business」は、Microsoft公式ページ上で通常価格がユーザーあたり月額3,148円相当、プロモーション価格が2,698円相当として案内されています。いずれも年払い・税抜の表示で、対象となるMicrosoft 365 Businessプランへの追加が前提です。価格やキャンペーン内容は変更されるため、導入前に必ず公式ページで確認してください。
個人設定やワークブックルールの機能自体に追加費用はかかりませんが、その前提となるCopilot in Excelの利用には、対象のMicrosoft 365サブスクリプションと組織側の設定が必要です。ここを見落とすと「使えるはずなのに出てこない」という事態になるので、導入前にライセンスの有無を確認しておいてください。
まとめ：Excelへの指示に消耗する時間は、今日で終わりです
今回は、Copilot in Excelに先に教え込むという発想から、実務プロンプト20個まで、一気に解説しました。
多くの人は、Copilotに毎回同じ指示を出し続けています。でも本当にやるべきは、一度だけ好みを登録して、あとは指示を省略することです。ここを押さえるだけで、Excelとのやり取りはかなり軽くなります。
とはいえ、いきなり20個を全部試す必要はありません。やることは、1つだけです。
いま一番面倒に感じている業務のプロンプトを1つ選んで、個人設定かワークブックルールに登録してみてください。
一度その軽さを味わうと、毎回ゼロから指示していたころには、もう戻れなくなります。
Copilotの進化は、本当に速いです。一人で最新の使い方を追い続けるより、実践している人から学ぶほうが、圧倒的に速いです。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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