मेरा मानना है कि "बिल्कुल भी मीटिंग न करने" के सिद्धांत पर काम को व्यवस्थित करना, एफिशिएंसी (efficiency) के लिहाज से एकदम सही है।
बेशक, इसके लिए कुछ शर्तें पूरी होनी जरूरी हैं। संगठन ऐसा होना चाहिए जहाँ सभी स्टेकहोल्डर्स टेक्स्ट अच्छे से पढ़ सकें, और जहाँ वे ईमेल या शेयर किए गए डॉक्यूमेंट्स के जरिए भेजी गई सामग्री को वास्तव में पढ़ते हों।
लिखने वाले को भी मेहनत करनी होती है: ऐसे वाक्य लिखें जो आसानी से समझ आएं, मुख्य बातों को वहाँ रखें जहाँ वे तुरंत दिख जाएं, इत्यादि। लेकिन अगर आप ऐसा करेंगे, तो लोग उसे पढ़ेंगे भी। ऐसे संगठन में, मुझे लगता है कि लगभग 90% मीटिंग्स खत्म की जा सकती हैं। क्यों, इस पर मेरे कुछ नोट्स यहाँ दिए गए हैं।
मीटिंग्स के बिना वाली दुनिया में क्या खास है
पहली बात, काम एसिंक्रोनस (asynchronously) तरीके से आगे बढ़ता है, इसलिए समय की कोई पाबंदी नहीं होती।
यह नियम कि "आपको एक ही समय पर एक ही जगह पर होना चाहिए", बेहद झंझट वाला होता है। बस इसे हटा देने से ही दुनिया बदल जाती है।
दूसरी बात, समझने की रफ्तार पर गौर करें।
मीटिंग्स में आमतौर पर सामग्री को बोलकर समझाया जाता है। जब तक कि बोलने वाला बेहद काबिल न हो—यानी किसी के पढ़ने की रफ्तार से भी तेज़ समझा रहा हो—तब तक सुनने वाले चुपचाप पढ़कर ज्यादा बेहतर समझते हैं। ज़्यादातर लोग तो बस Slides को ज़ोर-ज़ोर से पढ़कर सुना देते हैं। कुछ किताबों में तो यह भी सलाह दी जाती है कि प्रेजेंटेशन में जो लिखा है, उससे अलग कुछ बोला जाए। यह तो बेवकूफी है; जो कहना है, सीधे लिख क्यों नहीं देते?
इसलिए, जब तक प्रेजेंटर कोई जीनियस न हो, चुपचाप पढ़ना हमेशा तेज़ होता है।
ज़रा आंकड़ों पर नज़र डालें: बोलने की रफ्तार लगभग 300 कैरेक्टर प्रति मिनट होती है। वहीं पढ़ने की रफ्तार लगभग 400 कैरेक्टर प्रति मिनट होती है, और पहले से पता वाली बातों को आप तेज़ी से स्कैन भी कर सकते हैं। यानी पढ़ना कहीं ज्यादा तेज़ है।
समझने के मामले में, मीटिंग में सुनने से डॉक्यूमेंट पढ़ना कहीं बेहतर है। इसमें कोई दो राय नहीं।
"मीटिंग्स से ज्यादा आइडिया आते हैं"—एक झूठ
एक आम दलील यह दी जाती है, "लेकिन मीटिंग्स में तो ज़्यादा आइडिया निकलते हैं।"
क्या सच में ऐसा है?
इस हफ्ते अपनी मीटिंग्स पर ज़रा गौर करें। कितनी बार आपको लगा, "वाह, क्या शानदार आइडिया था," या "मीटिंग्स सच में फायदेमंद और मज़ेदार होती हैं"? मेरे लिए तो यह बहुत दुर्लभ है—शायद महीने में 2-3 बार। सच में चौंका देने वाली खोज तो महीने में मुश्किल से एक बार होती है।
उस पर से, AI के ज़माने में AI के साथ ब्रेनस्टॉर्मिंग करने से अनपेक्षित नज़रिए भी सामने आ जाते हैं। इसलिए इंटरनल मीटिंग्स से मिलने वाले वो "जादुई पल" अब और भी दुर्लभ हो गए हैं।
बाहरी लोगों से बात करने पर शायद कुछ नई बातें पता चलें, लेकिन अपने ही परिचित सहकर्मियों के साथ ऐसे "अरे हाँ!" वाले पल बहुत कम आते हैं।
इसलिए, "सक्रिय चर्चा के लिए मीटिंग्स ज़रूरी हैं" जैसी दलीलें अब बेमानी हैं। ईमेल, Slack और डॉक्यूमेंट्स कहीं ज़्यादा तेज़ हैं।
मीटिंग्स की जगह आपको क्या चाहिए
बिना मीटिंग्स के काम करने के लिए तीन स्किल्स बेहद ज़रूरी हैं:
1. समस्या-समाधान के लॉजिक को स्ट्रक्चर करने की क्षमता
सुनने में भारी-भरकम लगता है, लेकिन है बहुत आसान:
- उद्देश्य: हम किस समस्या को सुलझा रहे हैं?
- पृष्ठभूमि: हमें यह उद्देश्य पूरा क्यों करना है?
इन दोनों को स्पष्ट करें, फिर 3 विकल्प (A, B, C) सूचीबद्ध करें।
5 मापदंड तय करें:
- प्रभावशीलता
- लागत
- रफ्तार
- व्यावहारिकता
- जोखिम/साइड इफेक्ट्स
बहुत बड़े प्रोजेक्ट्स न हों, तो हर विकल्प के लिए "अच्छा/बुरा/ठीक-ठाक" पर सहमति बनाना काफी होता है।
फिर पूछें: "इन मापदंडों के आधार पर, मैं विकल्प A की सिफारिश करता हूँ। प्लान यह है... क्या यह ठीक रहेगा?"
अगर हाँ, तो आगे बढ़ें। अगर नहीं, तो फीडबैक लें। बस, इतना ही करना है।
2. साफ और संक्षिप्त लिखने की क्षमता
यह बिल्कुल किया जा सकता है।
लिखने पर कोई एक किताब पढ़ लें (Amazon पर जिसकी रेटिंग सबसे अच्छी हो, कोई भी)। फिर एक महीने तक किसी सीनियर सहकर्मी से अपनी ईमेल/डॉक्यूमेंट्स में सुधार (redline) करने को कहें। ज़रूरत पड़े तो उनके सामने हाथ जोड़ लें।
अगर कोई सीनियर उपलब्ध न हो, तो AI का इस्तेमाल करें: "पढ़ने में आसानी के लिहाज से मेरी लेखनी की आलोचना करो।" इसे राइटिंग गाइड्स के सारांश दें और विशिष्ट सुधार मांगें।
एक महीना ऐसा करें, कोई भी सुधार कर सकता है। लक्ष्य बस इतना है—"हर किसी के लिए स्पष्ट रूप से लिखना।"
3. क्लोज़्ड सवाल (Yes/No वाले) पूछने की क्षमता
ऐसे पूछें: "मैं इस तरह आगे बढ़ना चाहता हूँ। हाँ या ना? अगर ना, तो कृपया कोई दूसरा विकल्प बताएं।"
अगर विकल्प देना मुश्किल हो, तो "कम से कम चिंताएँ या संकेत" मांगें। सवाल हमेशा ऐसे बनाएं जिनका जवाब हाँ या ना में दिया जा सके।
इन कदमों से काम तेज़ी से आगे बढ़ता है।
संगठनों में इस संस्कृति को फैलाना
इसे बड़े पैमाने पर अपनाने के लिए, मैं खुद को जानबूझकर "मीटिंग से नफरत करने वाला" के रूप में पेश करता हूँ।
जब मीटिंग का निमंत्रण आता है, तो मैं पूछता हूँ, "क्या यह सच में ज़रूरी है?" भले ही उसमें सीनियर लोग शामिल हों, मैं मीटिंग से पहले एक डॉक्यूमेंट भेजकर अपने विचार बता देता हूँ। मीटिंग के दौरान, मैं सुझाव देता हूँ कि अगली बार चैट-आधारित वर्कफ़्लो पर शिफ्ट हो जाएं। मैं छोटी अवधि (जैसे, 1 घंटे की जगह 30 मिनट) के लिए ज़ोर देता हूँ, और वह भी अपने सीनियर्स के सामने।
लगातार ऐसा करने से लोग मान लेते हैं, "ये तो ऐसा ही है जो मीटिंग्स से बचता है।" दिलचस्प बात यह है कि आज तक किसी ने शिकायत नहीं की कि मेरे इस तरीके से कोई दिक्कत हो रही है। यह कुशल है, और आखिरकार दूसरों को भी समझ आ जाता है कि इससे उनका काम भी आसान हो गया है।
जब मीटिंग टाली न जा सके
अगर मीटिंग करनी ही पड़े, तो चुपचाप पढ़ने से शुरुआत करें।
होस्ट होने के नाते, मैं प्रतिभागियों को सामग्री चुपचाप पढ़ने के लिए 3 मिनट देता हूँ। फिर पूछता हूँ, "कोई सवाल?" इससे अक्सर मीटिंग जल्दी (15-30 मिनट में) खत्म हो जाती है।
मैं इसे परफॉरमेंस रिव्यू के लिए भी इस्तेमाल करता हूँ। मैं अपने लक्ष्य और स्टेटस अपडेट पहले ही भेज देता हूँ। हम सब मिलकर उन्हें पढ़ते हैं, उम्मीदों पर सहमति बनाते हैं, 10-15 मिनट कमियों पर चर्चा करते हैं, और हल्की-फुल्की बातचीत के साथ खत्म करते हैं।
सारांश
मान लीजिए कि आप मीटिंग नहीं कर सकते। तब आप कैसे काम करेंगे?
इस तरह सोचने से हर चीज़ कुशल हो जाती है।
आपको चाहिए: लॉजिकल स्ट्रक्चरिंग, स्पष्ट लेखन, और क्लोज़्ड सवाल। इसे फैलाने के लिए, खुद को लगातार मीटिंग-विरोधी के रूप में पेश करते रहें। इससे मीटिंग्स की संख्या हमेशा अनुकूल बनी रहती है।
