我覺得「說話清楚的人很聰明」這句話只對了一半。我常想，另外那一半或許不取決於智商，而是取決於你排列想法的順序。
舉個例子，想想那些每次回報事情都會被問「所以這是什麼意思？」的人。
他們送出報告、以防萬一附上資料，然後收到主管的回覆：「所以，我們該怎麼做？」
「只是同步一下資訊。」
「客戶好像生氣了。」
「總之先降價吧。」
這些看起來都是很正常的回報。但當接收者聽到這三句話時，依然不知道下一步該做什麼。
為什麼行不通？因為接收者必須自己去釐清，哪裡是事實的終點、哪裡又是解讀的起點。
在麥肯錫這類顧問公司裡，有一個常見的框架叫做「天空、下雨、雨傘」。
看看天空（事實） 解讀可能會下雨（解讀） 帶把雨傘（行動）
這是一個將這三個元素分開來表達的溝通框架。
而且，啟發這個名稱的天氣預報還有另一個「技巧」：降雨機率。如果說 60%，意思是如果你發布 100 次相同的預報，大約會有 60 次出現 1mm 以上的降雨或降雪。
換句話說，天氣預報不會說「明天會下雨」，而是說「降雨機率 60%」，加上一個數字來表示這個預測有多大的可能性。
這正是讓一份報告變得「好懂」的關鍵。
天空（事實）、下雨（解讀＋信心水準）和雨傘（期望行動）是否被拆成了獨立的句子？
既然這關乎的是排列的「順序」，而不是頭腦靈不靈活或學歷高不高，任何人都可以從今天開始模仿。
我每天也會收到 Slack 上的回報，但只要一不小心，我就會發現自己只丟出一句「同步資訊」。
開頭的三個例子，各自都少了一個元素。
① 「只是同步一下資訊」＝只有天空
→ 「A 公司的文件截至下午 5 點已完成 70%。剩下的還在等數字核對，所以可能會延到明天中午（大概 80% 的機率）。我明天下午 3 點前送出去可以嗎？」
接收者只需要針對最後一句話回答「可以」或「不行」。
② 「客戶好像生氣了」＝只有下雨
→ 「我們收到客戶兩封信，要求『這週內』處理。語氣感覺很急，但大概五五波。我今天可以先寄進度更新給他們嗎？」
如果解讀聽起來像事實，接收者就會先去查證「他們真的生氣了嗎？」
③ 「我們降價吧」＝只有雨傘
→ 「上個月報價的三家公司中，有兩家因為價格拒絕了我們。我們的報價可能比市場行情高出 10%（不過這只是根據兩個樣本推估的）。下一家公司我可以試著降價 10% 嗎？」
沒有天空和下雨的雨傘，會逼得接收者反問「為什麼？」，徒增溝通成本。
信心水準不一定要用數字；「幾乎確定」、「大概（80%）」、「五五波」或「純粹猜測」這類說法就夠了。光是這樣，就能讓接收者決定要相信多少、採取什麼行動。
這三個改寫版本的共同點在於：把事實與解讀分開，並且只在解讀上加上信心水準。
不過，有些人即使分開了，報告還是寫得很長。我以前也是其中之一。我猜原因出在「從天空開始講」。
我認為「天空—下雨—雨傘」是說話的順序，而不是思考的順序。
思考時要反過來：先決定雨傘。
一旦你知道「我想問明天下午 3 點前送出去可不可以」，你就能回頭去找出做出這個決定所需要的「天空」事實。
這會讓「天空」從你「收集」來的東西，變成你「挑選」出來的東西。
在例子 ① 中，既然雨傘是「明天下午 3 點前送出去可以嗎？」，那麼唯一需要的天空事實就是「下午 5 點完成 70%」和「正在等數字核對」。花了多少小時或內部吵了多久，跟接收者要回答的「可以或不行」無關，所以不該放進去。
我覺得「以防萬一附上資料」的習慣之所以會出現，是因為雨傘還沒決定好。既然你不知道需要什麼，乾脆就把所有東西都交出去。
因此，聰明人的報告看起來簡短，不是因為他們口才好，而是因為他們捨棄了不必要的天空事實。
舉例來說，關於工具成本的討論：
・列出所有天空事實：
→ 「附件是各工具的功能與價格比較表。裡面好像有一些沒用到的授權數。」
・根據雨傘來挑選：
→ 「目前有 3 個未使用的授權數。我們可以從下個月開始取消 3 個授權嗎？」
反過來說，把所有天空事實都列出來的報告看似詳盡，實際上是把判斷輕重緩急的工作直接丟給了接收者。
這就是為什麼我在會議議程的最上方，永遠會先寫上「我們要決定什麼？」，然後才補充細節。我也把同樣的順序套用在回報上。
即使是現在，只要我一鬆懈，就會從天空開始寫，最後訊息又變得很長。
嗯，天生的智力很難改變，但「先決定雨傘」這件事，你在下一則聊天訊息裡就能做到。
最重要的是，練習這些小系統能打破成長停滯，讓日常工作變得更有趣。
我也會用結構化、好懂的方式，分享最新時事和明天工作用得上的小技巧。
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